SAP PS模块实施项目可行性报告

、项目背景 随着电力市场改革的深入竞争压力日益增大，电力企业原有的管理体制面临改革。迫使企业 需要坚持以科技为先导，依靠科技进步、技术改造实现节能降耗和增效。因此，为了及时建 立以经济效益为中心的经营管理新机制，浙江省电力公司于1998年和1999年先后在其下 属主要电厂及电力局实施国外成熟的SAP R/3软件的FI/CO （财务成本）模块和PM（工厂维 护）/MM （物料管理）模块。绍兴电力局作为浙江省电力公司的一个下属电力局，作为试点率先在成功实施了 SAP R/3软 件的FI/CO （财务成本）模块之后，于2000年6月开始实施PM （工厂维护模块）和MM （物 料管理模块），已于2001年初上线，并与之前已实施的FI/CO （财务成本）模块有机地集成。 通过PM/MM的实施，绍兴电力局将实现设备维修、物资的集中管理。二、项目需求1. 高级管理层随着电力改革的日益深入，电力企业面临提高内部管理水平的巨大压力。目前，财务、维修、 物料等工作已通过ERP软件进行管理，基础建设、技术改造是资金占用相对较大、管理较困 难的项目，亟需使用系统工具规范项目管理，借助现代的管理方式来跟踪、监控项目从项目 计划、审批、建设、决算的全过程，实现新系统与原有SAP系统各模块的有效集成，真正丰 富项目管理手段和改善项目管理方式。2. 项目建设部门（基建处）- 亟需使用系统工具规范基建项目管理的工作程序；- 相关部门与其工作程序中的对应关系的明确，保证各司其职，避免发生由于工作 关系不明确导致项目进度受到影响；- 由于项目管理是一个严谨有序，时效性强的过程，所以需要在项目管理过程中设 置必要的监控点，对于某些关键步骤或关键环节应能够按照一定要求进行预警；- 有效地监控项目中外包子项目的费用发生及项目进度；- 目前在实际工作中，经常出现工程决算滞后，且周期长，由此产生不必要的管理 费用及增加费用核算出错的可能性，不利于公司管理的良性发展，迫切需要及时提供客观准 确的信息及报表工具，帮助监控项目的执行状况3. 财务管理部门（财务处）- 监控费用发生与其项目概算的一致性；- 从财务角度对项目的外包部分进行必要的监控；- 准确及时地收集项目费用、成本信息，按照要求自动归集；- 在针对项目的付款处理时，及时获取项目进展状况，以保证费用的发生与项目的 进展相适应，保证专项资金运用的合理性；- 在项目竣工结算时，能够利用系统自动按项目汇集其相关成本总额及明细项；- 在项目竣工结算时需要从不同方面对项目的概算和实际发生的情况进行详细的 比较；- 在项目竣工结算时及时提供准确的报表，如项目相关设备清单等4. ERP论坛欢迎您业务部门（计划处、物资供应处、生技处等）- 提供模板功能，能够方便地在项目计划模板上修改生成新的项目计划，从而提高 工作效率并保证新项目计划的准确性；计划部门需要有多个项目计划或预算的版本，便于项目计划或预算进行修改； 根据项目进度适时的物料采购，在保证项目的正常需求的同时，努力降低项目专项物资的库存，以提高资金的周转速度及利用率；- 需要对项目相关的专项物资进行专项管理，保证项目进度不受影响；- 生产部门需要及时平衡内部及外部的生产能力，及时调配有效资源，帮助客观地 制定及调整项目计划；- 新系统的安全性可以得到保障，用户可根据其权限设定在系统中进行维护，查询 功能。三、系统选型及功能描述国外已广泛采用结合在ERP软件中的项目管理模块或单独的项目管理程序对项目进行管理。 国内采用单独的项目管理软件较多。为解决项目管理中的业务难点，可以采用引进ERP系统 中的项目管理模块（如SAP系统的PS模块）或引进大型的项目管理软件（如P3）等方案， 两方案的优缺点如下：1、SAP系统PS模块：l实现充分的项目管理功能；l与已有的SAP FI/CO/PM/MM模块有机的集成，有助于企业形成一体化的ERP系统，提高企业整体管理水平；l实施时间较长，各有关部门之间的协调较多；l对实施单位的各方面的要求较高。2、P3项目管理软件：l实现充分的项目管理功能；l实施时间较短，涉及的部门和需要的协调较少；l与已有的SAP FI/CO/PM/MM模块不能集成，需要大量的接口开发或根本不能实现与现有系统的接口；l对提高企业整体管理水平没有太大的促进。通过综合平衡和考虑，我们觉得引进SAP系统的PS模块这一方案更为可行。现将SAP系统项目管理（PS）模块的实施目标描述如下：1. 优先解决项目管理中的业务难点，实现对基建、技改、科技等项目的全过程、全方 位管理。2. 在该模块的实施过程中，有机地与之前实施的SAP R/3系统ERP论坛欢迎您模块充 分集成3. 通过完整实施先进的/高度集成的ERP管理系统，使得绍兴电力局确立国内同行业 管理水平一流的地位，并为其争创国际一流打下扎实基础；4. 通过绍兴电力局项目管理模块的实施，为在浙江电力公司ERP论坛欢迎您下属单位 的项目管理提供借鉴经验。在绍兴电力局项目管理模块的实施，可实现的功能大致包括：- 对项目的全过程进行结构化的管理、控制和分析；- 对具体项目进行包括时间、成本、物料、能力等进行全面计划；- 预算管理；- 利用系统进行项目成本归集；- 建立有效、适用的项目管理报表系统；- 与SAP R/3系统前期实施的ERP论坛欢迎您模块实现集成现将SAP R/3系统项目管理模块的功能结合绍兴电力局的现状具体分述如下:1. 项目的定义项目是含有一些特殊特征的任务，它们通常相对复杂、有唯一性，并且有一定的风险；需要 在一定的限定期间内0完成，由项目参与各方共同制定的具体目标；同时受到成本和能力的影响；对于项目的质量 也有具体要求。由于某些项目的执行通常对其公司具有战略重要性；项目通常作为公司内部 流程的一部分。为了能在项目进行期间控制所有的明细任务，需要有一个涵盖所有相关部门的组织结构与之 相适应。对此，SAP R/3系统项目管理模块针对项目以上特点进行项目管理。2. 结构化的项目为了能够全面地执行项目，项目目标必须描述清晰，并且所要执行的项目活动必须结构化。 一个清晰明了的结构化项目是进行计划，监控、管理并最终获得成功的基础。在SAP R/3系统的项目管理模块中，用户可根据项目的类型及其监控的重点，使用工作细分 结构和/或网络标准结构将其项目结构化。系统提供标准的工作细分结构和标准的网络可供 用户参考，从而方便地建立标准化的，适合自身的项目结构及事件顺序。3. 完整的文档支持复杂的项目更需要全面、易于理解的文档以及技术文件的规范，SAP R/3系统的项目管理模 块为用户提供有效的文档管理工具和项目管理文本。文档可包括如CAD图号，变更程序、 合同信息等内容。系统中的文档管理使得这些信息可在系统中集中获取。项目文本则是直接 为项目中的一个对象生成的，如功能规格说明、工作包（对项目中一具体活动定量、定性的 说明）描述、注释。对于这类信息，用户可通过项目管理文本来维护。在文档管理中，可通过SAP内部文档信息的记录参照外部的文件。使其所链接的外部的文件 可在线显示，如CAD图纸，微软Word文件、图像图形文件或者合同等仅供打印的文件。基于项目分散计划、控制的目的，可以在系统中通过设置，使用户无须进人？ R/3系统就 能在企业内部互联网中取用这些资料。4. 生产资源/工具（PRT）管理生产资源/工具与机器和固定资产有所不同，他们是可以被用来执行具体行动并且可被重复 使用的灵活资源。如：图纸文档、工程制图工具、工装夹具、计量器具等。用户可将其分配给内部或外部的活动，通过分配决定：执行该项活动所需的工具数量，操作 时间，日期。在SAP R/3系统中可通过将生产资源/工具分为物料、杂项、图纸文档、设备 四类，并籍此对其进行管理。5. 成本管理通过计划、监控和管理项目成本，以达到全面的成本帐务处理。SAPR/3系统的项目管理模块通过与系统中的CO（成本）、FI（财务）、PM（设备维修）、MM（物料 管理）模块集成，实现以下功能：- 不同明细程度地进行成本计划- 利用预算分配和可用额度的管理进行资金管理- 将企业成本与项目管理集成6. 付款管理在项目的进行过程中，对于物料、设备的采购活动及外包部分将涉及付款处理，在项目的进 行过程中，有必要在及时付款，保证项目顺利进行的同时，有效地监控与项目相关的付款活 动。以保证资金能够根据项目的进展及时调配和使用。在SAP R/3系统的项目管理模块中，用户可使用项目现金管理来有效地管理项目专项资金并 监控资金流。7. 日程控制在SAPR/3系统中，用户可以结合工作细分结构和网络来管理项目中各项活动日程和执行顺 序，并且能够以图形方式帮助用户管理项目日程，如甘特图等。8. 能力能力作为一种为一定时期内计划的资源，与SAP系统中物料、生产资源/工具或资产ERP论 坛欢迎您资源有所区别，用户无法保留或节约能力。所以用户根据实际情况可在SAP R/3系统的项目管理模块中进行设置，用于完成以下工作：- 将项目中某项工作（需定义为网络活动）所需能力与其相关工作中心所能提供之 能力进行比较；- 为了优化能力利用率及选择合适的资源而进行能力测算；- 或是需要结合SAP系统的人力资源模块进行劳动力计划。9. 项目相关物料管理为了有效地执行项目计划，有必要根据项目执行过程中的各项活动对项目相关物料进行计划， 分配。用户可结合SAP R/3系统的物料管理模块和项目管理模块，同时对外购物料和内部生产的物 料进行分配，甚至包括无物料编号的材料。用户还可通过设置，让系统为具体一个项目预留 库存（可用库存足够时）或生成请购单（可用库存不足时）。10. 批准/确认在SAP R/3系统中，批准用于将项目执行过程中的活动（定义在项目网络中）书面记录下来， 用于预测未来的进展。准确的批准/确认对于准确的进行项目计划非常重要。对于活动的批 准/确认是执行许多与项目管理相关业务活动的基础。11. 模拟功能当用户在为复杂的项目作计划时，常需要模拟不同的备选方案。在SAP R/3系统的项目管 理模块中，通过应用项目模拟版本，用户可以在不影响正常实施的项目计划的同时进行模拟 项目变化。而且可为同一项目建立不同的模拟版本，然后使用项目信息系统进行评估、比较。 对于不再使用的模拟版本，用户可直接将其删除。12. 项目版本管理项目版本是作为历史记录项目在过去的某一状态，可用于比较项目在不同时点的不同状态之 目的。在SAP R/3系统中，用户可根据需要为同一项目在项目细分结构、网络及信息系统中 生成多个版本。13. 工作流(Workflow)SAP的业务工作流将先进的技术和工具应用于跨模块业务流程的自动控制和处理。用户可以 通过在项目管理模块应用其实现采购流程及确认等的自动处理，并且在同一项目中实现跨应 用程序、跨部门的性能集成。14. 项目信息系统项目信息系统是一个能用于监控项目数据的灵活地，易于理解的系统。可利用它对于独立的 项目、项目的一部分或是多个项目进行评估。系统能够提供关于项目数据的汇总表报表和不 同程度的明细报表。SAP R/3系统的项目信息系统是针对项目管理层和一般项目相关人员设 计的。用于分析和监控项目。从而使用户不仅能够在该系统中运行日常标准报表，而且能够 适应特殊的信息需求和任务进行报表设计。用户可通过后台运行或直接输入选定的参数即时 生成报表。15. 报表实现SAP R/3系统为用户提供三类报表，以满足不同层面的用户的不同程度需求：- 基于管理经验的标准报表系统- 灵活的报表系统- 利用工具开发的查询程序及使用ABAP/4开发的特殊报表程序四、项目预期效果通过在绍心电力局本部及其两个直属企业实施SAP R/3的项目管理模块，实现对基建、技改、 科技等项目进行全过程管理，具体描述如下：1. 项目立项及准备阶段- 在项目立项过程中，可以在系统中生成多个项目版本，可供计划人员反复调整、 比较、筛选；- 在项目概算通过浙江省电力公司的项目初步设计审查后，将最后的项目计划拷贝 生成项目预算；- 在SAP R/3的PS模块中，可以将项目的各个阶段在系统中定义，并维护其详细描 述，并可以进行多层分解；- 对于同类项目，不必重复编制项目结构和计划，仅需通过拷贝功能，结合项目实 际状况进行修改生成。2. 项目建设阶段- 跟踪项目/子项目的进度，维护项目各层次状态- 调配项目所需物料- 调配项目所需资源- 监控资金流- 即时生成项目的实际成本- 根据需要使用预算报警功能，有效地监控项目预算的执行情况- 维护项目相关文档数据- 使用报表系统进行分析，及时调整项目计划3.项目竣工验收阶段生成项目实际成本通过报表系统提供项目决算所需信息4.系统安全性对于项目相关数据，在充分进行数据共享的同时，通过灵活设置，能实现以下四个层次的安 全控制：- 工作职责层面的安全性；- 业务分类的安全性；- 具体执行人或责任人的安全性总而言之，SAP R/3系统项目管理模块可以比较集中地全方位地监控项目的全过程，包括项 目计划、预算、成本、项目状态、资金流等项目的方方面面。其与原有SAP R/3系统各模块 的集成，不仅能实现不同层面的信息共享，同时将大大优化项目管理的方法，最终全面提高 项目管理水平。五、结论考虑到目前绍兴电力局对于项目管理的需求较为强烈，加之SAP R/3系统的FI/CO、PM、MM 模块先后在绍兴电力局成功实施，SAP系统的实施及应用经验相对较为丰富，各有关部门的 支持力量较强，绍兴电力局的SAP用户也有着相当的系统应用经验和集成意识，给项目管理 模块成功实施提供了较好的基础和保证，因此，在绍兴电力局进行、入？ R/3项目管理模块的 实施是可行的。