小组作业-完成课件

如何办好一场会议以中南民大教职工代表大会为例 地点：学术报告厅举例介绍会务组工作项目准备 一 安排例会1、准备例会 编制议程表、预订会议室、发送会议通知、准备文件资料2、组织与引导会议 会议签到、做会议记录、提供会间服务、提示会议按计划进行3、清理会场 清退会议文件资料、整理会议室 二 组织研讨会1、拟办研讨会 编制日程表、制发会议通知、布置会场、制作会议证件和标识、安排会间食宿、准备会议资料、用品2、组织与服务会议 会议报到、会议现场服务、编发会议简报、安排集体 合影，编印通讯录3、总结会议 安排返程、整理会议文件资料、会议总结 三 举办公司年会1、筹备年会 拟订年会方案、布置会场2、服务与协调会议 会议礼仪服务、组织颁奖、娱乐、宴请等活动、会议现场协调、3、善后工作 结算报销会议费用、会议总结、四 召开新闻发布会1、筹办新闻发布会 确定发布会主题和流程、制发邀请函（或请柬）、人员安排、布置发布会现场、准备发布会材料、2、现场应酬与协调 处理会中突发事件、现场应酬与协调、会后信息沟通、编写新闻稿、总结会议、教职工大会：教职工代表按职工人数的5%的比例民主选举产生，由代表大会筹备委员会对代表资格审查后，报学校党支部批准方可生效，认定为合法代表，确定会议程序主持召开大会，每届代表任期两年，原则上每年召开代表大会一次。教职工会议的一般流程：1、主持人宣布大会开幕；2、全体起立，奏国歌；3、开幕词；4、领导和来宾致祝词；5、作代表资格审查报告，宣读参会人员名单；6、行政领导作学校工作报告(计划、总结)；7、书记作校务公开公开工作报告（财务报告等校务公开 其他内容）8、做教代会中心议题报告（如学校考勤制度等）9、提案小组做上一届教代会提案落实情况报告；10、做提案征集情况报告；（校长解答、教师发 言、民主对话）；11、讨论各种报告和中心议题；12、通过教代会专门工作委员会（小组）成员名单；13、对大会报告、决议、决定、方案进行表决并形成决议；14、学校领导作个人述职报告（个人总结）15、对领导干部民主评议；16、宣读对领导评议结果；17、选举优秀教师办法；18、表彰优秀教师及优秀工作人员；19、工会负责人就教代会职权范围内的问题，向大会做出 说明；20、主持人致闭幕词 21、宣布会议结束，奏国际歌。我们小组的会务组设置：以教职工代表大会会务组为例 秘书综合小组 布置会场小组 后勤接待小组 应急预案小组 检查总结小组（会务组设置根据具体会议不同，设置名称和细节会有小的区别）课堂展示头脑风暴法 主持人：张栩堃 记录员：郑世琳 PPT播放：锁梦宇 与会者：伍矿吟 杨玉佳 董苏靖 李浩 陈龙 韦德强 刘鑫 伍建 古丽乃再尔 迪丽努尔 马晓丽 张凤玲会务组工作：一、秘书综合小组1、会议前的准备工作拟定会议工作方案选定、安排议题拟定会议议程、日程和程序准备会议文件、报告确定名单，发布会议通知做好新闻发布工作2、会议中的工作发送会议所需材料记录会议内容，拍照与摄影配合协助其他小组工作 3、会议后的工作汇总会议记录资料撰写会议纪要核实资料后整理归档 4、应注意的事项会议议程要规划详细，避免会议错漏会议通知可采用多种方式，要确保到会的人员会议的材料准备好，再核实，要仔细会议记录做多方面准备，避免出现丢失 二、会场布置小组：1、会场的情况分析：为了保证此次会议能够顺利召开，要尽量做好前期的准备工作。做好与学院办公室的沟通工作，避免与其他议会在场所上进行冲突。2、会场的及会场的布置情况 （1）场地：学术报告厅。学术报告厅有投影仪、音箱、话筒等相对齐全的设备，座位固定排列，不需要改变桌椅的排放位置。只需要在会前做好清洁工作。（2）主席台的布置 背景：红色幕布 主席台：两排长桌子（前长后短，铺有台布。配有座椅）摆放鲜花、摆放与会者姓名牌子、茶水。主席台前沿：小型的盆栽、主讲台（话筒、鲜花）、灯光 会场的席位：安排两名人员对来人逐一落实与会者姓名，并且安排与会者到指定位置就坐，座位上放着水。会议全过程禁止吸烟，在会场墙上醒目的位置贴着禁止吸烟的标志。会场的通风状况需良好，保持室内通风透气，同时注意窗帘的调整，尽量避免强光照人，此外室内光线不宜过亮，以免影响投影仪的放映。（3）、会场入口 签到台：安排专人负责签到 （4）、会议结束 工作人员留下，负责打扫会议场所，还原会场整洁。l3、注意事项 活动会场布置一般需要提前准备，留足布置会场的时间。l4、经费预算：横幅、桌花、茶水 三、后勤接待小组1、工作内容及要求n 人员接送n 入场签到n 食宿安排 n 安保工作 n 会后收尾2、需要注意的细节u“安全”是重中之重 u 特殊客人特殊照顾 u 就餐地点的选择 u 会后清场3、可能出现的问题对细节问题重视不够 人员安排较随意 工作质量不高，服务不周到 四、应急预案小组1、注意事项 会议的场地、设施须符合安全要求，消防设施须保证，会场重地出入和通道要畅通，便于疏散，若夜间开展活动，须有足够的照明设备，停电时要有应急措施。2、事故处理 （一）出现拥堵现象时：（1）、1号门由值班人员及一名门卫负责，主要工作是及时疏导和控制参加会议的人员进出，防止人员聚集而堵住进口处。（2）、2号门由一名门卫负责，主要是负责车辆进出。自行车全部停放在外面的寄存处。如有紧急情况，应及时打开2号门疏散人员。（3）、安排值班安全员把守各要道口，防止参会人员原地 返回而造成进出人员汇流。（4）、后勤接待小组负责安全保卫工作。做到防止人行 通道堵塞，并及时疏导其它场所的人员到达指定场所活动。（5）、散场时，各要道口安全值班人员要主动指挥参会人员按规定路线离开。（6）、如遇突发事件，情况汇报流程如下：治安具体工作人员应急小组会务组组长分管领导（7）、如遇突发事件，突发事件应急小组成员应立即赶到现场，采取果断有效措施，运用相应的对策尽快解决，防止事态扩大。（二）造成人员伤害时：（1）、当发生事故并造成人员伤亡，应急小组负责报120和引导救护车，医务人员立即组织抢救。（2）、会务组长第一时间赶赴现场组织指挥。（3）、伤员送最近的医院急救。（4）、秘书综合小组在事发后做好善后工作。3、报告制度：一旦发生紧急事故，应迅速向会议主持领导报告。不得迟报瞒报。五、检查总结小组1、工作要求：负责检查会议的准备情况，如设备测试、会议用品、会前提醒到会人员、检查到会情况、监督工作人员、总结工作完成情况。2、工作细节：（1）、在会前检查会场的卫生状况是否干净舒畅，如有不到位反应给相关人员来尽快进行处理做好，如教职工清洁人员等。（2）、检查会场座位布置的情况是否整齐合理，具体有桌椅的摆放，领导的座位，各项设施用品，如话筒，电线，电灯和多媒体设备等，如有存在问题或是安全隐患，便可及时反应给相关负责人员，比如安排这方面的技术人来及时修缮，确保设备能够安全使用。（3）、检查与会者的签到，迟到，到会，早退和缺席的 情况，并做好登记，反映给学校，作为职工的考核。（4）、检查会议期间职工的会场秩序是否良好，是否遵守会场纪律，如有表现不佳可做好登记笔录，事后有学校处理，确保会议能够正常进行。（5）、检查和监督其他各个小组工的作进展与准备情况，如有发现问题或者需要进行补充改善的地方及时反应给相关小组负责人，同时督促其尽快做好相关工作。（6）、联系与会代表（7）、在安全隐患方面尽可能派一两位校警或保安，以保证会场的秩序和会议的正常进行。特此鸣谢 为我们小组提出宝贵意见的方老师和认真参与展示的每一位小组成员。小组成员工作分配：组长、准备和汇总工作：郑世琳 PPT制作和修改：锁梦宇主持、记录、现场讲解：张栩堃 总结准备工作和问题：伍健秘书综合小组工作：伍矿吟 杨玉佳布置会场小组工作：董苏靖 陈龙 李浩后勤接待小组工作：马晓丽 张凤玲检查总结小组工作：刘鑫 韦德强应急预案小组工作：古丽乃再尔 迪丽努尔