[财务管理]计算机会计学实验课件

计算机会计学实验课件第一章 会计信息系统概述第二章 计算机会计信息系统开发方法和步骤第三章 帐务处理子系统第四章 会计报表子系统第五章 工资、固定资产子系 统目 录第一章 会计信息系统本章主要内容：1.会计信息系统的发展2.会计信息系统的基本构成3.会计信息系统总体结构4.会计信息系统中各个子系统的相互联系5.计算机会计信息系统和手工会计信息系统的不同点第一节第一节 会计信息系统的发展会计信息系统的发展一、会计信息系统的定义（一、会计信息系统的定义（accounting informatiom system,AIS)AIS是管理信息系统的一个子系统，是专门用于企事业单位处理会计业务，收集、存储、传输和加工各种会计数据输出会计信息，并将其反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助，为投资人债权人政府部门提供财务信息系统。二、根据会计数据处理技术不同将二、根据会计数据处理技术不同将AIS分为三个阶段分为三个阶段（一）手工会计信息系统：靠人工对会计数据进行收集、分类、汇总和计算。1.优点：具有良好的适应性和可靠性2.缺点：低速度、低效率、高差错率（二）机械会计信息系统：19世纪-20世纪初西方发达国家的企业中将穿孔机、验孔机、分类机等应用到会计处理中。（三）计算机会计信息系统：将计算机技术应用到会计信息系统中，由计算机对会计数据进行处理。1.计算机会计信息系统的发展阶段 EDP阶段：主要目标是用计算机代替手工操作，实现 会计核算工作的自动化或半自动化，以提高会计工作效率为主。特点：a、模拟手工核算为主，各项业务的数据独立进行。b、用于工资计算、帐务处理、定单处理、固定资产核算会计信息系统阶段：主要目标是以综合处理发生在会计各个业务环境中的会计信息，并为企业管理部门提供有关的管理和决策辅助信息。特点：a、突破了传统的数据处理范围，形成整体性的会计信息系统。b、会计信息系统的结构打破了手工方式的一些模式。c、功能完备 d、信息采集全部实时化 e、管理功能不断完善基于互联网会计信息系统阶段：基于网络技术，能够在企业网络以及国际互联网范围内整合使用，不仅能够具备以往的会计信息系统的基本功能，还能支持远程处理、支持电子商务和网上理财服务的管理软件。特点：a、为正在兴起的集团提供集中式管理服务 b、使会计核算从静态走向动态 c、支持业务协同的工作方式 d、支持远程处理 e、支持网上理财服务 2、我国会计电算化的发展阶段产生：会计电算化工作始于1979年。代表项目是1979年财政部支持并直接参与长春第一汽车制造厂进行的会计电算化试点工作。1981年8月在财政部第一机械部和中国会计学会的支持下在长春召开“财务、会计、成本应用计算机问题研讨会”发展阶段：会计电算化研究依据信息新技术在会计中的使用程度及96年4月中国会计学会在北京召开我国会计电算化发展研讨会中指出：向管理型财务软件进军 a、1979-1988 会计核算子系统单项开发与应用 b、1988-1996 会计核算子系统多项开发与应用 c、1996-至今 面向管理的会计核算网络的开发与应用三、计算机会计信息系统的特点三、计算机会计信息系统的特点1.会计数据处理集中化、自动化程度大大提高2.提高了会计信息系统的准确性和及时性3.从广度和深度上扩展了会计数据的领域四、会计电算化会计电算化：将计算机技术应用到会计处理工作中,应用会计软件指挥各种计算机设备,替代手工完成或手工难以完成甚至无法完成的会计工作过程.计算机会计学计算机会计学：从信息处理角度出发,在计算机环境下研究会计信息系统的分析、设计、评价方法、研究会计数据的收集、加工、存储和会计信息输出等方法的一门边缘学科。第二节第二节 计算机会计信息系统的计算机会计信息系统的基本构成基本构成1.人员：会计主管、系统开发人员、系统维护人员、凭证录入人员、审核员2.硬件：用于会计数据的输入、输出、存储、处理、传输的电子设备3.软件：系统软件（操作系统和数据库系统）会计软件（专用和通用）4.会计规范：保证计算机和会计信息系统正常运行的各种制度和控制程度。第三节第三节 子系统的划分及其关系子系统的划分及其关系一、子系统的划分一、子系统的划分1.会计数据的处理过程可分为两个阶段：原始凭证处理阶段记帐凭证处理阶段 原始凭证 记帐凭证 帐簿报表 管理用资料处理1处理22.子系统的划分第一阶段根据原始数据的内容和特点划分为业务子系统例如：固定资产、工资、存货、成本、销售等第二阶段根据处理内容不同划分为帐务处理和报表子系统各个行业的子系统划分不同A.工业企业B、商业企业工业企业计算机会计系统的构成帐务处理子系统工资子系统固定资产子系统采购与应付子系统销售与应收子系统存货子系统成本子系统帐务处理子系统工资子系统固定资产子系统采购与应付子系统销售与应收子系统存货子系统商业企业计算机会计信息系统的构成二、子系统之间的联系二、子系统之间的联系集中传递式集中传递式：指各子系统之间的数据传递关系，通过一个专门的自动转帐系统来实现。销售与应收帐款子系统采购与存货子系统自动转帐子系统总帐子系统固定资产子系统成本子系统工资子系统财务分析与领导查询子系统报表子系统销售与应收帐款系统固定资产子系统工资子系统总帐子系统采购与存货子系统报表子系统成本子系统财务分析与领导查询子系统指各业务子系统对原始凭证汇总处理后，编制记帐凭证直接传递到总帐子系统，帐务处理子系统对涉及到成本费用的凭证进行汇总后传递到成本子系统。帐务处理中心式销售与应收帐款子系统采购与存货子系统固定资产子系统工资子系统成本子系统总帐子系统报表子系统财务分析与领导查询子系统指各业务子系统首先对原始凭证汇总、处理后，编制出记帐凭证传递到帐务处理子系统进行帐务处理；同时，工资、固定资产、存货等业务子系统以及帐务处理子系统要将各种直接的、间接的费用按一定的标准汇总后传递到成本子系统进行成本计算。直接传递式第四节 计算机会计信息系统与手工会计信息系统的区别一、相同点一、相同点1.数据量大2.数据结构复杂3.在数据的安全性、完整性、真实性、准确性要求同样严格4.在数据安全可靠性、及时性可校验性高5数据处理步骤相同6.遵守会计法规和准则相同二、不同点1.收集方式不同2.数据处理的不同3.计算机条件下会计帐表发生了变化4.会计职能发生了变化高级管理 人员中级管理 人员财会子系统职能人员 中央数据库 计算机其他子系统生产子系统市场子系统管理信息系统业务信息系统返回会计数据处理1会计数据处理2会计信息会计数据：指记录下来的会计事实。会计信息：经过加工后的会计 数据。两者之间没有明显的界限返回计算机会计信息系统：利用信息技术对会计信息进行采集、存储、处理和传递，完成会计核算任务，并能提供进行会计管理、分析、决策用的辅助信息的人机系统 。返回 非商品化 1979年 单项型 核算型管理型 企业级网络财务商品化财务软件决策支持人力资源制造分销ERPCRMERP决策支持人力资源制造供应链1988年1993年1996年1998年2000年电子商务应用中国企业应用软件的应用发展返回第二章第二章 计算机会计信息系统计算机会计信息系统 开发方法和步骤开发方法和步骤本章内容：本章内容：1.生命周期法生命周期法 基本思想基本思想 工作流程和主要任务工作流程和主要任务 特点和缺点特点和缺点 六个阶段六个阶段 2.原形法原形法第一节第一节 计算机会计信息系统开发概述计算机会计信息系统开发概述一、生命周期法一、生命周期法（一）定义：根据软件的生命周期将开发过程分为几个阶段,进行软件的分析和设计的方法。（二）基本思想：将软件工程学和系统工程的理论与方法引入计算机会计信息系统的研制开发中，采用结构化、模块化、自顶向下地对系统进行分析和设计。（三）六个阶段：系统分析系统设计程序设计系统测试运行和维护系统评估（四）特点：阶段划分明确，各个阶段应完成的文档都有明确的规定，软件的开发易于控制，开发成功后的软件易于维护。（五）缺点：由于会计信息系统开发没有阶段，人为规定的阶段造成文档书面的反复,导致开发周期长。（六）生命周期法的工作流程和主要任务 1.工作流程：研制和开发一个信息系统都要按顺序经历系统分析、系统设计、程序设计、系统测试、运行和维护、系统评估。2.主要任务：1）系统分析：可行性分析和需求分析可行性分析的任务：调查用户的需求、处理过程以及现实环境。从经济、技术、环境三个方面对软件项目或信息系统进行可行性分析。从以下三个方面进行：a、初步调查b、可行性分析c、编写可行性研究报告需求分析的任务：分析用户的需求，确定目标系统必须具备那些功能，并建立逻辑模型。从以下三个方面进行：a、分析和描述现有系统的逻辑模型b、分析和描述目标系统的逻辑模型c、编写需求分析说明书采用的方法：结构化分析（SA方法）2）系统设计的任务：建立系统的物理模型 分为两步：概要设计和详细设计概要设计（总体设计）：决定系统的模块结构和数据结构（总体结构和数据库设计）。提供的文档：概要说明书详细设计：对每一个模块的详细功能、实现的算法等细节描述。提供的文档：详细设计说明书 方法：结构化设计（SD方法）3）程序设计的任务：按详细设计说明书的要求选择适当的程序设计语言把每个模块代码化，即编写程序。实施步骤：单个模块测试文档：源程序清单及程序设计说明书方法：结构化程序设计（SP方法）4）系统测试的任务：及时发现错误并排除程序错误使软件达到预定的要求。实施步骤：单元测试、组装测试、确认测试文档：测试报告和用户操作手册5）运行和维护的任务：系统完成并交付使用后，对程序修改扩充以及修改有关文档。程序维护：正确性维护和完善性维护 使用维护：环境维护、意外事故维护、计算机病毒治理和维护 文档：运行日志、软件问题报告、软件修改报告。6）系统评估：从软件的功能和性能上评估系统的优劣。文档：评估报告书二、原型法：从一个初始信息需求的集合出发，在发展中初步完善信息系统的方法。（一）基本思想：在获得用户基本需求的基础上,快速的构造系统工程模型,然后演示这个原型系统,在用户参与的情况下按用户合理而又可行的要求不断地修改这一原型系统。（三）特点：见效快 （四）缺点：整个软件系统没有一个完整地概念，各子系统之间地接口不明确，系统开发文档无法统一，易给以后地维护工作带来隐患。（二）工作流程用户提出开发要求开发原型使用原型分析评价试运行不可行处理不满意处理第二节第二节 会计信息系统的系统分析会计信息系统的系统分析一、会计信息系统的可行性研究一、会计信息系统的可行性研究（一）初步系统调查：1.内容：调查原系统的目标、功能、处理程序、处理方法、业务量、系统的优缺点、需要解决的问题和需求的迫切性。原系统的运行机制 新系统的改造目标 为开发新系统能提供的各种条件2.调查方法：人员座谈、查阅、收集帐表3.描述调查结果工具：（1）组织结构图（2）调查表（二）可行性分析 1.必要性 2.经济性：费用估计、效益估计 3.技术的可行性：设备条件、技术力量 4.组织管理的可行性：（三）编写可行性研究报告二、系统的需求分析二、系统的需求分析（一）需求分析又称逻辑设计：建立新系统的逻辑模型,在逻辑上规定新系统的功能,但不干涉其物理设计.（二）任务：了解用户要求 按用户的要求建立逻辑模型，完成系统分析报告。（三）结构化分析方法（SA方法）：采用数据流图和数据词典，自上而下、，逐层分解的思路来描述系统面向数据流进行系统分析。1、数据流图（DFD）：用图形方式刻画各种业务数据处理过程的工具。2、数据词典：对流程图中的文件数据流进行详细的描述和解释的词典。名称图形解释数据流反映系统各部分之间数据传递关系加工对数据流的处理过程文件数据的存储形式起点/终点描述系统之外传送或接收数据的组织或人 例：手工会计处理银行对帐流程图 银行对帐企业银行日记帐编制调节表对帐单调节表找问题找问题数据流的流向又以下几种 起点 加工；加工 文件；文件 加工；加工 终点 加工 加工加工：一个数据流图中至少有一个加工，任何一个加工至少有一个输入数据和一个输出数据。文件：可以是暂存、永久指向文件的数据流：数据写入文件从文件中引出的数据流：文件中读出数据数据流图的起点和终点：可省略3.数据流图的画法：自顶向下、逐步求精 I1 O1 顶层数据流图 I2 I1 O1 中间层数据图 I2 I1 底层数据流图 I2 O1 系统S121.11.22.12.2财会科造工资表上月工资表财会科顶层数据流图抄不变数据写变动数据计算上月工资表本月变动数本月变动数据变动数据不变数据本月工资数中间层数据库抄不变栏目名称写新栏目名称写新工资额抄不变工资上月数据计算个人实发工资计算各栏合计不变栏目名称本月变动栏目新栏目名称本月变动本月工资数据第三节第三节 会计信息系统的设计会计信息系统的设计一、系统设计的任务一、系统设计的任务：设计计算机会计信息系统的总体结构和一些细节处理，分为两步：概要设计和详细设计。（一）概要设计应完成的工作 1.系统总体结构设计 2.代码和数据库文件设计 3.子系统功能模块设计 4.概要设计说明书的编写及评审（二）详细设计应完成的工作1.采用某表达方式对各模块功能实现进行详细描述。2.编写详细设计说明书及评审。（三）系统设计流程图 不合格概要设计总体结构设计及子系统设计数据库设计编写说明书评审详细设计确定算法详细描述各模块的算法编写说明书评审二、概要设计二、概要设计：根据系统分析的要求和组织的实际情况来对新系统进行总体结构设计，主要包括系统功能模块设计、数据库设计、网络设计等。（一）SD方法：用于从系统分层数据流图导出系统模块结构图，以低耦合度、高内聚度作为模块划分的原则。基本思想：由大到小、自顶向下、层层分解，直到最底层模块都是功能单一，不能再分为止。1.结构图：SD方法中用来精确表达系统结构和系统模块间的层次关系和联系的图形。组成部分：模块：模块的功能和模块的简称模块的调用关系：模块间调用和被调用关系。调用模块 被调用模块名字AB模块间的通讯:在调用模块和被调用模块之间中会由信息传递,有两种:a.二值控制信号:控制信号只表明“是/否”b.一般数据:字符、数值银行对帐手工对帐自动对帐帐簿查询总帐明细帐日记帐2.结构图中模块划分的原则1）提高模块的独立性2）提高模块内的聚合度3）降低模块间的耦合度（三）代码设计1.代码设计的编码有三种顺序码：按一定标准依次排列组码：用若干连续数组区段表示不同类别事物的编码。群码：每一个代码由固定的几个区段组成每一个区段表示一种特征并可以按顺序码或组码进行编码。优点：含义丰富、格式固定、系统性强、易于排序和分类扩展性好。2、原则：唯一性 稳定性 系统性 扩展性 简明性 合法合规性（四）数据库文件设计1.确定系统要建立的文件种类帐务数据库文件辅助性数据库文件临时性数据库文件2.数据库文件的组织形式：记录的排列方式顺序组织方式：记录按建立时间先后顺序进行排列和处理。索引组织方式：按对先后顺序排列的文件按索引关键字自动建立索引的文件。3.数据库文件结构设计：依据数据词典4.确定数据库文件的属性 保密性 读写性 共享性5.编写概要说明书三、详细设计三、详细设计：建立在概要设计说明书上，描述各个模块如何实现，并编制详细设计说明书以备程序设计所需。（一）PDL语言：介于自然语言合程序语言之间，用简单的语法和自然语言来描述模块的算法，遵循自上向下、逐步求精的原则。例示例示 if 应收账款余额2000元 and 应收账款账龄2个月 then 给与折扣率为5%endif（二）主要内容：1.由一些能够表明程序结构的关键字2.将简单语法和自然语言相结合a.procedureb.顺序结构：c.选择结构：if.else.endifd.分支结构:do case.endcasee.循环结构:do while.enddo3.逐步细化写出下一级的PDL程序习 题1.什么是生命周期法？2.生命周期法的工作流程及主要任务是什么？3.什么是数据流程图？4.什么是PAL语言？第一次录入 第二次录入入帐处理错误凭证处理打印凭证打印错误凭证凭证核对校验下一步凭证录入模块第一次录入第二次录入凭证核对校验错误凭证输出凭证传输返回计算机会计信息系统原始凭证 帐表帐务处理工资核算采购存货固定资产成本核算销售核算帐簿报表报表下一步原始凭证记帐凭证机制凭证填制录入临时凭证文件审核登记帐簿汇总文件历史凭证文件单位银行对帐文件输出报表输出总帐输出明细帐日记帐报表总帐明细帐日记帐对帐单输入或接收对帐单文件银行对帐余额调节表自动传入下一步计算机会计系统的构成帐务处理子系统工资子系统固定资产子系统采购子系统销售子系统成本子系统下一步帐务处理子系统系统初始化凭证处理记帐结帐帐表输出银行对帐系统服务科目设置人员权限初始余额录入凭证类别其他设置制单审核汇总打印转帐生成记帐结帐日记帐输出明细帐输出总帐输出报表输出修改口令系统维护数据恢复数据备分删除已达帐输出对帐单手工对帐自动对帐对帐单录入初始化调节表综合查询返回第第 三章三章 帐务处理子系统帐务处理子系统主要内容：1.理解帐务处理子系统的流程图2.掌握帐务处理子系统各模块的 设计原理第一节 帐务处理子系统一、帐务处理子系统一、帐务处理子系统（一）定义：是会计信息系统的一个重要子系统，以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和整理，完成记帐、结帐、银行对帐、帐证表的查询和打印，系统服务和系统管理等工作。（二）帐务处理子系统的特点 1.规范性强，一致性好：采用世界通用的记帐方法-复式记帐法。2.综合性强在整个会计信息系统中起核心作用：其他子系统仅反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务。而帐务处理子系统的计量单位为货币，具有很强的综合性和概括性，能接受其他子系统传递数据。3.控制要求严格，正确性要求高：由于报表给有关信息使用者，所以必须保证数据的正确性，结果的真实性，因此要对凭证严格控制。（三）帐务处理子系统的目标1.及时、准确地采集和输入各种凭证；2.高效、正确地完成记帐过程；3.随时输出各个时期内任意科目发生地所有业务，各个会计期地报表；4.建立帐务处理子系统和其他子系统地数据接口，实现会计数据地及时传递和数据共享；5.辅助核算功能。一、手工帐务处理子系统处理流程一、手工帐务处理子系统处理流程（一）手工帐务处理数据流图分析 1.科目汇总表核算形式原始凭证填制和审核记帐凭证记帐凭证收款凭证付款凭证转帐凭证登记日记帐日记帐登记明细帐编制科目汇总表科目汇总表登记总帐明细帐总帐月末处理编制报表报表第二节第二节 帐务处理子系统处帐务处理子系统处理理 2.记帐凭证核算形式：适用于规模小，业务简单的企 业。原始凭证汇总原始凭证收款凭证付款凭证转帐凭证记帐凭证现金银行存款日记帐总分类帐明细帐会计报表原始凭证汇总原始凭证收款凭证付款凭证转帐凭证记帐凭证现金银行存款日记帐总分类帐明细帐会计报表付款凭证收款凭证转帐凭证汇总记帐凭证3.汇总记帐凭证核算形式：能减少工作量，按科目间的对应关系进行汇总，但工作量大，适用于规模大业务多的企业。3.手工会计下帐务处理形式的缺陷数据大量重复：凭证上的日期、摘要、凭证号、金额等数据重复转抄，不仅占用存储空间，而且易形成帐表不符，帐帐不符，帐证不符。信息提供不及时：由于工作量大，加大手工速度缓慢，往往要延迟一端时间才能编制报表。准确性差：从记帐凭证到报表的过程中，转抄错误和计算错误难以避免。工作强度大：又快又准，加大会计人员的工作量。二、计算机帐务处理数据流程二、计算机帐务处理数据流程（一）方案一1.流程图原始凭证记帐凭证机制凭证填制录入自动生成记帐凭证文件审核生成报表更新科目余额文件输出总帐总帐输出明细帐日记帐明细帐日记帐对帐单输入或接收对帐单文件银行对帐报表余额调节表2.数据库文件记帐凭证文件：属于帐务数据库文件。主要存放录入的所有凭证（未审核、审核、已记帐凭证），用标记区别不同状态的凭证记录。科目余额文件：属于帐务数据库文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额，每个月的借贷方发生额等。对帐单文件：属于临时文件。存放银行给单位的对帐单。日记帐、明细帐、总帐临时从汇总文件和记帐凭证文件中 挑选加工形成。（二）方案二1.流程图2.数据库文件临时凭证文件：用于存放已录入和审核未记帐的凭证，可对其进行修改。记帐后已审核的记录转移到“历史凭证文件”中，属于非正式会计档案。历史凭证文件：存放已记帐的所有凭证，不能修改，只能用红字凭证冲销。属于正式会计档案。汇总文件：存放科目的年初数、累计借方、贷方发生额、期末余额、每个月的借贷发生额。银行对帐单文件：专门存放银行给单位的对帐单，已达帐可删除。单位银行对帐文件：存放单位没有对上帐的银行业务。原始凭证记帐凭证机制凭证填制录入临时凭证文件审核登记帐簿汇总文件历史凭证文件单位银行对帐文件输出报表输出总帐输出明细帐日记帐报表总帐明细帐日记帐对帐单输入或接收对帐单文件银行对帐余额调节表自动传入（三）优缺点1.优点：数据无重复存储2.缺点：输出日记帐和明细帐的速度慢。（三）计算机与手工帐务处理流程的区别1.数据起点和终点不同：手工数据的起点是原始凭证，数据的终点是会计报表；计算机方式下数据的起点是记帐凭证、原始凭证和机制凭证，数据的终点是帐簿和报表。2.数据处理方式不同：手工方式下记帐凭证由不同的财务人员登入帐簿。计算机方式下由帐务处理子系统完成数据处理。3.数据存储方式不同：手工会计数据存放在纸上；而计算机方式下以数据库的形式存放在磁介物质上。4.无帐帐核对的必要：手工方式下需对帐，计算机方式下无须对帐。5.会计资料查询统计方式不同：手工方式下找出相关资料；而计算机方式下使用查询功能。6.改变日记帐、明细帐和总帐的输出方式7.记帐的含义不同：手工方式下记帐是将凭证登记到各个帐簿上；而计算机方式下则是更新汇总文件。第三节第三节 系统功能模块设计系统功能模块设计帐务处理子系统系统初始化凭证处理记帐结帐帐表输出银行对帐系统服务科目设置人员权限初始余额录入凭证类别其他设置制单审核汇总打印转帐生成记帐结帐日记帐输出明细帐输出总帐输出报表输出修改口令系统维护数据恢复数据备分删除已达帐输出对帐单手工对帐自动对帐对帐单录入初始化调节表综合查询第四节第四节 帐务处理子系统会计科目代码帐务处理子系统会计科目代码设计及主要数据库设计设计及主要数据库设计一、会计科目代码设计（一）会计科目代码：用代码替代会计科目。（二）使用会计科目代码的原因1.文字科目的缺点文字形式的科目名称较长,因此占用空间多并且不便于输入；不便于计算机识别和分类2.使用会计科目代码的优点能保证会计科目的唯一性简化会计科目的表现形式能提高输入速度便于对会计数据加工和处理（三）会计科目编码方案1.编码方案：群码 例：10201012.科目代码结构：一级科目由国家制度规定，明细科目是企业根据自己的情况来确定。科目代码的扩展性和简明性3.举例：凭证代码设计：类别+顺序码 例：记0001 收0002 付0003 转0004核算币别设计：助记码或货币符号人民币：RMB 往来单位代码设计：顺序码：01 A单位 02 B单位组码：01-10 北京地区的单位 11-20 上海地区的单位群码：*省 城市 某单位 部门代码设计：顺序码或群码 *部门 车间 班组职工代码设计：顺序码或群码 *部门 车间 班组 人员代码二、主要数据库文件设计：设置的代码或相关的数据存放在数据库中。（一）帐套参数数据库文件：存放各帐套的参数。例：字段 字段名 类型 长度 1 帐套号 C 3 （关键字）2 帐套名称 C 16 3 行业性质 C 10 4 会计主管 C 10 5 启用年月 D 8 6 科目编码方案 C 5 7 结帐日 C 2主要控制措施：a.帐套号唯一 b.各字段不能为空 c.启用年月合法(二）科目文件：存放帐务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。序号 字段名 类型 长度 1 科目代码 C 9 （关键字）2 科目名称 C 20 3 科目类型 C 4 4 科目性质 C 6缺点：a.科目之间无联系 b.不能辨别科目是否为最下级科目2.方案二 序号 字段号 类型 长度 1 科目代码 C 9 2 科目名称 C 20 3 科目类型 C 4 4 科目性质 C 6 5 父科目 C 9 6 级数 N 1父科目：将一个科目所属的上一级科目兄弟科目：同一个父科目下的若干各科目3.组织方式：以科目代码为关键字所建立的索引文件。科目代码 科目名称 科目类型 科目性质101 现金 资产 102 银行存款 资产 银行对帐10201 银行存款-工行存款 资产 银行对帐10202 银行存款-中行存款 资产 银行对帐10203科目代码 科目名称 科目类型 科目性质 父科目 级数 101 现金 资产 1102 银行存款 资产 银行对帐 110201 工行存款 资产 银行对帐 102 210202 中行存款 资产 银行对帐 102 2（三）凭证文件的设计：用来存放记帐凭证的每一项数据记录的数据库文件，是核心文件。1.方案一：序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 9 5 借方金额 N 122 6 贷方金额 N 122 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记帐 C 82.方案二序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 9 5 方向 C 2 6 金额 N 12,2 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记帐 C 83.方案三:设置凭证内容文件(存放重复字段)和凭证业务文件(存放不重复字段).序号 字段名 类型 长度 序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 N 4 1 凭证号 C 6 2 日期 D 8 2 摘要 C 36 3 附件 N 3 3 科目代码 C 9 4 录入 C 8 4 借贷标志 C 2 5 审核 C 8 5 金额 N 12,2 6 记帐 C 8例1凭证号 日期 摘要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 1000 1 A B C 记0001 2003.1.1 提现 10201 1000 1 A B C例2 凭证号 日期 摘要 科目代码 方向 金额 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 借 1000 1 A B C 记0001 2003.1.1 提现 10201 贷 1000 1 A B C例3 凭证内容文件 凭证号 日期 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 1 A B C 记0001 2003.1.1 1 A B C 凭证业务文件 凭证号 摘要 科目代码 方向 金额 记0001 提现 101 借 1000 记0001 提现 10201 贷 1000 返回(四)汇总文件设计:存放所有科目的年初数、累计发生数、本期发生数、余额等汇总数据库文件。1.方案一 序号 字段名 类型 长度 1 科目代码 C 9 2 期初余额 N 12,2 3 借贷方向 C 2 4 本期借方发生额 N 12,2 5 本期贷方发生额 N 12,2 6 本期累计借方发生额 N 12,2 7 本期累计贷方发生额 N 12,2期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额（以资产类科目为例）每个月有一个当月的汇总文件（一年共12个）本期的期末余额是下个月的期初余额2.方案二:以年作为存储单位 优点:数据库文件少 缺点:不能直接得到数据 1月期初的汇总余额文件KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 101 1000 借 0 0 0 0102 20000 借 0 0 0 0 记帐后KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 101 1000 借 1000 0 1000 0102 20000 借 0 1000 0 10001032月期初的汇总余额文件104KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 105 2000 借 0 0 1000 0106 19000 借 0 0 0 1000107返回2.方案二 序号 字段名 类型 长度 1 科目代码 C 9 2 年初余额 N 12,2 3 借贷方向 C 2 4 1月借方发生额 N 12,2 5 1月贷方发生额 N 12,2 .24 12月借方发生额 N 12,2 25 1 2月贷方发生额 N 12,2 3月QCYE=NCYE+1月JFFS+2月JFFS-1月DFFS-2月DFFS 3月LJJF=1月JFFS+2月JFFS+3月JFFS 3月LJDF=1月DFFS+2月DFFS+3月DFFS 3月QMYE=3月QCYE+3月JFFS-3月DFFS例：一月记帐前KMDM NCYE FX 1JFFS 1DFFS 2JFFS 2DFFS .101 1000 借 0 0 102 20000 借 0 0一月记帐后KMDM NCYE FX 1JFFS 1DFFS 2JFFS 2DFFS .101 1000 借 1000 0102 20000 借 0 1000 第五节第五节 初始化模块的设计初始化模块的设计一、初始化的定义：指从手工会计信息系统转化为电算化会计软件过程中所做的初始化工作。二、手工整理阶段1.整理会计科目2.准备各科目的期初余额和初始化资料3.对会计人员重新分工4.准备电算化会计所消耗的材料三、科目设置：将会计核算中使用的科目逐一按要求录入计算机中，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理（增加、删除、修改、查询、打印）。（一）科目文件的内容1.内容：由科目结构所决定2.功能：增加会计科目：指增加一个新的会计科目，“惟一”注意：当新增某个科目时其上级科目必须存在，如果没有应先增加上级科目，再增加下级科目。如果一个科目已有发生额或余额，不能再增加下级科目。如果要增加，只能先将该科目发生额或余额删除，再增加明细科目或下面初调整。科目类型上下级一致2.删除科目：删除某一个科目的记录。注意：已使用的科目不能删除如果有下级科目不能删除辅助核算帐启用后科目不能删除3.修改科目：修改科目记录注意：科目一经使用，科目代码不能修改有下级科目，科目代码不能修改使用了辅助核算帐后，科目代码不能修改4存盘：保存在科目文件中5.退出：退出设置模块，会到上级模块四、科目编码方案1.方案一：所有明细科目列示2.方案二：设置辅助核算代码五、凭证类别设置：保存在凭证类别文件中。提供了以下几种：不分类：记帐凭证 分类：收款凭证、付款凭证、转帐凭证 六、人员权限设置：也就是财务分工。授权由财务主管操作，为每个会计人员设置一定的权限。七、其他设置第六节第六节 凭证模块设计凭证模块设计一、记帐凭证在计算机帐务处理中的三种类型（按来源不同分类）1.人工凭证：由人工根据原始凭证进行处理后编制记帐凭证录入2.机制凭证：指已经实现计算和处理的业务子系统对原始凭证进行处理自动产生凭证。3.派生凭证：指帐务处理子系统自动产生的记帐凭证。二、记帐凭证的内容及要求1.日期：指凭证的填制日期。系统日期填制日期启用日期日期随凭证号的增加而增加，日期上次填制的最后一张凭证日期，不能插入凭证。2.凭证号：用类别+顺序号。顺序号由系统自动编号，根据上张编号+1.每做完一张可自动加一号，增加下一张凭证到了一定长度自动编制分单。3.摘要：对经济业务的简单说明。每条记录都有（摘要不能为空）。4.会计科目：借贷方科目（科目代码）。输入的科目必须是最下级科目，否则为非法科目。科目库中由该科目和凭证类型相同输入科目代码，显示的是文字科目输入科目时可联查科目库5.金额：遵循有借必有贷，借贷必相等系统自动检测6.附件：原始凭证的张数7.各种签章：经办人员的签字。目的判断记帐凭证的当前状态制单、审核、记帐制单审核三、输入格式设计1.手工记帐凭证的格式：常用的是收付转凭证和记帐凭证。2.计算机帐务处理子系统设计：采用通用凭证的格式区别收付转凭证通过凭证的编号（类别+编号）科目有辅助核算资料录入采用弹出窗口设计凭证的宽度：以共性为主凭证的长度：长度超过默认自动编分单号四、不同凭证的不同输入方式1.人工凭证：由会计人员通过键盘输入2.机制凭证编制方式由两种：1)各业务子系统根据会计上的要求对原始数据进行整理后，按标准的格式直接编制记帐凭证，存在本系统，供帐务处理子系统调用。2)专门建立一个自动转帐子系统，各子系统按会计上的要求按一定格式对数据进行“粗加工”，经“粗加工”的数据汇集于自动转帐子系统，编制记帐凭证。3.派生凭证：根据帐务处理子系统中已入帐的凭证按事先转帐定义，根据定义中的公式取数，形成记帐凭证。五、记帐凭证的输入速度和检测1.影响凭证输入速度1)汉字摘要的录入：解决的方法是设置常用摘要。2)科目代码：设置联机查询2.检测方法界限校验法：根据输入的数据的可能取值范围来检查其错误，如果超过为假，重新输入。逻辑校验法：用于经济业务中有规律现象的检验。例：日期顺序校验法：检查记录的顺序。如：删除作废凭证后重排。文件查询检验法：通过查询文件来判断某个数据是否非法的一种方法。例：人员、科目代码校验码法：专门用来检测代码计算校验码：(奇数*2+偶数*1)/10的余数 10-余数=校验码在录入科目是科目代码+校验码在输入凭证时录入科目代码,计算校验码,如果不等就认为是错,如果相等认为是正确.平衡校验法:利用数据之间的平衡相等关系检查输入错误.六、审核方式1.静态检验法:输入的数据显示在屏幕上或打印出来,通过目测与原记帐凭证核对来检查错误的发生.2.二次输入检验法:同一批数据输入两次由两个不同操作员来操作通过计算机自动比较两批数据是否相同检查错误的方法.第七节 记帐和结帐模块设计一、记帐：根据记帐凭证文件或临时凭证文件中已审核的凭证自动更新帐务数据库文件，得到帐簿和报表所需的汇总信息和明细信息。未审核的凭证不能记帐。上月未结帐，本月不能记帐。期初余额调节表不平，本月不能记帐。二、记帐处理过程1.对凭证文件中的记录进行平衡性检查2.保护记帐前的状态：将记帐前的所有数据备份到硬盘目录。3.开始记帐：打开“科目文件”、“临时凭证文件”、“汇总文件”、“历史凭证文件”、“企业银行对帐文件”。4.从“临时凭证文件”中取带有“已审核”标志的记录，以该记录的科目代码取“汇总文件”中查找相应的记录，用数据更新“汇总文件”的本期借贷发生额或累计借贷发生额，并逐步更新该科目上级科目文件的发生额及余额。5.如果取出科目性质为“银行对帐”，将该记录追加到“单位银行对帐文件”中6.将该记录复制到“历史凭证文件”中并做已记帐标志。7.在临时凭证文件中将该记录也做已记帐标志，返回4，如果该临时凭证文件中没有已审核凭证，则在“临时凭证文件”中删除带已记帐标志的凭证记录。8.关闭所有文件，记帐结束。例1.凭证号 日期 摘要 科目代码 方向 金额 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 借 1000 1 A B记0001 2003.1.1 提现 10201 贷 1000 1 A B例2：一月记帐前KMDM NCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 101 1000 借 0 0 0 0102 20000 借 0 0 0 010201 15000 借 0 0 0 010202 5000 借 0 0 0 0一月记帐后KMDM NCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 101 1000 借 1000 0 1000 0 102 20000 借 0 1000 0 100010310201 15000 借 0 1000 0 100010410202 5000 借 0 0 0 0三、结帐：结束本期帐务处理工作，不能再增加、修改凭证并对本月业务进行任何操作或修改。月结：每月结一次帐年结：每年度结一次帐，开设新的帐簿将上年的余额转到下一年度。结帐处理步骤：1.保护结帐前状态2.结帐前的检查工作1)本月还有未记帐的标记的凭证，本月不能结帐。2)检查上月是否未记帐、结帐，本月不能结帐。3.如果是12月份帐，生成下一年度空白的汇总文件，将期末余额转抄到空白帐簿文件中，生成下一年的期初余额。4.做结帐标志。第八节第八节 银行自动对帐银行自动对帐一、银行对帐：银行记载的银行存款收付记录（银行对帐单）和单位自己登记的银行日记帐相互核对，银行与企业间由于记帐时间不同或其他原因会形成一方已记录的记录另一方未记录。未达帐的原因：时间上的耽误和记录上的错误二、银行对帐模块的功能（一）初始化余额调节表的录入：将手工最后一次对帐的余额调节表上的未达帐项全部录入计算机，分别保存在“单位对帐文件”和“对帐单文件”中。调整后的余额要“平”（二）录入银行对帐单：每月将银行给单位的对帐单输入计算机，保存在“对帐单文件”中。（三）自动对帐：由计算机自动在“单位银行对帐文件”和“银行对帐文件”中寻找完全相同的经济业务进行核对或勾销。“单位银行对帐文件”和“银行对帐文件”中结算方式、结算号、金额、方向都相同的记录。（四）手工对帐：对自动对帐的补充。（五）输出对帐结果：输出余额调节表。（六）删除已达帐：从“单位银行对帐文件”和“银行对帐文件”中删除已勾销记录。例题（一）、某企业2003.1月发生的业务如下：1.2003.1.5销售商品20000，收到对方单位的转帐支票2114 借：银行存款 20000 贷：产品销售收入 200002.2003.1.9收到A单位的货款1000元，（转帐支票2115）借：银行存款 1000 贷：应收帐款-A单位 10003.2003.1.15收到B单位的货款2000元（转帐支票2116）借：银行存款 2000 贷：应收帐款-B单位 20004.2003.1.26支付应付帐款14000（转帐支票2117）借：应付帐款 14000 贷：银行存款 14000（二）、2003.1.31收到银行对帐单2003.1.2 转2114 借 200002003.1.9 转2118 贷 100002003.1.14 转2116 借 20002003.1.21 转2119 贷 5000（三）、要求：编制手工余额调节表二、（一）二月企业发生了业务1.2003.2.1 借：应付帐款 10000 贷：银行存款 10000 （转2118）2.2003.2.7 借：产品销售费用 5000 贷：银行存款 5000 （转2119）3.2003.2.17 借：银行存款 10000（转2120）贷：产品销售收入 10000（二）二月银行对帐单1.2003.2.7 转2115 借 10002.2003.2.9 转2117 贷 140003.2003.2.19 转2121 借 20000（三）编制余额调节表第九节第九节 系统服务系统服务1.会计数据备份：将存储在计算机硬盘上的数据复制到软盘上，以保证在硬盘上的数据发生故障时能及时从软盘上恢复正确的数据。2.会计数据恢复：将备份在软盘上的数据恢复在硬盘上，与备份相反。3.系统维护：自动对磁盘空间进行管理，对数据库文件重建、索引，清除病毒。4.修改口令第十节 帐表输出一、帐表输出模块（一）功能：根据企业管理及会计制度的要求，对帐务数据库文件进行排序、检索和汇总的处理，最后输出帐表。（二）内容：日记帐、明细帐、总帐的综合查询（三）方式：打印、屏幕显示、软盘输出二、日记帐模块设计：根据会计人员输出的日期、会计科目自动从汇总文件中和历史凭证文件中提取数据，经过加工后输出的日记帐。（一）格式：三栏式或复币式（二）处理过程：（三）输出方式：每天打印现金、银行存款日记帐。三、明细帐模块设计：（一）格式设计：三栏式、数量金额式、多栏式输入科目代码和日期打开汇总文件和历史凭证文件历史凭证文件中查找当天的记录输出表头输出期初余额汇总文件输出表的总体历史凭证文件关闭数据库汇总文件（二）处理过程四、总帐输出：根据用户要求的会计科目、日期自动从汇总文件中提取数据并输出总帐。（一）格式：三栏式或发生额及余额表（二）处理过程1.输出日期和科目代码2.打开汇总文件3.输出表头4.输出表尾，结束。第十一节第十一节 自动转帐自动转帐一、自动转帐模块的功能（一）适用类型：每月反复有规律的重复出现摘要、借贷科目、金额来源或计算方法相同具体金额不同（二）自动转帐模块的功能1.定义自动转帐分录的功能：定义此类凭证的摘要借贷方科目金额的计算公式（取值公式）例：借：生产成本 取制造费用的借方发生额 贷：制造费用 取对方科目数 2.生成自动转帐分录的功能：计算机根据自动转帐分录文件自动转帐分录文件中的自动转帐分录，按定义的公式从历史凭证文件和其他有关文历史凭证文件和其他有关文件件中提取数据并计算出数值，生成一张记帐凭证，并将其保存在临时凭证临时凭证文件文件中。例题第十二节第十二节 辅助核算帐的使用辅助核算帐的使用一、往来单位辅助核算帐（一）单位往来指企业在生产经营中与外部单位发生的经济往来业务。（二）使用范围1.当往来单位较少，往来业务不太频繁，可将往来单位设置为明细科目。例：113 应收帐款 112000 11301应收电视剧销售款 60000 11302应收录象机款 52000 1130101 A 公司 10000 1130201 A公司 12000 1130102 B公司 20000 1130202 C公司 15000 1130103 C 公司 30000 1130203 D公司 250002.当企业往来客户多，往来业务频繁，清理欠清工作量大，使用往来单位辅助核算。科目文件设置：113 应收帐款 11301 应收电视剧销售款 往来 11302 应收录象机款 往来往来科目文件设置：A公司 C公司 B公司 D公司 A公司B公司C公司D公司1130110000200003000011302120001500025000例：借：应收帐款 A 10000 -C 20000 贷：产品销售收入 30000 借：材料采购 10000 贷：应付帐款 B 5000 -D 5000二、应用（一）步骤将应收应付设置为“往来单位辅助核算增加往来单位目录录入期初余额涉及往来业务，录入相关科目，弹出窗口，录入往来单位查询例：1.某企业期初余额：113-A 10000 113-B 20000 203-A 20000 203-C 100002.录入凭证：1）借：材料采购 15000 贷：应付帐款-A 15000 2）借：应收帐款-B 7000 贷：产品销售收入 70003.查询往来帐（一）例：1.期初余额：119 其他应收款 9000 11901 差旅费应收款 4500 11902 私人借款 4500 1190101 张三 1000 1190201 张三 1500 1190102 李四 1500 1190202 李四 2500 1190103 王二 2000 1190203 王二 500 2.本期发生业务：1）张三（工程部）报销差旅费1000元 2）王二（生产部）报销差旅费1500元，归还现金500元 3）李四（车间）还个人借款2500元 二、个人往来辅助核算帐（二）操作：1.将11901、11902的性质设置成“个人往来”，下面不再设置明细科目。2.将“张三、李四、王二”录入“个人往来目录”中。3.录入“期初余额”4.输入凭证5.查询个人往来帐6.三、部门辅助核算例：521 管理费用 52101 工资 部门辅助 52102 福利费 部门辅助 52103 办公费 部门辅助 52104 业务招待费 部门辅助期初余额：102 30000 101 3000 321 33000本期发生：1.发工资10000元（其中办公室2000，财务科3000，生产部2500，工程部2500）2.办公室购买办公用品支付现金500元3.办公室和财务科发生业务招待费各1000元操作：1)将52101、52102、52103、52104设置为部门辅助核算。2)设置部门辅助核算目录3)录入期初余额4)录入凭证5)查询四、项目辅助核算例：产成品-A产品 B产品 生产成本-A产品-直接材料-材料一 -材料二 -直接人工 -制造费用 生产成本-B产品-直接材料-材料一 -材料二 -材料三 -直接人工 -制造费用 产品销售收入-A产品 产品销售成本-A产品 -B产品 -B产品 1.科目设置 产成品 项目辅助 生产成本-直接材料-材料一 项目辅助 -材料二 项目辅助 -材料三 项目辅助 -直接人工 项目辅助 -制造费用 项目辅助 产品销售收入 项目辅助 产品销售成本 项目辅助 2.项目目录定义 3.录入期初余额 4.录入相关凭证 5.查询银行日记帐未银行日记帐未调整前的余额调整前的余额：45000加：银行已收企业未收加：银行已收企业未收 减：银行已见企业未减减：银行已见企业未减 转2118 10000 转2119 5000调整后的余额调整后的余额：30000银行对帐单未银行对帐单未调整前的余额调整前的余额：43000加：银行已收企业未收加：银行已收企业未收 转2115 1000减：银行已见企业未减减：银行已见企业未减转2117 14000 调整后的余额调整后的余额：30000一月余额调节表返回 银行日记帐银行日记帐 调整前的余额：调整前的余额：4000040000加：银行已收企业未收加：银行已收企业未收转转2121 200002121 20000 减：银行已见企业未减减：银行已见企业未减 调整后的余额：调整后的余额：6000060000 银行未达单银行未达单调整前的余额：调整前的余额：5000050000加：银行已收企业未收加：银行已收企业未收转转2120 10000 2120 10000 减：银行已见企业未减减：银行已见企业未减调整后的余额：调整后的余额：6000060000二月份银行余额调节表返回1.借：生成成本-直接材料-材料一 1000 （A产品）-材料二 2000 贷：原材料-材料一 1000 -材料二 20002.借：生产成本-直接材料-材料一 1500 （B产品）-材料二 2500 -材料三 1000 贷：原材料-材料一 1500 -材料二 2500 -材料三 10003.借：生产成本-直接人工 3000（A 1000 ；B 2000）贷：应付工资 30004.借：产成品11000（A 4000；B 7000）贷：生产成本 110005.借：产品销售收入 5000 （A 产品全部销售）贷：产成品 5000返回1.借：生产成本-A产品-直接材料10000 贷：原材料100002.借：生产成本-工资2000 贷：应付工资20003.借：制造费用300 贷：现金3004.借：管理费用100 贷：现金1005.借：生产成本300 贷：制造费用3006.借：产成品12300 贷：生产成本123007.借：产品销售成本12300 贷：产成品123008.借：银行存款15000 贷产品销售收入150009.借：产品销售收入15000 贷：本年利润1500010.借：本年利润12300 贷：管理费用12300返回例1：制单凭证号 日期 摘要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 1000 1 A记0001 2003.1.1 提现 10201 1000 1 A 例2 ：审核后 凭证号 日期 摘要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 1000 1 A B记0001 2003.1.1 提现 10201 1000 1 A B 例3 ：审核后 凭证号 日期 摘要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 1000 1 A B C记0001 2003.1.1 提现 10201 1000 1 A B C例4：1月期初的汇总余额文件KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 101 1000 借 0 0 0 0102 20000 借 0 0 0 0 例5.记帐后KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 101 1000 借 1000 0 1000 0102 20000 借 0 1000 0 1000 返回单