制定工作计划

秘书实务秘书实务国家精品资源共享课国家精品资源共享课课程负责人：禹明华课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕课程主讲人：周妮、刘婕 项目三项目三 做好办公室常规事务工作做好办公室常规事务工作模块二模块二 秘书办事模块秘书办事模块任务五任务五 制定工作计划制定工作计划 知识目标知识目标 1 1、计划的种类、内容和要求；、计划的种类、内容和要求；2 2、制定与实施工作计划的注意事项制定与实施工作计划的注意事项 能力目标能力目标 能够制定工作计划能够制定工作计划 教学重点教学重点 制定与实施工作计划的注意事项制定与实施工作计划的注意事项 教学方法教学方法 讲解、讨论、案例分析法讲解、讨论、案例分析法任务导入任务导入 为进一步增加公司为进一步增加公司在手机产品的市场份额，在手机产品的市场份额，天地公司将组织一支天地公司将组织一支10人的市场调研队伍，在人的市场调研队伍，在经济比较发达的长三角、经济比较发达的长三角、珠三角及中部六省市进珠三角及中部六省市进行为期行为期1个月的调查。个月的调查。为使调查取得实效，张为使调查取得实效，张总让秘书高山制订一份总让秘书高山制订一份详细的工作计划。详细的工作计划。任务分析任务分析 一位优秀的领导，一般都很重视一位优秀的领导，一般都很重视行动之前的周密计划。作为天地公司行动之前的周密计划。作为天地公司领导的参谋和助手的秘书高山，自然领导的参谋和助手的秘书高山，自然要具备制定计划的知识和能力。认真要具备制定计划的知识和能力。认真制定这次调研计划是调研工作高效的制定这次调研计划是调研工作高效的一个关键性因素之一。一个关键性因素之一。相关知识点1、工作计划的种类、工作计划的种类按时间来分：按时间来分：长期期以以组织整体整体发展目展目标为依据依据中期中期以以组织发展的展的阶段性段性目目标为依据依据短期短期与与组织具体具体项目工作目工作安排相安排相适适应按幅度和范围分为：按幅度和范围分为：（1 1）政策型计划。组织为确保既定目标、）政策型计划。组织为确保既定目标、增强行动一致性和连贯性而制定的指导性规增强行动一致性和连贯性而制定的指导性规划。划。（2 2）程序型计划。组织为减少各部门和单）程序型计划。组织为减少各部门和单位在工作方法上的混乱和无序化而制定的计位在工作方法上的混乱和无序化而制定的计划。划。（3 3）方法型计划。业务单位或部门为必须）方法型计划。业务单位或部门为必须完成的各项任务而制定的方法和顺序。完成的各项任务而制定的方法和顺序。（4 4）目标型计划。所谓目标型计划，是对）目标型计划。所谓目标型计划，是对组织机构将要实现的各项目标或结局的表述。组织机构将要实现的各项目标或结局的表述。说明组织机构将要实现的目标。说明组织机构将要实现的目标。（5 5）规则型计划。规则型计划，就是为了）规则型计划。规则型计划，就是为了对组织成员个体实行强制的行为规范。它们对组织成员个体实行强制的行为规范。它们属于硬性规定，并详细列述对违反行为的各属于硬性规定，并详细列述对违反行为的各种处罚。种处罚。按形式来分文字材料式计划表格式计划按性质和作用分综合性合性计划划一个单位或一个单位或一个部门对一个部门对某一时期各某一时期各方面工作进方面工作进行的全面安行的全面安排排专题性性计划划用在完成某用在完成某一阶段或某一阶段或某一项目任务一项目任务之前制订之前制订工作计划的内容与要求工作计划的内容与要求这里所说的工作计划的内容主要是指专题工作计划这里所说的工作计划的内容主要是指专题工作计划的内容，它往往以表格的形式出现，我们称之为计的内容，它往往以表格的形式出现，我们称之为计划表。计划表与时间表虽然都从起始时间、阶段时划表。计划表与时间表虽然都从起始时间、阶段时间和最终期限上对任务做了要求，但计划表还必须间和最终期限上对任务做了要求，但计划表还必须指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方面。指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方面。1 1每一项任务的具体目标。每一项任务的具体目标。2 2每一项任务的数量要求和质量要求。每一项任务的数量要求和质量要求。3 3每一项任务所负责部门或承担人以及负责人。每一项任务所负责部门或承担人以及负责人。4 4每一项任务所需的资源。每一项任务所需的资源。5 5在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量。量。计划的格式计划的格式标题前言前言正文正文落款落款1 1、标题、标题完全式完全式标题不完全式不完全式标题完全式标题完全式标题单位单位 +时限时限 +内容内容 +种类种类宏远公司宏远公司 2004 2004 年财务工作计划年财务工作计划 非完全式标题非完全式标题1 1、时限、时限 +内容内容 +种类种类 2004 2004 年专业知识学习计划年专业知识学习计划 2 2、单位、单位 +内容内容 +种类种类 市园林局公园建设及管理工作计划市园林局公园建设及管理工作计划 3 3、内容、内容 +种类种类 新产品销售计划新产品销售计划 4 4、事由、事由 +文种文种 关于进一步加强城市卫生管理工作计划关于进一步加强城市卫生管理工作计划 2 2、前言、前言前前言言：也也叫叫导导语语，简简要要说说明明制制定定计计划划的的依依据据、指指导导思思想想或或重重要要意意义义。也也可可分分析析前前阶阶段段的的工工作作、生生产产的的基基本本情情况况、存存在在问问题题，为为制制定定计计划划提提供供可可靠的依据。靠的依据。市园林局公园建设及管理工作计划市园林局公园建设及管理工作计划 公公园园是是维维持持城城市市良良好好生生态态、追追求求人人与与自自然然健健康康和和活活力力的的自自然然生生态态系系统统，它它为为居居民民创创造造优优美美的的绿绿色色休休息息场场所所。本本市市公公园园的的建建设设发发展展要要服服务务于于首首都都的的地地位位和和功功能能，按按照照“科科学学规规划划，合合理理布布局局，形形成成网网络络，改改善善生生活活，方方便便居居民民”的的原原则则，制制定定公公园园发发展展规规划划，加加大大公公园园建建设设发发展展的的力力度度，抓抓住住奥奥运运会会和和旧旧城城改改造造的的机机遇遇，实实现现同同国国际际接接轨轨，达达到到国国际际一一流流水平。水平。前言是计划的开头部分，作用就是简要概括基本前言是计划的开头部分，作用就是简要概括基本情况，说明制定计划的依据和理由，或分析前段时情况，说明制定计划的依据和理由，或分析前段时间的实际情况、工作经验和存在的问题，宏观地提间的实际情况、工作经验和存在的问题，宏观地提出今后总的工作任务和目标。如果是普通的、简要出今后总的工作任务和目标。如果是普通的、简要的计划，前言都可以省略，直接就写计划的目标和的计划，前言都可以省略，直接就写计划的目标和任务。任务。正文正文正文：正文：一般先扼要说明制定计划的缘由、一般先扼要说明制定计划的缘由、根据，对完成任务的客观条件作些分析，根据，对完成任务的客观条件作些分析，说明完成该计划的必要和可能。接着写具说明完成该计划的必要和可能。接着写具体内容，即在什么时间内完成哪些任务并体内容，即在什么时间内完成哪些任务并写告示完成任务的措施、方法和步骤。写告示完成任务的措施、方法和步骤。(1)(1)目标任务目标任务做什么做什么 （2 2）措施办法）措施办法怎么做怎么做 （3 3）步骤要求）步骤要求做得怎样，何时完成。主要是对做得怎样，何时完成。主要是对目标任务完成的质量、时间和数量上的要求，这是目标任务完成的质量、时间和数量上的要求，这是计划效益指标的具体设想。计划效益指标的具体设想。结尾结尾写应注意的事项、需说明的问题，写应注意的事项、需说明的问题，或是提出希望和号召。正文的结尾或是提出希望和号召。正文的结尾部分也可以不写结语，在主体部分部分也可以不写结语，在主体部分明确交代后结束正文。明确交代后结束正文。主体结构的三种写作模式条文式条文式把计划分成若干条款或部分，通过文字叙述，逐一阐明计划的内容。表格式表格式用表格来表达计划内容。表内栏目通常包括任务、执行部门、完成时间、具体措施等方面内容。综合式综合式综合上面两种形式，既有文字叙述，又有表格。条文式条文式个人专业学习计划个人专业学习计划 “读书破万卷，下笔如有神。读书破万卷，下笔如有神。”教师作为教师作为“传道、授业、传道、授业、解惑解惑”者，就更加应该多读书，读好书。为进一步提高个人者，就更加应该多读书，读好书。为进一步提高个人的业务素质和教育创新能力，提升教育理念、教育能力、科的业务素质和教育创新能力，提升教育理念、教育能力、科研意识和科研水平，建立教师岗位成长机制，促进教师专业研意识和科研水平，建立教师岗位成长机制，促进教师专业化发展，现结合自身专业发展制定学习计划如下：化发展，现结合自身专业发展制定学习计划如下：一、指导思想：一、指导思想：以邓小平理论和以邓小平理论和“三个代表三个代表”重要思想为指导，以重要思想为指导，以更新教育观念为先导，以解决教育教学中存在的突出问题为更新教育观念为先导，以解决教育教学中存在的突出问题为突破口，以学习、研究新课程教材为重点，以提高自身创新突破口，以学习、研究新课程教材为重点，以提高自身创新意识和创新能力为主线，以培养可持续发展能力为根本方向，意识和创新能力为主线，以培养可持续发展能力为根本方向，以提高自身实施新课程能力和教育创新能力，全面提高自身以提高自身实施新课程能力和教育创新能力，全面提高自身的综合素质。的综合素质。二、学习目标二、学习目标 1 1、通过学习教育经典理论，转变教育观念，提高、通过学习教育经典理论，转变教育观念，提高教育教学能力、教育创新能力和教育科研能力。教育教学能力、教育创新能力和教育科研能力。2 2、通过学习教育经典理论，使自己业务精良，胜、通过学习教育经典理论，使自己业务精良，胜任新课程教学，成为符合素质教育要求的充满生机任新课程教学，成为符合素质教育要求的充满生机活力的小学教师。活力的小学教师。3 3、通过学习教育经典理论，树立正确的世界观、通过学习教育经典理论，树立正确的世界观、人生观、价值观和教师职业观，建立新型的师生关人生观、价值观和教师职业观，建立新型的师生关系，塑造良好的教师形象。系，塑造良好的教师形象。4 4、通过学习教育经典理论，丰富自身个人文涵养，、通过学习教育经典理论，丰富自身个人文涵养，强化自身修养，使自己的精神世界变得更为丰富多强化自身修养，使自己的精神世界变得更为丰富多彩。彩。三、学习安排三、学习安排1 1、自主学习，充分利用课余时间阅读两本教育理论和学科、自主学习，充分利用课余时间阅读两本教育理论和学科专业知识等方面的专著。记读书笔记，让读书成为自己的专业知识等方面的专著。记读书笔记，让读书成为自己的自觉行动，学习成为自己的一种需要。另外充分利用学校自觉行动，学习成为自己的一种需要。另外充分利用学校订购的教学专著刊物进行研究，使自己掌握扎实的教育教订购的教学专著刊物进行研究，使自己掌握扎实的教育教学基本技能，具有较高的教育教学水平。学基本技能，具有较高的教育教学水平。2 2、坚持积极参加各种培训活动，如全国的远程培训、教师、坚持积极参加各种培训活动，如全国的远程培训、教师进修学校组织的继续教育活动，学校组织的校本培训，提进修学校组织的继续教育活动，学校组织的校本培训，提高文化层次，注重在培训中锤炼自己。学习班级管理、课高文化层次，注重在培训中锤炼自己。学习班级管理、课堂教学等先进理念，边学习，边教学，使理论联系实际落堂教学等先进理念，边学习，边教学，使理论联系实际落到实处。到实处。3 3、小组研讨：及时把自己认真听课、听讲座、学习先进的、小组研讨：及时把自己认真听课、听讲座、学习先进的教育教学理论、经验，把自己的观点和看法用文字形式记教育教学理论、经验，把自己的观点和看法用文字形式记录下来，写出反思和随笔。以教研组为单位，定期研讨学录下来，写出反思和随笔。以教研组为单位，定期研讨学习体会、研讨教学体会、研讨课堂教学评价等。习体会、研讨教学体会、研讨课堂教学评价等。编辑、发行部工作计划表（表格式）编辑、发行部工作计划表（表格式）序号序号工作项目工作项目主要内容主要内容预计完成时间预计完成时间责任人责任人协办部门协办部门备注备注1桂林审稿桂林审稿专专家家谈谈小小学学数数学学课课改改重重、难点难点五、六年级下册五、六年级下册8月月陈洁陈洁方杰方杰制作部制作部2桂林调研桂林调研专专家家谈谈小小学学语语文文课课改改重重、难难点点一一年年级级 特特级级教教师师评评课课例例、特特级级教教师师教教学艺术谈学艺术谈11月月陈洁陈洁方杰方杰制作部制作部3北海调研北海调研专专家家谈谈小小学学语语文文课课改改重重难难点点四四年年级级、特特级级教教师师评评课课例例特特级级教教师师教教学艺术谈学艺术谈11月月陈洁陈洁方杰方杰制作部制作部4玉林调研玉林调研专专家家谈谈小小学学语语文文课课改改重重、难点难点三年级、三年级、12月月陈洁陈洁制作部制作部5互联网杂志互联网杂志五月刊五月刊组稿和出版工作组稿和出版工作5月月方杰方杰网开部网开部林大业林大业方展勇方展勇黎然黎然 杨莉杨莉制定工作计划的程序制定工作计划的程序估量机会估量机会确定目标确定目标确定工作计划的前提条件确定工作计划的前提条件拟订可供选择的行动方案拟订可供选择的行动方案评价各种备选方案评价各种备选方案选择方案选择方案拟订分计划拟订分计划编制预算编制预算估量机会估量机会对未来可能出未来可能出现变化和化和预示的机会示的机会进行初步分析，行初步分析，形成判断形成判断列列举主要的不确定因素主要的不确定因素，分析其分析其发生的可能性和生的可能性和影响程序影响程序在反复斟酌的基在反复斟酌的基础上，下定决心，上，下定决心，扬长避短避短根据自己的长处和短处搞清自己所处的地位根据自己的长处和短处搞清自己所处的地位了解自己利用机会的能力了解自己利用机会的能力（二）确定目标（二）确定目标在充分估量机会的基础上，为组织及其所属的下级在充分估量机会的基础上，为组织及其所属的下级单位确定某一阶段的工作目标。它是制定计划的第单位确定某一阶段的工作目标。它是制定计划的第一步。要说明基本的方针和要达到的目标，说明制一步。要说明基本的方针和要达到的目标，说明制定战略、政策、规则、程序、规划和预算的任务，定战略、政策、规则、程序、规划和预算的任务，并指出工作的重点。并指出工作的重点。（三）确定工作计划的前提条件（三）确定工作计划的前提条件计划工作的前提条件就是计划工作的假设条件。负责计划计划工作的前提条件就是计划工作的假设条件。负责计划工作的人员对计划前提了解得越细越透彻，并能始终如一工作的人员对计划前提了解得越细越透彻，并能始终如一地运用它，则计划工作也将做得越协调。地运用它，则计划工作也将做得越协调。按照组织的内外环境：可以将计划工作的前提条件分为外按照组织的内外环境：可以将计划工作的前提条件分为外部前提条件和内部前提条件；按可控程序：部前提条件和内部前提条件；按可控程序：可以将计划工作前提条件分为不可控的、部分可控的和可可以将计划工作前提条件分为不可控的、部分可控的和可控的控的3 3种前提条件。前述的外部前提条件多不可控和部分可种前提条件。前述的外部前提条件多不可控和部分可控的，而内部前提条件大多是可控的。不可控的前担提条控的，而内部前提条件大多是可控的。不可控的前担提条件大多是可控的。不可控的前提条件越多，不肯定性越大，件大多是可控的。不可控的前提条件越多，不肯定性越大，就越需要通过预测工作确定其发生的概率和影响程度的大就越需要通过预测工作确定其发生的概率和影响程度的大小。小。（四）拟订可供选择的行动方案（四）拟订可供选择的行动方案调查和设想可供选择的行动方案，这一步工作需要调查和设想可供选择的行动方案，这一步工作需要发挥创造性。但是，方案也不是越多越好。即使我发挥创造性。但是，方案也不是越多越好。即使我们可以采用数学方法和借助电子计算机的手段，还们可以采用数学方法和借助电子计算机的手段，还是要对候选方案的数量加以限制，以便把主要精力是要对候选方案的数量加以限制，以便把主要精力集中在对少数最有希望的方案的分析方面。集中在对少数最有希望的方案的分析方面。（五）评价各种备选方案（五）评价各种备选方案评价实质上是一种价值判断。确定目标和确定计划评价实质上是一种价值判断。确定目标和确定计划前提条件的工作质量直接影响到方案的评价。它一前提条件的工作质量直接影响到方案的评价。它一方面取决于评价者所采用的标准；另一方面取决于方面取决于评价者所采用的标准；另一方面取决于评价者对各个标准所，赋予的权数。在评价方法方评价者对各个标准所，赋予的权数。在评价方法方面，可以采用运筹学中较为成熟的矩阵评价法、层面，可以采用运筹学中较为成熟的矩阵评价法、层次分析法，在条件许可的情况下可采用多目标评价次分析法，在条件许可的情况下可采用多目标评价方法。方法。（六）选择方案（六）选择方案选择方案是很关键的一步，也是决策的实质性阶段选择方案是很关键的一步，也是决策的实质性阶段抉择阶段。可能遇到的情况是：有时会发现同抉择阶段。可能遇到的情况是：有时会发现同时有两个可取的方案。在这种情况下，必须确定出时有两个可取的方案。在这种情况下，必须确定出首先采取哪个方案，而将另一个方案也进行细化和首先采取哪个方案，而将另一个方案也进行细化和完善，并作为后备方案。完善，并作为后备方案。（七）拟订分计划（七）拟订分计划总计划要靠分计划来保证，分计划是总计划的基础。总计划要靠分计划来保证，分计划是总计划的基础。（八）编制预算（八）编制预算计划工作的最后一步是把计划转化为预算，使之数计划工作的最后一步是把计划转化为预算，使之数字化。预算实质上是资源的分配计划。预算工和做字化。预算实质上是资源的分配计划。预算工和做好了，可以成为汇总和综合平衡各类计划的一种工好了，可以成为汇总和综合平衡各类计划的一种工具，也可以成为衡量计划完成进度的重要标准。具，也可以成为衡量计划完成进度的重要标准。制定与实施工作计划的注意事项实事求是实事求是善于授权，明确分工善于授权，明确分工 定期或不定期检查所需的资源是否保证和满足定期或不定期检查所需的资源是否保证和满足及时与同事沟通工作进行中出现的问题及时与同事沟通工作进行中出现的问题在实施计划过程中，应进行监控，发现问题，及时解在实施计划过程中，应进行监控，发现问题，及时解决决子计划、部门计划、派生计划与组织的总目标一致子计划、部门计划、派生计划与组织的总目标一致短期计划要与长期计划相结合短期计划要与长期计划相结合任务回顾任务回顾 为进一步增加公司为进一步增加公司在手机产品的市场份额，在手机产品的市场份额，天地公司将组织一支天地公司将组织一支10人的市场调研队伍，在人的市场调研队伍，在经济比较发达的长三角、经济比较发达的长三角、珠三角及中部六省市进珠三角及中部六省市进行为期行为期1个月的调查。个月的调查。为使调查取得实效，张为使调查取得实效，张总让秘书高山制订一份总让秘书高山制订一份详细的工作计划。详细的工作计划。要使这次调研切实取得成效，高山首先必须得制定一个周要使这次调研切实取得成效，高山首先必须得制定一个周密详细的调研计划。他可以这么去做：密详细的调研计划。他可以这么去做：1 1、根据领导要求确定调查的目标。为公司领导决策提供市、根据领导要求确定调查的目标。为公司领导决策提供市场依据。场依据。2 2、初步确定调查对象。因为人数只有、初步确定调查对象。因为人数只有1010人，而且公司给的人，而且公司给的时间只有时间只有1 1个月，要对长三角、珠三角的区域的工业从各方个月，要对长三角、珠三角的区域的工业从各方面做一个普通调查，显然是完不成任务了。因此，高山应面做一个普通调查，显然是完不成任务了。因此，高山应该在了解长三角、珠三角区域内同类企业的基础上，确定该在了解长三角、珠三角区域内同类企业的基础上，确定要调查的单位。即调查的对象，在什么地区进行，调查的要调查的单位。即调查的对象，在什么地区进行，调查的范围有多大。选择适当的调查单位有利于节省人力、物力、范围有多大。选择适当的调查单位有利于节省人力、物力、财力等。财力等。3 3、选择调查方法。对调查对象进行调查时，要运、选择调查方法。对调查对象进行调查时，要运用一定的方法，调查的方法有多种，有观察、有访用一定的方法，调查的方法有多种，有观察、有访谈、有问卷等多种多样方法，因此，高山在调查计谈、有问卷等多种多样方法，因此，高山在调查计划中必须要明确提出。划中必须要明确提出。4 4、工具的列出，如果这次有用到观察方法的话，、工具的列出，如果这次有用到观察方法的话，有一样工具是少不了的，那就是摄像器材。有一样工具是少不了的，那就是摄像器材。5 5、人员的分工。整个调查不能、人员的分工。整个调查不能1010个人一起，最好个人一起，最好是分成是分成2 2个大组，长三角一组，珠三角一组。并要个大组，长三角一组，珠三角一组。并要考虑到集合的时间。考虑到集合的时间。6 6、要离开公司到外地做调研，经费是必不可少的。、要离开公司到外地做调研，经费是必不可少的。这个高山必须把需要的数额计划出来，并考虑进去，这个高山必须把需要的数额计划出来，并考虑进去，否则，计划定好了，人却寸步难行。否则，计划定好了，人却寸步难行。7 7、还要考虑人员的管理。、还要考虑人员的管理。视频欣赏视频欣赏行政文秘人员的行政文秘人员的时间管理时间管理