物资验收管理制度

物质查收管理制度1 总则1.1 本制度规定了企业物质验的依照、时限、组织方式、程序及 不合格物质的办理方法1.2 本制度合用于 XX 企业的物质查收管理工作。2 职责2.1 商务管理部：除劳保类、零星办公用品外,企业所有的设施耗费资料等物质查收归口管理部门， 组织、实行物质全过程查收。2.2 库房管理员： 负责查对物质的数目、 规格、种类、生产厂家 生产日期、标签、外包装等进行查对查收。2.3 使用部门（单位） ：依照查收规范、订货协讲和质量要求， 进行查验或试验，并填写查验报告单。2.4 基建管理部：负责机组大小修、技改、基建等重要物质的质 量查收，并填写查验报告单。3 管理内容与要求3.1 物质查收的依照物质采买计划。订货合同、技术协议。供货单位的装箱单、发票、货运单、图纸、随机资料、合格证等。物质查收规范：使用部门应依据待验物质的重要性及特征等，拟订有关物质的查收规范作为查收的依照。3.2物质到库查收的时限（按工作日计算）大型、新式设施和专用备品、资料在到货后七天内查收完毕；低值易耗品及主要辅机备品配件在到货后四天内查收完毕；一般机电产品、耗费材想到货后三天内查收完成；批量入口物质的查收，应依据详细状况，一般不得超出十五天；物质到货后 , 采买员马上电话或书面通知使用部门， 在查收规准时限内，若使用部门未共同采买员进行查收，则视为使用部 门默认到货物质合格， 由物质待验区转为入库， 并作好详尽记录 同时把详尽状况报送计划经营部进行登记查核.后续引起的责任问题由使用部门肩负。3.2.6 关于物理试验和化学成分试验的物质，有关部门应在 10 日 内查收完成，需要拜托国家有关专业部门查收的，由有关部门负 责办理，并在 15 日内达成查竣工作。3.3 查收的分级及参加人员设施类：大型（价值 10 万元以上）及专用设施查收时必须由使用部门点检工程师以上、工程技术档案管理员、商务管理部采买员、库房保存员及供给厂商共同参加查收；小型通用设施 （10 万元以下）查收时由使用部门（单位）技术管理人员、商务 管理部采买员、库房保存员等共同参加查收。备品配件： 主机、主要辅机备品配件、零星入口件查收时，一定由 使用部门（单位）点检工程师以上、商务管理部采买员、库房保 管员参加查收。一般备品配件由使用部门点检员以上人员、商务管理部 采买员、库房保存员参加查收。低值易耗品、 耗费资料： 由使用人员、 商务管理部采买员 库房保存员参加查收。关于危险品物质必需时应还一定有基建管理部参加，并当 日到货当天查收，不得留宿。3.4 物质查收的程序和要求查收程序：库房保存员检查供方的 送货单能否已注明物质的编码、 名称、数目、规格和订单编号等内容。库房保存员检查供方供给的质量证明文件其能否已提 供，文件能否齐备。库房保存员查对采买入库物质能否与采买合同的数 量、规格和种类符合，有无超订单或无订单的现象。库房保存员检查其外包装上能否已按要求贴上物质标 签，标签上能否已注明物质编码、名称、数目、规格、生产厂商 和生产日期等内容。3.4.1.5 库房保存员抽查其包装内的数目、规格、种类能否与所贴 的标签一致。使用部门质量查验人员接到通知后，按订货协讲和质量 要求，进行查验和试验，查验后应做查验记录，并填写物质查收 单，查验报告一式两份，一份归商务管理部保存，另一份归使用 部门保存。质量查验人员对其合格与否不可以作出判准时，应马上呈 报上司主管，由上司主管作出判断未查验物质寄存于待验区3.4.1.9 不合格物质寄存于不合格品区， 由采买人员负责办理不合 格物质的退货。实物查收查收：对实物查收，包含数目和质量两个方面 物质数目查收： 数目查收是保证物质数目正确不行缺乏的 举措，往常由保存部门负责进行，数目查收的详细要求是： (1). 计重物质的数目查收要求(如油品、钢材等) ： 计重物质一律按净重计算。 国产金属资料以理论换算交货的，按理论换算查收。 定尺和按件注明重量的物质，能够抽查。抽查比率依据货物厂家的信用运输状况的和包装来决定， 一般可抽查 10 20% ，如 过去对该厂的产品检查无问题，运输途中优秀，包装完满者也可 少验，反之则多验或全验。物质抵达批量多时，可抽验的绝对数 就多，所以抽验的比率可适合减少，但也不得少于5，其余包装严实和捆装完满者抽查无问题，就不再逐件过磅。抽查不符和 规定要求或有问题时，应所有从头过磅，也可加倍抽查，再有问 题，则所有从头过磅。 不可以换算或抽查的物质，一律所有过磅计量。 凡计重物质查收时均应注意按层次切割，注明重量，力争入库 一次过磅清楚，以便复查和出库，减少重复劳动。（1）. 计件物质的数目查收要求（如轴承、阀门、专用备件等） ： 计件物质应所有清点件数（带有附件和成套的机电设施须清点 主件、零件、零件和工具等） 。 固定包装的小件物质，如内包装完好，可抽验内包装5 % 15% ，无差错或其余问题时，可不再拆验内包装。 用其余方法计量的物质 （木材、胶带、玻璃等 ）按规定的计量方法 进行检查。 名贵物质应酌情提升查验比率或所有查验。物质的质量检查：包含规格、尺寸、光洁度、色彩、保 养状况、气味等。一般状况下，商务管理部只负责对物质的外观 形态和一般质量进行查验。比如对一般钢材所悬系的钢印标志、炉号与质量证明书的查对的查验；关于优良钢材、钢球，经查对 质量证明书后，由使用部门做好物理试验和化学成分试验；关于 透平油、喷淋油、抗燃油、酸、碱、盐、药品、三材等大宗运转 资料，除查对证量证明书后，由使用部门进行化学成分及其余相 关查验并出具的查验报告，查验报告一定查验部门盖印、署名； 关于大型电机、由使用部门进行有关试验；关于入口阀门按厂家 说明书查收，国产阀门一般应抽查 20% ，若关于同一批次阀门验 收发现 30% 不合格则所有退货； 关于入口以及国产轴承要求所有 查收。关于订货合同或技术协议中规定需经试用若干时间或需 安装调试再进行结算的物质，除了具备以上两项查验程序外，还 一定有使用部门出具的使用报告或安装调试查收状况报告（协助 设施大小修查收单） 。这两项报告一定有使用部门有关人员署名盖 章。关于价值不高的急需物质，在正常工作日之外到货的， 经商务管理部经理赞同后，保存员可会同使用部门先行查收、出 库，过后实时向应参加查收人员通告状况。3.5 查收人员职责： 查收时，所有参加人员都要建立高度的责任心， 仔细负责 谨小慎微。按计划、合同中的型号参数、材质、技术要求、配套 范围、数目严格检查，查数目有无短少、查外观有无破坏、查参 数有无差错、查质量能否切合要求、配套能否齐备。对查收中存 在的问题，做好详尽记录，分清责任范围，并由经办人实时联系 解决。查收中的随机资料图纸使用说明等原件一定交工程档案 管理员一致管理，任何部门和个人不得据为己有。所有参加查收人员一定本着公正、公正的原则，以科学的 手段，严格按技术标准进行查收，任何人不得擅自隐瞒查收中存 在的技术、质量问题，更不得将存在的问题无原则扩大化，造成 不用要的纠葛。对查收中存在的详细问题，由商务管理部依照查收人员的 建议向供货厂商提出退换、索赔等解决方法，任何人不得以“私 了”的方式。查收人员应各负其责，提出各自的看法和建议，得出科学 的结论，并照实填写由商务管理部出具的物质查收记录单，并签 字确认。对查收完不执行署名手续者，按拒绝参加查收据款肩负 责任。3.6 不合格物质的办理方法及责任区分不合格物质办理方法：经查收后不合格的物质，不论因为 谁的过失，采买员都应踊跃的与供货厂商联系，解决问题，办理 索赔，退货等，全力知足生产需要，减少损失。责任区分：因型号、参数、技术标准、材质要求报错，到货后不可以 使用者，责任由计划提报部门负责；到货物质型号、参数、技术要求、材质、数目与采买计 划不符，造成到货后不可以使用和库存物质积压者，责任由采买员 负责；物质在铁路运输、 装卸过程中造成外面破坏、 数目短少 以及事故造成的物质内部破坏者，由采买员负责与铁路部门办理 签证、索赔，因运输员原由造成的经济损失，责任由运输员负责；物质在库内装卸过程中，因为搬运、起吊人员技术、责 任问题造成破坏者，由搬运、起吊人员负责；商务管理商拜托外单位汽车长途运输货物，或我企业汽 车运输而无押运人员 ,到货后按运输清单盘点查收，发生丢掉、损 坏、短少者，由商务管理商协调承运部门和承运人负责；物质到货后，因为保存员未实时查收、保存不妥、管理 不善等原由造成物质丢掉、破坏、变质、变形、数目短少等，责 任由保存员负责。3.7 责任者的查核因违犯本制度 ,按企业有关规定、制度对责任人、责任部门进行考核。4 检查与评论4.1 物质到货后，库房保存员未准时在到货登记本上填写所列项目，扣罚责任人 50 元/ 次；4.2 物质未在规定的时间内查收完成， 每迟一天扣罚责任人 50 元 扣罚责任部门 100 元 / 次；查收不合格的物质，查收人员未实时 书面通知商务管理部办理，每迟一天扣罚责任人 50 元，扣罚责 任部门 100 元/ 次；商务管理部未在规准时间内办理，每迟一天 扣罚责任人 50 元，扣罚责任部门 100 元 / 次。4.3 物质到货后应参加配合查收或查验部门， 接到通知后未实时参 加查收或配合查验，贻误了工作进度，自商务管理部书面要求的 时间算起，每迟一天扣罚责任人 50 元，扣罚责任部门 100 元/ 次， 商务管理部未实时通知，每迟一天扣罚责任人 50 元，扣罚责任 部门 100 元/次；4.4 物质查收后查收人员应实时在查收单 （入库单） 上署名， 查收 不合格须注明不合格原由，查收人员查收后不署名或不注明原由 者每发现一次扣罚责任人 100 元；因查收人员技术水平或责任心 问题，把合格品查收为不合格品或把不合格品查收为合格品（在 查收规定的查收时间内则免于查核） ，扣罚责任人 100 元 / 次，扣 罚责任部门 100 元 / 次；4.5 关于一些需要做物理试验和化学成分试验的物质， 商务管理部 未实时通知有关部门，每迟一天扣罚责任人 50 元，扣罚商务管 理部 100 元 / 次；商务管理部已通知有关部门但有关部门未按要 求实时查验，每迟一天扣罚责任人 50 元，扣罚责任部门100 元 /次；4.6 物质在库内装卸过程中，因为搬运、起吊人员技术、责任问 题造成破坏者，扣罚责任部门 100 元/ 次.4.7 物质在铁路运输、 装卸过程中造成外面破坏、 数目短少、 以及 事故造成的物质内部破坏者， 由采买员负责与铁路部门办理签证、 索赔，因运输员原由造成的经济损失，扣罚责任部门 100 元/ 次； 5 附则5.1 本制度由商务管理部草拟，商务管理部负责解说；5.2 本制度自赞同下发之日起实行， 其余原有关制度若与本制度冲 突，以本制度为准；6 附录1物质查收记录单2设施开箱查收记录单附录2设施开箱查收记录单机组编号：查收日期：2009 年月日设施名称合同编号供货厂商到货时间运合格证有份无查验报告有份无图纸有 份无有无锈蚀有无有无变形有无有无破坏有无受检设施见设施查收记录单副表（口有、口无）存在问题序号装箱单号设施名称型号规格单位清单数目存在问题描述办理建议办理结果商务管理部：主管部门：使用部门（单位）：监理企业：