全国NVQ《企业行政管理》培训讲义

NVQ企 业 行 政 管 理（ 二 级 ）课 程 讲 义OSTA中 英 职 业 资 格 证 书 合 作 项 目 办 公 室 第 二 单 元 ： 设 备 、 材 料 、 服 务 与 供 应 标 准 与 大 纲 ： 计 划 课 时 ： 10.5 各 类 办 公 设 备 的 范 围 和 功 能 ， 操 作 方 法和 一 般 维 护 ； 邮 件 室 的 专 有 设 备 与 维 护 ； 发 送 邮 件 的 各 种 服 务 以 及 其 适 宜 范 围 ； 选 择 货 物 或 服 务 供 应 商 的 理 由 ， 包 括 费用 、 方 便 性 、 送 货 方 式 和 可 靠 性 等 因 素 ； 办 公 用 品 和 易 耗 品 的 范 围 及 其 存 储 ； 遵 循 操 作 规 范 使 用 设 备 并 注 意 安 全 第 二 单 元 ： 设 备 、 材 料 、 服 务 和 供 应 中 心 思 想 ： 熟 悉 现 代 办 公 设 备 的 使 用 与 维 护 ， 提 供 最 佳 的 投 递 邮 件 的 服 务 ， 学 会 办 公 用 品 的 采 购 与 存 储 。 仔 细 学 习 本 章 后 ， 你 应 该 能 够 ： 陈 述 以 下 设 备 的 功 能 、 优 点 、 操 作 和 一般 维 护 方 法 ： 复 印 机 、 传 真 机 、 电 信 设备 （ 包 括 电 话 答 录 设 备 ） 、 寻 呼 机 和 移动 电 话 、 多 功 能 设 备 （ 联 合 使 用 ） 、 计算 机 、 文 字 处 理 机 和 打 字 机 、 装 订 和 压膜 设 备 ； 了 解 邮 寄 室 的 专 有 设 备 和 服 务 功 能 ； 辨 别 投 递 邮 件 的 各 种 服 务 和 其 适 用 范 围 ； 不 同 供 应 商 的 选 择 ； 说 明 办 公 室 中 需 要 的 办 公 用 品 和 易耗 品 的 范 围 ；说 明 办 公 室 易 耗 品 和 打 印 器 材 所 要求 的 贮 存 ， 如 何 综 合 考 虑 安 全 和 费用 ；说 明 发 现 、 报 告 和 记 录 设 备 发 生 故障 而 请 求 修 理 时 应 采 取 的 行 动 ； 说 明 在 使 用 设 备 时 应 遵 守 的 安 全 操作 规 程 主 要 内 容 ： 一 、 办 公 室 常 用 设 备 的 主 要 功 能 （ 教 材2.1） 二 、 办 公 室 邮 件 设 备 与 邮 政 服 务 （ 教 材2.2、 2.3） 三 、 办 公 用 品 的 采 购 与 存 储 （ 教 材 2.4、2.5、 2.6） 四 、 办 公 设 备 的 维 修 与 安 全 （ 教 材 2.7、2.8） 设 备 、 材 料 、 服 务 和 供 应常用设备 邮件与邮政 采购与存储 维修与安全 一 、 办 公 室 常 用 设 备 的 主 要 功 能办公设备 复 印 机固 定 电 话移 动 电 话计 算 机打 字 机 传 真 机寻 呼 机通 讯 设 备文 字 处 理 器装 订 设 备 讲 授 内 容使用功能 优点缺点 操作方法 设备维护 一 、 办 公 室 常 用 设 备 的 主 要 功 能（ 教 材 2.1）1、 办 公 室 复 印 机 、 传 真 机 的 使 用功 能 、 操 作 方 法 与 维 护复 印 机传 真 机 2、 固 定 电 话 系 统 的 使 用 功 能 、操 作 方 法 与 维 护电 话 总 机电 话 机答 录 机 3、 寻 呼 机 、 移 动 电 话 和 多 功能 通 讯 设 备 的 使 用 功 能 、 操 作方 法 与 维 护寻 呼 机 、移 动 电 话 、多 功 能 通 讯 设 备 4、 计 算 机 、 文 字 处 理 器 、 打 字 机和 装 订 设 备 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法与 维 护 计 算 机 文 字 处 理 器 打 字 机 装 订 设 备 一 、 办 公 室 常 用 设 备 的 主 要 功 能 （ 教 材2.1）1、 办 公 室 复 印 机 、 传 真 机 的 使 用 功 能 、 操作 方 法 与 维 护（ 1） 、 复 印 机 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法 、 一般 维 护 和 注 意 事 项复 印 机 的 功 能 ：操 作 方 法 ：一 般 维 护 原 理 ：一 般 注 意 事 项 ： （ 2） 、 传 真 机 的 使 用 功 能 、 特点 、 操 作 方 法 及 一 般 维 护 传 真 机 的 使 用 功 能 ： 传 真 机 的 特 点 ： 传 真 机 的 操 作 方 法 ： 传 真 机 的 一 般 维 护 作 业 2 1 联 系 一 或 两 家 办 公 设 备 公 司 ， 索 取 办 公 室 设备 目 录 ， 收 集 一 些 普 通 传 真 机 的 检 索 和 高 级传 真 机 的 资 料 。 列 出 每 一 种 传 真 机 的 功 能 。 答 案 传 真 型 号 功 能 描 述 备 注 CanonFax-B155 发 送 速 度 ： 约 6秒 /页 ； 打 印 速 度 ：2页 /分 钟 ； 最 大 原 稿 尺 寸 ： A4； 供 纸 道 容 量 ： A4 约 100张 ； 自 动 输 稿 器 ： A4约 20页 普 通 传 真 机CanonFax-L250发 送 速 度 ： 约 6秒 /页 ； 打 印 速 度 ： 4页 /分 钟 ； 最 大 原 稿 尺 寸 ： B4； 供 纸 道 容 量 ： 250张 ；自 动 输 稿 器 ： A4 30页 ； B4 20页 ； 存 储 器 容 量 ：672K 高 级 传 真 机 2、 固 定 电 话 系 统 的 使 用 功 能 、 操作 方 法 与 维 护（ 1） 、 电 话 总 机 的 使 用 功 能 电 话 总 机 主 要 分 为 两 种 ： （ 1） PBX是 专 用 小 型 交 换 机 。 这 种 类 型 的电 话 总 机 操 作 板 有 一 名 接 线 员 ， 其 工 作 就是 接 听 电 话 ， 并 转 接 到 适 当 的 分 机 号 码 。接 线 员 也 经 常 接 入 或 接 出 工 作 人 员 的 外 线电 话 。 （ 2） 多 线 或 按 键 电 话 系 统 ， 并 能 在 任 一 分机 上 回 答 来 电 。 PBX是 专 用 小 型 交 换 机 。 多 线 或 按 键 电 话 系 统 ， 并 能 在任 一 分 机 上 回 答 来 电 （ 2） 、 电 话 机 的 使 用 功 能 、 操 作方 法 与 维 护 电 话 机 的 使 用 功 能 有 ： 呼 叫 限 制 。 呼 叫 转 送 。 呼 叫 记 录 。 数 字 声音 应 答 。 不 同 的 铃 声 。 暂 停 等 待 （ 秘 密 工具 ） 。 分 机 锁 定 。 免 提 。 中 断 。 信 息 待 用指 示 器 。 等 待 音 乐 。 重 拨 。 电 话 会 议 。 转接 。 电 话 留 言 。 （ 3） 、 答 录 机 的 使 用 功 能 、 操作 方 法 与 维 护 答 录 机 与 电 话 机 相 连 ， 通 过 事 先 录 制 好 信 息 ，使 呼 叫 者 在 一 天 的 任 何 时 候 都 可 以 留 言 。 使 用 功 能 有 ： 使 用 方 法 有 ： 等 到 预 先 录 制 的 信 息 结 束 ， 在 特殊 的 提 示 音 之 后 立 即 讲 话 ； 清 楚 地 说 出 你 的 姓名 和 你 的 单 位 的 名 字 ； 给 出 你 留 言 的 日 期 和 时间 ； 详 细 说 明 给 谁 留 言 ； 拼 写 不 常 见 的 词 ， 特别 是 姓 名 和 地 址 ； 缓 慢 重 复 信 息 中 的 数 字 ； 保持 信 息 简 洁 ； 挂 断 之 前 ， 对 你 所 留 言 的 人 说 谢 谢 或 其 它 礼 貌 用 语 。 3、 寻 呼 机 、 移 动 电 话 和 多 功能 通 讯 设 备 的 使 用 功 能 、 操作 方 法 与 维 护 （ 1） 寻 呼 机 的 使 用 功 能 及 优 缺 点 （ 2） 移 动 电 话 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法 与维 护 （ 3） 多 功 能 通 讯 设 备 使 用 功 能 和 优 缺 点 多 功 能 设 备 是 多 种 功 能 联 合 使 用 的 办 公 设 备 ，主 要 有 传 真 机 、 个 人 计 算 机 等 。 与 单 一 功 能 设备 比 较 ， 多 功 能 设 备 的 优 点 是 ， 总 成 本 低 ， 办公 室 占 地 空 间 小 。 其 缺 点 是 更 新 和 维 修 费 用 高 。 4、 计 算 机 、 文 字 处 理 器 、 打 字 机 和 装 订设 备 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法 与 维 护 （ 1） 计 算 机 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法 与 维护 计 算 机 是 办 公 设 备 的 一 种 ， 包 含 计 算 机硬 件 和 办 公 软 件 。 硬 件 包 括 ； 输 入 数 据的 键 盘 和 鼠 标 ， 处 理 数 据 的 主 机 ， 存 储数 据 的 硬 盘 和 软 盘 ， 以 及 产 生 数 据 的 显示 器 和 打 印 机 。 软 件 包 括 ； 数 据 库 、 电子 表 格 、 文 字 处 理 、 财 务 、 桌 面 出 版 、绘 图 、 电 子 邮 件 、 日 常 记 录 和 集 成 软 件等 。 计 算 机 设 备 和 磁 盘 （ 2） 、 文 字 处 理 器 的 使 用 功 能 、操 作 方 法 与 维 护（ 3） 使 用 打 字 机 的 原 因 和 主 要 功能（ 4） 装 订 设 备 的 使 用 功 能 、 操 作方 法 与 维 护 作 业 2 3 使 用 文 字 处 理 器 准 备 包 括 以 下 信 息 的“ 通 知 ” 。 要 求 使 用 不 同 的 字 体 ， 下 划线 和 加 粗 强 调 重 要 内 容 ， 并 打 印 一 份 。然 后 在 “ 通 知 ” 周 围 加 边 框 线 在 打 印 一份 。 与 其 他 学 员 所 作 比 较 ， 判 断 哪 一 个更 好 。 将 在 HENRYS PIZZA HOUSE，QUAYSIDE BUILDING 举 行 圣 诞 节 晚会 ， 时 间 是 12月 9日 晚 7点 。 是 否 参 加 ，请 告 诉 67号 房 间 的 CHRIS BANKE。 答 案 圣 诞 晚 会 地 点 ： Henrys Pizza House, Quayside Buildings 时 间 ： 12月 9日 晚 7点 是 否 出 席 ， 请 通 知 67号 房 间 CHRIS BANKS 圣 诞 晚 会 地 点 ： Henrys Pizza House, Quayside Buildings 时 间 ： 12月 9日 晚 7点 是 否 出 席 ， 请 通 知 67号 房 间 CHRIS BANKS 教 学 方 法 ：教 师 讲 课 ；情 景 练 习 ； 把 学 生 分 为 两 组 ， 其中 一 组 为 “ 复 印 组 ” 按 照 相 关 能力 的 要 求 ， 学 会 使 用 复 印 机 ， 并取 得 相 关 的 证 据 。 另 一 组 为 “ 传真 组 ” 学 会 使 用 传 真 机 ， 并 通 过现 场 使 用 取 得 相 关 的 证 据 。分 组 讨 论 ； 重 点 开 发 电 话 等 设 备的 其 它 功 能 组 织 学 生 参 观 办 公 室 并 现 场 模拟 使 用 办 公 设 备 。 教 师 首 先 会 使 用 上 述 办 公 设 备 。 把 现 场 考 评 与 本 单 元 讲 课 同 步 进 行 。 二 、 办 公 邮 件 设 备 与 邮 政 服 务邮件设备 自 动 邮 件 开 启 设 备自 动 邮 资 盖 印 机封 面 打 印 机分 捡 设 备拆 叠 和 插 入 设 备称 重 设 备 发 送 邮 件 方 法急 件 类 密 件 类 物 件 类电 子 邮 件传 真 件航 空 邮 件快 递 服 务 挂 号 邮 寄特 保 邮 寄文 件 挂 号回 执 挂 号 包 裹 邮 寄货 运 服 务 1、 邮 件 收 发 专 有 设 备 的 功 能 和 服 务 （ 1） 自 动 邮 件 开 启 设 备 ， 即 开 信 刀 。 （ 2） 自 动 邮 资 盖 印 机 ， （ 3） 封 面 打 印 机 ， （ 4） 分 捡 设 备 ， （ 5） 折 叠 和 插 入 设 备 ， （ 6） 稳 重 设 备 。 2、 选 择 发 送 邮 件 的 最 佳 方 法 （ 1） 急 件 ， 可 选 择 以 下 几 种 方 法 ： 电 子 邮 件 传 真 在 英 国 皇 家 邮 政 提 供 的 特 殊 投 递 、 数据 邮 寄 、 头 等 邮 件 等 优 先 服 务 。 航 空 邮 寄 快 递 服 务 （ 2） 密 件 ， 可 选 择 以 下 几 种 方 法 ： A、 挂 号 邮 寄 、 特 保 挂 号 B、 回 执 挂 号 （ 3） 物 件 可 选 择 包 裹 邮 寄 货 运 服 务 二 、 办 公 室 邮 件 设 备 与 邮 政 服 务（ 教 材 2.2、 2.3） 1、 邮 件 收 发 专 有 设 备 的 功 能 和 服 务 邮 件 收 发 专 有 设 备 有 ： （ 1） 自 动 邮 件 开 启 设 备 ， 即 开 信 刀 。 这 种设 备 用 于 开 启 信 件 ， 将 信 封 送 入 机 器 后 ，机 器 能 切 掉 信 封 顶 部 很 突 出 的 一 条 ， 而 将信 件 开 启 。 自 动 邮 件 开 启 机 （ 2） 自 动 邮 资 盖 印 机 。 （ 3） 封 面 打 印 机 。 （ 4） 分 捡 设 备 ， 主 要 有 鸽 笼 式 信 件架 、 金 属 丝 信 件 盘 等 。 （ 5） 折 叠 和 插 入 设 备 。 （ 6） 称 重 设 备 。 2、 选 择 发 送 邮 件 的 最 佳 方 法 （ 1） 如 果 文 件 或 信 息 需 求 很 急 ， 最 重 要的 是 考 虑 信 件 或 信 息 的 发 送 速 度 ， 在 这种 情 况 下 ， 可 选 择 以 下 几 种 方 法 ： 电 子 邮 件 传 真 在 英 国 皇 家 邮 政 提 供 的 特 殊 投 递 、 数 据邮 寄 、 头 等 邮 件 等 优 先 服 务 。 航 空 邮 寄 快 递 服 务 （ 2） 需 要 安 全 和 保 密 投 递 时 ， 可 选 择 以下 几 种 方 法 ： A、 邮 寄 费 贵 重 物 （ 现 金 、 珠 宝 等 ） 可 用挂 号 邮 寄 、 特 保 挂 号 等 方 式 B、 重 要 且 保 密 的 文 件 选 用 文 件 挂 号 、 回执 挂 号 等 邮 寄 服 务 （ 3） 物 品 类 的 邮 寄 可 选 择 包 裹 邮 寄 （ 4） 运 输 不 适 合 其 它 方 式 的 大 型 物 品 可选 择 货 运 服 务 作 业 2 6 查 找 五 家 快 递 公 司 ， 记 录 它 们 的 名 字 、 地 址 和电 话 号 码 。 以 小 组 为 单 位 工 作 ， 联 系 这 些 快 递 公 司 ，询 问 它 们 提 供 的 服 务 和 费 用 的 信 息 。 并详 细 整 理 比 较 每 一 个 公 司 的 信 息 ， 放 在活 页 夹 中 ， 为 将 来 参 考 。 答 案 ：名 称 地 址 电 话北 京 龙 凤 祥 特 快服 务 有 限 公 司 北 京 市 海 淀 区 德外 后 黑 寺 1号 010-62373959东 方 快 捷 特 流 服务 有 限 公 司 东 直 门 分 部 ： 东直 门 内 北 小 街 2号 010-84033387北 京 小 红 马 愉 递服 务 有 限 公 司 酒 仙 桥 分 部 ： 朝阳 区 霄 云 路 甲 9号 C 010-84510750 敦 皇 快 递 公 司 北 京 市 朝 阳 区 酒仙 桥 路 2号 010-64662211IES即 时 通 达 快运 北 京 总 公 司 宣 武 门 010-63534650五 家 快 递 公 司 名 录 教 学 方 法 ： 教 师 讲 课 、 分 组 讨 论 ， 把 学 生 分 为 两 组 ， 讨 论“ 什 么 是 最 佳 的 邮 政 服 务 ” 在 小 组 讨论 的 基 础 上 ， 各 选 出 一 名 代 表 在 全 班上 发 言 由 老 师 做 点 评 。 情 景 练 习 ， 由 学 生 相 互 模 拟 接 收 或 发送 邮 件 各 一 次 ， 并 根 据 邮 件 的 类 型 选择 最 佳 的 邮 寄 方 式 。 参 观 大 型 收 发 室 或 邮 政 局 现 场 模 拟 与 现 场 考 评 结 合 起 来 ， 并 取 得相 关 的 证 据 。 三 、 办 公 用 品 的 采 购 与 存 储采购与存储 选 择 货 物 和 服 务 的 供 应 商办 公 用 品 和 易 耗 品 的 范 围办 公 易 耗 品 的 存 储 怎 样 选 择 供 应 商价 格 、 预 算 、 费 用 方 便 性 和 位 置送 货 和 服 务 质 量 安 全 性可 靠 性 三 、 办 公 用 品 的 采 购 与 存 储（ 教 材 2.4、 2.5、 2.6）1、 选 择 货 物 和 服 务 的 供 应 商价 格 、 预 算 、 费 用方 便 性 和 位 置送 货 和 服 务 质 量安 全 性可 靠 性 2、 办 公 用 品 和 易 耗 品 的 范 围纸 薄 类笔 尺 类小 装 订 类归 档 用 品 类专 用 易 耗 品 类3、 办 公 易 耗 品 的 存 储 三 、 办 公 用 品 的 采 购 与 存 储 （ 教材 2.4、 2.5、 2.6） 1、 选 择 货 物 和 服 务 的 供 应 商 选 择 货 物 和 服 务 的 供 应 商 时 要 考 虑 以 下 几 点 ：（ 1） 现 金 付 款 是 否 有 折 扣 （ 2） 货 物 的 费 用 是 否包 括 运 费 （ 3） 批 量 订 购 是 否 提 供 折 扣 （ 4） 如 果有 折 扣 如 何 按 单 位 有 关 政 策 开 发 票 （ 5） 如 果 不提 供 折 扣 ， 是 否 有 其 它 优 惠 的 付 款 方 式 。 （ 6）供 货 的 便 捷 和 供 应 商 的 位 置 （ 7） 交 付 期 、 送 货 、服 务 质 量 （ 8） 供 应 商 及 有 关 工 作 人 员 的 可 靠 性 、信 誉 （ 9） 有 关 货 物 的 安 全 性 2、 识 别 办 公 用 品 和 易 耗 品 的 范 围 办 公 用 品 及 易 耗 品 的 范 围 包 括 ： （ 1） 纸 簿 类 ：A4、 B5等 类 型 办 公 用 复 印 纸 ； 带 单 位 抬 头 用纸 ； 普 通 白 纸 ； 复 写 纸 ； 便 条 纸 ； 留 言 条 ； 标签 纸 ； 牛 皮 纸 ； 专 用 复 写 纸 ； 大 、 中 、 小 及 开窗 信 封 ； 横 格 笔 调 本 ； 速 记 本 ； 专 用 本 册 （ 如现 金 收 据 本 ） （ 2） 笔 尺 类 ： 铅 笔 、 圆 珠 笔 、钢 笔 、 彩 色 笔 、 白 板 笔 、 橡 皮 、 各 种 尺 子 、 修正 液 （ 3） 小 装 订 类 ： 大 头 针 、 曲 别 针 、 剪 刀 、打 孔 机 、 订 书 机 、 订 书 钉 、 橡 皮 筋 ； 胶 带 、 起钉 器 （ 4） 归 档 用 品 ： 各 种 文 件 夹 、 档 案 袋 、收 件 日 期 戳 （ 5） 办 公 设 备 专 用 易 耗 品 ： 打 字机 用 色 带 、 修 正 液 等 ； 复 印 机 用 黑 盒 等 ； 计 算机 用 磁 盘 、 磁 盘 盒 等 。 3、 办 公 易 耗 品 的 存 储 办 公 易 耗 品 要 按 以 下 方 法 进 行 存 储 ： （ 1） 储 藏 间 或 物 品 柜 要 上 锁 （ 2） 各 类物 品 要 贴 标 签 （ 3） 新 物 品 置 于 旧 物 品 的下 面 （ 4） 体 积 大 、 分 量 重 的 放 置 在 最 下面 （ 5） 小 的 物 品 、 常 用 的 物 品 应 放 在 前面 ， 易 于 见 到 和 领 取 （ 6） 储 藏 间 要 有 良好 的 通 风 和 照 明 ， 房 间 保 持 干 燥 （ 7） 订立 物 品 发 放 制 度 ， 确 定 物 品 发 放 人 教 学 方 法 ： 教 师 讲 课 、 分 组 讨 论 、 “ 怎 样 选 择 供 应 商 ？ ” 情 景 练 习 ； 把 学 生 分 为 两 组 ， 一 组 模 拟供 应 商 ， 向 另 一 组 模 拟 办 公 室 人 员 推 销办 功 用 品 ， 在 标 准 划 定 的 范 围 内 ， 使 双方 都 进 入 角 色 ， 教 师 可 以 作 为 裁 判 ， 根据 双 方 的 表 现 和 最 终 的 结 果 ， 即 是 否 成功 地 采 购 或 销 售 出 办 公 用 品 。 来 为 学 生打 分 。 教 学 方 法 ： 讲 课 、 讨 论 、 模 拟 购 物 实 际 操 作 四 、 办 公 设 备 的 维 修 与 安 全维修安全 办 公 设 备 故 障 登 记 本办 公 设 备 安 全 规 范办 公 设 备 维 修 记 录 四 、 办 公 设 备 的 维 修 与 安 全 （ 教材 2.7、 2.8） 1、 故 障 登 记 本 ： 日 期 设 备 故 障 情 况 故 障 报 告 人 采 取 的 措 施 修 理 日 期 2、 做 好 办 公 设 备 故 障 的 维 修 记 录 维 修 记 录 应 包 括 以 下 信 息 ： 设 备 及 设 备 供 应 商 的 名 字 ； 设 备 所 在 的 位 置 及 购 买 日 期 和 费 用 ； 维 修 协 议 和 协 议 的 细 节 ； 上 次 检 查 设 备 的 日 期 和 人 员 ； 设 备 损 害 的 记 录 、 发 生 故 障 的 类 型 及 修理 费 用 3、 办 公 设 备 安 全 使 用 规 范 设 备 安 全 使 用 规 范 ： 使 用 设 备 时 应 禁 止 ： 使 用 设 备 时 应 做 到 ： 负 责 管 理 设 备 的 人 员 应 帮 助 和 提 醒 他人 四 、 办 公 设 备 的 维 修 与 安 全 （ 教 材2.7、 2.8） 1、 办 公 设 备 故 障 报 告 与 记 录 办 公 设 备 的 故 障 报 告 应 注 意 如 下 几 点 ： （ 1） 大 多 数 单 位 有 记 录 设 备 或 服 务 出 现故 障 或 缺 陷 的 规 定 。 应 任 命 一 名 工 作 人员 负 责 一 件 设 备 ， 例 如 传 真 机 或 复 印 机 。 （ 2） 当 办 公 设 备 出 现 故 障 时 ， 要 及 时 与负 责 此 项 设 备 的 工 作 人 员 报 告 。 （ 3） 工 作 人 员 接 到 报 告 后 ， 应 及 时 向 在有 关 管 理 人 员 或 办 公 室 主 任 报 告 ， 由 其与 售 后 服 务 工 程 师 或 租 借 设 备 的 公 司 联系 进 行 维 修 。 （ 4） 一 般 单 位 保 留 “ 故 障 登 记 ” 本 ， 工作 人 员 发 现 故 障 后 ， 应 在 上 面 记 录 相 关的 细 节 。 故 障 登 记 本 如 下 表 示 ： 日 期 设 备 故 障 情 况 故 障 报 告 人 采 取 的措 施 修 理 日 期 2001.2.9 计 算 机 打 印 机 多 页 送 纸苏 珊 向 计 算 机 技 术 人 员 报 告 2、 简 述 办 公 设 备 安 全 使 用 规 范 ？ 所 有 工 作 人 员 在 使 用 设 备 时 ， 应 遵 守 相关 安 全 操 作 和 使 用 规 范 。 （ 1） 设 备 安 全 使 用 规 范 包 括 以 下 几 个方 面 ： （ 2） 使 用 设 备 时 应 禁 止 ： （ 3） 使 用 设 备 时 应 做 到 ： （ 4） 负 责 管 理 设 备 的 人 员 应 帮 助 和 提醒 他 人 。 3、 做 好 办 公 设 备 故 障 的 维 修 记 录 维 修 记 录 应 包 括 以 下 信 息 ： （ 1） 设 备 及 设 备 供 应 商 的 名 字 ； （ 2） 设 备 所 在 的 位 置 及 购 买 日 期 和 费 用 ； （ 3） 维 修 协 议 和 协 议 的 细 节 ； （ 4） 上 次 检 查 设 备 的 日 期 和 人 员 ； （ 5） 设 备 损 害 的 记 录 、 发 生 故 障 的 类 型及 修 理 费 用 。 教 学 方 法 ： 教 师 讲 课 、 分 组 讨 论 “ 办 公 设 备 安 全 的 必 要 性 ?” 设 备 事 故 现 场 模 拟 ;把 学 生 分 为 两 组 一组 模 拟 办 公 室 人 员 操 作 办 公 设 备 ,另 一组 模 拟 检 查 人 员 ,指 出 存 在 的 安 全 隐 患 . 安 全 操 作 演 习 ,一 部 分 学 生 扮 演 假 设 的违 章 者 ,另 一 部 分 学 生 找 出 存 在 的 问 题并 加 以 纠 正 。 单 元 复 习 ： 1课 时 用 “ 企 业 行 政 管 理 二 级 习 题 集 ” 中 单 元 2的 习 题 辅 导 学 员 复 习 。 现 场 考 评 ： 计 划 课 时 ： 3.5相 关 工 作 能 力复印文件 发送接收传真 接收发送邮件 第 二 单 元 课 堂 讨 论 测 试 题 1、 设 计 一 道 办 公 室 常 用 设 备 的 主 要 功 能 的情 景 练 习 教 学 题 。 2、 编 写 一 道 怎 样 选 择 邮 政 服 务 的 分 组 讨论 题 3、 提 供 一 个 如 何 选 择 供 应 商 的 模 拟 教 学方 案 4、 撰 写 一 个 办 公 设 备 的 维 修 与 安 全 的 按例 。 要 求 遵 照 标 准 和 教 材 ， 围 绕 让 学 生 掌 握 相关 知 识 与 技 能 出 题 ， 每 题 不 少 于 100字 。 思 考 题 及 答 案 ： 1、 简 述 复 印 机 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法 、一 般 维 护 和 注 意 事 项 ？ 2、 简 述 传 真 机 的 使 用 功 能 、 特 点 、 操 作方 法 及 一 般 维 护 ？ 3、 电 话 总 机 的 使 用 功 能 ？ 4、 简 述 电 话 机 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法 与维 护 ？ 5、 答 录 机 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法 与 维 护 ？ 6、 简 述 寻 呼 机 的 使 用 功 能 及 优 缺 点 ？ 7、 简 述 移 动 电 话 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法与 维 护 ？ 8、 简 述 多 功 能 通 讯 设 备 的 使 用 功 能 和 优缺 点 ？ 9、 简 述 计 算 机 的 使 用 功 能 、 操 作 方 法 与维 护 ？ 10、 简 述 文 字 处 理 器 的 使 用 功 能 、 操 作方 法 与 维 护 ？ 11、 简 述 使 用 打 字 机 的 原 因 和 主 要 功 能 ？ 12、 简 述 装 订 设 备 的 使 用 功 能 、 操 作 方法 与 维 护 ？ 13、 简 述 邮 件 收 发 专 有 设 备 的 功 能 和 服务 ？ 14.怎 样 选 择 发 送 邮 件 的 最 佳 方 法 ？ 15、 怎 样 选 择 货 物 和 服 务 的 供 应 商 ？ 16、 怎 样 识 别 办 公 用 品 和 易 耗 品 的 范 围 ？ 17、 怎 样 进 行 办 公 易 耗 品 的 存 储 ？ 18、 怎 样 做 好 办 公 设 备 故 障 报 告 与 记 录 ？ 19、 简 述 办 公 设 备 安 全 使 用 规 范 ？ 20、 如 何 做 好 办 公 设 备 故 障 的 维 修 记 录 ？