项目管理及知识管理系统

11 系系统目标1）构建一个企业知识共享管理平台，有效地、安全地管理企业各类知 识文档（文件）；是业务系统和项目管理系统的基础平台。2）基于企业知识共享管理平台构建一个基于企业实际需求的业务管理系 统，对企业的产品、客户、供应商、合作伙伴、机会、报价、订单等以形 成订单为目的各类商务对象进行管理；3）构建一个企业项目管理系统，管 理面向企业的产品开发项目和工程项目，并与知识管理系统集成；22系 系统体系结构项目管理及知识管理系统是基于 B/S 结构的三层结构，包括：数据库层、应用层和客户层。数据库层采用 SQLServer 数据库管理系统，它管理该系统的所有数据；应用层包括项 目管理服务器端软件，及知识管理软件WSS,客户层的应用软件以IE和 项目管理客户端软件为主，Office软件也是其重要的客户层应用软件。Intranet/internetOffice2003IEProject 客户端客户层应用层数据库层33 知知识管理平台33. 11知知识管理平台的数据组织结构知识管理平台以站点为主结构，一个部门或一个项目都可以建立一个 站点来组织与管理相关文档。33. 11.11 站站点结构站点是最基础的数据组织方式。一般结构是顶级站点下带子站点，子 站点下还可以创建子站点，其结构如下WSS/SPSProject 服务器端SQLSERVER二级子站点 N 级子站点33. 11.22 站站点的数据组织方式站点包括两类主要数据管理对象：列表库与文档库。列表库以管理结 构化数据为主，而文档库以管理非结构化数据为主。其结构如下：站点文档库列表库文档库列表库文档库列表库文档库列表库列表实例：一级子站点一级子站点二级子站点二级子站点一级子站点顶级站点文档库实例：列表库中存储的是一条记录，而文档库存储是一份文档，它可以通过 相应的软件打开，如：存储的是某.doc文档则可以用WORD打开。33. 11.33列列表库与文档库的视图可以创建自定义视图来执行下列一个或多个操作：按一组条件进行筛选按特定顺序排序显示或隐藏属性字段基于列表数据对信息分组显示栏的小计将带有日期信息的列表显示为日历或表分组视图分组视图使您能够基于一个或两个栏对列表中的项目进行分组。例如, 您可以对事件列表中的项目进行分组，以便将在特定日期发生的所有事件 都显示在一起，然后，可以基于安排该事件的人或事件发生的地点，在该 组内对事件进行分组。日历视图如果列表中包括一个带有日期的栏，则可以创建一个视图将该列表显 示为日历。此功能使您能够创建可以按普通表视图查看或按日历查看的自 定义列表。可以快速在两个视图之间进行切换。例如：销售订单：可以定义以下视图类型。日历视图实例：用车申请列表，按申请用车日期显示日历视图，类似 于 OUTLOOK 中的日历。33. 22 基基本功能知识管理系统将企业业务流程中的人员、工作组和知识连接在一起。 它将分散的信息统一起来，便于就文档、项目和其他工作进行协作，并根 据用户的功能组和组织角色呈现特定应用程序和自定义内容。知识管理系 统可与MicrooftWindow资源管理器、MicrooftOffice应用程序和Web浏 览器协同工作，在整个组织范围内创建、管理和共享内容。知识管理系统允许团队出于信息共享和文档协作目的创建Web站点， 从而有助于提升员工个人和团队的生产力。它为MicrooftOffice系统以 及其它桌面程序提供了团队服务和站点。旨在实现更为轻松和灵活的部署、管理和应用程序开发过程。知识管理系统由WebPart和基于WindowASP.NET的组件组成。WebPart 设计用来向站点中添加页面，它由站点管理员和用户进行配置， 能够创建基于页面的完整应用程序。33. 22.11 团团队社区知识管理系统为员工交流文档、思想、信息以及沟通提供了一个场所 团队成员可以通过这些站点方便地加入到讨论之中，围绕共享文档展开协 作和调查。站点内容可以通过Web浏览器和支持Web服务的客户端工具加 以访问。文档协作特性允许用户轻松签入、签出文档，并对文档实施版本 控制。33. 22.22 提提高员工能力MicrooftOffice 程序可以知识管理系统站点的内容。站点上的所有 协作内容例如：文档、列表、活动、任务分配以及成员名册都可以在 MicrooftOfficeWord2003、MicrooftOfficeE 某 cel2003 和 MicrooftOfficePowerPoint2003 中读取。您还可以对 Web 图 片库中的图片进行编辑MicrooftOfficeOutlook2003允许您同时查看 知识管理系统的活动日程和个人日程，它还可以为创建特定于某个会议的 工作区，以便讨论会议的具体召开时间和地点。33. 22.33 管管理赋能知识管理系统管理人员可以定制站点内容和布局，以确保站点成员可 以访问和利用重要的相关站点信息。如果需要，管理员还可以对成员的参 与行为进行监视。安全性和工作职责不仅是灵活的，而且是易于访问的。 经过精心设计的列表和整个站点可以保存为模板并被整个组织范围内的员 工个人、团队或企业部门重复使用。33. 22.44 管管理和部署知识管理系统可以进行伸缩，以容纳组织内部的数以千计的站点。它 完全支持负载平衡的 Web 场和群集数据库部署。对于站点和服务器的管理 人员来说，他们不仅可以对存储设定和应用配额，而且可以对每个服务器 上的站点和每个站点中的用户设定并应用配额。站点的使用情况能够被监 视，以检查并清除不再使用的站点。安全选项不仅数量详尽而且易于管理 服务器的管理人员可以委派最终用户创建他们自己的站点。他们还可以通 过 Web 浏览器、命令行工具或者可以访问角色类型 5 角色类型 4 用户 用户 41Web 服务的对象模型对站点和服务器加以管理。33. 22.55 集集成化的的Wiinnddooww.NNEETT 部部署除了 WebPart 基础结构之外，知识管理系统服务器、站点以及站点内 容都可以通过一个完善的、基于 Window.NET 的对象模型和符合行业标准 的 Web 服务暴露给外界。可以使用 MicrooftOfficeFrontPage2003 对站 点进行定制并增强由数据驱动的站点内容。33. 33 安安全控制企业数据的安全是企业信息系统的基础。知识管理平台具备完善的安 全机制，能具体到什么角色的人对什么数据有什么样的操作权限。系统安 全一般分为安全主体与安全对象，安全主体是指访问系统的人，而安全对 象则是受保护的数据。可以根据工作岗位按分成不同的角色，每类角色赋予不同的权限，其 结构如下图示：用户角色权限读写用户 3 角色类型 2 角色类型 1 用户 2 用户 1 角色类型 31nn从上图可看出，某一用户可属于不同的角色类型，每一角色类型可赋 予不同的权限，包括只读、可编辑、可删除、可新建等。知识管理平台的安全主体主要分两类：第一类为站点，各种角色加入到站点中，例如：Marry属于某一站点中的“只读”角色，则她只能查看该站点中的数据，而不能进行其它操作。第二类为列表，列表是一个广泛的概念，它包括列表库、文档库。对站点中的每个列表都可定义相应的权限。如：Marry对某站点，只有“读”权限，但对该站点的中“产品”列表有“修改” 的权限，贝U Marry可修改“产品”列表中的数据。33. 44 应应用情境33. 44.11 数数据管理员假定 Marry 是公司的数据管理员，他负责知识管理平台的数据维护及权限控制。他在IE环境中工作，其基本操作包括：1）创建WEB站点，根据组织需要定义列表库及文档库；2）定义站点访问权限，并针对每个列有库及文档库定义访问权限；库存管理产品管理资产管理服务管理合作伙伴管理客户管理供应商管 理销售管理采购管理报表中心33. 44.22 工工作组成员工作组成员是指利用软件工具工作的人员，包括工程师、文员等。其 主要操作包括：1）创建列表数据；2）将日常工作成果（文档）上载到文档库中,或基于表单模板进行日 常工作；3）修改文档库的文档（权限控制中）44 业业务管理系统业务管理系统是在知识管理平台上，根据企业的实际需求而构建的面 向中小型企业的业务管理系统。既可适应生产型企业也可适应销售型企业44. 11 业业务管理系统功能结构知识管理平台如上图所示，业务管理系统是以知识管理平台为基础而构建的系统， 其中的功能模块可根据企业的实际需求选择或定制。44. 22 基基本功能44. 22.11 供供应商及采购管理供应商及采购管理的主要目标是为企业降低采购成本、提高采购效率 和增加资金使用效率，同时也提高和供应商、物资需求部门之间的协作能 力。供应商管理主要实现供应商信息建立、维护，供应商产品信息建立和 维护管理等。包括的主要内容有：供应商信息维护,产品/服务信息维护, 供应商查询,供应商评估管理,供应商统计,供应商历史纪录管理、供应商 对账管理以及供应商协议管理。采购订单管理：主要按照企业标准合同样本生成采购订单，使采购订 单的格式标准化，生成方便，同时提供了采购订单查询和统计，从而加强 采购订单管理效率。采购订单管理的功能如下：采购订单模版生成和维护,采购订单生成,采购订单打印,采购订单查 询,采购订单评价,采购订单维护,采购订单金额统计,采购订单物资金额统 计44. 22.22客客户及销售管理、客户及销售管理包括：客户管理、机会管理、报价管理和销售订单管理。客户管理客户管理就是充分利用客户资源，通过与客户交流，建立客户个性化 档案，与客户合作等方式，获得大量针对性强，内容具体，有价值的市场 信息，包括有关产品特性和性能，销售渠道，需求变动，潜在客户等，成 为企业经营决策的重要依据。客户管理帮助企业吸引潜在的客户和留住最 有价值的客户。对企业的重要客户需要建立以下与客户相关的档案：1）客户简报；2）客户组织结构分析；3）客户年度项目预测；4）客户竞争对手分析；5）客户满意度调查；机会管理机会是销售人员在进行销售过程中从各种各样的渠道得到的与企业产 品销售有关的有价值的线索（信息）。机会管理就是要充分利用的机会， 形成销售业绩。对于销售金额可能较大的机会需建立与该机会相关的档案, 充分调用公司资源，充分协作。1）机会概率测算；2）机会产品需求分析；3）机会竞争对手分析报告；4）机会关键问题分析；5）机会描述报告；报价管理报价管理：针对一个机会可能会产生多次报价，这就需要有一个报价 管理，针对一个机会的多次报价分析得到一个最好的销售业绩。报价管理主要按照企业标准报价单模板生成报价单，使报价单的格式 标准化，生成方便，同时提供了报价单查询和统计，从而加强报价单管理 效率。报价单管理的功能如下：报价单模版生成和维护，报价单生成，报价单 打印，报价单查询，报价单评价，报价单维护等。销售订单管理销售订单管理：主要按照企业标准合同样本生成销售订单，使销售订 单的格式标准化，生成方便，同时提供了销售订单查询和统计，从而加强 销售订单管理效率。销售订单管理的功能如下：销售订单模版生成和维护，销售订单生成， 销售订单打印，销售订单查询,销售订单评价，销售订单维护，销售订单额统计。44. 22.33 产产品与库存管理44. 22.44 资资产管理资产是一个广泛的概念，它包括企业的固定资产和已销售出去的产品资产管理主要指资产信息的建立、维护、查询与统计。对已销售出去 的资产主要是跟踪与维护。建立维修记录。对某一产品的维修历史记录， 查看该产品的可靠性，从而从设计上不断优化或建议供应商优化产品设计44. 22.55服服务管理服务是指企业的今后服务，包括保修期内的服务和保修期外的服务。服务管理主要建立服务信息的建立、维护、查询与统计。它包括服务 报价、服务活动报告、服务采购等。服务管理以用户和服务为核心，以提 高工作质量和效率为目标。从用户来电请求开始，全程跟踪管理本次服务 方便的查询功能，Outlook日历样式服务计划安排；服务后续回访，让用 户倍感关怀，让客户满意，提升企业自身形象44. 22.66 合合作伙伴管理合作伙伴指企业营运的各个环节需要与外界协作的企业或个人。例如 协作加工商、分分销商等。合作伙伴管理主要是为企业的主要合作伙伴建立相应的站点，在相关 权限的控制下，让他们参与到企业的业务系统中来，实现充分的协同，就 像是本企业的一个部门一样。Intranet44.33 业业务系统应用情境销售部门财务部门Intranet 采购部门Intranet后勤部门工程部门客户合作伙伴从上图可以看出，业务管理系统是可以通过In terne t接入的。供应 商、合作伙伴、客户和公司的移动用户可通过In terne t接入到业务管理 系统。55 项项目管理系统在充满竞争的商务环境下，是否能够有效地针对企业战略目标安排资 源和业务活动，将决定企业是成功还是勉强生存。要完成战略安排，企业 越来越多地将它们的活动和流程作为项目来管理实际上就是将业务“项 目化”执行进行更加严密的监控，针对总体的组合防火墙Internet 供应商移动用户Intranet业务管理系统工作包作出更好的决定。通过对项目进行透明且准确的计划和跟踪， 组织就能够更加快速地对瞬息万变的业务环境的要求作出反应。1)管理企业项目群通过不断地对符合公司战略的项目进行识别、分级和投资来更有效地 管理公司的项目群。这样，就能保证公司的努力都用在能对业绩作出贡献 的活动上。项目管理系统能够通过以下方法有效地管理项目：1)通过图形化显示关键业务量的各种报表，合理地评估项目状态并迅速 确定有风险的和表现不佳的项目；2)使用强大的分析工具来确定趋势和问题区域，从而更深入地了解您的 所有项目的表现。3)使用“假定”方案模式功能来比较影响并评估战略，以降低风险2)优化企业的资源人力资源是企业中最有价值的财富，常常也是昂贵的财富。要最大限 度的提升生产效率、实现成本效益，将合适的人分配到合适的项目组就变 得极为重要。尽管如此，要管理整个组织内部的人确实十分复杂。资源信息经常都 在各个部门的掌握中，要准确预测短期或长期的资源需求因此变得十分困 难。缺乏对所有员工的技术和可用性的完整了解，该组织就无法从战略的角度雇用、部署和开发符合项目群要求的资源。项目管理系统拥有强大的资源管理功能，能够协助企业从在雇员身上 的投资中获得最大化的回报。1)通过准确并持续地追踪资源的使用以及工作量，更好地评估整个项目 的资源效率和活动性。2)使用人员工具将高绩效项目组集合起来，优化资源安置和分配。3)通过预测短期或长期的资源容量以及项目需求，有效地决定雇用需求3)简化企业项目管理无论提供的是产品还是服务，所有的组织都需要满足项目的最后期限 控制项目预算和达到决策者的期望。要保持客户的满意度、达到他们的期 望，项目就不能有错误或延迟。为了保持竞争优势，越来越多公司通过不断地缩短周期、降低成本和 控制质量来改进项目交付以取得主动。经验丰富的员工、标准化的流程和 出色的技术经过有效的项目管理来统一和推动，都是取得主动所不可或缺 的。项目管理系统能够帮助企业简化项目管理流程以实现更好的表现：1)通过获取和部署最佳的方法并不断地改进流程来达成整个公司的一致 以及获得更高的项目提交效率。2)通过创建能反映真实的进度表、资源需求以及预算的计划，持续性地 完成项目目标并取得更高的客户满意度。3)通过项目表现、问题以及风险跟踪能力，达到对项目的更深层次的管 理和控制 4)强化企业内部协作有效的沟通是项目成功的基础。通过明确的沟通流程，工作组成员可 以共享知识，通过平稳的协作完成任务和应交付的项目，还能对变化作出 快速的反应。尽管如此，项目组变得越来越分散不管是在组织结构上还是在地 理位置上将影响生产效率，并且提高对能有效连接工作组成员以保持 协调性及质量的技术的要求。项目管理系统提供了一个基础结构，它能够强化组织各层次间的协作 和可靠性。1)向管理人员以及项目组提供基于Web的实时关键业务项目数据的访问 能力，这样他们就能通过综合考虑作出及时的决定。2)使工作组成员能够更轻松地使用熟悉的工具(如Web和电子邮件)进行项目管理、项目跟踪和项目汇报，从而使得他们更多地参 与到项目的管理当中去。3)通过中心跟踪系统的使用，使得项目组能够记录、分配和解决问题， 从而实现更高的可靠性。4)通过使用带有版本和编辑控制的中心文档库，对项目相关的应交付工 作进行联合开发和组织，从而获得更高的质量和效率。55. 11基基本功能55. 11.11项项目计划制定项目计划制定包括：任务项目日历、资源日历；任务工期设置、弹性工期任务关联性设置、任务层次划分；里程碑(MileS tone)设置。55. 11.22项项目资源管理建立资源资源分配资源工作表资源使用状况资源调配55. 11.33项项目成本管理项目成本划分成本信息计算成本公式自定义成本盈余分析55. 11.44项项目跟踪管理比较基准设定、任务执行进度跟踪成本跟踪55. 11.55项项目视图报表管理甘特图网络图跟踪图视图自定义筛选器项目报表55. 11.66多多重项目管理项目文件合并多项目工作环境保存项目之间关联设置55. 22应应用情境55. 22.11项项目管理人员假定Mark是项目经理，他负责监督和实施项目，有时也会同单位的 其他项目管理人员和资源管理人员进行协调。因为Mark的主管会考察 Mark的项目是否符合目标计划和预算，因此Mark非常关心对项目进度的 跟踪。Mark依靠来自其小组成员的经常性更新来保持项目计划的最新性。Mark使用项目管理系统：1）创建项目计划（使用来自公司最佳实践信息库的模板）；2）按照技能和工作安排分配项目任务的小组成员。3）快速确定预计和实际的项目期限和成本。4）轻松跟踪进度（通过自动地接收和融合来自小组成员的任务更新， 以及确定根据计划需要调整哪些活动）。5）生成报告，以保证内部和外部投资者的知情。他外出工作时，他也会通过Web浏览器通过Internet连接到服务器, 这样他可以:3）通过一个整合的项目状态考核表对项目性能进行经常性的评估55. 22.22 资资源经理假定 Karen 是资源经理，她负责管理本部门的资源和技能储备。为了 确保机构内的项目管理人员可以通过合格的资源组合来交付成功的项目， 她同这些项目管理人员的配合甚为密切。另外，她还要根据资源需求来确 定本部门是否需要招聘技术员工和项目承包人。Karen 主要操作过程：1）快速为具体项目确定合格的小组成员。2）帮助项目管理人员调配人员；3）监视当前的工作活动，以便向管理层通知资源的使用情况。4）监视未来的工作量，确定是否需要招聘或辞退项目资源。55. 22.33 项项目团队成员假定 Ted是项目工程师，他在任何时候都会身兼多个项目。他负责完成他所在 小组的工程任务，他的管理人员会根据他所完成的工作和内容的期限和质 量来考核他。由于 Ted 的日程安排会影响同事开始或完成他们各自工作的时间（反 之亦然），他非常注意让自己的活动同其他人保持协调。1）根据当前和将来的任务确定每天的工作重点，以符合工期上的要求2）以联机方式报告工作任务所花的时间和提交状态报告，以便让管理 人员了解他的进度。3）记录问题并采取相应措施，积极地将与项目有关的问题通知给其他 人4）同所在的小组协作创建和处理文件，从而提高自己所负责的内容的 质量Ted主要使用MicrooftOfficeOutlook2003书写和答复电子邮件以 及跟踪他的日常活动。通过将项目任务导入到Outlook日历中，他还可以 轻松地跟踪项目工作。他使用Out look报告自己处理项目任务的时间。这些更新会自动提供 给项目管理人员进行审批55. 22.44执执行主管假定Bob是执行主管，他负责管理某一领域的项目。各个项目是由不 同的项目管理人员监督的，这些管理人员向他报告。为了评估自己的工作 是否符合机构的战略计划，Bob要求全面了解项目的状态。1）迅速了解项目是否符合安排和预算；2）分析和确定发展趋势以及问题区域，以了解是否需要在项目之间作 出权衡或者是否要通过重新安排工作来提高整体性能3）模拟对所有项目 或某些项目的变动，以了解项目上的人员和安排变化会造成的影响。为了获得准确的报告，Bob需要及时了解最新的信息，可从项目管理 系统轻松获得。55. 33项项目数据管理项目过程数据和结果数据通过知识管理系统中的一个项目站点来管理, 包括项目风险管理、问题管理和项目文档管理。项目与项目站点对应图项目1项目2项目3项目4项目5项目6项目7项目n项目子站点1项目子站点2项目子站点3项目子站点4项目子站点5 项目子站点6项目子站点7项目子站点n实例：由图中可以看出，企业中每一个项目将对应有一个知识管理站点来保 存项目实施过程中的过程数据和结果数据，项目任务与项目站点文档对应图项目父站点知识管理系统项目中心项目管理系统任务1文档库1任务2文档库2任务3文档库3任务4文档库4任务n文档库n从上图可以看到，项目中的某一任务，其风险、问题和文档都将保存 于项目站点不同的文档库或列表库中。