报告之撰写与口头报告

報告之撰寫與口頭報告張明寮 前言n研究報告無論是口頭或書面報告都很重要，尤其是高階主管往往並不能完全清楚地知道研究者在進行研究的辛苦，研究結案報告是主管唯一能看到的研究努力的部份。n研究報告之撰寫跟口頭報告需要清楚呈現重要發現與結論，並在短時間清楚傳遞這些訊息。 書面報告n技術性報告n管理性報告n學術性論文 技術性報告技術性報告的大綱致如下：n序文n緒論n研究方法n研究發現n結論 n附錄n參考文獻 管理性報告管理性報告的大鋼大致如下：n序文n緖論n結論n研究發現n附錄 學術性論文學術性論文的格式大致如下：n研究動機與目的n文獻查考（或文獻檢討）n研究方法n研究發現n結論 n參考文獻 研究報告之種類(1/3)n問題明確的報告n這種報告通常是研究計畫之初，研究者與管理階層已經確認所要研究的問題，同時，研究結果的行動準則也已確立，因此，其重點往往是簡潔、清楚地把行動準則與研究結果給傳遞出來，並且根據行動準則說明公司的下一步驟應如何。 圖8-1 問題明確報告的架構 研究報告之種類(2/3)n探索性問題報告n此類報告並沒有清楚的行動準則，只是大方向的研究目的，在撰寫報告時，應先瞭解研究的主要目的有哪些，然後再針對這些目的撰寫研究報告。 n如果報告撰寫者不清楚管理階層有興趣的主要議題是哪些，則應私底下和這些管理階層事先溝通，試探他們最想知道的訊息，以便在撰寫時能突顯此問題的答案。 圖8-2 探索性問題報告的架構 研究報告之種類(3/3)n技術性報告n是研究人員之間資訊的分享，主要是以技術目的為主，或者是研究與研究間接續的說明。n技術性報告撰寫方式會比較詳細，同時，也會對目前技術的限制以及建議提出檢討，以便下次執行研究時能夠避免走入已經發現不適當的研究方法。 圖8-3 技術性報告的架構 研究報告內容的順序n簡介n應該先就研究計畫的相關背景資料、研究方法和相關行動準則做一些說明。n管理意涵的結論 n一開始就應該做一個研究結論與意涵，讓讀者清楚地知道研究結論的管理意涵。n數據圖表說明n這個部份是要支持說明管理意涵的結論，撰寫時最好是用一對一的方式回答，也就是對每一研究結論做個別的說明。n附錄 n放置詳細的分析及圖表資訊。 圖8-4 語意差異法問題範例 圖8-5 用四象度的圖來表示消費者未被滿足的需求 研究報告撰寫的原則n瞭解讀者的心理n明確的結論與建議n完整但精簡n善用圖表n避免用艱深統計術語n資料是用來支持結論的 n行動準則不清楚時應在做研究時先溝通 圖8-6 產品概念測試數據摘要報表一 圖8-7 產品概念測試數據摘要報表二 圖8-8 線條圖範例 圖8-9 條狀圖範例 圖8-10 圓餅圖之範例 圖8-11 天然專櫃品牌的產品特性比較 口頭報告 1/3 n口頭報告的利益與內容： 口頭報告可提供以下的利益或機會：n更有效地傳遞研究的發現和建議。n向合適的主管提出報告，並使他們全神貫注聽取報告。 n澄清任何誤解之處。n推銷該項特定研究及一般研究功能的價值，也可推銷研究人員自己。n鼓勵做進一步的研究。 口頭報告 2/3 n口頭報告的大綱大致如下：n開場白n發現和結論n建議 口頭報告 3/3n視覺器材的使用： 在利用視覺器材時，應特別注意以下幾點：n利用幻燈片、投影片或圖表時，每次只能傳遞一項觀念。 n要無情地壓制詳情細節。n要確保有可運轉的裝備可用。n要預期裝備可能會臨時損壞，要準備好備用的燈泡或其他裝備。n要考慮房間的情況，使每一個聽者都能看得到。 口頭報告的注意事項n口頭報告的原則n好的開場白n主要目的是讓他們有興趣，甚至把結論做一個鋪陳， 讓聽眾有興趣繼續聽到第二部份。n清楚帶出研究結果數據，並解釋為何當初做此結論與建議。n實務上，口頭報告無法引起讀者有興趣的原因，常常是因為報告過程中的解釋太多。