2015-2016财年综合办公室主任述职报告

2 0 1 6管理保障线综合办公室汇报人：钟娟南昌华南城2015-2016财年工作汇报 南 昌 华 南 城 2015-2016财 年管 理 保 障 线 综 合 办 公 室 工 作 汇 报汇 报 人：钟娟汇报时间：2016年4月23日 目录 12 2015-2016财年工作总结2016-2017财年工作计划及措施 12015-2016财年工作总结 115-16财年工作计划完成情况 未完成工作原因分析 3 目标责任书考核情况2 全面预算执行情况 4 6 15-16财年工作思路PAST FUTURE 10月份PRESENT 疏 导梳 理贯 通 7 15-16财年工作完成情况I. 行政事务资产管理PAST PRESENT资 产 编 号 多 重 化资 产 状 态 杂 乱 化资 产 回 收 无 序 化 资 产 编 号 清 楚 化资 产 状 态 清 晰 化资 产 使 用 核 销 化 8 15-16财年工作完成情况VSu 业务部门自行选择供应商，大项目未曾进行招投标；u 财务对价格进行了审核;u 无相关部门牵头对价格、数量及 材质进行纵向的监管； u 建立制度完善培训OA发布大额非工程类招标采购小组工作制度，对 相关业务部门进行非工工作流程培训u 价格审核把关严格自2015年8月起，通过核价、议价、开标等方式节省费用约135万元u 数量、材质验收一丝不苟经非工小组核价的项目，协助业务部门进行验收u 建立优质供应商数据库PAST PRESENT I. 行政事务采购 9 15-16财年工作完成情况VSu 物品出入管理： 2联放行条形同虚设，物品无追踪u 宿舍管理： 宿舍资产损坏责任人难查寻，维 修费用均公司承担u 报修事宜：涉及多个部门，报修繁琐，部份维修时间冗长 u 物品出入追踪制放行条一式三联，建立出入台账，每月对未正常回收的物品进行跟进追踪，对回来物品质量进行检查。u 宿舍管理责任人制：谁使用谁负责，谁损坏谁维修原则，入住、退宿均对资产状态签字确认u 报修处理建立8110报修专线，统一分拣，跟进PAST PRESENTI. 行政事务行政总务 10 15-16财年工作完成情况VSI. 行政事务组车队接待接待流程标准化车队运行正常 内部接待：接到需求电话915次外部接待：66次，接待人数1246人 11 15-16财年工作完成情况VSu 流程冗长：审批人员多，时间长，u 费用均摊：用多用少都 一样（涉及到E卡通、长途电话、打复印机等费用） u 信息资产：信息资产管理不清晰 u 流程合理性优化 部份OA流程优化至4个审批环节u 费用条线责任化 根据实际情况进行分摊。u 信息资产合理优化对闲置电话及宽带资源进行梳理，根据打复机纸张使用情况进行合理调配，离职人员分机关闭外线功能等PAST PRESENT.流程信息组 12 15-16财年工作完成情况OA系统、明源POM系统、明源销售系统、明源租赁系统、金蝶EAS系统、物业思源ETS系统的日常维护及培训 办公设备（电脑、打复印机等）的使用管理及维护；调整网络架构，划分VLAN，扩大局域网容量；深信服设备上线，上网行为按等级进行管控；梳理电话及宽带使用情况，避免资源闲置浪费 监控、E卡通、LED、会议等弱电系统的管理维护，重要接待、会议信息保障 IT服务1小时响应，提供IT服务及支持2500余次.流程信息组 13 15-16财年工作完成情况. 计划运营对接集团事务按集团要求规定时间内完成督办协调 有跟进协调工作雏形但方法、过程仍要改进 绩效考核绩效三步走，完成前两步建立绩效模式，与部份工资挂勾月度经营分析会建立经营会形式 停留在总结阶段形式至内容都需要深挖 14 15-16财年工作完成情况VS. 综合事务印章管理严格执行集团关于印章审批权限之外，根据 南昌实际情况进行灵活性处理。合计用印枚数为：243299枚。变通性强，流程简化。保险理赔 对于现有园区内所有项目涉及财产险/建工险均已购买。处理财产险理赔案件94起 工商注册几大关联公司的注册及注销，完成所有公司的董事监事的变更及一照一码证件变更 。档案管理按集团和南昌公司关于档案管理的要求完成各项工作，仍然是集团标杆。 15 15-16财年工作完成情况. 法务工作法律诉讼案件1、办理案件51件（含应收账款、追偿、租金、物业费、交通事故、劳动纠纷等）；2、已结案件25件，胜诉标的额590万元(不含胜诉后的退铺金额），败诉标的额12万元（5.20交通事故案）；未结案件26件，涉案标的26,51万元。建立案例库、法律法规库 每月在OA系统上传与公司经营事项相关的最新法律法规及案例， 法务工作指引制定法务工作指引、合同审批指引及南昌华南城案件管理制度，报批并OA系统公布其他日常占据大量工作时间的法务工作事务处理：包括出具法律意见，提供法律咨询，文件起草和审核。 22016-2017财年工作计划 17 15-16财年面临问题 自我要求不高 专业技能不齐抱怨多建议少新常态老方法融合性思维差 看问题单一性 18 16-17财年工作思路 了解一线需求融入一线业务紧跟一线节奏 把握公司策略 19 第二部分 工作计划 树标杆弘文化 客户为导向 10月份跨界竞合力 引 导服 务管 理以一线需求为出发点,以体系化思维构建一个有生命力的，可复制的管理模式 20 第二部分 行政工作计划控费用提效率弘文化 标准化模块化精细化 闭环性创新性共享性 前置性规范性突破性车队接待事务行政总务 资产管理 采购优流程高效率阳光化 21 第二部份 综合事务工作计划印章管理1、执行集团印章管理要求的同时，对常规用印流程进行优化，减少审批环节；2、拟制印章使用管控权限审批表第三版，报领导审批及集团备案；3、对于常规性用印文件，把控主要的风险点。工商注册梳理工商注册、变更、注销的商事材料清单样式，并进行培训，加快办理报批流程档案管理 1、结合管理部办法，将工程档案、综合档案的月报、文件资料提交纳入公司执行力考核中。2、日常管理过程中，对于档案利用、借阅等工作做到规避风险，并通过系统走审核流程；3、对专业公司的档案管理起到监管作用，每月检查不少于一次。 22 第二部份 流程信息工作计划设置文件共享、域控等服务器，强化数据分享及安全备份 搜集存在问题或意见反馈，加强系统新功能模块培训 通过技术手段对办公电脑使用和上网行为实行全面管控。配合集团完成各项信息化建设指标。 .流程信息组 通过费用管控资源配置优化 23 第二部分 计划运营工作1 234运营管理 绩效考核 目标导向 重点有效 科学合理 计划节点流程梳理过程严控方法创新 经营分析问题剖析数据说话重点突破各管理部细化考核条线推手文化传递 走出去 请进来 提高专业能力 提升自我要求 讲方法求突破 24 第二部分 综合办发展方向 数据中心 信息中心 文化中心跨界竞合力 25 第二部分 感谢老段 完美结合感性 理性 【同样的特质】【同样的价值观】 【不同的气质】 2 0 1 6汇报完毕 感谢聆听