4_信息交流管理程序22003

天津大桥焊材集团有限公司 能源管理体系程序文件 标题：信息交流管理程序 发布日期 2014.01.08 实施日期 2014.01.10 版本号：A 修改号：0 编号：DQHC/P-04 共 5 页第 1 页 目录 0 修改记录 1 目的 2 范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录 0 修改记录 修改号 生效日期 修改页次 修改理由 修改号 编写 审核 批准 批准日期 天津大桥焊材集团有限公司 能源管理体系程序文件 标题：信息交流管理程序 发布日期 2014.01.08 实施日期 2014.01.10 版本号：A 修改号：0 编号：DQHC/P-04 共 5 页第 2 页 1 目的 为了保证公司能源管理过程中各种信息交流渠道的畅通，加强公司与内、外部之间的相互理解，协调行动，确保能源管理体系有效运行，制定本程序。2 范围 适用于公司与外部及公司与员工之间的协调沟通。3 职责 3.1 公司总经理负责制定能源方针的贯彻和目标的实现，确保对能源管理体系的有效性进行沟通。3.2 管理者代表者负责组织内部信息交流工作，协调内部信息沟通中出现的问题，向总经理报告重大问题的沟通交流情况。3.3 设备处是信息交流管理的归口管理部门，负责能源相关信息的收集、汇总、传递和处置。3.4 各部门负责本职责范围内的信息在内部进行有效的传递、处置及纠正、预防措施的协调落实。4 工作程序 4.1 信息识别 4.1.1 外部信息包括：a)新发布有关能源的法律、法规、标准、规范信息；b)国家、行业、上级主管部门组织检查、检测反馈结果的信息；c)相关方信息：如顾客、能源管理部门、行业协会等反馈的信息。4.1.2 内部信息包括：a)紧急信息：如意外事故、紧急情况和潜在的灾难；b)日常信息：如影响能源管理信息、目标/指标完成情况、内审及管理评审报告、纠正/预防措施的情况、员工建议等。天津大桥焊材集团有限公司 能源管理体系程序文件 标题：信息交流管理程序 发布日期 2014.01.08 实施日期 2014.01.10 版本号：A 修改号：0 编号：DQHC/P-04 共 5 页第 3 页 4.2 沟通方式 信息沟通可以采用口头和文字两种方式进行，口头方式包括面谈、座谈、电话通讯、会议讨论、交流及声像传播等；文字方式通常有通知、通报、公告、简报、记录、宣传资料等。4.2.1 外部信息沟通：a)公司相关职能部门分别负责对经济和信息化委员会、质量技术监督局、统计局、认证机构和上级主管部门等检查或监测的结果及反馈的信息的收集，并按相应规定进行处理；b)法律法规及其他要求、外部管理经验、事故（事件）等信息分别由公司相关职能部门负责收集、更新、整理、保存，并做好相应传递,并填写适用法律法规及应用清单。c)对重要能源使用的外部交流依据相关方的观点和信息需求，由设备处决定是否进行交流，如决定交流时可提供有关的年度报告、通讯简报或通过互联网予以交流。d)公司各职能部门负责本部门职责范围内的与顾客及相关方的沟通。这些相关方传来的信息，各责任部门应尽快处理。如问题严重，主管部门应及时将信息传递到主管领导并记录处理结果。如是书面信息，直接将其复印件分发有关责任部门；如是口头信息，则应以书面的形式分发有关责任部门，当相关方要求答复时，应将处理结果及时反馈。4.2.2 内部信息沟通：a)总经理负责能源方针的沟通，采用组织宣讲、印发资料及内审、管理评审报告的形式就能源方针的信息在组织内进行协商交流；b)员工代表参与和协商管理体系工作，参与能源事务的管理。c)设备处负责职责和权限的沟通，并以文字形式在管理手册中予以明确；d)日常信息，由公司相关职能部门按相关文件的规定收集并传递，如通过组织召开会议的形式进行信息的传递,由发现者以口头或书面形式逐级或越级上报，相 天津大桥焊材集团有限公司 能源管理体系程序文件 标题：信息交流管理程序 发布日期 2014.01.08 实施日期 2014.01.10 版本号：A 修改号：0 编号：DQHC/P-04 共 5 页第 4 页 关主管部门应及时进行处理；发生紧急情况时，相关部门应及时启动相应的应急预案；e)其他内部信息如员工的意见和建议，提出者以口头或书面的形式反映给相关主管部门进行登记、处理并保留相关记录。f)财务部负责全公司相关信息、汇总，运用数理统计方法进行分析对发现的问题及时传达到责任部门。g)问题责任部门根据纠正措施控制程序和预防措施控制程序的要求制订实施纠正、预防措施，主管部门进行检验并验证，并填写纠正预防措施报告。4.2.3 信息的归档与保存 公司相关职能部门应做好信息的接收、传递、分类和归档工作，确保信息的完整、可靠与可用。4.2.4 信息的公开 a)集团办公室对于可为公众所获知的信息，如宣传画、实况照片、公司新闻、绩效监测结果等，应定期或不定期的公布；b)当顾客及其他相关方想了解本公司的能源方针及其他已公开的信息时，相关职能部门应及时提供。c)各部门依据相关文件的规定负责日常信息的收集与传递。横向间的业务沟通，采用会签的形式和相关各部门进行交流。5 支持性文件 5.1 管理手册 5.2 纠正措施控制程序 5.3 预防措施控制程序 天津大桥焊材集团有限公司 能源管理体系程序文件 标题：信息交流管理程序 发布日期 2014.01.08 实施日期 2014.01.10 版本号：A 修改号：0 编号：DQHC/P-04 共 5 页第 5 页 6 记录 6.1 适用法律法规及应用清单 TH/QR22-01 6.2 纠正/预防措施报告 TH/QR14-01/02