门禁考勤管理系统操作说明--打印版

细心整理门禁考勤系统操作用说明书系统功能特性HY门禁考勤管理系统软件是基于Windows98/NT/XP上运行的多用户多任务系统。该操作管理软件具有图形限制界面。数据库接受ACCESS系统，供应世界上最便捷的数据!HY门禁考勤管理系统软件是基于Windows/NT/XP操作系统上的32位应用系统，并且有多种不同的程序和一些动态链接库组成。可以在任何一台PC进展全功能操作。友好的界面，极其便利灵敏的操作将使您用来得心应手。当您将系统操作完毕之后，就可以将系统退至后台而去运行其它软件!HY门禁考勤管理系统软件主要特性：l Secure平安 完善的运用授权许可管理，完全保障了用户合法的运用权力。32种操作权限，给用户对系统进展层次管理，供应更平安牢靠的方法。l Convenient便利 用户可以通过界面上的图标，清楚地驾驭菜单中的功能。这样可以特殊简洁地对用户进展人事资料登记，增加，删除，修改和查询操作，同时也可以分职务分部门进展登记。l Time时间 系统可在每星期随意指定时间组合，每个门点四个时间段定义,可以授权16组不同时间组，15组用户时间进展定义、保证时间和门禁限制的精确性。l Capacity容量HY门禁考勤管理系统软件软件支持254个限制器，5,000条正常读卡事务。可管理多组成部门，3000个用户/持卡人，足以满足任何企事业单位的须要。l Responsible牢靠系统主要用于企事业单位,公司工厂,学校设计了卡和密码共同运用进入；卡和指纹识别混合运用进入。HY门禁考勤管理系统软件为便利用户，该软件还可以设置6位超级密码，按必需的方式输入，即可象刷卡一样进入相应的门。 系统要求起先安装HY门禁考勤管理系统软件之前，请确认计算机满足以下最小系统要求：统一要求处理器PC运用Pentium 433MHz建议运用Pentium 1.0GHz或更高可用的硬盘空间安装驱动器至少50MB可用硬盘空间CD-ROM或DVD-ROM依据该产品供应的媒体类型，必需配有CD-ROM或DVD-ROM驱动器显示器800600，256色建议：1024768，增加色16位鼠标Microsoft鼠标或兼容的输入设备 系统资源要求:在安装门禁考勤管理系统前您的机器必需已安装一个操作系统。针对不同的操作系统，详细配置要求不同，详情如下： 硬件环境:详细要求操作系统配置要求Windows 98/98SE/MERAM:最低64MB建议128MBWindows NT/2000/XP RAM:最低128MB建议256MB操作系统Windows 98、Windows 98SE、Windows ME、Windows 2000 Professional、Windows NT、Window XP Professional、Windows XP Home办公软件Microsoft Office 97或更高版本 软件环境:软件安装 安装:安装前准备：(首先启动操作系统Windows9X,Windows2000 WindowsXP)安装门禁考勤管理系统之前，请首先卸载其方法请参见“卸载”旧版的门禁考勤管理系统。1.当全部的准备就绪后,请依据以下步骤安装门禁考勤管理系统;2.将安装光盘插入光驱,用我的电脑阅读光盘里面的内容,双击“门禁考勤管理系统.exe”，便起先安装门禁考勤管理系统。初始化安装程序后出用户信息框，输入必要的用户信息。3点击“下一步”进入选择操作系统界面；依据你当前运用的操作系统来选择，假设你运用的是Microsoft Windows 95/98/Me操作系那么选择“Windows 9X操作系统”，假设是Microsoft Windows 2000/NT/XP操作系统那么选择“Windows 2000或以上操作系统”。4接着下来是选择安装文件夹，在“安装 门禁考勤管理系统 到：”下面的文本框中输入系统将被安装到的文件夹，可点击“更改”按钮在弹出的“阅读文件夹”窗口中选择文件夹。5然后进入准备安装，确认无误后选择“下一步”，否那么选择“上一步”来进展相应项的修改。5文件复制完后安装程序进展执行操作，详细对文件注册、注册表项写入等操作。6安装完成。7成功安装门禁考勤系统后在桌面或【起先】|【 程序】|【门禁考勤管理系统】菜单里都有“门禁考勤管理系统”的快捷方式，翻开后就可以运用门禁考勤管理系统里的功能了。 卸载:u 方法一：请于【起先】|【 程序】|【金山毒霸 6 】菜单中执行“卸载 门禁考勤管理系统”快捷方式，卸载程序将指引您干净、平安的卸载门禁考勤管理系统。1. 卸载确认用户操作。2.在确认操作中选“是(Y)”后卸载程序进展删除文件等操作。3卸载完成。u 方法二：点击【起先】【设置】【限制面板】，并在限制面板里面执行“添加或删除程序”，继而在弹出的对话框中选择“门禁考勤管理系统”并单击其右边的“修改/删除”即可，余下的卸载操作同方法一。 运用指南:u 主界面：双击桌面快捷方式，友好、简洁的主界面便展示在您的眼前。主要分为三个局部：菜单栏、快捷工具栏、状态栏。菜单：接受Windows标准风格，点击其中任何一项，即弹出详细的下拉菜单，可便利、快捷地选定您所需的功能菜单。快捷工具栏：在快捷工具栏中列出了用户常用的一些功能操作的快捷按钮。状态栏：让用户可便利的看到系统的一些参数，如操作员、串口号、系统当前的时间等等。依据系统管理各模块的功能的不同，下面针对各模块功能逐一介绍：。1 人事管理：l 系统参数设置：设置系统的一些根本参数，如通讯运用的串口号，等待响应时间，重试试数等等。串口号：计算机及终端机进展通讯交换数据时运用的通讯串行口号，一般计算机的后面有2个串行口，依据实际状况来选择对就的串口号就行了等待响应时间：该参数是设定计算机及终端机进展通讯时，计算机等待终端机返回数据的时间长度，以毫秒ms为单位。建议设置为1000毫秒。1秒=1000毫秒。重试次数：通讯时，计算机等待终端机响应的时间等于等待响应时间的值终端都无响应时，计算机重复及终端机通讯连接的最高次数，当重复及终端机通讯的次数是重试次数的设置的值时系统提示通讯超时。建议设置为2次。波特率：计算机及终端机通讯时运用的通讯速率，系统运用的值是9600bps/s，该值不行修改。l 终端管理：这里集合了对终端机的参数进展设置、功能管理的大局部操作，运用户更便利的对终端机进展管理、操作。里边包括了终端管理和终端操作两大功能。 终端管理包括了以下操作：下载台号：每台终端机都有且必需有一个唯一的编号作来及其他的终端机区分。首先在及计算机连接的设备该设备为“RS232-RS485信号转换器”的另一端及要设置台号的一台终端机正确连接，然后进入该窗口在终端机台号输入框中输入当前连接的设备的台号台号值可在之间的任何数值，其次在终端机名称输入框中输入这台终端机的名称描述，再在机型的下拉列天中选择当前终端机的机型，最终再点击“下载台号”按钮，当提示下载成功即可。机型有：门禁机只用来限制门锁；考勤机只为考勤打卡所用；门禁考勤机即用来限制门锁也可用来考勤打卡。留意：下载台号时计算必需只连接要下载台号的那台终端机，其余的终端机均要断开及计算机的连接。校对终端机时间：该功能是用来校对选中的终端机的时间，可一次选择多台终端机同时校对，建议每个月校对一次。校对时有两种方式，一种是运用系统时间即将终端机的校对为当前计算机时间，即在运用系统时间前打上“”即可，另一种是不运用系统时间，去掉运用系统时间复选框前面的“”即可，这时你可手工输入将要校对到终端机的时间。读取终端机时间：读取选中的终端机当前的时钟信息，一次只能选择一台终端机进展读取。设置终端记录满后存储方式：设置选中的终端机的记录满后存储方式，可一次选择多台终端机同时设置。设置为循环覆盖存储当终端机记录存满后再打卡就按先进先出的规那么循环存储打卡记录。设置开锁时间：该功能只对用门禁功能的终端机可用。设置打卡后锁保持开锁状态的时间，以秒为单位。设置开锁时间组：和系统管理菜单中的设置时间权限一样。设置系统特征(Timic卡用户有该操作)：先选中要设置系统特征的终端机，然后在系统特征输入框中输入6位系统特征值。点击设置即可，设置成功后系统会自动将系统特征保存供发卡时运用，所以系统系统征一旦设置好后就不要随意改动。终端操作包含了以下操作：初始化终端机：该操作成功后被操作的终端机将复原到出厂状态，在终端机上被注册的用户卡，及用户的打卡记录等数据都会被删除，但终端机的台号不变。所以用户要慎用该操作。去除全部用户卡：将选中的终端机中注册过的全部用户卡删除掉。远程开锁：该功能只对有门禁功能的终端机可用，一般是运用在发生紧急状况时，用该操作来开启终端机所限制的门锁。删除不用的终端机：该操作可将不运用的终端机删除掉。l 卡片管理：卡片管理可给对用户卡片进展根本的管理，系统将发员工卡、注册员工卡、退员工卡、挂失员工卡、消挂员工卡等操作都集合在该功能模块中，用户可更便利的管理员工卡。读卡：该功能只对ID、Mifare卡型的系统可用，假设选择的读卡设备“读卡器”那么系统自动检测串口及“读卡器”连接，然后自动读取读卡器感应范围内的一张卡的卡号，如选择的读卡设备是终端机那么该操作将置选中的终端设备进入读卡状态，这时就可以将要读的卡依次在终端上进展读取卡号直到对该终端机进展停顿读卡终端进入读卡状态后将不行进开锁或考勤等打卡操作，要“停顿读卡”前方可进展，所读到的卡号都将将显示在“输入卡号”区。发卡：将“输入卡号”区中的卡号发给选中的员工，假设卡型为IC卡那么系统要先将卡号及卡内必需数据写入至卡内，然后再将卡号发给卡选中的员工。停顿读卡：该功能只对ID、Mifare卡型的系统可用，当终端机进入读卡状态并读卡完毕后，接受该操作将终端机退出读卡状态，复原开锁或考勤等状态。注册/退卡：系统卡型为IC卡即Timic卡无该功能，当员工卡进展发卡操作后终端机还是不予认可，注册卡功能可将员工卡注册到选中的终端机上，注册成功后员工卡可在其注册到的终端机上进展打卡操作。退卡操作刚好相反，将员注册到终端机上的卡退掉，使员工卡不行在退卡成功的终端机上接着打卡操作。挂失/消挂卡：系统卡型为IC卡即Timic卡无该功能，员工卡丢失后可运用该功能将员工卡在选中的终端机上进展挂失，卡挂失后将不行进展打卡操作。消挂卡功能及挂失功能刚好相反。发系统特征卡(Timic卡用户才有该操作)：操作员可运用系统征征卡来设置终端机的系统特征，发系统特征卡和设置终端机系统特征一样，成功后将系统特征值保存供发用户卡时运用。所以系统特征不要随意改动。l 设置权限时间：该功能可限制终端的可打卡时间，系统可对一个星期的每一天里设置四个打卡的时间段，像这样的时间段可以设置15组。可更便利的管理员工打卡。以上可设置星期一至星期天每天的可打卡时段，四个时段中只要有一个时段时00:00:0000:00:00那么认为是全天任何时间都可打卡，假设不想要某个时段那么可将那个时段时间设为公似01:00:0001:00:00的值即除00:00:0000:00:00外，起先时间和完毕时间一样的值都可。可依次添加15组这样的时段，每一组可设置其有交日期，添加完后就可以点击“设置”按钮下载到选中的终端机上之后可在“人事资料管理”中设置员工所运用的时间组。l 设置用餐时间：该操作只对有用餐功能的系统可用，是用来设置用餐的时间及对应用餐时间的餐次名称。l 操作员设置：该功能是为了多人运用管理而设定的，里面可进展增删操作员、修改操员密码、权限等操作，操作权限进一步限制了每个操作员登录后的操作权限，这样可防止一些操作员修改一些重要数据，也增加了数据的保密性。l 单位资料设置：设置单位的一些根本信息，如单位名称、单位地址、联系电话、单位网址等等。l 系统初始化：初始化将依据用户选择的数据复原到初到初始状态，留意：操作员进展系统初始化后，初始化后的数据不行复原，所以运用该操作的操作员必需要慎重运用。l 退出系统：退出门禁考勤管理系统。2 人事管理：l 部门职务设置：设置单位的部门及职务信息，包括了添加、编辑和删除部门/职务的信息。l 人事资料管理：在人事资料管理中可管理全部员工的一些根本资料，在添加员工后员工的工号可自动加1，选中员工后自动显示选中的员工的资料，为操作员供应了诸多的便利。在添加或编辑员工资料时，员工工号和员工姓名这两项是必填项，假设员工有开锁时间限制的话须要在开锁时间组中选择员工所运用的时间组，如假设员工要用门禁考勤机的打卡记录作为考勤记录时还须要在“用来考勤的终端机”中选择用来考勤的终端机台号，否那么系统只当员工只用终端机来开锁。员工辞退后其资料保存在辞退/退职员工资料中，在辞退/退职员工资料中删除员工将会彻底去除员工的资料。3 考勤管理：l 班次时间设置：操作员依据公司的全部的上班班次及各班次对应的上班时间来添加班次供排班时运用。假设是员工有规律的正常上班班次那么设为正常班次，如假设是员工有规律的加班班次，那么设为加班班次。班次时间一旦设定好后就不要随意改动，常见的改动会影响员工的考勤数据的精确性。在给员工排了该班次后不行删除班次。l 员工排班设置：给员工排班时要依据每个员工的上班状况来给员工排对应的班次，员工排班后在排班表格中可即时看到员工对就日期的排班结果，操作员可很便利的检查员工的排班是否精确。每个员工最多只能排两个正常班次和一个加班班次，并且员工所排的一个班次不行及另一个班次发生时间重复。首先选择要排班的员工排班班次一样的员工一样时选择，然后选择员工要排班的日期选中“添加未选日期时”复选框时，排班的日期是没有选择的日期，选中“修改日期排班”时，是修改选中员工在选中日期的排班，未选中的日期的排班将不变。l 手工签卡：当员工上/班班遗忘打卡或由于各种缘由未打上卡时，操作员可在该操作帮员工签卡。l 特殊加班登记：在班次设置中设置的加班班次都是有规律的加班班次，当员工进展加班的时间没有规律时操作员可以帮员工登记特殊加班。特殊加班是依据员工实际的加班状况来登记，员工无须打卡来进展特殊加班。当上班时间中的上班的月份变更后表格中将自动显示该月全部员工的特殊加班记录。l 请假登记：请假登记可自动计算出员工因请假而误工的时间，但员工请假登记之前须先给员工排好班，否那么不行计算出员工的请假的误工时间。员工的每两条请假记录之间的时间不行存在重复。l 出差登记：出差登记及请假登记操作一样。4 查询：l 查询个人考勤明细正常/加班：查询个人正常考勤明细中可以可以同时看两个员工的考勤很清楚的查看出员工每一班次的上下班时间和员工每一天而且员工每天的工作时间、迟到时间、早退时间以及请假时间。查询个人加班明细和但询个人正常考勤明细一样。l 查询单位考勤明细：操作员除了可以在个人考勤明细中查询每个员工每个月考勤数据之后，还可以在查询单位考勤明细中查询符合条件的员工的考勤记录。系统还供应数据导出功能，操作员可以将员工的考勤数据导出至Microsoft Excel文件中。在查询数据时要先选择记录的类型，有平凡上班和加班两种，然后选择要查询的的月份，系统供应了最多两个条件查询数据，还可选择两个两个条件之间的关系AND/OR，查询条件设置好之后点击查询之后就可查询出符合条件的记录了。查询完之后可以对查询到的数据进展导出或打印操作。l 以下查询均及单位月考勤明细查询操作相像。查询考勤总结统计、查询特殊加班记录、查询请假记录、查询出差记录、查询开锁记录、查询用餐记录、查询在职员工资料、查询退职员工资料、查询排班记录、查询原始打卡记录、查询异样考勤打卡记录、查询设备资料、查询登录日志。说明：异样打卡记录是指在员工上班时间之外的打卡记录。5 数据管理：l 采集/分析/去除数据：采集数据：采集终端机中的打卡数据。整理数据：将采集回来的终端机打卡数据进展整理，经过数据整理后操作员才可看到原始打卡记录。分析数据：将整理数据后的原始打卡记录经过分析得出开锁记录，考勤记录以及用餐记录。去除数据：去除终端机中的全部打卡记录。操作员必需要慎用该操作，数据一旦去除将无法复原。说明：假设分析的数据中有考勤记录操作员进展分析数据前必需要先给员工进展排班，否那么分析的数据找不到排班那么当作员工的考勤打卡记录是异样打卡。分析考勤数据的分析规那么是假设员工在某班次的上班时间段起先打卡时间完毕记迟到时间内有多条打卡记录那么取最早的那条打卡记录作为上班打卡记录，假设在下班时间段起先记早退时间完毕打卡时间内有多条打卡记录那么取最迟的那条打卡记录作为下班打卡记录。员工假设在完毕记迟到时间起先记早退时间打的卡，系统会自动依据的打卡状况来判定打卡记录是上班打卡还是下班打卡，如假设无上班打卡记录那么该记录为上班打卡记录记迟到，如假设有上班无下班打卡记录那么该记录为下班打卡记录记早退,如假设有上班也有也班打卡记录那么只要比上班打卡记录早那么记为上班打卡记录，假设比下班打卡记录晚那么记为下班打卡记录，假设在上班班打卡记录之间那么不记录。l 月/段考勤数据统计在月段考勤数据统计中可以统计符合条件的员工在一个指定日、月、年或一段时间的需工作天数、实际工作天数、工作总时间、迟到总时间、早退总时间、请假总时间等数据。统计数据时可选择要统计的范围以及统计的时间，统计的数据自放入统计表中，在查询考勤总结/统计中可查询统计出来的数据。l 月/段用餐数据统计有用餐功能的该操作才可用，可统计一段时间的某餐次或全部餐次的用餐次数。l 数据库备份/复原为了防止操作员误操作导致数据丢失或数据损坏等，操作员要随是作好数据备份，以备数据丢失或损坏时复原。备份数据时要选择备份数据的目标文件夹，然后点击备份数据按钮即可将数据备份到目标文件夹。复原数据时，要选择被复原的数据库所在的文件夹，当所选的文件夹中有数据库文件时，复原备份按钮自动变为可用，这时点击复原备份即可将备份的数据复原到系统。l 数据库压缩/修复因为系统所运用的数据库是Microsoft Access数据库，该数据库存在数据库会越用越浩大的缺点，所以操作员要每隔一段时间进展一次“数据压缩/修复”来给数据库减肥，释放文件占用的磁盘空间，详细时间间隔要依据数据操作量的多少而定，如假设很常见的操作的大量数据那么每两个星期左右进展压缩一次，这样可以提高系统的运行速度。也可以释放出文件无用局部所占用的磁空间。数据库压缩前要保证数据库不被其他软件翻开，否那么压缩将失败。操作流程1. 运行HY门禁考勤系统管理软件在桌面双击门禁考勤系统管理软件图标或者干脆点击起先程序 门禁考勤系统管理软件 2. 设置通讯端口和波特率在”系统参数设置”里设置串口号，等待响应时间，重试试数,详细请看运用指南人事资料系统参数设置3. 设置终端机台号在终端管理里进展下载台号,详细请看运用指南系统管理终端管理4. 设置系统特征(Timic卡用户才有此操作)在终端管理或卡片管理中进展设置系统特征,详细请看运用指南系统管理终端管理和运用指南系统管理终端卡片管理运用指南系统管理卡片管理留意：两种方式设置系统特征都会保存供发卡时运用，所以在运用过程中不要随意更改系统特征，后果可能导致用户卡不行运用。5. 设置时间权限在系统管理进展设置, 详细请看运用指南系统管理设置时间权限6. 部门/职务设置在人事管理进展添加,详细请看运用指南人事管理部门/职务设置7. 人事资料管理在人事管理进展添加,详细请看运用指南人事管理人事资料管理8. 卡片管理在卡片管理进展设置,详细请看运用指南卡片管理9. 考勤管理在考勤管理里进展设置,详细请看运用指南考勤管理1).班次时间设置2)员工排班设置10. 数据管理在数据管理进展设置, 详细请看运用指南数据管理1) 采集数据2) 整理数据3) 分析数据4) 查询数据10.数据查询 在数据查询中查询, 详细请看运用指南数据查询1) 操作员登录查询2) 打卡数据查询