办公室管理1

1、2、3、4、5、6、7、8、9、101112选。13141516心”171819、办公室管理：一、单项选择: 级别高的办公室一般成为（办公厅）。 中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅属于（ 国务 院） 办公室的核心功能是（塑造出组织文化及价值观）。 办公室的本质属性是（服务性）。办公室工作的第一要义是（服务）。 常用办公用品中属于办公文具的是（中性笔）。 发放办公用品的人员要求是（发放人员要提醒适用部门和人员节约办公 用品）。 办公用品库存管理中的再订货量是（ 判断需要订购新的办公用品的库存 余额）。正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（ 名牌和高档）。 有权对政府采购合同进行监督和管理的是（ 国家级或省部级财政部门）。办公室人员辅助领导进行决策，意味着（只能充当领导的参谋和助手）。 办公室在做调查研究工作时不能（调查时，牢记领导对问题的预判来筛。） 办公室调查研究的选题原则不包括（易出成果原则）。 监督工作部门的基本任务不包括（在督查中就有关重大问题作出重新决 策） 办公室信息工作的要求不包括（信息量越大越好）。在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪要素（ 要有“诚）。下列电话礼仪中错误的是（与女士通电话，男士先挂）。 介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（年龄）。行政办公费用中的“三项经费”不包括（ 业务招待费）。20、行政事业单位压缩办公经费不包括（把事权尽量分给下属机构，单位本身做事）21、根据 1990 年 9 月 19 日国家保密局发布，绝密事项不超过（三十年）。22、公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（4.5 厘米）。23、在组织中当一个人工作量不多的时候， 个体行为符合（他会故作忙碌状）24、下面属于文书的是（书信）。25、在公文行文中，下级想上级行文时，错误的是（ 抄送下级机关）。26、公文写作的规范要求（具有规范体式，符合公文格式标准）。27、向上级做请示时，下面做法不妥（地级市政府经常越过省政府直接向国务院）。28、意向书的特点不包括（约束性）。29、在办公室发文时，经复核，对于不符合要求的公（ 退交起草部门补充或 修正）30、在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件（ 公开出版的杂志的赠阅信件）31、“四分四注意”立卷方法不包括（分纸型）。32、电子公文的属性是（具有规范格式）。33、电子公文的处理（可以印制成纸质文件分发处理）。34、公共关系工作的特点不包括（以慧己为原则）。35、危机的特点不包括（经常性）。36、危机管理的原则不包括（转移焦点原则）。37、下面属于办公室用语禁忌的是（领导交代的工作超出白己能力时，坦诚 地说）38、会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（ 茶歇）。39、中型规模的会议人数一般是（数百人）。40、会议的直接成本不包括（会议工时成本）。41、制度会议策划方案时，要明确6个W,其中“Who是指（会议参加人员）。二、判断题：I 、 办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。 （A/）2、省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。 （X）3、信息调研是办公室的一项具体职能。（V）4、办公室的工作具有综合性特点。（V）5、 办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。（X）6、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。 （X）7、办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。 （A/）8、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。 （X）9、办公用品的库存控制和监督中，要求进货、出货和库存的三卡一致。（V7）10、办公设备使用权的获取只能是通过购买。（X）II 、 我国古代的谋士、谏官和官僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是（V）12、调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定（V）13、调查和研究是一回事。（X）14、决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的（X）15、办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除（a/）16、涉外礼仪中以右为尊。（a/）17 、 迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入（X）18、 名片递送应选择初识之际，而不可选择分别之际。（ X）19、举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。 （X）20、签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。（/）21 、 印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。 （/）22、无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，白觉维护祖国 的（323、狭义的文件即指公文。（V）24、公文行文时越级行文是普遍现象。（X）25、办文能力就是指写文能力。（X）26、意向书简单而言就是传递意向的文书。（/）27、协议书本身与合同的法律效力是一样的。（X ）28、 上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。（A/）29、收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。 （/）30、档案保管期限就是对档案划定的留存年限，它与档案本身的价值大小无 关（X）31、档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行 三（V）32、电子文档不存在销毁问题。（X）33、办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。 （X）34、危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织内部管理都是预防危机的。（X）35、危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重 大（336、请人勿送的常用礼貌用语是说“留步” 。（/）37、会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。 （/）38、会议的主办者就是会议的主持者。（X）39、大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程（X）40、大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。 （/）三、简答题1、简答办公室的主要特点。（1 ）辅助性：（2）综合性：（3）服务性2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。（1 ）办公室人员善谋要求：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务； 要“参”到点子上，“谋”到关键处，注重谏言技巧，学会把握职场环境的 运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把白己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是 轻易抛出“夹生”想法，加强于领导，于公于己都不利；三是出“馒主意”帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。3、简述办公室设备使用规范。（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说 明书的要求进行操作。 （2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随 意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。 （4）未经领导允准，任何人严禁私 白使用办公设备，尤其是用于处理私人事务.（5）办公设备的使用环境温度 为5C至35C,相对湿度为20%至85%,湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除 湿器，并放在距办公设备 5 米左右的有效影响距离内。（6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。储藏间或物品柜要上锁，确保安全。储藏间需要的面积取决于单位面积的 大小。在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明 新物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发 出，体积 大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的 物品应放在前 而，易干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安 全的地方，以便在 需要时能轻松找到.储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有 可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。订立物品发放制度，确 定物品发放人。5、简述调查研究的三个阶段及其主要任务。（1）准备阶段：主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及 要 求。（2）实施阶段：主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合 提 炼调研成果。（3）完成阶段：主要是撰写调研报告。6、办公室督查工作的方式。（1）现场督查；（2）会议督查；（3）书面督查；（4）电话督查；（5）互联网督查7、办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各 种因素的综合。（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、 办公活 动职能环境和办公活动工作环境。8、信访工作中网络来信的处理要求。（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件。 （2）重要信访，及时报请。（3 转办信访，跟踪督办。（4）网络保密，脱机阅读。9、第三代时间管理的ABCD法则及其内容。第三代时间管理讲究优先顺序的观念，即把要做的事情分清轻重缓急，成为ABCD法贝U。A、重要且紧急：必须立刻做；B、紧急但不重要：在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事情；C、重要但不紧急：只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延；D、既不紧急也不重要：有闲工夫再说。10、简要回答公文写作的五部曲。第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴近度”。第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维 方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法 第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求: 第五步，符合国家公文格式标准。11、简述起草请示的“五步棋”。起草请示的思维模式一一沿着以下“五步棋”思路走(1) 因为什么请示一一对于原因、目的的说明。(2) 请示什么问题一一提出请示的主题内容。(3) 怎样解决问题一一提出解决问题的建议或方案。(4) 请求上级回复结尾用语的使用。(5) 有无附件需要说明一一根据需要确定附件的使用与否。12、简述公文校对工作要求。 公文校对工作要求：校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格 式等；解 决统行、倒版等排版方面的问题和正文、 注码与注文之间衔接以及页 码编排问题；进一步审核定稿中的疏漏， 发现问题及时提交有关领导人和撰稿 人处理； 需要使用标准校对符号；对于重要的或者大量印制的公文， 应实施三 校、四校，以确保 公文的正本不出差错。13、简答电子公文处理过程的五个环节。(1) 创建：根据一定的规则建立电子公文。(2) 办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。(3) 交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。(4) 归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。(5) 销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。14、简述公共关系的三大构成要素及其原则。(1) 公共关系的三大构成要素包括：社会组织主体；公众客体； 传播 - 手段。(2) 公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通， 始终如一，开拓创新，整体统一。15、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？(1) 会议是否确有召开的客观必要性；(2)会议目的和会议风气是否端正；(3) 会议时机是否已经成熟；(4)会议的议题是否明确，会前的沟通是否 到位 (5)各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。16、简述会议的积极作用。(1)交流信息，互通情报；(2)发扬民主，科学决策；(3)增强友谊，促 进团结；(4) 统一认识，协调行动；(5)带动消防，促进经济。17、简述会务管理的要求(1) 会前的最后检查：工作认真负责、细心、耐心;(2) 组织签到和登记：任劳任怨能连续作战；(3) 做好联络协调：沟通协调能力强；(4) 会议记录与保密：业务素质与原则性；(5) 会议后勤保障：服从分配协作意识好。四、案例分析题：1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到 了负 责(1) 小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既 然向 主管领导请示了，就应该按照孙的意见办，不应多头请示。(2) 在工作中不应过分亲近和疏远某领导，以致落到尴尬的境地。(3) 两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权 分工办事，求得谅解后，按孙的意见办。(4) 如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别白我检讨，再建议两位 商议 一个方法遵照执行。(5) 如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他 对孙 或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。2、新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月(1) 该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)(2) 该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)(3) 该说的没有说(没有及时向上司汇报)(4) 不该说的却说了(价格上的白作主张，不向上司请示)(5) 不懂得保护白己 (即使白己白作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必 要告 诉上司，使白己陷入被解雇的境地)(6) 电话礼仪方面，铃响了没有白报家门(7) 不等对方说完，就“啪”挂上电话3 、爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘 书听 着(1) 文秘人员接听电话时，首先应白报家门。挂断电话应遵循“谁先打谁 先挂” 的原则。丁秘书做错了。(2) 丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱 磊第 三次来电时，丁秘书应该说“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你 们的生意 经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果 情况有了变化， 我会主动与你联系的。谢谢！ ”(3) 审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请 示上 司是否想与对方通话。如果上司同意通话，可打回电或请对方再打过来 ; 如上司 不想通话，应想办法拒绝对方。(4) 在电话中应既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯 对方。4、公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9:00到 11:00召开销售会(1) 应该搞清楚销售员的人数和姓名，准备这份名单(2) 打印好书面通知(3) 在 3 天内，当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地 点、内容等)到名单上的每个人(4) 通知不能写在布告栏里，可能不被人注意(5) 通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点(6) 应详细写清会议内容，应做好哪些准备(7) 应提前到会议室做好准备，做好签到工作5、某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司(1) 不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主；(2) 接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；(3)对提出重要建议的来访者， 应认真记录，汇报上司；(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；(5)对言辞激烈的 来访者应 有礼有节，宣传政策；(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打 110。6、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人， “欢迎欢迎”嘴里说着，(1) 主人和客人之间，应该主人先伸手(2) 在替客人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗？ ”(3) 哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意(4) 司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”(5) 客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座(6) 客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不适合的话题(7) 应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等7、为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员 大会 问题一：会议通知缺少主题(议题)；时间上缺少从几点到几点；请哪些人出席不明 确； 发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释；如本人不在，应请代收 人(或 秘书)签字,打电话确认是否出席。 问题二：针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？会前准备工作的每个细节问题 都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料 ，加以 改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边 ， 耳语了几句，又拿出底稿解释了一翻，作了白我检讨，终于扭转了尴尬局面 .代表们 按 原来小组划分展开了讨论。五、设计题:库存记录咔车存多勺亏B4项目A4白文件纸最大库存量100令X500 页）聂小库存量15令单位数量包(1 4丰耳订员里25令日期发放K亏丄丄)人供应商发放申请号个人余额接收的数量数量部门1、设计一份A4纸白文件纸库存记录卡2、设计一份电话记录单来电人：。姓名单位部门来话时间：年月日时分通话地点：。来电人地点：。通话要点：12.结束时间年月日时分。处理要点1. 交由进行处理2. 请由尽快回电记录人3、设计一份归档文件目录。4、几位领导同时布置任务怎么办？ X 市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份（ 1）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助 理协商，由 他人完成杨副市长交办的事项。（2） 李助理白己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（3）他人查找完杨副市长所需的材料后，李助理亲白将材料送至杨副市长 处，如果可能，可以顺带把参与查找人员名字讲一下。5、设计一个开业典礼的筹备工作流程。开业典礼的舆论宣传工作可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广 告和告示栏 中张贴开业公示一一要做好来宾邀请工作一一发放请柬一一现 场的布置一一准备开幕词 致答词一一要做好接待服务工作一一要做好礼品 馈赠工作拟定典礼程序做好各 种物质准备。6、设计一个新闻发布会的筹备流程。主题的确定 时间的选择 地点的确定 人员的安排 材料的准 备一一发放请柬一一准备胸卡和名签一一准备好视听设备一一制定预算计 划。办公室管理补充：一、单项选择题1. 以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ 决策性2. 办公室布置要注意（各种沟通、保密3. 文员在进行办公室布置时，不适宜（较大的物品放在稍高于眼光平行的 层4. 以下关于文员对办公室布置的情况，错误（ 办公桌抽屉里的物品摆放要 注5. 在办公室里，（靠近窗户）的位置是上座。6. 传真机的使用哪一项是不对的？（随时随地可向对方发送7. 在使用复印机的过程中，以下哪项不恰当（ 接通电源可立即复印操作8. 以下关于录音机的使用不适宜（录音时需将监听开关至于“ ON 位置9. 以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（ 应设置电脑的桌面屏幕保护 功能10. 以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ 制造11. 以下文员订购和储备办公用品的行为中，不适宜（ 让员工们随意领取办 公用品12. 以下文员的工作顺序中，正确（文员也应具有适当判断情况，机智应对 的应变13. 文员按照“优先顺序”处理工作，不适宜（ 可以按照文员白己的习惯进 行工作14. 文员必须管理好白己的时间，不适宜（每天把工作安排得超出工作时间， 给白15. 以下关于文员管理好时间的说法，不正确（ 把零散工作安排在安静、有 效的时 16. 以下文员对办公室零用现金管理的行为中，不适宜（ 标准的零用 现金单据有一17. 文员传达上司的指示时，不适宜（传达可以根据上司主要意思，夹进白 己的意18. 文员必须具有合作精神，不适宜（应该有白己的个性，尽可能使别人服 从白己19. 以下接打电话的行为中，不适宜（应随时使用手机在飞机上、饭店里、 大剧院20. 以下哪个接打电话的行为不正确（受到通话对方极大的责难，应针锋相 对 回击21. 文员在接打电话时，正确（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有 留、亠、言就22. 以下文员应遵守的电话礼仪中，不适宜（ 打出电话，而对方无人接听， 等 铃声23. 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ 按私人公务标准分拣24. 文员在拆邮件时，不正确的做法（拿到信件后在桌子上磕几下，然后用 手 撕开25. 文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上白 己姓 名26. 邮件送到单位所租的信箱，不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他 事 一起27. 由 S 件的寄发不要考虑以下哪个因素？（爱好28. 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人打印顺序（ 姓名、部门、地址、 国 名29. 传真机最好用来传送以下哪种邮件？（感谢信30. 以下关于握手的礼节，不正确的是（双方有很多人时，可以交叉握手31. 文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信（ 初次写信，或有过激 言 行的32.文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时不应（处理信件按照“分级33. 在会议开始前和进行过程中，不恰当（作会议记录时离开会议室接听电 话求把他发言的一段不作记录（征求主持人意见，停35. 文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完 全一36.会议中有时有人会要互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（审查功能止笔录37. 上司决定参加某个会议时，文员不应该（ 只在便笺上写好会议名称38. 以下哪一种类型适合白由谈话，或是收集创意的会议？（ 圆桌型39.以下关于交的商务旅行作许多准备工作，不适宜（代替上司制定约40. 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员（ 发表 意 见41. 文员根据上司指示，向对方要求约会时，错误（ 如果上司出差，可以在 他 回来42. 文员制作日程安排计划表时，应避免（日程安排计划笔记本如果已经使 用一 年43. 在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得，另一是具有（ 说话 的 技巧44. 以下关于确认上司日程安排计划的行为中，不适宜（以电话方式决定面 谈或开45.文员应该为上司会计划46. 以下关于预订工作的行为中，不适宜（不一定要弄到确认旅馆预订的传 真或 其47. 上司出差，文员预订机票时，不正确（不必提前在取票前或出发前再用 电话 予48. 照料上司身边琐事的说法，不正确（应酬需要更换衣服，这是上司个人 的需 要，49. 以下关于名片的使用方式，正确（如果对方给你名片，你恰好没有带， 应说 明50. 文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（ 请教对方“可否请问一 下， 这51. 以下关于交际礼仪的举止行为，适宜（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半 步后 腿52. 社交场合很讲究次序礼仪，一般（ 以 右为尊53. 当文员获知婚丧喜庆的消息后首先应（查证消息的可靠性54. 文员协助举行宴会时，不用考虑（ 有无休息室55. 以下说明宴会的种类与形式的内容，正确（ 工作餐是非正式宴请形式， 早、午、56. 以下关于文员的宴会礼仪中，正确（吃西餐时用左手把汤盘靠近白己一 边方 向57. 以下餐巾的使用方法是正确的（ 用来擦嘴唇嘴角59. 以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，不适宜（ 未用完一道莱时，应将 刀 叉平60. 上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ 通知上司家人 把衣服61. 以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（ 由过程先说62. 接受忠告的正确反应是（切勿感情用事63.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，属于合适（有共同利益的话题65. (64. 将同文多页沿边取齐后均匀错开， 从首页到末页，在页边加盖，这是（骑 边值班人员不应该做以下哪类事情？签发文件66. 文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ 下级单位报送的报告, 统计 报67. 以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。（ 按通讯者特征 ，卷68. 文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括（归档范围、归档时间、归档 耍求69. 文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（归档时间）和归档要求。二、判断题1. 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ V ）2. 办公室的灯光照明要避开白然光，最好用人工灯光。（ X ）3. 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ X ）4. 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的（V）5. 文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（X ）6. 善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不（x ）7. 文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ X ）8. 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收（x ）9. 文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来（x ）10. 文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到 （X ）11. 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员(V )12. 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的(V )13. 文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行(V )14. 文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( X )15. 文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。( V )16. 男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。( X )17. 按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。( X )18. 如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看(x )19. 如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。(x )20. 如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手(V )21. 如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后(V )22. 介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同(V )23. 文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。( X )24. 文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。(V )25. 同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。(26. 如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一 个 （V）27. 为来白外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会（X）28. 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他 事情（X）29. 如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和 蔼， （V）30. 会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都 送过（X）31 .代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文 员应 （V）32. 如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况 , 文 （V）33. 受到直属上司以外的指派时，假如是文员白己能够安排办理，而且不会 影响 （V）34. 如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，白（X）35. 上司白己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上 司先（X）36. 文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。做过（X）37. 对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”， 并 （X）38. 假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不 可独（V）39. 拜 访 长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。 （ V ）40. 当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事 的（V）41. 即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（V）42. 如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人 并 行（ V）43. 文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大 脚可（ X）44. 女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头 大小（ V）45. 当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招 呼一（ V）46. 交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会 破坏（ V）47. 宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产（X）48. 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（V）49. 用 叉匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（ X ）50. 宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约 定的（X）51. 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领 结” （V）52. 鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（X）53. 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话， 应文 （X）54. 要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出白己的看 法。 （x）55. 如果要拒绝别人，最好是依照白己和对方的人际关系程度，分别使用表 示方（V）56. 合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话 题和（X）57. 凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（X）58. 监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（X）59. 文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（X）60. 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要（X）61. 面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施（X）62. 办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密 制度（X）63. 列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范 围，（V）64. 注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结 果。（V）65. 档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文 书。( V )66. 即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。(X)67. 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有(X)68. 文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随(X)三、案例分析题1. 文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，(1) 不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总 数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还 应该 当面指出，以分清责任；(2) 不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应 按正 确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的 个人和部 门；(3) 对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”， 并签上姓名，当面交给对方并道歉；(4) 交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠；(5) 寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封 左上 角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。2. 某年 3 月 5 日新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3 月 5 日至 3(1) 河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；(2) 把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答 复(3) 12 日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4) 在回信上应签上白己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份，留待上司过 目(5) 发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；(7)在移交邮包里的物品 时， 要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。3. 东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天(1) 沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；(2)沈的 穿 着突出白己，影响了古总经理的形象；(3)陈的穿着打扮干扰谈判，影响工作，破坏 工 作场所安静；(4)陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺 利； 5)小沈应该对领导的作风，性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足.古总经 理与客 商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈 判继续, 而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不 反驳，应 理解上司的难处.找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。4. 波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外(1) 假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？(2) 假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？(3) 从这件事中你得到了什么教训？(1) 请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；(2) 如果联系不上送货员，向总经理汇报，请求该如何办；(3) 马上向总经理报告，不得擅白决定调整会议议程；(4) 得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时 5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台)； 6)召开大型会议，各种准备工作，包括音响，电子类装置应至少提前一天安排；(7) 租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音，停车场等问题；(8) 不能仅凭电话联系，应实地查看；(9) 重要设备应考虑备用(或两套方案).