电脑文件的6S管理

怎样拯救我们的 “脑” 今天围绕三个部分交流 如何去做 怎样改进 为什么做 为什么要管好电脑文件？ 平凡不美 老板 这些悲催的情况有木有？ 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！ 平凡不美 电脑文件最容易乱的地方在哪里？ 我的文档 MyDocument 有木有？ 系统中用户的文 件夹 X:Documen- tsandSettings* 个人下载目录 X:Downloads 有木有？ 桌面 Desktop 有木有？ 平凡不美 文件管理的真谛 在于 文件方便 、 快速提 取 科学地分类 和 规范化命名 是文件 管理的 精髓 所在 平凡不美 电子文件三要素 文件存放路径 电子文件分类 文件保存属性 电子文件 文件文件文件 文件文件文件 文件文件文件 平凡不美 要素之一：文件存放路径 硬 盘 一棵树 分 区 大的枝桠 文件夹 分枝， 内嵌 文件夹 小枝桠 文 件 树叶， 同样把它当 城市 街道 路 小区 单元 房间 某一个文件所在的地方 ： 分区 文件夹 子文件夹 文件名 ， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径 ， 这个文件所在地地址就是由 分区，文件夹，子文件夹，文件名 组成 。 平凡不美 要素之二：文件保存属性 存档 只读 隐藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除 文件类 型 格式 格式特征 纯文本文 件 TXT格式 格式简单透明 、 丌含结构信息和加密 、 丌绑定软硬件 、能用基本文本编辑工具阅读 、 数据占用字节数少 。 XML格式 遵循 XML技术规范 ， 格式开放 、 丌绑定软硬件 、 格式自描述 、 丌包含加密 、 易于转换 。 版式文件 PDF格式 遵循 ISO/DIS 19005 文件管理 电子文件长期保存格式 第 1部分 PDF1.4的使用 (PDF/A-1) ， 支持数字签名 、 格 式开放 、 丌绑定软硬件 、 格式自包含 、 格式自描述 、 固定 显示 、 丌包含加密 、 可向其他文本格式转换 。 CEB格式 支持数字签名 、 格式自描述 、 固定显示 、 可向其他文本格式转换 。 SEP格式 支持数字签名 、 格式自描述 、 固定显示 、 可向其他文本格式转换 。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 1 文件类 型 格式 格式特征 格式化 文本文件 RTF格式 格式开放 、 不绑定软硬件 、 不包含加密 、 易于 转换 。 WPS格式 支持数字签名 、 可向其他文本格式 转换 。 图像文 件 TIFF格式 支持无损压缩 、 不绑定软硬件 、 易于转换 、 聚合能力 强 。 JPEG格式 遵循相关标准规范 ， 格式透明 、 不绑定软硬件 、 易于 转换 。 GIF格式 支持无损压缩 、 格式透明 、 不绑定软硬件 、 易于 转换 。 PNG格式 支持无损压缩 、 格式透明 、 易于 转换 。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 2 文件类 型 格式 格式特征 音频文 件 WAV格式 支持数字水印技术 、 支持无损或其他公开的压缩算法 、易于转换 MP3格式 遵循 GB/T 17191-1997 信息技术 具有 1.5Mbit/s数据 传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码 ， 压 缩算法公开 、 格式紧凑 、 数据占用字节数少 、 易于转换 。 WMA格式 内置版权保护技术 、 格式紧凑 、 数据占用字节数少 、 易于转换 。 视频文 件 AVI格式 支持数字水印技术 、 支持无损或其他公开的压缩算法 、易于转换 。 MOV格式 格式紧凑 、 易于转换 。 MPEG格式 遵循 GB/T 17191-1997 信息技术 具有 1.5Mbit/s数据 传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码 ， 压 缩算法公开 、 丌绑定软硬件 、 易于转换 。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 3 如何去做 怎样改进 为什么做 平凡不美 电脑文件的“ 5S”管理 整 理 1S 整 顿 2S 清 扫 3S 清 洁 4S 素 养 5S 整理 (Seiri)、整顿 (Seiton)、清扫 (Seiso)、清洁 (Seiketsu)、 素养 (Shitsuke) 平凡不美 整理 Seiri 1S 盘符 固定化 整理 三要点 结构 科学化 存放 目视化 目标： 把需要的文件以 定 位 、 定 量 以便用最快的速度取得所需 。 平凡不美 整理 Seiri盘符固定化 1S C:D:E:F:四个盘符标准规划为： 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘 本地磁盘 (C:) 本地磁盘 (D:) 本地磁盘 (F:) 本地磁盘 (E:) 计算机 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 平凡不美 整理 Seiri结构科学化 1S 适合的文件夹 (科学地分类 ) 适中的层级数 (结构的深度 ) 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 工具软件 精选 PPT 参考文件 项目文件 常用软件 骨架 层级 数量 控制文件夹 与文件的数目 50-100个 项目管理 01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 提交文件 03-MyFiles-LA 10-MyFiles-BB 调研文件 工作安排 终端支持 会议管理 人事管理 财务管理 商品管理 培训管理 平凡不美 整理 Seiri存放目视化 1S 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 文件的命名与排序是有关联的。 常用的 命名方法是 ： 文件夹名 2位 数字 +“ -” + 文件夹名 ” 如： “01 - 常用软件 ” 、 “02 -系统软件 ” 。 文件名 2位 数字 +“ -” + 文件名 如： “01 - 演讲比赛 ” 、 “02 培训课件 ” 。 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹 就可以这样命名： “20070801 演讲比赛 ” 、 “20070910 嵩山秋景 ” 规范化地命名文件夹和文件 平凡不美 对把 有用 与 无用 的文件分开，再对 无用 的文件进行处理 整顿 Seiton 2S 平凡不美 定期 清除和归档 清扫 Seiso 3S 2、定期清扫垃圾 1、定期归档文件 安装目录 programfilestencentQQad 这里面是 QQ广告 安装目录 programfilestencentQQflashshow 这是你的 QQ好友的 QQ秀文件夹，可以放心删除 装目录 programfilestencentQQflashshow 2这是你的 QQ好友的 QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目录 programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！ 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在 无垃圾文件 、 桌面整洁 的状态 平凡不美 经过三个环节之后，怎样 保持 电脑文件井然有序？ 结构 建立完善的 文件结构 命名 规范化地命 名文件夹 归档 周期性地将 文件归档 1 2 3 清洁 Seiketsu 4S 软件 清洁 Seiketsu 4S 2、安装软件 1、下载软件 安装软件 要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除 。 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 资料 2、归档资料 1、下载资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。 培养 每天 清洁的良好 习惯 ？ 下载的各种资料放在临时文件夹； 平凡不美 电脑 的空间因整理变大！ 思想 的空间因总结变扩！ 生活 的空间因清理变宽！ 素养 Shitsuke 5S 平凡不美 素养 清洁 整理 整顿 清扫 小结：电脑文件管理的 ”5S” 文件 架构 建 区别 文件 分 定期 归档 归 每日 整理 整 效果 不错 推 如何去做 怎样改进 为什么做 平凡不美 Skill 1：发挥我的文档作用 1S 我 的 文 档 平凡不美 Skill 2：发挥快捷方式的便利 2S 当然，当文件和文件夹不再需要经 常访问时，你需要及时将快捷方式 删除，以免快捷方式塞堵了太多空 间或牵扯了你的注意力。 平凡不美 Skill 3：注意区分要处理的和已完成的 3S 个人品 牌 避免 失 误 良好状 态 优秀 业绩 高效 工作 科学的电脑文件管理带来什么 平凡不美 好文件管理让我们工作更 轻松 和 高效 ！ 看，这就是我要找的文件！ 访问快捷 清晰导航 科学的电脑文件管理 贵在坚持： 人总是相信自己的记忆 人总是很难坚持好习惯 最大的问题是： 平凡不美 光说丌练 假 永远是 又会说又会练 的 把式 实践者 把式 真 分享与实践