信息时代下档案管理工作的创新分析

信息时代下档案管理工作的创新分析 摘 要：现如今，在现代信息技术发展的大背景下，创新意识深入人心，档案管理实现数字化、网络化的同时工作效率也大幅度提高。创新作为促进社会各项事业发展的主要力量，是当今时代下做好档案管理工作的动力源泉。应时代需求，只有做好档案管理工作的信息化建设、改革传统的管理方式、开创新的途径、才能满足新时期档案管理工作的需要。凡是具有两面性，在档案信息化创新道路中，产生了一些问题，对此需要相应的应对措施，带动了档案管理信息化的快速发展。 下载论文网关键词：信息时代；档案管理；创新在社会的信息资源中档案占有很重要的地位，它保存了国家、企业、个人的重要信息。因为档案具有重要的史料作用，所以对于档案保存的安全问题相关部门要格外重视，传统的档案管理工作相当复杂，档案都是纸质的，查阅十分不便并且容易磨损，但是将档案文件以电子版的形式保存，这样就避免了二度破损，而且查阅起来十分方便。在信息化管理档案的过程中，需要直面探索发展过程中所产生的问题并且积极采取措施应对。1 档案管理工作创新的方式应时代需求，对于档案管理工作需要大力发展信息化建设，这就需要档案管理部门改变传统的、陈旧的管理方式，开创新途径、新方法来满足新时期档案管理工作的需要。根据档案行政管理部门的工作指导，档案管理信息化就是与之前传统管理方式相对应的创新方式。档案管理信息化指的就是在档案行政管理机构的统一组织下，将现代信息技术应用在档案管理的整个过程中，以对档案的信息资源进行接收、采集、保存和提供档案信息资源的利用服务。换句话说，通过这种创新方式，档案管理模式将发生转变，从之前的实体保管到现代社会的信息化、数字化的管理。2 档案管理工作创新的必要性创新作为促进社会各项事业发展的力量源泉，就现代社会发展的要求来看，进行科技创新十分必要。如今，计算机和网络技术已经普及到生活和工作的各个领域，实现档案管理的信息化有利于实现档案资源的自动化、数字化和法制化，满足档案使用者的各项需求。档案管理工作的开展是根据档案法的有关规定进行的，主要负责加强对档案文件信息的整理、录入、检索以及保护工作，这就需要通过电子系统来对档案进行保存。以扶余市档案馆对于清代满文档案的保存方式为例，通过以高拍仪拍照的方式，将档案信息以图片的形式输入电子系统，形成相关的数据库，以便于相关人士的借阅。并有效的避免了二度破损以及保证了原始档案的真实性。近年来，随着信息量的不断增加以及需求的不断增多，如何有效的降低档案管理工作人员的压力，提高档案资源信息的利用率成为了相关工作人员最为重视的问题，信息化的档案管理有效的解决了这个问题。3 档案管理创新过程中面临的问题（一）相关法律法规的体系不完善虽然，在过去相关部门已经出台了一系列的档案方面的法律法规，但法规内容大都是大体上的概括，内容还不够系统和完善，在面对管理工作中所出现问题的时候不足以应对，工作难以开展，相关的法律法规在细节上对于创新没有明确规定。（二）规划和设计滞后阻碍创新发展就档案信息化的未来规划和发展而言，创新的过程中受到了各个方面的限制，难以制定出统一的关于档案信息资源的规划方案2。而且，就档案信息化本身而言，档案信息化自身的变化导致档案资源信息化管理系统的设计具有不确定性。电子科技方面更新换代较快，档案的信息化建设就会随之处于不断地变化之中，信息化系统的不断的升级变化会导致档案的信息化发展具有不确定性，对于保证档案信息化资源的真实性和完整性存在一定的问题。（三）档案信息化服务的安全工作存在问题近年来，信息技术的广泛应用为档案管理带来了转折，档案管理工作也逐步向信息化迈进，与此同时，其服务对象范围不断扩大，从内部扩展到外部、从国家、企业再扩展到个人。但是，档案管理工作在快速发展的同时，档案信息化服务的保密和安全方面还存在一些问题，对于国家级机密的档案进行重点保护，但是在个人档案保存方面，档案管理的安全工作还有待提高，出现档案信息泄露的事件，将造成十分严重的后果。（四）档案管理人员创新意识不足在当今社会，上到国家相关部门，下到大中小企业，需要的都是高素质人才，档案管理工作也不例外。在传统的档案保存工作中，对于档案管理人员的学历方面要求较低，但是，在当今社会，要想跟上社会发展的脚步就必须进行科技创新，通过创新进而将档案管理工作带到一个新高度、新领域，这就需要档案管理人员要有创新意识，并且提高他们的管理能力，以此带动档案管理信息化的发展。4 解决问题的相应措施（一）完善法律法规体系在科学技术快速发展的今天，计算机和网络等现代化的信息技术的发展历程都需要采用国家固定标准3。对于国家级的机密档案的管理工作必须采用国家标准，严格遵照相应的法律法规，但是，对于一般的档案由于其种类较多、数目庞大等问题，在进行管理工作的时候，没有固定的标准，规则没有细致到各个层次，相关部门就需要完善相关的法律法规来解决这些问题。（二）研究数字档案馆数字档案馆的建设对于档案信息资源的管理具有十分重要的作用，在建设的同时要适应地方行政部门相关体制的改革，使档案信息化提前到电子文件产生之前。在档案信息资源生成之前，大体上通过电子数据，推测并总结出可能出现哪些方面的问题，预设出与其对应相关措施。（三）增强档案管理的安全意识对于档案管理的安全工作，值得相关部门注意的是就档案管理者来说，其主要工作内容不仅仅要保存档案的完整性，更要注意的是档案中的信息安全问题4。就此，各地的档案管理机构要增强档案安全的保护意识，相关部门要下达文件到各个阶层，对于各个方面的档案都要确保其安全。（四）培养高素质管理人才对于档案管理工作来说，伴随着信息化发展档案管理人员的素质就需要提高，相关部门需要培养高素质的管理人才。首先，对于已经在职的员工需要进行定期的培训，提高他们的创新意识和综合素质；其次，要增强工作人员对档案管理工作的认知水平、提高对档案管理工作的重视意识、培养严谨的工作态度等等；最后，要树立终身学习的意识，既要提高自身的专业知识和专业技能，也要提高自身信息化技术的掌握程度，在实现自身价值的同时，也要注重信息化档案管理工作绩效的提高。5 总结在社会的信息资源中档案占有很重要的地位，受到国家到群众各个阶层人们的重视，随着现代信息技术的发展，互联网的产生和应用，档案管理也随着信息技术的变化发生了变化，要求与时俱进而产生创新意识，也就是说运用信息技术对档案进行管理，以此来带动了档案管理信息化的快速发展。参考文献1屈希阳. 浅析信息时代下档案管理工作的创新J. 劳动保障世界（理论版），2012，10：78-79.2赵晏. 探讨信息时代下档案管理工作的创新J. 科技创新导报，2012，35：195.3张玲. 分析信息时代下档案管理工作的创新发展J. 赤子（上中旬），2015，01：150.4吕欢弟. 信息时代下档案管理工作的创新研究J. 中外企业家，2014，20：200.