《应用文写作培训》PPT课件.ppt

简单应用文写作 专业管理部 张欣 目录 概念 特点 常用应用文写作 应用文写作的基本技巧 一、概念 应用文又叫实用文，是以实际应用为 目的，为人们处理公私事务时常用的一种 文体，是行政管理的一种手段，是社会交 往的一种工具。 二、特点 应用文具有广泛性、实用性、规范性 （程式性）、时效性和授意性与受意性 （工具性）等特点。 三、常用应用文写作： 通知 通报 请示 申请 启事 声明 公示 公告 通告 海报 报告 会议记录、 会议纪要 概念： 通知是我们工作中最常用的一种文书类型， 适用于批转下级机关的公文，转发上级机 关和不相隶属机关的公文，发布有关规章， 传达要求下级机关办理和需要有关单位周 知或者执行的事项，任免和聘用人员。具 有知照性和通用性。 通知 格式：由标题、正文和落款构成。 标题：除极简单的事只写 “ XX通知 ” 外 （如会议通知、停电通知等），一般都应 在通知前加上发文机关和事由，便于尽快 了解通知的主要内容。有的还要加 “ 紧 急 ” 、 “ 重要 ” 、 “ 补充 ” 等字样。 主送对象：受通知的对象一般要写全。 正文：要交代发文的原因、意图、目的， 通知的什么事情，有哪些具体要求和意见， 受文单位应如何办理。正文大体可分为总 分条文式、归纳式、篇段合一式。 落款：正文右下方注明发文机关和成文日 期。 会议通知 会议通知的写法比较简单、灵活，写 清开会的原因、目的、会议名称、主要议 题、到会人员、会议报到时间和地点、需 要准备的材料等。机关内部小型会议通知 在单位内张贴或广播，只写清时间、地点、 到会人员和议题就行了。 通 知 生产部、品管部： 目前在公司内经常发现有员工将口罩带出车间，随意乱扔的现 象，极大影响了公司环境的整洁和卫生。为了深入推进 6S工作， 给大家一个干净、整洁、舒心的环境，确保公司良好的工作氛围， 要求各位在离开车间前把口罩放在更衣间的垃圾箱内，严禁随意 带出或乱扔，若有违反，将给当事人处以 50元 /次罚款。 特此通知！ 专业管理部 二 一 年三月三十日 通报 通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、 传达重要精神或交流重要情况的一种下行 公文，一般分表彰通报、批评通报和情况 通报。 标题。大致有四种类型：一是发文机关的 名称、是由和文种组成，二是事由和文种 组成，三是由发文机关和文种组成，四是 只有文种 “ 通报 ” 做标题。 正文：分直述式和转述式写法，材料务求 真实、准确。表彰的典型要有普遍意义， 批评的典型要有典型性，针对性不强，普 遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教 育作用，对工作没有指导性，宁可不发。 落款：注明单位和日期。 表彰性通报包括先进事迹、评价、表彰决 定、希望和要求四部分。 批评性通报除批评处理错误外，还要着重 从中吸取教训，引起有关方面警觉，防止 类似事件再发生。 情况通报多为一事一报，灵活自如，因文 而定。主要是据实反映情况，分析问题， 针对问题提出要求和希望。 国务院办公厅关于 省 市 县 擅自停课组织中小学生参加 迎送活动的通报 1999年 12月 5日， 省 市 县举行 高速公路在本 县通车仪式， 县主要领导擅自决定，让本县部分中、小学校 停课参加通车仪式，近千名中小学生在风雪天等候长达二小时， 致使部分中小学生生病，学生家长和群众极为愤慨，致信中央要 求坚决制止此类现象。 中小学校依照国家规定建立有严格的教育 教学秩序，这是教育教学质量的保证，任何单位和个人都不能随 意破坏。现在一些地方的个别领导利用自己的权力，动辄调用中 小学生为各种会议、考察、参观、访问甚至商业性典礼搞迎送或 礼仪活动，有些地方还因此发生了严重的安全事故，造成极恶劣 的社会影响。 县发生的问题，已不只是一般的形式主义，而 是官僚主义，严重脱离群众，此类不良风气必须坚决予以制止。 各地区、各部门以及各级领导干部，要高度重视这一问题并从中 吸取深刻的教训，切实增强群众观念，杜绝此类事件再度发生。 中小学生是祖国的未来，他们的学习和活动安排，要有利他们的 学习和身心健康。今后各地区、各部门都必须严格执行国家的有 关法规和规定，不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送 或 “ 礼仪 ” 活动，如确有必要组织的，须报经省级教育行政部门 批准。 国务院办公厅 （盖章） 一九九九年十二月二十日 3、请示 定义：用于向上级机关请求批准或指示的 一种上行公文。凡是下级无权解决、无力 解决及按规定要经上级决断的问题必须向 上级行文请示。 格式 标题：发文单位 +事由 +文种，不能将文种 误写成请示报告、报告或申请，一般写成 “ 关于 XXX的请示 ” 。 主送机关：一般只写一个主送机关，若同 时要送其他机关应抄送。一般不要写给领 导个人名字。 正文：一般由请示原因、事项和结语组成。请 示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、 依据，不宜太多太长。请示事项是重点，请求 上级机关给予指示、批复、答复的具体事项， 所提建议和要求要切实可行，一般应写 “ 拟 ” 怎么办。请示结语常用 “ 妥否，请批复 ” 、 “ 特此请示，请予批准 ” 、 “ 请批准 ” 、 “ 请 审批 ” 、 请指示 ” 等，不要用 “ 可否（妥否、 当否），请批准 ” 不合逻辑的用语作结。 落款：发文机关和日期 请示写作要注意一文一事，切忌把几件事 写在一起，制发时要注意各方面协调，不 宜多头主送、多级主送，一般送直接上级， 不得越级上报。越级时要抄送被越过的上 级。不得抄送下级。正式印发的请示应在 文头注明签发人、会签人姓名。 关于出租车提前更新的请示 XXXX: 由于我公司出租车使用时间过长 ,车 况不佳 ,且合同时限已到 .,因集团与出租 车相关管理部门的审核需要一定的时间 , 新车预定需要时间 ,现特请示提前更新我 公司使用的出租车 . 以上意见当否 ,请审核批复 . XXXXXXXXXX公司 二 00八年 X月 X日 批复：用于答复下级请示事项的一种下行 文书，包括标题、主送机关、正文和落款。 正文中批复对象要针对请示单位，批复事 项要明确，直截了当，不同意的要表明态 度和观点理由。结语一般 “ 特此批复。 ” 请批函：指向平级或不相隶属的业务主管 部门制发的请求批准函。 商洽函：平行单位之间商洽工作、联系有 关事宜的函。 询问答复函：上下级之间相互询问答复处 理有关具体问题的函。不宜用指示、通知、 批复、报告、请示等较正式公文时一般用 函。 4、申请书 概念 申请书是因为业务或工作需要，按 规定完成法律程序，向上级或职能部门、 管理机构、组织、社团说明理由，提出请 求，要求批准或帮助解决问题的专用书信。 格式 （ 1）标题 有两种写法，一是直接写 “ 申请书 ” ，另一 是在 “ 申请书 ” 前加上内容，如 “ 入党申请 书 ” 、 “ 调换工作申请书 ” 等，一般采用第二 种。 （ 2）称谓 顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。 （ 3）正文 正文部分是申请书的主体，首先提出要求， 其次说明理由。理由要写得客观、充分，事项 要写得清楚、简洁。 （ 4）结尾 写明惯用语 “ 特此申请 ” 、 “ 恳请领导 帮助解决 ” 、 “ 希望领导研究批准 ” 等， 也可用 “ 此致 ”“ 敬礼 ” 礼貌用语。 （ 5）署名、日期 个人申请要写清申请者姓名，单位申请 写明单位名称并加盖公章，注明日期。 关于电脑的配备申请 尊敬的领导： 您好！ 现因工作需要，申请配备一台电脑，主要原因如下： 1.我目前的工作主要负责：新编程序文件、开展质量管理体系审 核，编制审核用表格、报告等材料；要完成对客户审厂报告的回复； 开展公司有关认证方面的工作时，需要与认证公司沟通、联系，获取 相关资料；接收并完成客户需求的供应商调查表。这些工作都需要用 电脑来完成。 2.目前开展这些工作时一般都是借用别人电脑，然而上班时每个人 的电脑都有自己的用途，所以很多工作在正常上班时间没法完成，无奈 之下只能趁别人下班不用电脑时去做，对于工作的有效完成造成极大影 响。为了提高工作效率，更好地开展工作，申请给个人配备一台电脑。 特此申请，恳请领导批准。 申请人： 时间： 5、启事 定义：机关、单位、团体需要公开向大家 说明某件具体事情，或希望公众协助办理 某项具体事务而使用的应用文。 启事可以处理公、私事，不便以通告、公 告等公文文种行文时，就采用启事。如招 领、寻人、寻物、征订、征文、征房、招 工、招聘、迁址、更名、改期、更正、开 业、停业等事项。启事不如公告类公文具 有较强的约束力和强制性，多具祈求性、 商洽性和周知性。 标题：常以事由 +文种为题，也有直以事 由或以文种为题。不能错写成 “ 启示 ” 。 正文：写明启事内容，告诉大家什么事， 需要大家帮什么忙，原因、目的、要求等， 结尾可写特此启事、此启，或不写。 落款：启事单位、时间，加章。 语言注意：表述要明确、周到，语言要得 体，祈求性的启事要真挚有礼，寻物启事 要写清特征，而招领启事则要笼统含糊， 以便认领核对。 6、声明 定义：机关、单位、团体为维护自身权益 对重大事件、重要问题表明立场、观点、 态度或主张而发表的一种公文。 一种是政府外交专用的声明，如 外交部 声明 ，也要两国联合声明。另一种是机 关、企事业单位均可使用的通用声明，如 宣布重要证件、支票、公章作废的声明。 标题：常用单位 +事由 +文种 正文：首先要简要交待事件或问题的事实 情况，让公众知晓，然后就有关事件或问 题公开表明立场、观点、态度或发表主张， 最后提出为制止事件继续发展而采取的措 施、办法。 落款：单位、时间。标题已发单位的可不 写单位，只签署法人代表职务、姓名，有 的联署法律顾问姓名。 7、公示 定义：领导机关或机关、单位、团体领导 机构，需要作出涉及某项决策、人事任免、 组织处理或安排等要事项的决定，在事前 征示一定范围公众意见的一种周知性公文。 如 干部任前公示 。 标题：最好不省略，而要按三要素写清楚。 正文：一是公示缘由，二是公示事项，三 是公示要求，便于群众反馈。公示时间一 般是 7-15天。 落款：单位和时间，加章。 8、公告 定义：向国内外或社会发布重要事项或者 法定事项时所使用的一种公文文种。公告 通常是国家机关使用，而企事业单位一般 用通告、启事对不良事和人的处理则常用 布告、告示。 9、通告 定义：在一定范围内公布应当遵守或周知 事项的一种公文。具有通知和告知性，也 具有行政约束力和法律效力。 标题：事由 +文种 正文：一要简明，重要事项要写清相关法 律、政策依据和奖惩办法。二要注意行文 语气，一般事项带有要求协助语气，特殊 事项具有强制性，语言要严肃庄重。 公告、通告、启事的联系与区别：三者都 是公开发表示的告知性文书，都可在公共 场所 “ 公告栏 ” 内张贴，但公告级别最高， 范围最大，一般是国家机关发布；通告一 般具有纪律、法律约束力；启事级别最小， 使用灵活，适用性强，不具强制性。 10、海报 定义：机关、单位、团体向公众公布有关 文化、艺术、体育、科技、学术和展览等 方面活动消息的文书。凡此类消息不宜用 启事、广告、通知的就用海报，公布商品 消息、其他事项由不宜用海报。 标题：如海报或球讯、电影消息、演出海 报，可以配以图画，字体活泼多变。 正文：写明活动内容、时间、地点、主办 单位、参加人员、参加方式和注意事项。 落款：若已写入正文中可省略。 特点比较灵活，可以配图，巧妙设计，新 颖活泼，字体、颜色都可变化；可用修辞， 但不能乱吹。 11、报告 定义：用以向上级机关汇报工作、反映情 况、答复询问的一种上行公文。一般分工 作报告、情况报告、答复报告、报送报告。 标题：发文机关 +事由 +文种 主送机关：力求单一 正文：由报告缘由、内容、结语构成。内 容是重点，依靠事情的发展变化脉络、认 识处理问题由浅入深来写。也可按基本情 况、经验、教训或问题、改进意见或建议 来写。不能夹带请示事项。结语一般以 “ 特此报告 ” 、 “ 请审阅 ” 等，也可不写。 落款：写明机关和日期。 综合性报告要注意处理好点与面、事与理、 详与略的关系。专题报告一文一事一报， 专题总结工作经验或教训，可以工作中期 写，便于反馈情况。 工作报告：向上反映经常性的工作情况， 包括基本情况、主要成绩、经验体会、存 在问题、基本教训和今后意见等，根据实 际情况各有侧重。 情况报告：常用于向上汇报偶发性的灾害、 事故、案情、敌情和重要社情、民情、商 业行情，或督促办理、检查某工作，举办 重大活动、会议，对某项工作失误和问题 进行检讨和反思等等。 答复报告：针对性强，有问必答，答其所 问，以示负责。 报送报告：向上报送工作，极为简单。 议案：用于各级人民代表按照法律程序向 同级人民代表大会或人民代表大会常务会 提请审议的事项。 提案：是政协委员的专用文种。一般有正 式的格式纸。 12、会议记录、会议纪要 会议记录是开会的过程中由专门记录 人员把会议的基本情况、研究和讨论的问 题、报告和发言的内容、形成的决议和各 方面的意见，如实记录下来的书面材料。 要求真实笔录，作为分析会议、研究会议 精神的依据，是撰写会议纪要、会议简报、 会议总结报告的基础，是检查工作备查资 料。 标题：单位 +事由 +名称 会议组织情况：时间、地点、出席人、缺 席人、列席人、主持人、记录人。 记录时把握三点：一是记载会议中争议的 问题时应将争议的观点的详细记录；二是 关键问题、要害问题要详细记录；三是最 重要发言人或主持人的归结性发言要记录 清楚。学习速记，用自己的话记，忠于原 意，字迹清楚。结束后要请主持人与记录 人签名，以示负责。 会议纪要是记载和表达会议主要精神和议 定事项的公文文体。有五个特点，适用对 象的特定性，撰写内容的纪实性，表达方 式的纪要性，作用范围的特定性，行文用 语的规定性。 会议纪要是记述会议成果的，纪会议之 “ 要 ” ，在分析综合之后提炼 “ 要 ” 。一 般用 “ 会议讨论了以下几个问题 ” ，与会 同志认为，会议提出、会议指出、会议决 定、会议强调、会议要求、会议号召之类 语言。 应用文写作的基本技巧 1、应用文写作特点：写作主体的服从性、被动 性，不能随意创作，任意发挥；写作活动的群 体性，文章不是代表个人，而是代表集体；写 作过程的及时性，来得快，发得快；构思行文 主要运用逻辑思维。写作时，要顾全大局，吃 透两头，坚持实事求是，一切从实际出发，依 法行文。应用文要注意接受对象的求实、求新、 求尊、求近、求简、求知、求利等心理特点。 2、应用文标题：除法规、规章加书名号， 一般不用标点符号。可加引号。公文式标 题 “ 关于 ” 的用法，表求对事由在中心词 语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，与 事由部分组成介宾结构，大多数情况下不 能省略。标题常用黑体或宋体，字号在三 号至二号之间。 3、应用文的开头：概述情况；说明根据， 常用 “ 根据 ” 、 “ 遵照 ” 等领起；介绍目 的，常用 “ 为了 ” 、 “ 为 ” 等领出下文； 交代原因，常用 “ 由于 ” 、 “ 因于 ” 、 “ 鉴于 ” 等；阐明观点；表明态度；提出 问题；慰问祝贺；引述来文；列序号开头 等。 4、应用文正文结构层次：第一层为 “ 一、 ” 第二层 “ （一） ” ，第三层为 “ 1.” ，第四层为 “ （ 1） ” ，第五层为 “ ” 。正文字体一般为三号仿宋体字， 行距一般在 25-35磅。用纸国际上通用 A4 纸，党委机关常用 16开纸。页边距左右常 留 28mm,上下常留 25mm。页码常选 “ 1” 、 “ -1-” 。 5、应用文结尾：收篇点题；提出希望； 强调说明；表示祝贺、慰问；自然作结。 6、应用文落款：单位名称要写全称，或 者规范化的简称，标题下有签注的则不落 款。日期可用 “ 二 八年三月十日 ” 、 “ 2008年 3月 10日 ” ，用文件头发的公文 只用能前一种。常见错误 “ 二 00八年三月 十日 ” 中的零用阿拉伯数字 “ 0” 或英文 字母 “ O” 代替。有些规章、命令、契约 式的应用文，下发时落款单位下一行还要 写明签署领导人职务和姓名，如 “ 县长 XXX” 、 “ 厂长 XXX” 。 7、应用文盖章：一种是单一发文的印章， 盖章就代表单位，因此不再打单位名称， 将章直接盖日期上。讲究 “ 上不压正文， 下骑年盖月 ” ，不得采用 “ 此页无正文 ” 的写法盖章。另一种是联合发文印章，相 互不交叉，不相切，不远离。 8、应用文的表达方式：常用说明、叙述、 议论三种。 说明分为定义说明、释义说明、分类说明、 举例说明、比较说明、引用说明等。议论 由论点、论据、论证三要素构成，有例证 法、引证法、对比法、因果法、反证法。 叙述分为顺叙、倒叙、插叙三种。 9、应用文的语言：常用专用语，分为开 头语、称谓语、经办时态语、引述语、期 请语、征询语、期复语、表态语、综述转 接语、结尾语等。介词短语，表对象范围， “ 对 ” 、 “ 向 ” 、 “ 关于 ” 等；表目的， 如 “ 为 ” ；表根据，如 “ 依据 ” ；表时间， 如 “ 当前 ” 等。数字术语，准确、科学， 注意增、减的表达，确数和约数的区分， 以阿拉伯数字为主。模糊语言，如 “ 基本 上 ” 、 “ 大多数 ” 等。 “ 的 ” 字短语，在 规章中常用，如 “ 情节严重的 ” 。 Thank you!