资金管理与内部控制管理知识分析

第六章第六章 货币资金的内部控制货币资金的内部控制第一节第一节 货币资金的内容货币资金的内容l货币资金的形式货币资金的形式库存现金银行存款备用金外币存款第二节第二节 货币资金的内部挖制制度货币资金的内部挖制制度1货币资金收入货币资金收入l货币资金收入的来源货币资金收入的来源通过销售产品，提供劳务而向客户收取通过发行或转让有价证券向购买者、受让人的收取价款通过出售固定资产、材料、转让无形资产而向购买者、受让人的收取价款因持有有价证券、银行存款而定期获得的股息、利息l货币资金收入的形式货币资金收入的形式A.支票形式B.现钞形式C.结算形式2.货币资金支出货币资金支出l货币资金支出的范围货币资金支出的范围l资产的购入l费用的开支l向投资者支付的报酬l向国家缴纳的税金l货币资金支出的形式货币资金支出的形式u支票付款：购货和费用u现钞付款：预付款、运费账单、零星开支和工资支出。u银行结算3备用金备用金l含义：含义：备用金是公司付给内部各部门或有关职员作零星开支、零星采购或差旅费等用的款项。l形式：形式：直接以现钞的形式付给有关部门或职员为部门或职员在银行中另设专户，由他们在这些专户中进行开支4银行存款银行存款l企业现金业务处理的主要对象l银行中的存款户l银行对账单l存款的余额（存入银行的款项和使用支票所提用的数额）第二节第二节 货币资金业务中的常见弊端货币资金业务中的常见弊端实质：实质：营私舞弊、贪污盗窃形式：形式：1截留各种货币资金收入2挪用资金3虚报冒领4出借账号(洗钱)5现金违规超额存放6白条抵库7非法违规出借1截留各种货币资金收入截留各种货币资金收入l主要表现：主要表现：企业相关人员，利用工作之便，同时趁制度设计或执行松懈之际，将各种货币资金收人据为己有或挪作他用。l截留主要对象：截留主要对象：u销售款u建筑工程款l危害危害u会造成收入的流失u导致企业资金缺口u导致企业的破产u滋生腐败问题l常用方法常用方法(1)收款不入账，进行贪污；(2)涂改发票进行截留；(3)编制虚假收款凭证小于原始单据、所列金额(4)上下勾结，截留不属于正常业务的收人，私设小金库或进行贪污；(5)收、付银行存款时在账户上收、付两方均不入账。2挪用资金挪用资金l含义：含义：l指企业相关人员上下勾结，不按照国家法律法规规定和企业制度约束，将有特定用途的资金挪作他用。l形式：形式：为自己谋私利。如领导干部或财务人员将企业的生产资金或建设资金转到股市，或设小金库；单位财务政策紊乱，经常改变资金用途，忽略了专项资金用途。特征：特征：l“账外有账，账外托存”l时有贪污行为的发生后果：后果：l财务风险加大l导致财务危机3虚报冒领虚报冒领l虚报虚报l含义：含义：u发生在企业费用列支过程中，相关人员通过虚开发票和假发票的手法虚报费用，为自己和本部门获取私利。l后果：后果：u导致企业货币资金预算和管理上的混乱u致使费用和成本相关账户数字不实u引发舞弊和腐败l冒领冒领：l含义：含义：有关人员虚开或更改相关凭证虚开或更改相关凭证，冒充他人领取款项。如职工的医药费报销，张冠李戴，冒充他人报销。l危害：危害：虚报相似l虚报冒领手法：虚报冒领手法：a.涂改发票进行报销b.用假发票、假收据及假报销单据进行报销c.利用外单位和本单位对发票管理上的漏洞，将旧收据、旧发票、发票副联重复报销或抵账进行d.通过编制付款凭证大于原始单据所列金额的方法，扩支4出借账号出借账号(洗钱洗钱)l含义：含义：单位相关人员利用银行和单位账户管理上的漏洞，将单位的银行账号借给其他单位和个人。l后果：后果：u导致对银行账户管理的混乱，对自身的资金管理带来不便和风险。u导致洗钱等犯罪活动u引发金融风险5现金违规超额存放现金违规超额存放l库存现金限额含义：库存现金限额含义：是指为保证各单位日常零星支出按规定允许留存的现金的最高数额。l后果：后果：导致企业财务上的混乱引发“小金库”现象和贪污现金等犯罪行为增加现金被盗的可能性危害国家的金融秩序6白条抵库白条抵库l含义：含义：是指单位有关人员用不符合相关程序和规章的凭证(白条)，抵充现金。l后果：后果：导致单位对现金的收支控制失控，各项规章形同虚设导致相关账户账账不符的混乱情况浑水摸鱼，私开现金支票领取现金，或开出转账支票私购实物，引发滥收滥支、铺张浪费和贪污行为7非法违规出借非法违规出借l含义：含义：l单位将货币资金违法违规或未经相应批准出借他人。l危害：危害：u造成货币资金管理失控，引发财务风险或财务危机。u“幕后交易”，出借资金的安全性很值得怀疑，常常导致单位丧失这部分资金。u“幕后交易”，引发社会问题。第三节第三节 货币资金的内部控制制度货币资金的内部控制制度1货币资金业务的职务分离制度2货币资金的预算审核控制制度3货币资金收入的内部控制制度4货币资金支出控制制度5银行存款控制制度1货币资金业务的职务分离制度货币资金业务的职务分离制度l基本要求：l钱账分管l(1)货币资金实物收付及保管只能由经授权的出纳员负责处理，其他职员不得接触未经支付的货币资金。l(2)规模较大的企业，出纳员应将每天收支现金数登记现金出纳备查簿。现金日记账与现金总账应由其他人员登记。规模较小的企业，可用现金日记账代替现金出纳备查簿，由出纳登记，但现金总账的登记工作须由其他职员担任。l(3)负责应收款项账的人员不能同时负责现金收入账的工作；负责应付款项账的人员不能同时负责现金支出账的工作。l(4)保管支票簿的职员不能同时负责现金支出账和调整银行存款账。l(5)核对银行对账单和银行存款余额的人员应与负责银行存款账、现金账、应收款、应付款的人员分离。l(6)货币资金支出的审批人应同出纳员、支票保管员和记账员分离。2货币资金的预算审核控制制度货币资金的预算审核控制制度l方式：方式：定期编制有关货币资金的预算计划。l目的：目的：发现与预防货币资金错弊。l意义：意义：预算计划编制是否准确，直接影响到企业的货币资金流转是否畅通，影响到货币资金的利用效益，乃至影响企业生产经营。l要点：要点：加强货币资金预算的可靠性控制，避免或降低预算的主观性和随意性。一切货币资金收入都要入账，不得将出售残料、废料的收入、罚款赔款的收入等列做账外记录。3货币资金收入的内部控制货币资金收入的内部控制(1)现钞收入控制制度(2)汇款单收入控制制度(3)支票收入控制(1)现钞收入控制现钞收入控制A.销售或营业业务现钞收入使用现金收银机B.无现金收银机/某些经营业务不适合用现金收银机A.现金收银机下的控制要点现金收银机下的控制要点u售货员或营业员要鼓励顾客索取收银机上打出的收据。u每天营业结束后，售货员或营业员应在由专门人员监督下将当天销货营业额中应有的现钞收入数同现金收银机自动记录的累计数相核对，并填制收款单，连同现金收银机上自动打印的纸带交记账员登记现金日记账。如果发现现钞收入数同现金收银机记录的累计数不一致，应对这一差异进行调查。B.无现金收银机时的控制要点无现金收银机时的控制要点u现钞的收入业务必须由两个以上的职员来处理，收款的职员不能同时担任开票业务。a.收款员在收款时，应仔细核对开票员开给顾客的销货或营业收据同交来的现钞是否一致，各种收据是否在事先按序编号。b.记账员每天营业结束后，清点开票员当天开出的所有收据并根据合计数登记现金日记账。如记账员发现有缺号收据的问题，应向财务经理报告，并着手进行调查。(2)顾客邮寄来的汇款单收入控制制度顾客邮寄来的汇款单收入控制制度l控制方式：程序控制控制方式：程序控制l控制要点：控制要点：l任何顾客寄来的汇款单应由专门的职员来拆封将收到的汇票盖上“只限存款用”戳记后交给现金出纳员；接受的汇款单逐日记入邮寄汇款单登记簿a.顾客姓名b.汇款金额通知记账员，由记账员调出相应的销货单据，核对后记入现金日记账中。控制程序控制程序(3)支票收入控制支票收入控制l控制要点：控制要点：n支票收入必须由两个以上的职员来处理：一位职员开出发票：一位职员开出发票：l开出发票职员将发票存根交记账员，由其记入银行日记账。一位职员收入支票：一位职员收入支票：核对发票和支票金额是否相一致。对收入支票及时加盖“只限存款用戳记，并交银行出纳员暂时保管及由专人解交银行。货币资金收入的内部控制要点：货币资金收入的内部控制要点：n所有销货发票和收款单应预先连续编号，并应按编号次序予以记录n当日所有的现金收入应及时存入银行办理银行n解款的业务由独立的职员来负责进行n出纳员将当天收入的现钞和支票按银行解款单的填制数，如数交给银行解款员n记账员在核对当天现金日记账和由出纳员填制的银行解款单金额后，在银行解款单上签名，并将该单交银行解款员n因经营需要而不必当日存入银行的现金收入，应得到财务经理的签字批准。但其金额不能为数很大。n如有当天不解人银行的现金，必须单独列表，注明金额和未解人银行理由，以便于日后同银行存款账、其他应收款账相核对，控制未解交银行的现金。西方国家的银行存款箱制度西方国家的银行存款箱制度l含义：即由公司的开户银行为公司设立专门的邮政信箱，客户的汇款应直接寄人该邮政信箱而不寄给公司的会计部门。l要点：银行每日数次派员开启该邮政信箱，并将各项汇款记入公司的存款账户，同时向公司提供汇款通知书和存款存根或其他的顾客函件。公司根据汇款通知书等凭证记现金收入账、银行存款账和有关的应收款账。l作用：l避免公司全体职员会接触收入的现金、加速现金的存解。4货币资金支出控制制度货币资金支出控制制度l种类：种类：(1)现金支出(2)支票支出l货币资金支出控制要点：货币资金支出控制要点：a.企业的各种支出应尽可能用支票来支付，以避免有更多人来接触现金。对一些必须用现金支付的开支项目应严格审定。b.建立定额备用金制度。(1)现金支出现金支出定额备用金制度定额备用金制度A.零星开支B.工薪支出A.零星开支零星开支l申请：申请：企业各部门的零星开支，如需预支现金，必须首先由各部门填制现金暂借款单说明预支理由，并经本部门主管审定签订。l批准：批准：财务经理或经其授权的人，应对预支部门主管签字同意的现金暂借款单的理由进行审核，根据国家现金管理条件和本企业对现金支付的规定，决定是否同意有关人员的预支现金。A.零星开支零星开支l出借：出借：出纳员得到财务经理或其授权的人签字同意的现金暂借款单，才可出借现金。l记录：记录：记账员应根据出纳签章的暂借款单登记日记账。l报销：报销：零星开支的现金报销者，必须填制现金报销单，附上所有原始凭证，交使用现金者的部门主管审核签字。财务经理或其授权的人审定这种签字是否有效，他们有权最终决定是否支付现金。而出纳只能根据这一决定来执行其业务活动。B.工薪支出工薪支出u由企业的人事劳资部门编制工薪支付单。u由财务部门应根据人事劳资部门主管签字同意的工薪支付单来提取和发放现金。u工薪领取签收单据应给记账员记账。l见工薪舞弊案见工薪舞弊案C.定额备用金制度定额备用金制度备用金 的控制形式现金定额备用金银行备用金专户现金定额备用金的控制要点：现金定额备用金的控制要点：l确定备用基金使用范围(差旅费备用金、工资备用金)l确定每笔备用金的金额。除工资备用基金外，其他备用金的金额不能过大。任何超过该备用金定额的现金支出，应得到特定的事先审批，并在一般现金中支付，而不在备用金中支付。l确定各备用金的保管人。各备用金的保管人不能同时负责其他备用金、现金收入和支出的审批，以及该项备用金的补足和支付记录。l备用金的使用必须有发票等原始凭证来证实该笔支出。发票应由备用金使用者的审核人的签字。在某些情况下，备用金的支付必须得到事先批准。l内部审计人员或其他独立的职员应不定期地清点备用金。l当备用金余额在规定数以下时，备用金保管人可将已支付凭证交会计部门。会计部门批准后，交出纳部门按定额补足该备用金。作为补足备用金的付款凭证，作为补足备用金的付款凭证，应予注销，不能还到备用金保管人处。应予注销，不能还到备用金保管人处。l各备用金的余额应定期与控制该备用金的总账余额相核对。银行专户备用金银行专户备用金l含义：含义：可替备用金使用人在银行开设备用金专户。l要点：要点：企业书面告知银行，专户存款时只能以企业开出的补足备用金支票为依据，防止经常性的现金收入流入账户。专户取款时只能由企业指定的备用金使用者才能提取，防止非备用金使用者提取该现金。(2)支票支出支票支出l控制要点：控制要点：l所有支票必须预先连续编号，空白支票应存放在安全处，严格控制，妥善保管。具有权力签署支票者不能保管空白支票。l每项支票支出，都必须经过指定的支票签署者的审批并签发。支票签署者通常需要得到董事会的投票同意。在某些情况下，可采用支票会签制度。l支票会签制度的问题：支票会签制度的问题：l支票会签制度要求支票会签制度要求签署者必须独立审核支票及其附属凭证：但是，每个签署可能会认为其他签署者会审核原始凭证和支票而草率签字，结果可能每个签署者均没有认真审核原始凭证和支票。u支票签署中的职务分离支票签署中的职务分离p具有资格签署支票者，不能同时填写支票、编制付款凭证，以保证已签发的支票只能用于某项被批准的应付款项上和保证该签发的支票被记录在银行存款日记账上。p已签署的支票应由支票签署人保管，直至支票由签署人或其授权的其他职员寄出或递交给受票人为止，绝对不可再退交给编制支票的职员保管。p支票签署者应受到熟悉业务的其他职员定期的检查。l每项支票支出，都必须有经核准的发票或其他必要的凭证作为书面证据。u在支票上应明确地写明受款人和金额，并应与相应的应付凭证进行核对。严格禁止无受款人和金额的支票。u已经作为签署支票书面证据的有关凭证，应于签署支票后，加盖“已付讫戳记，以防它们被用来作为重复付款的凭证。l任何有文字或数字更改的支票应予作废。作废的支票必须加盖“作废戳记，防止被再使用。并且应和其他支票存放在一起，按顺序号加以留存。l所有已经签发的支票，应于当日及时记入银行存款日记账中，并应定期与应付款或其他总分类账借方进行核对。5银行存款控制制度银行存款控制制度l(1)所有银行存款户的开设需有正式的批准手续，有时需要董事会的批准。同样，某一银行存款户的终止也需得到正式的批准。l(2)负责核对银行对账单调节和银行存款账面余额的职员不能同时负责现金收入、现金支出或编制收付款凭证业务。l(3)负责银行对账单调节的职员应直接从银行取得银行对账单，并就银行存款账同银行对账单进行核对调节。核对时，不仅应注意银行对账单的日期和金额，而且还应检查支票的签署和背书情况。