如何打造高效会议

高效会议管理术 1、没人把开会当回事2、开会开到天荒地老3、内容离题再也回不来4、决而不行5、会议里大家说很多，但是都不是真话6、忘记带重要资料，让决策一拖再拖1、与会者积极参与2、内容精简、开会时间把控适当不拖延3、会前充分准备、目的明确、形式适当4、与会者，具备聆听力、发问力、回答力、决策力 5、选取适当时间对会议内容跟进解决6、对每次会议予以总结经验和更新流程无效会议 高效会议 你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率前言 充 分 的 会 前 准 备明 确 的 会 议 目 的合 理 的 组 织 形 式目录Contents 高 效 的 会 议 跟 进会议4步骤 Why-明确会议目的What-会议任务Who-确定出席对象、主持人When-召开时间、所需时间Where-规模/地点议程How会议的形式 1、召集人告知与会者扮演的角色(组织人、主持人、与会者、提报人、计时员、记录员）便于会议顺畅进行2、与会者准备合适的会议资料，给决策强力依据，给会议质量加分没必要、无准备，就不开会第一步 会前准备5W1H 会 议 准 备 决策执行 总经理例会 直管人员会议 确认团队目标与方针、分配工作 了解运营情况、拟定传达决策 解决问题 管委会 目标和现实有落差时，找出填补差异方法 发现问题研拟对策 创意提案 头脑风暴 透过众人之力、无中生有，找出新奇好点子。 搭乘他人智慧的便车 凝聚向心力 中心协调会 部门内部会 建立信赖理解共识团队 促进组织内部交流，强化团队意识第二步 会议目的无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命 目的规模 决策执行 解决问题 创意提案 凝聚向心力少人数（3-30人） 禁带电子设备 视觉会议 头脑风暴 午餐会议舒适环境多人数（30人以上） 时间限制 围桌对话 创新突破 移地会议主管离场 小组研讨会针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式第三步 会议组织形式 安能适合会议 总经理例会目的1：决策执行适合规模 1.少人数（3-30）人适合形式 3种形式禁带电子设备 （5-10人） 时间限制（30人以上） 主管离场（10人以上） 2.多人数（30以上）人 总经理例会适合形式 1禁带电子设备（30人以下）优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外所需时间：1小时为主、最多不超过4小时电子产品放回办公桌 速记簿 会议生产力 总经理例会适合形式 2时间限制（30人以上）要点：1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间2、适合时间和频率： 一月1-2次，每次1-1.5小时3、展开方法：搭配各类会议 事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行4、成本控制： 包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本5、注意事项： 1）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行 2）不要在过短的时间，塞进过长的议程 3）就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开” 4）适合例行报告、工作进度报告等会议 优点：提升工作效率、减少开会次数与长度 讨论议题产生提案 主管离场决策者在讨论阶段易主导意见流向决定提案实行是否决策要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定总经理例会适合形式 3主管离场（10人以上） 主管进场决策者进场时，议题已讨论出数个可能方案，主管只需要说明同意与否。将“提案权”与“决策权”分开决策者扛下成败责任，与会者尽情发表意见。提案被否决主管必须当心说明原因，取得理解所需时间：1小时-1天不等、不可超过一天 适合频率：不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时 安能适合会议 安能管理委员会 各集运中心跨部门协调会目的2：解决问题适合规模适合形式 3种形式1.少人数（3-30）人 2.多人数（30以上）人 视觉会议（30人以下） 围桌对话（12人以上到数千人不等） 小组研讨会 （5-3000人） 掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手 点 代表“看过来！我和别人不一样” 线 代表“连结”与“区隔” 线条粗细代表强弱三角形 代表 “正在变化”， 多个三角形组成代表爆炸的锐角图方形 代表 “正规的组成”最适合代表建筑物或组织功能 空心箭头 代表“活动中的组成”，适合使用来表达项目螺旋图 代表“动态统一”，将螺旋图圆一点，则有趋近统一的意义；反之混乱的螺旋类似龙卷风，代表更多变动圆圈 代表“统一”，画圆感觉在集合所有事物，这寓意世界共通管委会 协调会适合形式 1视觉会议（30人以下）所需道具：白板或大海报 适合时机：解说抽象概念或条列式流程开展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单 涂鸦，运用以下7种图形或者人物、树木、云朵、手势传达抽象议题 会 前 准 备理 清 会 议 目 的 ，为 对 话 范 围 划 定好 界 限营 造 出 宜 人 好 客的 环 境 空 间 ， 给与 会 者 安 全 感 ，放 松 心 情 开 始 对 话4到 5个 人 一 桌 ，选 桌 长 一 名 ， 边讨 论 边 写 下 记 录与 结 论把 注 意 力 集 中 在几 个 问 题 上 ， 以集 思 广 益 鼓 励 大家 踊 跃 发 言 交 换 桌 次除 桌 长 外 ， 其 他人 换 到 下 一 桌 次 ，新 讨 论 开 始 ， 桌长 向 新 成 员 展 示先 前 结 论 。 依 次轮 流 3次 ， 每 次约 30分 钟交 流 连 结 不 同 的观 点 ， 降 低 与 会者 “ 坚 持 ” 与“ 固 执 ” 的 机 率 。共 同 聆 听 其 中 的观 点 及 更 深 层 的问 题 写 在 桌 子 白纸 上 集 体 分 享三 回 合 讨 论 后 ，主 持 人 安 排 一段 “ 反 思 时间 ” ， 让 与 会者 写 出 最 核 心或 最 深 刻 的 想法最 后 的 记 录 公布 ， 再 行 动 规划 与 讨 论 议 题整 合 。优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动所需时间:至少90分钟，2小时更理想 适合频率：不限管委会 协调会适合形式 2围桌对话（12人以上到数千人不等） 让议题深化发想和相关行动的执行都得到真正的落实真正的问题被发现获得确实解决 会议结束不由议程安排而定，完全取决于本次会议所需时间 开放所有人各自选择自己感兴趣的议题参与小组讨论哪些议题重要取决于会场上多少人参与认定 破除所有对群体意见的控制，无限可能随之诞生 众人提出各种议题，然后张贴在会场跳脱上司主导议程 让众人的意见都被看到 管委会 协调会适合形式 3小组研讨会（5-3000人）所需时间：1-3天不等 适合频率：半年-一年/次 安能适合会议 管理层高层会议 各种探讨会目的3：创意提案适合规模适合形式 3种形式1.少人数（3-30）人 2.多人数（30以上）人 头脑风暴 （5-10人） 环境引导 （5-10人） 创新激荡 （30人-上万人） 会前 千 万个 点子 联 想补 充 好 点子1、鼓励自由奔放，疯狂古怪的构想2、禁止对提出的点子当场评量、非议3、不要局限与会者想象力，点子多疯狂都得鼓励1、理清会议主题2、请出出席者“会前”15-20分钟“独自”进行头脑风暴 要 点： 集合众人智能，搭乘别人创意的便车、适合激发创新 所需时间：60-90分钟 适合频率：每天或视需求与目的不定期举行 1、脑力写作，写下观点放在桌子中间2、拿起别人的构成，补充设想，补强别人构想，展开构想接龙高层会议 探讨会适合形式 1头脑风暴（5-10人） DOsDONTs1、放音乐是协调与会者转换心境的仪式，不宜太久2、不宜久坐，偶尔走动或者互换位置都能帮助思考1、调整好温度、提供点心，不要让寒热和饥饿打断思绪2、会议室家具摆设尽量简单，为创意提供空间“拥有白色墙壁和普通桌椅的会议室”和“有着橘色墙壁、铺着缤纷地毯时髦会议室”中，同样的时间后者环境产出的点子远比普通会议室多出44% 1.除了圆桌还是圆桌2.选择轻盈家具，营造挑高感3.选择接近太阳的灯光4.用暖色系激发热情原则适合范围：任何企业根据会议需要高层会议 探讨会适合形式 2舒适环境（5-8人） DOS1.精准设定题目、搜集多元意见2.在多元前提下，可试着邀请非公司员工的人进入 ，加强广度从最大量的原创观点，找出最有价值的创新提案3.讨论的题目务必要跟每个人相关，引发深层想象u 先从“多元”和“频率”两个节点思考“创意”生成的本质 u 同一个主题，试着汇集大量人的意见u 获得许多不同面向、不同层次的看法，角度尽不相同的意见 u 延展可实行且有价值的计划u 在众多看似混乱的意见中，以有系统有组织的形态，逐渐形成一套观点或概念要点：从最大量的原则观点，找出最有价值创新提案 高层会议 探讨会适合形式 3创新突破（30人-上万人） 安能适合会议 各种恳谈会 交流会 讨论会 目的4：凝聚向心力适合规模适合形式 2种形式1.少人数（3-30）人 2.多人数（30以上）人 午餐会议 （3-20人） 移地会议 （3-100人） 所需时间频率：1-1.5个小时，一个月2次 适合任何企业凝聚力会议 组织形式步骤：1、事先订好餐厅包厢，约好一起开会或者外带餐点回办公室，在茶水间或会议室举行2、用餐前前半段可以闲话家常，或稍微提示重点，等用餐进入 中后段时再切入主题3、“多任务”易分心，设定主题应以分享为主，经验或信息分享，只要能够提升与会者友好人际关系和个人工作技能即可3、会毕即使是各自付款，结账时也应该先由主办人负责经费，之后再向与会者收取优点：一边吃饭一边开会，节省时间、提升效率适合形式 1午餐会议（3-20人） 1、大胆设定会议目标在会前让与会者知道，无论在何处开会都应该有备而来2、选择新鲜地点电影院、体育馆、博物馆、主题乐园都是耳目一新的感觉3、做好事前场勘除了确认会议场地是否合宜外，不要忘记“后台管理”财务放置点，干净充足的厕所、餐点供应4、在工作和游乐间，小心调控事前理清你希望达到的目标一定要确认好玩乐和工作的优先级要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题适合形式 2移地会议（3-100人） 案例1：日产汽车Value First会议流程会前准备 确认方针 规则说明要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献现状分析 完成提案 当下决策会议3-4周前，确认议题 分析问题时，主持人尽一切可能广纳与会者意见跨部门选出与会者选定会议主持人，进行方式与道具 最高主管说明会议目的、与会者扮演的角色主持人说明会议时程规划 主持人宣布发言2规则不可对外泄露谁说了什么讨论中不可使用职权压力、不问上下关系将每种提案的成本效益、优缺点列出筛选、归纳各种可能方案 列出每个议题的解决方案方案须明确写下谁、在何时、应完成什么尽可能取得各提案的正、反意见 主管进场后、须当下裁决选项只有3个：做、不做符合某条件才做法当下决定的议题，只给24小时考虑 案例2：三星目标指向型会议 337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）和7条规定（7Rules）3种思考 3个原则 7条规定 思考会议的必要性思考如何最大限度地减少会议思考是否有能够与其他会议合并或委托的方法 确定不召开会议的工作日将会议时间定为1小时。最多不超过1个半小时 严格遵守时间写明投入会议的经费尽可能缩小会议规模将会议记录整理成一张纸 明确会议目的事先分发会议资料让所有参加者发言，并且尊重彼此所发表的意见会议记录仅写入决定了的事项 曽供职于三星的金咏韩在开会就要学三星书中，将三星的成功归结于其会议文化：三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动 u 速度优先，具体简洁u 正确记载，利于正确追踪检讨，完美结束会议u 对会中的决定事项进行明确分工：将各问题按区域分类、确定完成时间、执行责任人，以便更好的执行u 纪要分发给与 会者：按主次整理好，通过邮件或者其他形式，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞 会议纪要你心里想的100%嘴上说的80%别人听到60%别人听懂40%别人行动20%第四步 会议跟进关键点一：做好会议纪要 制定会议跟进表将每次会议提出的方案、反馈的内容，按时间区域分类汇总 联系项目负责人，每周六下午对会议提出项目总体跟进，分别列出完成、未完成、完成修改项，周一统一发至各与会人员邮箱通报 针对超时未完成的项目负责人定责 对会中提出的策略方案执行情况跟进落实。将执行进展、遇到的问题和项目方案的适合度及时反馈给召集人 完成的项目，负责人提交执行方案跟进人员保存备案，适用于后期对方案适合度和执行情况的跟进发生了什么事？完成了什么事？什么事尚未完成？第四步 会议跟进关键点二：制定会议跟进表 第四步 会议跟进关键点三：制度保证 安能例会管理制度会议名称 会议纪律 奖罚 反馈安能管理委员会 1、必须准时到会，有事提前1小时向组织者请假.未请假、缺席者罚款500元/次未请假，迟到者罚款200元/次 2、禁带手机等电子产品，违规打扰会议秩序罚款200元/次3、集中精力，发言言简意赅，扣紧主题。罚款由会议组织者提交品质仲裁组执行 未完成 超时一天罚款50元，300元封顶 于会议结束后的每周六（直至完成反馈）18点前，由责任人提交问题执行进度的简报，发给品质管理部柯凤备案跟进总经理例会 未反馈 完成：责任人罚款50元未完成：超时一天罚款50元，300元封顶集运中心跨部门协调会 各中心自行制定（上海为例）1、禁止迟到，迟到1分钟10元，50元封顶2、无故不参加，不请假，200元/次3、手机关机静音算入中心总监自主奖罚 未完成 中心总监罚款50元/次 每周协调会完，会议纪要发至品质管理部柯凤未反馈 视同未完成处罚事业部总裁例会 事业部、部门自行安排 事业部、各部门自行安排管理 事业部、部门自行安排部门晨会 总结项目安能会议 规模 会议目的 会议形式 奖罚管委会 3-50人 解决问题 视觉会议 未完成：超时一天罚款50元，300元封顶。完成未反馈：责任人罚款50元未完成未反馈：超时一天罚款50元，300元封顶总经理例会 3-50人 决策执行 时间限制、禁带电子设备各集运中心跨部门协调会 3-30人 解决问题 围桌对话 中心总监未反馈、未完成罚款50元/次事业部总裁例会 10人以上 解决问题 视觉会议 事业部、各部门自行安排管理部门晨会 少人数 决策执行 站着开会高层探讨会 5-10人 创意提案 头脑风暴不同会议目的的会议采取合适恰当的会议形式，将取得事半功倍的效果 高 效 率 、 高 产 出 的 会 议 术 ，你 学 会 了 吗 ？