销售及应收账款内控研究

销售及应收账款内控研究 摘要：企业的内部控制越来越受到管理层的重视，但是大部分企业仍存在内部控制缺失或者失控的现象，尤其是销售及应收账款的内部控制。目前涉及销货业务的企业为争夺市场份额、管理者为了经营成果、销售人员为了销售业绩利用各种手段进行销售。其中，赊销带来的应收账款的回收就是企业一大难题，因为销售及应收账款内部控制缺失导致破产的企业比比皆是，文章目的在于通过案例探究如何做好销售及应收账款的内部控制，使企业最大限度地避免坏账和呆账。关键词：内部控制;赊销;失控;坏账一、企业内部控制现状组织的发展随着业务流程由小到大，伴随着企业的内部控制要求就由简单演变到复杂，很多企业对于内部控制依然过度依赖人和企业硬性制度，过度依赖管理结构与流程的细分，往往只向程序的标准看齐，着重于形式，从而使企业内部控制达不到预期效果，并且建立成本也非常高，导致众多企业在法律没有强制要求的情况下，将内部控制简单化处理，才出现了实施过程中遇到各种各样的困难，给不法分子机会钻内部控制不完善环节的空子，给企业带来本可以控制或可避免的损失。企业管理的各个流程均需要内部控制，众所周知，内部控制的程度取决于管理层的认知水平，信息系统会帮助管理者提高认知水平进步空间，做内部控制的载体，可以说，信息系统如何设计的内部控制，企业就如何进行各部分的业务管理。如今大部分的企业均采用信息系统来管理企业，不仅仅对财务一部分进行严格的控制管理，相关联部门例如销售、采购、库存等部门也会进行内部控制的设计与实施，不仅仅对管理层相互间的约束进行内部控制，对各部门基层人员也会进行控制。在生产销售型企业中，对赊销引起的应收账款的内部控制尤其重要，尽管目前已经有部分企业关注这一环节的内部控制，但是面对激烈的商业市场竞争，销售人员或者相关管理人员只关注销售业绩和经营成果，采取各种手段销售促销，应收账款的内部控制缺失或失控失效仍然普遍存在。收不回款或者坏账过多，会造成本利皆无的惨重损失，赊销收款的内部控制缺失或者不完善是企业财务的一个恶性肿瘤，危机企业生命。二、案例展示与分析针对销售及应收账款环节的内部控制，以下两个案例从不同侧重点反映出应收账款内部控制需要注意的问题。一家公司的销售员业绩平时挺不错，但爱好赌博，手里吃紧就对货款动了心思。从客户手里收到货款不及时上报，扣除部分供自己使用，金额逐渐增加，为了方便挪用公款，便登记注册了一个皮包公司以公司的名义与原公司的客户谈生意，私刻了任职公司的发票专用章及客户专用章。三年间这位销售员利用职务之便共与十几家公司签订购销合同，挪用货款共计234万元。当财务发现他签订的合同上的合同专用章与可提供给公司队长的合同专用章不一样，并且货款与他上交的金额不符，经核实后方发现其中的违法行为。上述小案例可以看出公司存在严重的内部控制缺失问题，销售合同签订与管理对账，货款确认与催收，合同与实物的管理均有问题使得销售员可以长期挪用货款而没有被发现。销售与收款同时由销售员负责虽然能够提高工作效率，但财务人员应及时认真对账，与客户沟通，监督控制销售人员，并给予不法行为严厉的惩罚。对于集团企业，应收账款的内部控制应更为谨慎、周全。山东的新华制药上市股份有限公司旗下有9家子公司，经事务所内控审计查出其下属的新华医药贸易的鲁中分公司、工业销售部门、商业销售部门等分别向同一客户授信，导致整体授信额度过大。医药贸易内部控制制度规定对客户的授信额度不超过它的注册资本数额。不仅如此，还出现未授信的发货现象，影响最大的是对欣康祺医药有限公司及其存在担保关系方形成的大额应收款6.07亿，后期经核实，欣康祺长期将医药业做成金融业，上游赊购拿货后低于市场价现销给下游，将现金投入期货市场获取收益，期货的风险导致其资金链断裂。2011年度，新华制药对欣康祺共计提了近5亿的坏账准备，造成的重大经济损失。在集团企业中，这样的内部控制失控情况很容易出现，母公司对子公司的重要客户的信息一定要掌握，分析各个子公司报表及时发现问题，不仅要设置各个客户的信用级别，站在母公司角度，对子公司共同客户的授信程度要单独考虑，母子公司沟通显得极为重要。三、销售及应收账款内部控制措施财务信息化帮助财务人员将日常繁琐的销售业务应收账款记账通过软件清晰明了的记录下来，客户数量再多也可以通过查询功能挑出关注的相关信息，做到主动了解款项收回情况及是否超过授信额度发货等。ERP的应用同样给予销售人员，仓库人员相关权限查看客户的付款信息和发货信息。所有业务系统操作，分系统相关联，实现整体信息化，透明化。针对我国目前企业销售及收款环节所体现的问题来看，企业应结合实际情况，全面梳理销售业务流程，完善销售业务相关管理制度，明确销售、发货、收款等环节的职责和审批权限，严格按照权限程序办理销售业务，定期检查分析薄弱环节，采取有效控制。需要注意以下几个方面加强销售及应收账款的内部控制。1、识别目前企业在销售及收款环节的内控缺失及缺陷，必要时请专家进行企业内部控制的审查。识别之后才能进行有效分析，制定销售利润最大化，收款风险最小化的整改计划。2、对销售环节应加强市场调查，合理确定定价机制和信用方式，根据市场变化及时调整销售策略，健全客户信用档案，对新客户和境外客户要建立严格的信用保证制度。重大销售合同订立应吸收财会法律等专业人员参加，建立合同专用章保管制度，不可以盖在空白合同上，销售部门按经批准的销售合同开具销售通知。3、对收款环节应严格考核，实行奖惩。做到不相容职务相分离，销售人员催收记录往来函电要妥善保存，财会部门办理资金结算并监督款项收回。确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致。制定专人通过函证等方式定期与客户核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。四是编制科学可行的销售计划和预算方案，约束控制销售活动。既要预算到各部门，也要预算到各人员。预算和实际相比较，可以促进各部门协调合作，保持销售收入和成本与计划之间的平衡，评估业绩的完成情况，实行预算执行考核制度。参考文献：1俞海芳，基于财务信息化的企业应收账款内部控制制度案例比较研究D.华东理工大学，2012.2张国明，李存英.企业应收账款内部控制方法研究J.财会研究，2011(24).