采购方式及其各自优缺点

所谓采购方式是指企业在采购中运用的方法和形式的总称。从企业采购的实践来看，经 常采用的采购方式主要有招标采购和非招标采购两种。一招标采购招标采购是由需方提出采购招标条件和合同条件，由许多供应商同时投标报价。通过 招标，需方能够获得价格更为合理、条件更为优惠的物资供应。据中华人民共和国招标投 标法规定，招标方式分为公开招标和邀请招标。(一) 公开招标公开招标，也称竞争性招标，又可以分为国际竞争性招标和国内竞争性招标。公开招标 是由招标单位通过报刊、互联网等宣传工具发布招标公告，凡对该招标项目感兴趣又符合投 标条件的法人，都可以在规定的时间内向招标单位提交规定的证明文件由招标单位进行资格 审查，核准后购买招标文件，进行投标。1.公开招标的优点(1) 公平。公开招标使对该招标项目感兴趣又符合投标条件的投标者都可以在公平竞争 环境下，享有得标的权利与机会。(2) .价格合理。基于公开竞争，各投标者凭其实力争取合约，而不是由认为或特别限 制规定售价，价格比较合理。而且公开招标，各投标者自由竞争，招标者可以获得最具竞争 力的价格。(3) 改进品质。因公开投标，各竞争投标的产品规格或施工方法不一，可以使招标者了 解技术水平与发展趋势，促进其品质的提高。(4) .减少徇私舞弊。各项资料公开，办理人员难以徇私舞弊，更可以避免人情关系的影 响，减少作业困扰。(5) .了解来源。通过公开招标方式可以获得更多投标者的报价，扩大供应来源。2.公开招标的缺点(1) .采购费用较高。公开登报、招标文件制作和印刷，以及开标场所布置等，均需要花 费大量财力与人力；如果发生中标无效，则费用更大。(2) .手续繁琐。从招标文件设计到签约，每个阶段都必须经过充分的准备，并且要严格遵循有关规定，不允许发生差错，否则会造成纠纷。(3) .可能产生串通投标。凡金额较大的投标项目，投标者之间可能串通投标，作不实报 价或任意提高报价，给投标者造成困扰和损失。(4) .可能造成抢标。报价者因有现货急于变现，或基于销售或业务政策等原因，而报出 不合理的低价，可能造成恶性抢标，从而导致偷工减料、交货延期等风险。(5) .衍生其他问题。事先无法了解投标企业或预先没有进行有效的信用调查，可能会衍 生意想不到的问题。如倒闭、转包等。(二) 邀请招标，也称有限竞争性投标，也可以分为国际竞争性招标和国内有限竞争性 招标。邀请招标是由招标单位根据自己积累的材料，或权威的咨询机构提供的信息，选择一 些合格的单位并向其发出邀请，应邀单位在规定时间内向招标单位提交投标意向，购买投标 文件进行投标。1.邀请招标的优点。(1) .节省时间和费用。因无须登报或公告，时间和费用比较节省。已知供应商，又可以 节省资料搜集及规范设计等时间和费用，工作量可以大幅度减少。(2) .比较公平。因为是基于同一条件邀请单位投标竞价，所以机会均等。虽然不像公开 招标那样不限制投标单位数量，但公平竞争的本质相同，只是竞争程度较低而已。(3) .减少徇私舞弊现象。邀请投标虽然可以事先了解可能参加报价的单位，但仍须通过 竞争才能决定。因此可以减少徇私舞弊现象。2.邀请招标的缺点(1) .可能串通投标。邀请招标串通投标的机会比较大，很可能事先分配或轮流供应，而不能 做到真正竞价或合理报价。尤其当投标单位规模不一时，竞争能力势必有差异，可能出现弱 肉强食、被大企业操纵的局面。(2) .可能造成抢标。虽然投标单位报价竞标，但也很可能造成恶性竞标。有些投标单位 甚至先以牺牲押金的方式，以超低价格抢标，然后争取时效，在毁约重购时，谈妥串通投标， 获取更多利益。(3) .可能造成规格不一。因为可能由多家分配或轮流得标，所以供应的规格会有所差异， 以致影响生产效率，增加损耗，并使维修更加困难。三)两阶段招标我国招标投标法明确规定招标方式分为公开招标和邀请招标两种。但由于公开招标 和邀请招标都有自己的缺点，从而给采购活动带来了一定的风险，为减少采购方式带来的风 险，在实际操作过程中，还可以将公开招标和邀请招标两种方式结合起来，即两段招标。这 种方式一般适用于技术复杂的大型招标项目。招标单位首选采用公开招标的方式广泛的吸引 投标者，对投标者进行资格预审，从中邀请三家以上条件最好的投标者，进行详细报价、开 标、评标。二、非招标采购，非招标采购是指除招标采购方式以外的采购方式。达到一定金额以上的采购项目一般要求采 用招标采购方式，但在某些情况下，如需要紧急采购或者采购来源单一等，招标方式并不是 最经济的，需要采用招标方式以外的采购方式。另外，在招标限制以下的大量采购活动也不 需要采用招标方式。非招标采购方式很多，通常采用的主要包括议价采购、直接采购、定点 采购、和询价采购等。（一）.议价采购 议价采购是指基于专利或者特定条件，与个别供应商进行洽谈的采购。因为不是公开或当众 进行竞标，而是买卖双方面对面讨价还价，所以被称为议价。1.议价采购的优点 （1.）可以节省费用。议价采购不必登报、制作招标文件，只需明确主要规格及数量， 其他如交货期限、包装和付款方式等，均可以通过协商洽谈逐项决定。（2.）可以节省时间。公开招标或邀请招标，必须事先公告或通知，必须让投标单位有 准备的时间，开标后必须对所报的条款及价格计算方式等进行分析比较，对复杂项目进行审 查，或当参加的供应商众多时，大多无法当场决定。而议价则没有这种现象，可以节省大量 的时间。（3.）减少失误，增加弹性。议价可以逐项面对面的分别谈判，减少失误，也可以立即 更正，不必重新办理招标；若有变更规格或者品质的需要，也可以修改原定底价或不以最低 价格决标。（4）可以发展互惠关系。买卖双方可以利用交易行为，从事其他有利活动，如产品交换、市场推广、技术交流和人员互补等。2.议价采购的缺点。（1）以议价采购方式采购时，报价单位会“将本求利”，把物料生产的各项费用全部纳 入计算，并要求达到一定的利润标准，不像招标采购，在招标采购时供应商之间竞争激烈， 需求方可以获得最有竞争力的价格。（2）无法取得最新资讯。以议价方式采购，必须事先个别通知，而非公开征求，可能 有品质更佳，成本或价格更低的供应商，未能获悉。（3）容易滋生徇私舞弊现象。议价采购由采购双方秘密协商，容易受到对方利诱，或 受到特殊关系的干扰，作出不当的决策。（4.）技术难以改进。由于参加报价的供应商有限，因此难以对技术水平进行广泛的比 较，无法取得最优的技术改进。（二）直接采购。 直接采购是指在特定的采购条件下，不进行竞争而直接签订合同的采购方法。它主要 适用于不能或不适合进行竞争性招标、竞争性优势不存在的情况。例如，有些货物或服务具 有专卖性质，只能从一家制造商或承包商获得。（三）定点采购 定点采购一般是通过招投标确定定点供应商，期限基本上是一年，在这一年里，所确定 的采购设备、货物或服务，按照日常提出的供货或服务需求，由定点供应商根据合同规定进 行供货或服务、定期结算和支付。1.定点采购的优点：工作量较轻，一次采购，长期供货，采购效率较高，支付也比较方 便。2.定点采购的缺点： （1.）市场竞争力差，一年只组织一次，不容易受到广大潜在供应商的注意 （2）不容易控制价格和浮动，尤其是在市场经济活动中，变化因素很多，不易掌握。（3）供应商容易受到利益驱动，一旦中标，就不再争取好价格和好的服务，仅仅停留 在招标时的水平上。（四）询价采购询价采购是指采购组织向国内外有关供应商发出询价单让其报价，然后在报价的基础上进行比较并确定中标供应商的一种采购方式。1. 询价采购的优点：可以根据多种采购内容和需求，灵活组织采购，而且采购批次多，容易形成一个竞争市场。通过不断的公开询价和邀请询价，以简便的报价方法，可 以长期吸引供应商踊跃参加，使采购方可以不断的得到较好的价格和服务，采购的 效果比较明显。2. 询价采购的缺点：由于采购频繁，工作量较大，采购供货周期受到制定询价条件、 报价、评审选择、签订合同和组织供货等环节流转的影响，采购周期相对定点采购 来说显得比较长，采购的效率不易提高，供货和使用要求时常受到影响。总结：在采购活动中，选择合理的采购的方式是至关重要的。能否降低在采购过程中所 花费的成本，降低采购的风险，依赖于采购方式的选择。采购制约着项目产品销售工作 的质量，制约着项目研发工作的质量，决定着项目最终产品周期的速度，关系到项目经 济效益的实现程度，做好采购可以合理利用物质资源，可以沟通经济联系，洞察市场的 变化，从而在激烈的市场中占据有利地位，这全依赖于采购方式的选择。分析采购方式 的优缺点能够让我们在进行采购方式中趋利避害，做到最好的权衡。