哈佛管理技能培训教程之经理信息处理能力

哈佛管理技能培训课程：第3单元哈佛经理的能力第6章哈佛经理的信息处理能力第六章哈佛管理者的信息处理能力1.信息收集 信息收集的基本原则术语信息或数据根据应用领域具有不同的定义。结合通用术语和英文解释，信息应包括以下内容：(1) 事实与真相(FACT)：指尚未“处理”的事件的本来面目。（2）信息、通知（INFORMATION）：指已经传达并在一定程度上进行了整理的事实。(3)智力、智慧(INTELLIGENCE)：指经验或理性推理所创造的事实或思维方法。(4)知识(KNOWLEDGE)：指发现和思考所产生的系统概念。(5) 报告：指实况调查后的记录结果和结论。(6)数据、记录(DATA)：指收集事实后记录的所有文字。(7) 报道、谣言（NEWS）：指最新的、有新闻价值的事实，以及对这一事实的传播。 收藏动机在管理人员开始收集数据之前，请回答以下问题：(1) 你想得到什么具体信息？(2) 必须提供哪些信息？(3) 哪些意想不到的地方可能隐藏目标数据？不分青红皂白和漫无目的始终是数据收集者最常犯的错误。就像你曾经不知道自己需要什么信息，但收集了一个月的结果，你似乎仍然了解结果，你总是认为只要不断收集，就可以区分目标；事实上，这种好运出现的机会非常小。最终的结果是你面对一堆“所有有用的”材料，却不知道该用什么。 系统布置收集动机的例子可能并不适用于每个经理，但如果你仔细考虑步骤，可以总结出五个原则：(1) 发现不寻常的东西。不注意和不惊讶是许多人失去机会的原因。对于日本人来说，在 1980 年代初期，在传统的咖啡店里，经常有很多情侣面对面坐着。他们既不说话，也不“兴奋”，只是无动于衷。为什么深情的人一走进咖啡店就变了？如果有人能学到更多，很有可能会找到另一个消费市场。(2)个人经历。 1988年，日本推出高端国产车SIMA，每辆售价高达500万日元，却诡异一售而空，成为当年最受欢迎的汽车。很多人都在琢磨其中的缘由，但各家媒体的工作人员却在拼命的围绕着这辆车的名字、配件、性能转。至少有一半的记者连这辆车长什么样子都不知道，于是整理了各种这样的理由来说服读者。其实这款车最大的优势在于它拥有酷似女性身体轮廓的“性感曲线”，符合强调Body Concious的时代潮流，证明有市场“女性化”机械产品。自称“书生不出门，能知天下事”的你，有时应该动一下筋骨，出去看看，以免被二手信息所蒙骗。(3) 回顾性。一切都有它的时间流逝。就像每个孩子都有父母、祖父母和曾祖父母一样，没有人会突然冒出来。经理必须调查他的生活背景和亲属，才能了解孩子的生活。行为模式。其他事情也是如此。(4)扩大空间。在狭隘的环境中，许多念头被挤压，导致其本质逐渐消失，思维的敏捷也随之消失。与其在自己的部门认真思考，不如看看其他部门的流程？与其卡在这个行业，不如看看其他行业？看看其他国家？闭门造车总是会失败。(5) 与图表相关联。当管理者感到困惑时，最好拿出笔和纸，写下关键词或画一些图形，通过有形的图文思考，用自己的想法来启发自己。事实上，从目前个人电脑的普及来看，很有可能将个人的原创想法输入电脑，积累到一定程度后，再利用电脑的移动功能对这些想法进行回顾和分类。用电脑整理思路时，不妨在每一行的开头设置一个代码，可以使用英文字母和音标，方便检索和分类。当然，如果你觉得用电脑不方便，用卡片也是一种方法，但是每张卡片只能写一个东西，这样就不会混淆了。 收集计划任何一种工作都有起点和终点，尤其是在专题征集材料的情况下，更重要的是要有“期限”的意识，为了高效地赶上工作进度。一般来说，在收集数据时应制定合理的计划。无论是专题数据还是长期收集，都必须分阶段进行处理，可以分为三个步骤：1.设置“产品”类型如果是长期的数据收集工作，管理者必须确定未来数据归档的内容和形式；如果是专题数据采集，则需要考虑未来使用这些数据的方法，即确定最终“产品”的外观：(1) 结果是口头报告还是书面报告？（2）报告可以手写；(3) 报告必须打字吗？(4) 你想把报告送到印刷厂打印成册子吗？(5) 是否需要附上照片、幻灯片、录像带等图像资料？2、合理分配时间、人才和资金收集信息最简单的方法是向相关人员征求意见，而将信息带到图书馆或在书店购买书籍是立即采取行动的方法。也有人投入大量金钱和人力在海外搜集大量信息。对于使用何种方法没有硬性规定，具体取决于个人或团体的需求和财务资源。3、开展“工作流程管理”一个单位如何制定一个合适的进度管理进度表，对于管理者来说是一个难题。根据工作经验，设定截止日期是日程管理的重中之重。（一）需要判断所收集的信息是否充分；（二）需要专人负责，分工明确；（3）要清晰展示每个人的工作进度，评估是否完成。将此表输入电脑，然后打印出来，用各种符号表示不同的工作进度。有变化时，用电脑修正进度。有了这份清单，每个人的工作量就一目了然，可以作为计算工资的参考。 收集原则在收集数据时，即使是个人的工作，也应该有一套工作规则。一旦开始收集，你会发现大量复杂、多样、不同的规格如潮水般涌现，尤其是小团体工作时，所获得的信息更加混乱。在这一点上，工作规则是唯一可以处理这种混乱的工具。统一格式是制定工作规则的主要内容。在分工越来越细化的现代工作中，只有统一的格式，才能充分发挥专业分工和综合绩效两大优势。一般来说，统一格式可以从以下四个方面入手：一、统一规范根据经验，最好用文字描述和记录内容规范的设置。空洞的描述效果会逐渐消失，黑白字可以作为证据。2.统一的纸张规格在任何数据收集工作结束时，都必须在纸上进行处理。无论处理数据的机会有多少，无论它多么先进，如果没有纸质数据的帮助，仍然难以处理。当 1980 年代办公自动化热潮开始时，许多人宣布纸张将在办公室消失，自动化机器将取代纸张成为办公室的新宠。事实上，文字处理器和个人电脑确实成为了新宠。但是这些机器可以处理的纸张量像洪水一样淹没了办公室。A、B纸规格混用很麻烦。即使放在同样大小的文件夹或书柜中，也会显得参差不齐。因此，使用A型纸来保存书面材料比较容易。总之，在开始工作之前，首先要确定纸张的统一尺寸。理想的尺寸当然是A?4，但还是要看工作的需要。无论如何，纸张规格的统一必须以提高工作效率为原则，不应该与客户背道而驰。3、统一机械制造材料的规格无论有多少形式的数据，在收集时总是有一种媒介可供选择。 “听人话”也是一种方法，但“大脑”媒体的准确性和记录长度不仅有限而且可疑，因此人们发明了书写笔近年来，打破传统文本媒体形式的工具是电子信息记录媒体。最早成为电子信息记录器的明星是磁带录音机、个人电脑、文字处理器和录像机。虽然功能和型号不同的新刻录机层出不穷，但这些发展中的介质无法转换和互通，规格也不统一。因此，我们在收集数据时，还必须选择电子媒体的规格。另外，由于每种媒介各有优劣，各有各的优点，所以一旦确定了某种电子媒介，就要有使用到底的决心，而不是随意切换。中间。比如现在有些人使用VHS大小的磁带作为素材收集工具，有些人使用8cm录像带录制素材。如果两者混为一谈，整体就会出现很大的混乱。同样，如果数据收集是由工作组完成的，那么每个人都会使用不同的计算机规格来处理信息，将其存储在磁盘上，最终将数据传输到数据库中，这将是非常困难的。所以收藏前的规格是统一的，恐怕要花更多的时间去考虑和设计。4. 收集的信息最好是原始文件像任何谣言、谣言一样，只要是由人力资源处理的信息，都会在一定程度上变质，从而产生“以假乱真”的效果。即使是处理同一件事的不同报告之间，文章中应该相同的重点也会有所不同，这就是为什么管理者每天要阅读几份报纸的原因。因此，在收集和引用文献和参考资料时，一定要调出原始文献，千万不要引用“别人的引证”。虽然这可能很麻烦，但它是收集和使用数据的重要原则。滥用二手数据的后果是相当严重的。因此，在收集信息时，一定要找到最原始的来源，即使找不到原始的，也必须了解情况，确认事实。2. 信息收集技术 信息收集的目的1.排序的目的是为了缩短“搜索时间”简单来说，“组织”就是为了缩短“搜索时间”，提高效率。 “检索时间”是什么意思？实际上，它原本是计算机的专用名词，指的是从查询、搜索到获取信息的整个过程所花费的时间。例如，当你在写稿子时，遇到一个写不出来的词，从离开办公桌拿到字典到打开字典找到你想要的词所花费的时间可以称为“检索时间”。如果只是为了书架的整洁美观，按照书籍的大小分类，表面上可能看起来很漂亮，但是当你想找到你需要的信息时，就很麻烦了。相反，书架不是按大小而是按类型排列的，虽然外表看起来参差不齐，杂乱无章，但从“搜索目的”的角度来看，却能充分发挥书架的真实效果，达到事半功倍的效果。效果事半功倍。 .2.信息组织要关注“个人需求”为“个人”整理信息，不需要考虑别人的立场，只要能方便使用，不顾别人的意见，这是最好的整理方式。例如：百科全书的封面，原本是为美容和收藏而设计的，如果你把它全部拆下来当自己的枕头，把整套书放在一个容易看到的地方，甚至把每本书都标记在上面书架 书的固定位置，这是一种很好的做法。当然，客厅书架或壁炉上的一套百科全书就是一个完美的装饰。你真的不应该这样对待百科全书，但如果你站在百科全书的本义上，你的做法真的是“物尽其用”。毕竟，当你需要一本百科全书时，你总能在最短的时间内得到你想要的资料。在信息组织方面，一旦顾虑太多，就不会奏效。整理时，一定要考虑到“自需”的原则。并且为了缩短检索时间，我们可以设计一套适合您的排序方式。然而，即便是苦心设计的排序方式不掺杂其他因素，实施后发现所需的检索时间比排序前要长。因此，应该重新研究这套整理方法。3.当你开始收集信息时，不要期望一个“完美的产品”组织信息的最佳方式是力求简单。剪报时，如果看到自己认为需要的部分，应立即撕下，然后将剪报粘贴在活页纸上。积累到一定程度后，考虑重新排序。一开始，你应该先考虑“什么样的信息更适合你？”等因素，然后设定收集的标准，同时也腾出宝贵的时间来完成它。但是，如果你最终发现距离“完美产品”还有很长的路要走，你会很灰心。我劝各位管理者在整理信息之前先收集一段时间，不要以为“这就是完美的信息”。毕竟，在信息组织中，“完美”是一种无法企及的境界。事实上，如果有“为了获得在信息分类上花太多时间的人简直就是傻瓜。好用，事半功倍。熟能生巧，逐渐你可以更有效地组织信息。经过不断的改进，我们必须能够设计出最好的整理方法，在不同的情况下应用，充分发挥其效果。比如，为了高效组织复杂的业务，您绞尽脑汁设计了一个得力助手“信息检索秘书”，让您在工作时能够快速获取所需的信息。4、信息收集的出发点是“完成目的”“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各种信息时，要有严谨认真的态度。信息收集也需要“优先”。如果没有完成目的的意识，所收集的信息将没有任何意义。五、信息采集标准“比缺乏更好”的收集方法可以让您获得大量信息。然而，这是一种相当不明智的做法。为什么？像野马一样收集信息，光是整理出来就需要很长时间，更别说“利用”了。“请不不停地存储信息，果断地决定数据的选择，是一种智慧。 “我相信很多有经验的人都会坚强调整这个原则。选择标准是一个大学问题。在收集信息时，“选择标准”是一件非常困难的事情，往往会在收集信息时产生心理障碍。因此，建议管理者不要执行“撤除标准”，而应执行“采用标准”。一般人都有“易得难舍”的心理障碍。落实“领养标准”会更符合一般人的心理状态。但是，“采用标准”的重点不是从一开始就使用它们，而是在收集到一定程度的数据后，根据“他们为什么这样做”来实施“采用标准”。这时，数据收集就变得实用了。信息的收集和整理是以“自为目的”为前提的。每隔一段时间，你就要做这种“目的意识”类，然后通过“采用标准”来组织所需的数据，这样就永远不会出现数据选择的问题。完整的数据采集，由于选择标准不同，无法及时使用“采用标准”。有效地组织数据。 信息收集的特点信息就像生物一样，随时随地衍生和扩展；尤其对于现代人来说，浩瀚的信息就像是一片汪洋大海。经理们每天收到的早报和晚报加起来就这么多；他们在车里看到的是广告；公司的公文、商业资料如洪水般在他们手中流淌；书籍、杂志、电视节目、广播磁带，甚至一本新的计算机手册都是信息家族的一部分。这些数不胜数的材料，看似足以淹死人，但实际上，大部分与工作无关的材料，却很容易丢失。想要在信息社会过上健康的生活，除了大胆的选择，别无他法。无论信息多么重要，如果仅仅以刚刚获得的形式保存，由于表达方式和媒介的不同，将无法对其进行总结和应用。无组织的数据不会提高工作效率。1、工作效率当很多人第一次尝到数据组织的甜头时，不由得喜出望外，而这种愉悦感逐渐让很多人把数据放在整理是一种爱好，永远不会厌倦。当然，每个人都有不同的爱好，但不能把爱好误认为工作，否则很容易回到原点，浪费精力，毫无意义。有这么多人无限制地剪辑，发布和归档，这只是一种爱好。就工作而言，数据整理是只要你能在需要的时候找到需要的数据。也许你认为如果你花时间和金钱剪掉不必要的报纸，你不妨在生活中做一些更有建设性的事情。数据整理不是信息工作的目的。就是把各种规格的一手资料整理好，然后用在工作中，发挥整体的作用；数据组织的最终目的是“工作”，而不是“组织”。因此，管理者必须在收集到的数据中找到一些规律，将其作为武器，或者创造畅销的产品，或者寻找更有利的商机。创造效益绝对是信息化工作的终极目标。2. 整理保存数据整理可以分为“组织”和“保管”两部分。 “数据组织”就是通过归档、剪辑、索引等方式从事“组织存储技术”。然而，这种分拣和存储技术大多是善后工作。通过处理，可以在日后需要时，快速、方便地获得必要的信息。虽然这项技术很重要，但更重要的是如何利用收集到的数据。市场上有很多关于“数据排序”的书籍，但过分强调排序和存储的技术，容易产生偏见。因此，兼顾数据的利用率和访问时数据组织的速度和便利性，可以说是数据组织和存储的两大驱动力。 信息组织技术管理者在追求信息分拣技术改进的过程中，往往会在脑海中留下不愉快的感觉，从而影响工作的进度。这些感受包括丢失的信息是否真的没有必要？我清楚地记得一些有用的信息，但是到了使用它的时候，我就记不起来了，也记不起来了。 .它往往会混淆思维，使工作出错，浪费时间，更严重的是，增加工作成本。因此，理想的数据整理方法可以让人保持冷静和快乐，高效工作，也就是符合“数据生理学”。1. 数据生理学任何人在工作的时候，大脑都在工作，大脑的工作状态就是它的生理状态；数据整理的目的是保持大脑的清晰和清晰。为了组织大脑的思维，有必要找出数据的生理规律。然而，人的思想总是随机的、碎片化的，没有系统的管理，尤其是新的想法往往在意想不到的时刻产生，然后又被遗忘。这些新的想法可能不会立即可用，但如果可以用一套方法来利用它们，那么很可能可以组合出一套完整的计划。要将这些杂乱无章的思想转化为有意义的、有组织的、层次分明的思想体系，最重要的工具就是语言，最重要的表达手段就是文本。因此，数据工作也可以说是使用“语言”道具处理问题的工作。无论是文件、书籍还是报纸，它们都是有关语言的信息来源。以系统的方式组织数据，并尝试将其转化为社会普遍规律，这就是“数据工作”。数据组织的规则必须按照大脑的思维方式来设计，即创建数据组织的生理系统。这是高效工作成功的关键。人有惰性，不愿意处理麻烦的事情。因此，在设计数据整理方法时必须考虑到这一特性。2、实现低成本高效率“低成本”和“高效率”是管理者应时刻牢记的两个基本概念。商业行为是以最少的投资创造最大的利益为基础的，信息工作也是如此。以组织文档为例。一般市面上出售的纸质文件夹在10元左右。资料500条的话500元，2000条的话2000元，外加一个文件柜。仅这些硬件就花费了数千美元，浪费了个人数据组织，效果如何尚不清楚；许多人因为这个因素而放弃了数据组织。至于效率，除了快速检索和访问数据外，还要考虑整理和保存数据的速度。使用从市场上购买的文件夹时，需要用打孔器将文件打孔，然后粘贴目录并填写信息内容。另外，不同规格的物料要统一处理，每道工序繁琐费时，每次分拣物料的不快，让人觉得浪费生命。一次又一次，很多人长期无法整理自己的数据，所以找一个成本低、不浪费时间的数据整理和存储系统势在必行。三、统一规范的意义圣经说：“为了不让人们互相交流，把这座塔一起建起来，以免有损神的权柄，神让所有人开始说不同的语言，不再互相交流，吵架.”。著名的巴别塔的故事说明，在现代社会，如果信息规范不统一，人们容易出错，无法沟通。这种愚蠢的例子无处不在。以 VHS 和 VHS 系统为例，直到最近才有统一到 VHS 的趋势。显然BETA系统已经过时了，但是BETA系统的产品还是可以在市场上买到的。这类厂商缺乏兼容性，几乎等同于现代的“通天塔”。不过VHS的音质确实不如BETA。日本电视公司喜欢使用 BETA 磁带，但是：信息规范的统一不在于比较各种规范的质量，而在于规范的互换性；缺乏互换性的规范会阻碍大多数人对信息的自由使用。个人电脑的键盘设计也会出现同样的问题。现在最常见的JIS键盘不符合生理，所以有人发明了一种经常使用拇指的键盘。而一旦熟悉了这种设计，用户几乎不会使用国际电脑或打字机。看来，不管英语是不是最好的语言，只要是国际语言，学习英语是现代商务人士的基本要求。选择电脑键盘时也是如此。不管其性能如何，都需要使用通用且兼容大多数人的模型。选择大多数人使用的规格是数据整理的基本条件。组织工作的第一步是统一规范。难以处理不同尺寸的纸张和文件；至少公司和部门使用的计算机和文字处理器应该统一文件和报告的格式和大小。规范的统一是信息化工作最重要的原则，但实际采集到的数据在大小、长度、半径上难免存在差异，所以必须提前统一规范。3.信息收集技巧 人事资料收集技巧从一个“人”那里获取信息，最有效的方式是面对面的交流；通过这种方式，可以联系和确认交流对象的言行，“人”成为最有利的信息来源。与人面对面交流时，需要牢记五项基本技能：1. 决定与谁见面找到合适的顾问并不容易。不管是单纯的拜访，还是想请对方配合，都要提前准备，准备好相关材料，制定自己的拜访目的，写下一些要点提醒自己。然后分析收集的数据以找到合适的候选人。这个准备关系到以后面对面交流的成败，不能掉以轻心。2. 合同签约是面对面交流的最大障碍之一。对对方来说，这是他做不到的工作，是他看不到的约会。无缘无故与某人签订合同的成功机会很小。尤其是对于一个素未谋面的人来说，他的复杂动机真的很难在几分钟内解释清楚。许多从事营销业务的人必须有这种经验。打电话给你不认识的人有时会觉得很粗鲁，所以你不妨考虑先发一封信。三、准备工作会前，需要对交流对象的背景和专业进行清楚的调查，并收集相关材料；对方发表作品的，应当浏览。那本书。4.准备问题备忘录因为沟通时间不能太长，所以要有计划在最短的时间内完成会议。在你出发之前，记得在笔记本的第一页上写下你最想回答的基本问题作为备忘录。5. 真正的面对面交流如果会议持续一个小时，在前 30 分钟内，一定要问所有准备好的问题，并在笔记本上写下要点。当然，在谈话过程中，如果对方允许，你也可以使用录音机，但一定要做好笔记。 杂志数据收集技巧1. 收集信息的程序对于数据工作者来说，当媒体报道各种事件时，事件本身已经成为过去式；了解过去的细节是没有用的，重要的是工人能够从这些编年史中训练以发现新事物。敏感性和判断力。杂志文章确实具有推动时代潮流的作用，很多报纸或公交车的广告头条也包含这样的信息，尤其是针对年轻人、家庭主妇或职业女性的广告。时代的新潮流总是在这些人身上得到精彩的体现。看杂志的时候，如果遇到喜欢的文章，就要把出处和标题写下来，以后想用的时候再找。除了专业人士，大部分人购买学术期刊都需要付出一定的资金和时间成本；最好先阅读自己喜欢的期刊，然后再彻底搜索其他专业的专业资料。应对杂志信息膨胀的最好办法就是快速阅读。很多人总是买一堆杂志放在办公桌上。没有机会”的态度，抓紧时间处理，不看新杂志不断涌入，阅读压力不断加大。2、杂志素材的选择方法杂志材料的选择与报纸的选择有些相似。否则会收集到一堆整理不出来的数据，起不到辅助工作的作用。每个主题对应的信息已经很全了，每篇相关的文章不一定都保存下来。我们必须遵守这个原则：只有在必要时，才彻底搜索必要的信息。收集数据时，仅选择与主题和数据主体相关的文章。只有通过这种方式收集的信息才具有真正的使用价值；只能根据自己的兴趣、专业和经验来收集信息，不能太笼统。坚持这个选择原则，专攻自己的专业，你就能找到无数的信息。从杂志上撕下的材料应立即装订，并记下杂志名称和出版日期，最后装入袋状资料袋中。这样经过一段时间的积累，每个信息包都像一本书。在等人或等车的时候，不妨把资料拿出来再看一遍，决定这些物品是否需要保留。3.收集学术期刊资料除了报纸杂志，还有很多数据源可用，比如证券交易所、私人收藏等都是可用的数据源。至于最新的学术信息，一定要从学术期刊入手；特别是最先进的科学技术，来自世界各地的研究人员都在争分夺秒地为之而战。个人声誉是相关的，它与现代科学和工业技术密切相关。只有获得优先权，才能获得发明权和财富权。目前，科学家根据在权威学术期刊上发表论文的时间来争取优先权；查阅最新科技信息是必经之路。此类期刊的代表有：自然、科学、美国国家科学院院刊等。订阅这类杂志需要联系代理书商，通常很难买到。否则，您将不得不在大型政府图书馆或特定研究机构的图书馆中找到它们。 图书数据收集技巧1.先想办法买书一般来说，买书有八种方式：(1) 选择特定的书店。在众多的书店中，选择几家比较符合自己需求的，然后定期去“逛逛”。花点时间熟悉一下书店里书架的摆放方式，以后找书会容易很多。(2)选择专业的书店。有的书店虽小，但会卖特殊种类的书，目录比大书店还要齐全。如果您能找到与您的研究主题相匹配的书店，您将创造很多好处。(3)使用确认。当您从广告或其他渠道找到您需要的书籍时，最好先向书店询问，以免白退。(4) 查询。对于书本订单，一两周后收到书的情况并不少见，一个月后收到书的情况并不少见。如果急需一本书，真的会让人焦虑；如果情况特别紧急，不妨直接打电话联系，了解行情后再亲自去书店购买。(5) 邮购。如果在书店找不到你需要的书，可以直接购买；您不妨提前约定，邮费一并寄快递或限时特快，以便您在短时间内拿到书。一般来说，这个的成功率在70%左右。订书时，一定要把自己急需的意向传达给对方，让你感受到时间的压力，迅速为你处理。(6) 直接购买。如果你想节省邮购时间，只要你确定你有一本书，你可以自己跑一趟去买。对于住在城市的人来说，这是最节省时间的。(7) 查阅图书目录。每年，该国都会发布一本图书年表，记录上一年该国出版的所有图书的书名、作者和时间。在寻找书籍时，您可能希望更多地使用此工具。许多书店也为普通读者提供这些书籍。(8) 还可以查询旧书。在图书馆找资料的时候，经常会发现20到30年前的极其珍贵的旧书。想买这样的书，看来只能去旧书摊找了。你是否能找到它们仍然是未知数。其实除此之外，你也可以尝试询问是否有库存。如果有幸找到，往往可以以极低的价格买到这种来之不易的参考书，而且这些书如果放在二手书架上，很可能价值不菲。 .2.选择使用区域图书馆公共图书馆可以帮助收集资料并发挥重要作用。虽然一线商务人士很少有机会使用图书馆，但如果图书馆仅限于借阅畅销小说或时事杂志，那就太可惜了。现在公共图书馆的阅览室几乎成了“不读书的学生”的专属空间。这些学生利用这个公共空间做作业和背课本，真是浪费。无论如何，图书馆的目标仍然是为读者服务。 .找到一个馆藏丰富又好用的库并不容易，真正有用的库也不多。如何选择图书馆？应考虑七个条件：(1)历史悠久。图书馆建立的时间越长，收藏古籍和绝版书籍的可能性就越大，尤其是不再存货的书籍，很可能就在老图书馆。(2) 藏书丰富。如果一个图书馆没有 70,000 到 120,000 本书，那么可用率将非常低。信信息工作就是在很多好的材料中找到你的目标信息。如果原始数据量不够，就谈不上筛选。(3) 书架上的书籍表明有很多有价值的书籍。图书馆的专用书架一定是珍贵的书籍，在市场上是找不到的。(4) 环境良好的资料室。资料室里存放的书籍和资料大多是统计资料、年鉴、缩版、人物名单、年报、地图等。这些都是个人买不起也买不起的书，所以一个好的图书馆一定要有一个良好的参考环境。特别是，称职的图书馆员应提供建议。(5) 聘请优秀的图书馆员。一个好的管理者，其实是在找一个书专家，对于读者不经意间、不明确提到的问题，他总是抱着认真、认真的态度。一个好的管理员就像一个图书馆。他不仅有丰富的书本知识，还必须有过硬的耐心。(6) 允许读者大量借阅图书的图书馆。一个好的图书馆至少可以让读者一次借五本书。(7) 营业时间。理想的开放时间至少在晚上8:00之后，而且必须在节假日开放，这对上班族或个人来说是个好消息。大学附属图书馆也是重要的信息来源。一些图书馆只对校友和在校学生开放，而另一些则对社区开放；大多数使用大学图书馆的人都是善于收集资料的人。如果你想收集特定行业的信息，不妨到社会组织的图书馆和信息中心看看；一些公司甚至有自己的小型图书馆，这也是一个方便的信息来源。专门的博物馆还具有图书馆的功能。博物馆的工作人员和图书管理员一样，具有打消疑虑的能力，是不容忽视的信息来源。3.如何有效利用图书馆为了在最短的时间内从图书馆获得最多的信息，管理者应该在出行前做好充分的准备。图书馆现在使用非常传统的分类方法，不能完全覆盖新增的图书类型。很多人在图书馆找不到书。有时不是个人的错，而是图书馆分类的问题。一般的图书馆书卡格式大概是：（一）按书籍分类；（二）作者姓名（笔顺）；(3) 书名（笔顺）。 4. 数据收集注意事项图书馆里的资料大部分是读者可以复制的，但是大量的复制，尤其是遇到市面上很难买到的书籍，总是要等很久才能复制。图书馆通常将复印机固定到一定的规格，以便统一收费；如果复印的规格和收料的规格不同，会增加分拣的难度；如果您需要大量的副本，您还不如借书并在还书之前自行复印。 ，这为您省去了一些麻烦。同时，请注意您的副本大小。如果小于指定大小，则更好地组织。如果尺寸太大，就得折叠起来，以后看书很不方便。四、信息组织能力袖珍文件组织技巧数据组织系统必须足够简单，即使是最麻烦的人也可以继续使用它，并且不能是耗时和复杂的程序。很多人可能都有过这样的经历。办公桌上的资料堆积如山，抽屉沉甸甸的，却找不到他们要的文件。就这样，我日复一日地拿着文件；就算最后买了一个文件柜，乱七八糟的文件也跟垃圾一样，不好收纳。大约20年前，在王先生尚未整理的材料中，仅文件和手稿就被堆放在了60米高的建筑物中。、宽40公分的“纸山” 。2公尺这座“山”有他的采访笔记、相关材料、收据、纳税证明、小册子等，一个也不能丢。结果，他每次找资料，都会引发一场“山崩”，而每一次山体崩塌，崩塌就更加痛苦。日复一日，终于有一天，王先生下定决心，认为一定有办法有效地处理这些材料。他首先要考虑的是，制定出整理“纸山”的规则；即在什么条件下可以轻松处理数据。有五个主要条件：(1) 存储数据的空间不大。必须达到“利用最小空间”的目的；（2）低成本完成整理系统，最好不要超过1000元，以免影响你的“私钱”；（3）系统应能立即统一各种数据的大小；（4）系统应该让自己快速找到自己需要的信息；（5）本系统可以容纳以后要建立的文件，而且是开放的，不能关闭的。考虑到这五个条件，看着那堆纸，他心想，如果把文件放在信封里，按类别排列，然后把文件扔进去，这不是最简单的方法吗？ “袋式档案系统”诞生了。其实这种方式的思路和其他归档方式没有太大区别，但是不需要花很多钱买很多文件夹，可以低成本完成归档；是的，无需附加任何额外的纸张。纸袋可以使用最常见的“角型2号”袋。这种纸袋到处都能买到，甚至A4类型的材料都可以放进去。这是一种复杂而费力的处理方式，既方便又省时又不浪费金钱。使用袋式文件最基本的方法是把信封袋反面的封口剪掉，在信封袋两公分正面左侧写上目录，然后把资料放进袋子里。该方法虽然简单，但袋子系统具有其他系统无法比拟的优势。 记录组织能力1. 果断行动的勇气各种文件、信息、计划表、进度簿、影印本、备忘录等，正逐渐充斥着管理者的工作环境。在信息洪流的时代，任何文件都必须经过两个选择：（一）是否需要保存和整理；(2) 是否应丢弃。考虑到这两点，就需要立即做出决定。选择的及时性非常重要。很多人觉得没关系，以后可以做，但是一旦有了下次、明天、月底的想法，人们就不会去处理了；心想，如果现在不对付，以后每天都要加倍努力对付。2.“看书”法“我应付不来”有时就等于“我不知道怎么应付”，心里没有选择的标准。组织者应掌握一项基本原则：将来可以再次获得的数据现在必须丢弃。对于商务人士来说，已经在报刊杂志上发表的一般信息的使用率并不高。相反，一些不会成为文章的图形和描述是真正有用的信息。现在计算机和计算机的通信功能越来越普遍，可以丢弃单个连接或计算机连接所能获得的数据。或者退一步想一想，只要把非常必要的信息剪掉保存，其他的叙述就不用看了。报纸和杂志占据了很大的空间。最好边看书边撕、剪、剪。看完后，应该留下的已经处理掉了，剩下的就扔进垃圾桶了。当你得到信息时，你应该有勇气放弃，并用你的眼睛、大脑和双手一起使用。只有这样它才能在“垃圾”中工作。3.丢弃多余的副本复印机越来越普及，功能也越来越多样化。后果之一就是“垃圾材料”多了起来。所谓“信息泛滥”，不是多样化信息的溢出，而是同一信息的重复。复印机的出现加剧了这种“重复信息”的盛况。必须复印时，尽量使用缩小功能或双面复印，尽可能节省资源。4.注明来源任何要保存的数据都必须在放入数据包之前获得来源。归因是在信息上标明：谁、何时、何地。除了记忆性能优异的电脑或智能文字处理器的来源外，一般还需要手写记录数据来源，尤其是在复制书本的部分数据时，这个程序就更必不可少。复印某些书籍时，必须复印封面和页码；报刊资料必须标明报刊、杂志名称、日期、作者或发行单位。其他业务文件至少要在保存前注明日期，以后可以通过查看日志找到参与者。5. 复印文件原名一般来说，很多公司在便条纸上印有自己的公司名称或标志，在复印资料的时候也可以复印原主人的名字。你可以用电脑或文字处理机打印一条1公分宽大的姓名条，然后用透明胶带粘在复印机的顶部或底部，这样任何复印的文件都会印上姓名条，文件就会被打印出来。自动清除。如今，越来越多的人使用计算机或文字处理器来编写信件和文件。相反，它们缺乏功能。他们还不如使用复印来打印自己的名字。6.制作规范化表使用规范化表将使数据处理工作更加顺畅。在办公室里，经常有旅行申报表、工资单、考核表等固定表格，但在个人方面类似的表格很少。一般文具供应商或印刷厂难以为不同的个人设计和供应各种形式；而一般个人想要要求印刷厂印出数量很少但种类繁多的表格时，他必须付出很高的代价。事实上，如果你能灵活使用文字处理器或复印机，你也可以为自己设计特殊的表格。7.关于“文件组织”的注意事项？组织文件时要记住七件事：（1）信息社会几乎等同于“文件社会”，所以进入商业社会的第一步就是要善于使用文件；（2）文件资料一直处于重复泛滥的状态。为了不让无用的材料影响工作效率，在获取材料时，要立即判断并决定选择；（3）统一规范是数据整理的基础，任何数据规范都必须符合既定格式，不加修改地继续使用；（4）为统一不同规格的数据，可借用翻印机，但节省纸张资源；（5）在任何文件上都必须注明出处，以便日后引用时可以查明数据的来源和背景；(6) 将同一主题的相关信息编入卷册并编号以供检索可能是有用的；(7)复印机是个人工作中最重要的辅助工具，可承受较大的工作量，但谨防滥用。 组织电子数据的技能存储在文字处理器、录音机、录像机、计算机等介质中的电子数据与过去的纸质数据相比，各有优缺点。一、电子材料的特性电子材料的优势包括四点：(1) 小型记录媒体可以收集大量数据；(2) 易于处理和重用数据；(3) 快速简单地查询、分类和组织数据内容；(4) 使用它可以快速传输数据。但是，电子数据与纸质数据相比也有几个缺点，包括五点：（1）数据的输入和处理必须经过专门的机器和熟练的操作技能，否则无法读取；（2）信息内容不能从外部查到；（3）数据的互换性低于一般文件；（4）保存不稳定，存在大量数据瞬间丢失的风险；(5) 成本比纸质材料贵。因此，为了采用电子数据处理方法，首先必须仔细考虑每种方法的优缺点。2. 电子数据的危险大多数电子数据存储在磁带、磁盘等磁性介质中。电子数据本身是易失性的，必须将其转换为非易失性磁性数据。在磁性介质中记录数据的主要目的是为了快速访问。然而，由于操作失误，经常发生数据被破坏或消除的事故。即使是硬盘也可能由于人为疏忽造成数据记录。挥发或消失。其实我们身边有很多磁性产品，比如冰箱门、磁性把手、收音机、电视机、音响功放、磁性项链等等，这些磁性产品远远超出人们的想象，有时甚至会破坏磁盘上的数据间接杀手再加上地球本身就是一个巨大的磁场，磁数据长时间暴露在这样的空间里，最终难免会变质，这也是为什么磁带妥善存放后数据会消失的原因。永远记住：永远不要依赖电子数据的安全性。以便携式文字处理器为例。它使用 IC 卡作为存储介质。一旦电池电量不足或操作出现轻微错误，数据记录会瞬间消失。三、电子数据整理的要点从电子资料的特点，我们可以清楚地了解整理电子资料的两个关键点：(1) 数据可视化。记录电子数据的处理方式与普通文件不同。所有记录的文件一目了然。因此，必须进行可视化组织，以使必要的数据在必要的时间快速出现。如果忽略这一点，磁介质就像数据一样。垃圾桶，彻底失去了保存的意义。(2)预防事故。为避免因操作不当、机器故障、断电等突发事件导致数据丢失，提前制定完善的方法非常重要。无论您是使用便携式文字处理器还是高效的数据处理机器，您都必须有这样的认识。4. 以适当的索引组织电子数据(1) 磁带的排列。工作中的录音主要是用来记录人们的谈话，大部分录音带在笔录完成后似乎就不再起作用了。这并不意味着磁带缺乏保存功能，但当内容转换为报告时，磁带很少有机会被重复使用。相反，商业谈话录音可以用书面笔记或其他辅助工具代替。“声音”不是它追求的主要目的。因此，一旦记录内容被写入，磁带就不再有用了。为了避免磁带泛滥，不需要“保留声音”的磁带不需要保存。(2) 有效使用磁带。工作中如何灵活使用胶带？有六个主要过程：首先准备10到20盘磁带，一一标注NO.1，然后放入特制的“Standing Cassette Box”。准备出国录音时，按顺序取出所需数量的磁带，完成录音，并用铅笔标出日期和内容。最好每盘磁带只录制一个主题。回到工作岗位后，在录音上做笔记，然后将磁带放回普通磁带盒中。下次工作需要使用胶带时，从上次未使用的胶带开始依次使用，这样每条胶带至少可以使用20卷。当你想再听一遍时，磁带可以在很短的时间内使用。保留它，即使这20个磁带被重复使用，您也可以保留磁带的“有效期”。当磁带要重复使用时，不要忘记取消旧索引并重新标记新索引。如需长期保存录音带，可将其外壳丢弃，保留录音带及相关文件，放入标有索引的文件袋中。最后，将新磁带放入库存磁带盒中。磁带汇编是指将分散在几盘磁带上的录音内容汇集到一盘磁带中。这种类型的工作通常由广播电台进行。除了音乐和歌曲，大多数人都不愿意代表客户进行这种繁琐的服务。因此，为了避免麻烦，在录音工作中，尽量实行一盘一题的做法。(3) 录像带的安排。如果您需要在工作中录制电视，最好选择三倍速 VHS 磁带。因为一盘两小时的T-120录像带可以录制6小时的节目，符合一盘一主题的原则。如果一盘录像带必须录制多个节目，则必须在录像带上标出所录制的小时数，然后根据录像带上的时间表找到每个录制的节目，计算出剩余的空白磁带量。一个简单的方法是直接在录像带的侧面标出每个节目的时间和内容名称。只需查看上面的索引，您就可以立即找到您想要的节目内容和时长。(4) 8厘米录像带的剪辑。携带8cm录像机进行采访调查，然后录制成录像简报，早已成为越来越普遍的工作方式。只有剪辑录像带必须要有专门的技能，而且过程也相当繁琐和困难。目前，索尼推出了一款专业的便携式8cm录像带编辑机。由于双卡录音功能，为了避免未经授权的录音和侵犯版权法，不得不在不公开的情况下出售。这台编辑机的操作相当简单，只要先将时间标记插入到完成的母带中，就可以按照计时码表进行画面编辑。每张图片的长度相当于1/30秒。左卡座用于母带，右卡座用于空白磁带。根据您选择的母带，按下编辑按钮后，右侧的空白磁带会自动记录所有图像、文本和声音。 8 厘米录像机使用的金属录像带，录像机本身对色度信号和亮度信号分别进行处理，所以不知道转录图像的质量是否会受到影响，但高达超过10万元。 , 应用于商业用途。不过也有人建议，如果要剪辑VHS录像带，可以考虑使用这台8cm的机器，因为它们性质相似，画质更好。(5) 磁盘排列。随着计算机的普及，磁盘和文件一样，已经成为工作中不可或缺的重要数据。然而，它的数据容量却是纸上数据的数百倍。它可以容纳相当于100-200A4纸的数据量。由于数据容量的增加，磁盘变成了数据垃圾箱，尤其是当磁盘堆积越来越多时，就会出现找不到数据的窘境。磁盘的作用是重复记录和使用数据。例如，当你准备将杂志中的连载编成单行版时，你经常会使用存储在磁盘上的原件进行再次修正和补充。为了重用磁盘上的数据，您必须设计一种方法来立即找到您需要的数据。原则上，最好在一张磁盘上只记录一个主题。由于一个磁盘可以容纳多个数据，为了避免浪费，尽量让一个磁盘记录相同主题的数据，然后再放入主题相似的磁盘。将它们全部放在一个专用的文件袋中。磁盘上的数据打印出来后，如果不确定数据是否会再次使用，可以准备另一个磁盘保存，称为“垃圾桶磁盘”。在处理数据时，预先规划这个“备用空间”很重要。当垃圾桶磁盘容量饱和时，会重新检查并淘汰，将值得保存的内容按主题分类存放在其他磁盘中。3.5寸的软盘放入盒子时，其开口与一般软盘的开口正好相反，导致索引上的文字倒置，查找起来相当不便。由于各种光盘标签的设计不同，因此在选择购买光盘时最好使用某个品牌。至于哪种磁盘设计最有利于存档，不妨在市场上查询和比较。(6) 磁盘崩溃避免方法。与录音机或录像机的磁带相比，磁盘显然更能在很短的时间内保存或擦除数据，这意味着磁盘是相当危险的。很多人都有过这样的经历：难于录入的信息往往会因为一时的操作失误而瞬间消失！既然把电脑当成数据机器，就不可能摆脱风险，何不让机器随时有一套补救措施。系统存在吗？1987年推出的美国苹果电脑上新增了具有自动保存功能的软件程序Hipa.card。这样的机器虽然方便了打包软件的添加，但并不一定能解决所有可能出现的错误。只要计算机或文字处理器的硬盘继续普及，数据丢失的风险就会继续增加。以 mackintosh 为例， 1984 年推出的第一代 3.5 磁盘盘片容量只有 400KB，但在 1987 年，其硬盘容量高达20MB，比三年前提升了 50 倍。随着硬盘种类的增加，1987年底20MB的价格下降到几万元左右。即使是个人购买100MB的硬盘也不再新鲜，但这些容量与250块硬盘的容量相当。超强内存，一旦出现轻微错误，所带来的损失可能难以想象。虽然市面上有很多防止数据消失的机器，或者可以让消失的数据起死回生的软件，但硬盘毕竟也是一种磁记录介质，还是会遇到一些无法抗拒的意外。软件。例如，在运输过程中发生地震或交通事故可能会导致硬盘发生故障或损坏。必须注意：信息技术公司应该明白，大型系统所承担的风险也会发生在小型系统中。因此，储蓄成为最重要的概念。即使数据已经发展到电子时代，保存的行为仍然被普通人所忽视。实际上，保存就是复制，复制就是为大多数人提供信息，例如为大多数人打印，为少数人提供信息。对象的副本。人们习惯了这种复制文化，但不习惯危机管理的复制保存文化，导致数据频繁丢失。所以，所有的数据机从一开始就应该有一个大规模的自动存储系统，每个人都应该有适合自己工作系统的存储的概念和技术。(7)异形模型之间的数据交换使用电子数据最麻烦的是不同模型之间的数据交换。以软盘为例，其规格有8英寸、 5 英寸、3.5英寸等2英寸几种，其数据密度也从IS（单面单密度）到2HD（双面高密度）等，记录方式不同，很难实现相互之间的完全互换。但就个人工作而言，可以通过以下三种方式来弥补数据互换性的不足：(1) 购买新机型时，请选择可以与旧机型进行数据交换的设备。(2) 将异形模型的数据转换成自己的模型可以读取的方式。(3) 选择标准规格系统中保存数据的模型。关于第一点，需要注意的是，即使是同一家厂商，有时刚出厂的新机型也无法读取旧机型的数据。例如，第一代文字处理器保证当前型号无法读取存储的数据。关于第二点，有以下三种方法：首先，使用数据转换服务中心进行数据转换。目前有一家服务公司，将不可互换的数据转换成你想要的模型或磁盘类型。二、购买数据交换电脑或交换软件，自行更换。但是，这种方法需要数万到数十万元的投资。第三，使用计算机或文字处理器中的通讯功能进行转换。对于文本数据，这是最简单的方法，但必须在计算机或文字处理器具有通信功能的前提下进行。基本上，计算机或文字处理器的通信功能可以读取相同规格的文本数据，即使型号不同，也可以自由地相互交换数据。通信功能有两种方式来交换数据。一种是采用电子传输方式将A机的文件输入计算机网络，再通过电子传输方式传输到B机；另一种方法是转移A机。直接连接交叉通讯线与B机通讯，使用两种机型的通讯软件处理文件。通讯功能可以交换的数据不仅限于简单的文本数据，因此它对异形飞行器数据交换的贡献，使其成为流行的划时代产品。至于通讯功能的安装方法，可咨询厂家或代理商。至于标准规格系统的选择，只是因为它的通用性，方便了各种机器的数据交换工作。以后想买文字处理机，别忘了选择能读取标准规格系统数据的机型。虽然文字处理器的运行性能较差，但由于它可以在新旧机型之间交换数据，您不妨考虑购买价格最便宜且具有通讯功能的便携式文字处理器作为您的个人资料。开关机。五、“电子数据整理”注意事项整理电子数据应注意八点：（一）电子数据的整理是对存储的不可见的数据进行整理，使其一目了然；（2）注意数据规范的统一，提前整理保存，以便随时调取必要的数据；(3)录音带的使用应尽量保持“一盘一题”的理想状态；（4）当磁带重复使用的机会不多时，应在短期存放后重新使用，以免磁带泛滥；（五）需要保存的磁带，应粘贴与对象相同的索引，放入文件袋中；(6)在录像带上添加时间数据，以便清楚地了解每张图片的位置；(7) 最好为一个主题的磁盘维护一个文件包；(8) 必须保留磁盘或硬盘上的数据。 照片数据组织能力没有什么比整理照片更麻烦的了。在照片流行的时代，大家都在相册里仔细贴照片；当傻瓜相机时代来临，印刷开始流行，胶卷和相册的堆积成为人们最头疼的问题。幸运的是，照片具有其他媒体无法替代的功能，因此没有被淘汰。照片有五个主要功能：(1) 捕捉瞬间之美；（2）弥补记忆模糊；（3）一张照片足以传达超过一百句话的信息；(4) 记录清晰的图像；(5) 可用于印刷媒体。在数据工作中，照片是非常重要的，尤其是