会务的组织和管理分享

二二0 0一一0 0年八月年八月行政组：刘淑华 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -目录目录会前准备会前准备 策划案的内容策划案的内容 TeamTeam小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议 会务分工会务分工 制定会议制定会议（活动）（活动）费预算费预算 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录前四周前四周前四周前四周前一周前一周前一周前一周v汇款汇款;v 物资备齐物资备齐前二周前二周前二周前二周v与宾馆签协议与宾馆签协议;v起草预算并通过起草预算并通过前三周前三周前三周前三周v策划案定稿策划案定稿;v会务组成立会务组成立;v会场勘察会场勘察开会日期开会日期开会日期开会日期v策划案起草策划案起草 ;（内容、时间安排、人员分工等等）（内容、时间安排、人员分工等等）v 成立会议成立会议TEAM;v会务准备开始会务准备开始 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内策划案的内容容目的、主题、时间、参会人员（类型、人目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项工作负责人、各项活动的推进时间等各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。策划案的内容策划案的内容 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内策划案的内容容案例：案例：20102010年会策划实施案年会策划实施案 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -成立成立TEAMTEAM组组组织落实，成立组织落实，成立TEAMTEAM组组 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内容策划案的内容会务（活动）要保证策划案会务（活动）要保证策划案 顺利实现顺利实现 会务工作五个意识：会务工作五个意识：全局意识、全局意识、客户意识客户意识 补台意识、补台意识、奉献意识奉献意识 创新意识创新意识 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察会场勘察会场院勘察俗称会场院勘察俗称“踩点踩点”是会前是会前必须要做必须要做的基础性工作的基础性工作 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察原则原则勘察原则：勘察原则：会务工作为会议内容服务会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议作、节约资金，保证会议 顺利进行顺利进行 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察 会场方面会场方面（是否合理、卫生间等）（是否合理、卫生间等）宾馆的软硬件宾馆的软硬件 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察 餐饮方面餐饮方面租车问题租车问题(车辆调度）车辆调度）价格问题价格问题起草协起草协议的内议的内容和注容和注意事项意事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 协议协议是会务组与是会务组与宾馆合作的基础和标宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、准，要细致、全面、对等、对等、无无漏洞。漏洞。会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 1、会议日期会议日期2、住房标准及费用住房标准及费用3、场地安排及费用场地安排及费用内内容容涉涉及及 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 4、餐饮及费用餐饮及费用5、甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、结算等结算等内内容容涉涉及及 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例：案例：20102010与椰林与椰林 酒店的协议酒店的协议要细致、全面、要细致、全面、对等、对等、无无漏洞漏洞（果盘不充足，座位多订，主席台，嘉（果盘不充足，座位多订，主席台，嘉宾等候室布置）宾等候室布置）会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工会务组的分工会务组的分工 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工案例：案例：20102010篮球赛篮球赛工作人员职责工作人员职责 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工案例：案例：20092009年年会邀年年会邀 请信请信内容：内容：1 1、前言、前言 2 2、会议日程、会议日程3 3、注意事项、注意事项4 4、入住宾馆地点及电话、入住宾馆地点及电话5 5、回执、回执 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工邀请邀请 流程流程1 1、人事行政制定原则、分配名额；、人事行政制定原则、分配名额；、人事行政制定原则、分配名额；、人事行政制定原则、分配名额；2 2、各部门操作定名单；、各部门操作定名单；、各部门操作定名单；、各部门操作定名单；3 3、各部经理确认部门参会人数、各部经理确认部门参会人数、各部经理确认部门参会人数、各部经理确认部门参会人数 4 4、总经理审核邀请嘉宾名单总经理审核邀请嘉宾名单总经理审核邀请嘉宾名单总经理审核邀请嘉宾名单 5 5 5 5、E-mil E-mil E-mil E-mil 参会相关嘉宾（或嘉宾秘书）；参会相关嘉宾（或嘉宾秘书）；参会相关嘉宾（或嘉宾秘书）；参会相关嘉宾（或嘉宾秘书）；4 4、人事行政确认参会名单，、人事行政确认参会名单，、人事行政确认参会名单，、人事行政确认参会名单，编号，总经理审核编号，总经理审核编号，总经理审核编号，总经理审核7 7、座次编号发送各部门；、座次编号发送各部门；、座次编号发送各部门；、座次编号发送各部门；会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工 工作认真负责、细心、耐心工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好服从分配协作意识好 原则性强原则性强 应变能力强应变能力强对会务对会务人员的人员的要求要求 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必须注意的问题必须注意的问题年初有预算；年初有预算；全面、精细、节约；全面、精细、节约；距开会（活动）日期前两周，距开会（活动）日期前两周，做出预算送审批；做出预算送审批；会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必须注意的问题必须注意的问题 距开会日期前一周，务必申请距开会日期前一周，务必申请借款；借款；写明用途。写明用途。会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算案例：案例：20102010年年会预算表年年会预算表 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例案例案例：案例：20102010年年1 1月份生日活动费用月份生日活动费用使用、审批使用、审批 关于参加关于参加1 1月生日活动月生日活动 通知通知 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施会务的会务的实施实施 会务组：出发时会务组：出发时 间及工作内容间及工作内容 签到注意事项签到注意事项 会议期间的工作会议期间的工作 会议结束的工作会议结束的工作 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -出发时间出发时间 会务组会务组的工作的工作 提前两天出发提前两天出发 熟悉环境检查工作熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人熟悉各自接口人 购物及准备工作购物及准备工作 开预备会开预备会 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -签到签到 关键点：住房钥匙关键点：住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -签到签到 案例：案例：年会座次表年会座次表 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -签到签到 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -开会期间开会期间开会期间开会期间的工作的工作 与餐厅的联系与餐厅的联系 与会场的联系与会场的联系 与服务台的联系与服务台的联系 与客房部的联系与客房部的联系 处理突发事件处理突发事件 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -会议结束会议结束会议结束的工作会议结束的工作 1 退房；退房；整理物品；整理物品；结帐；结帐；回收问卷。回收问卷。会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -会议结束会议结束案例：意见反馈样式案例：意见反馈样式（目前工作未涵盖，需（目前工作未涵盖，需要加强）要加强）会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算总结经验教训，表彰先进总结经验教训，表彰先进会后的总会后的总结和决算结和决算案例案例：汇款、总结、会汇款、总结、会 务人员考核标准务人员考核标准 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算统计分析参会情况统计分析参会情况会后的总会后的总结和决算结和决算案例：案例：6月份生日活动分析月份生日活动分析1.1.参与情况（原因分析）参与情况（原因分析）参与情况（原因分析）参与情况（原因分析）2.2.活动满意度活动满意度活动满意度活动满意度3.3.改进措施改进措施改进措施改进措施 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它6月份生日活动月份生日活动签到情况签到情况 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它代理入住情况代理入住情况 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它6月份生日活动月份生日活动人员人员 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会议费的报销、决算和会议费的报销、决算和分摊分摊会后的总会后的总结和决算结和决算案例：案例：会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录 会议的组织和管理会议的组织和管理 中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施中小型会议中小型会议的会务实施的会务实施会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表目标管理目标管理 为什么实行目标管理为什么实行目标管理1、会议目的：、会议目的：2、会议的形式：、会议的形式：3、会议的时间：、会议的时间：4、会议议程及主持人：、会议议程及主持人：5、会议地点；、会议地点；6、会场如何布置；、会场如何布置；7、出席人数；、出席人数；8、出席者名单、出席者名单；9、出席者座位安排；、出席者座位安排；10、是否准备座签、是否准备座签；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题举例：会务准备检查举例：会务准备检查 目标管理目标管理 为什么实行目标管理为什么实行目标管理 11、是否安排出席人员往返会场的、是否安排出席人员往返会场的 交通工具；交通工具；12、会议是否安排出席人员住宿问题；、会议是否安排出席人员住宿问题；13、有无资料随会议通知预先发出；、有无资料随会议通知预先发出；14、准备那些必要的辅助视听器材；、准备那些必要的辅助视听器材；15、准备文具（文件夹、订书机、订书、准备文具（文件夹、订书机、订书 针、胶带纸等）；针、胶带纸等）；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题 目标管理目标管理 为什么实行目标管理为什么实行目标管理 16、准备会议场所周边位置图（行车路、准备会议场所周边位置图（行车路 线、洗手间、茶水间、休息室、餐线、洗手间、茶水间、休息室、餐 厅等；厅等；17、是否要求与会者准备资料及副本的、是否要求与会者准备资料及副本的 份数；份数；18、安排食宿及床位及娱乐项目；、安排食宿及床位及娱乐项目；19、其他：是否有少数民族、是否有人、其他：是否有少数民族、是否有人 吃素、是否有翻译、是否有记者参吃素、是否有翻译、是否有记者参 加；加；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题 会议的组织和管理会议的组织和管理 谢谢大家谢谢大家课讲完了，对大家有用吗？谢 谢 大 家！休休 息，息，休息一会儿！休息一会儿！