第9章办公自动化系统公管

办公自动化系统情景导入 OAS厂商走了之后，张总把李主任留了下来。张总问：“刚才这位老兄把OAS吹了个天花乱坠，你认为OAS真有这样强大的功能吗？”李主任想了想，说：“一个企业往往有许多不同的业务领域，不同的业务领域往往有不同的信息系统，不同业务领域中的信息系统有集成的趋势。”“怎样理解你的话呢？我越听越糊涂了。”张总不解地问道。“在咱们卡尔巴氏公司，有库存业务，有采购业务，有设备管理业务，有销售业务，有财务业务等等，这些都是不同的业务领域。李主任解释道。“不错，继续说。”情景导入“最初，信息系统应用在库存业务领域，应用在采购业务领域，应用在销售业务领域，等等，这样就出现了库存管理信息系统、采购管理信息系统、销售管理信息系统，是这样吧。”李主任不紧不慢地说。“继续说。”“当这些业务领域的信息系统集成在一起时，便成了一个成为ERP系统的集成系统。但是，仍然有一些业务没有集成进来。”“哪些业务呢？”张总关切地问。“例如，企业中有许多公文，如何有效地管理这些公文呢？企业中有许多会议，如何有效地管理这些会议呢？企业中有许多文档，这些文档可能需要归档，也可能不需要归档，如何有效地管理这些文档和有效地利用这些文档呢？这些业务没有包括在ERP系统中，只能包括在称为OAS的系统中。”“OAS和ERP以后会集成起来吗？”张总问道。“这是一个难题。现在许多专家都正在思考这个问题。我也不知道如何回答这个问题。”李主任一脸无奈地说。第一节 办公自动化概述（一）办公自动化定义（一）办公自动化定义 办公自动化（办公自动化（Office Automation,简称简称OA）是）是指将指将计算机技术计算机技术、通讯技术通讯技术、信息技术信息技术和和软科学软科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。环境。（二）办公自动化特点（二）办公自动化特点1.办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科多种技术的新型学科2.办公自动化是一个人机信息系统办公自动化是一个人机信息系统3.办公自动化将办公信息实现了一体化处理办公自动化将办公信息实现了一体化处理4.办公自动化的目标十分明确，是办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量为了提高办公效率和质量5第一节 办公自动化概述第一节第一节 办公自动化概述办公自动化概述（三）办公自动化系统定义（三）办公自动化系统定义 办公自动化系统（办公自动化系统（Office Automation system,简简称称OAS）是在）是在OA基础上发展形成的可以对日常行基础上发展形成的可以对日常行政工作的各种数据、音频、视频、图形图像、文政工作的各种数据、音频、视频、图形图像、文档等各种媒体数据进行处理的信息系统，该系统档等各种媒体数据进行处理的信息系统，该系统可以对组织中各层次的管理人员的日常沟通、工可以对组织中各层次的管理人员的日常沟通、工作协同、行为控制、信息和知识共享提供支持。作协同、行为控制、信息和知识共享提供支持。OAS的目标是提高组织的管理效率和水平。的目标是提高组织的管理效率和水平。第一节第一节 办公自动化概述办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程（四）办公自动化系统的演变过程 OAS经历了经历了3个显著的阶段，即文档型个显著的阶段，即文档型OAS阶段，流阶段，流程型程型OAS阶段、知识型阶段、知识型OAS阶段。阶段。文档型文档型OAS阶段阶段。20世纪世纪90年代初之前的年代初之前的OAS基本上基本上都属于这种阶段的类型。从技术上看，这个阶段是由传统都属于这种阶段的类型。从技术上看，这个阶段是由传统的计算机、传真机、复印机等单机应用通过局域网络连接的计算机、传真机、复印机等单机应用通过局域网络连接起来进入到办公设备综合运用的阶段，也是计算机技术进起来进入到办公设备综合运用的阶段，也是计算机技术进入日常办公领域的开始，这时大量的业务工作开始通过计入日常办公领域的开始，这时大量的业务工作开始通过计算机完成。从管理上看，管理人员的思维模式和工作方式算机完成。从管理上看，管理人员的思维模式和工作方式开始发生了变化，通过局域网连接的计算机开始成为了管开始发生了变化，通过局域网连接的计算机开始成为了管理人员的工作手段。这时，许多人认为办公自动化的目的理人员的工作手段。这时，许多人认为办公自动化的目的是实现无纸化办公。是实现无纸化办公。第一节第一节 办公自动化概述办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程（四）办公自动化系统的演变过程 流程型流程型OAS阶段。阶段。一般地，流程型一般地，流程型OAS阶段的时间范阶段的时间范围是围是20世纪世纪90年代初至年代初至21世纪初。从技术方面来看，工作世纪初。从技术方面来看，工作流引擎是整个流引擎是整个OAS的基础，的基础，Internet、多媒体技术、大型、多媒体技术、大型协同平台在协同平台在OAS领域中得到广泛的一个月。从传递信息方领域中得到广泛的一个月。从传递信息方面来看，面来看，OAS处理的信息已从单纯的业务数据、文档数据处理的信息已从单纯的业务数据、文档数据向音频、视频、图形、图像等多媒体数据发展。从管理层向音频、视频、图形、图像等多媒体数据发展。从管理层面来看，面来看，OAS关注的目标已经从个体向组织转变，关注的目标已经从个体向组织转变，OAS提提供的功能已从简单的文档电子化、文档共享向公文流转、供的功能已从简单的文档电子化、文档共享向公文流转、流程审批、文档管理、会议管理、制度管理、新闻发布等流程审批、文档管理、会议管理、制度管理、新闻发布等功能转变。从信息系统角度来看，许多管理领域中的信息功能转变。从信息系统角度来看，许多管理领域中的信息系统已经成熟，领域信息系统与系统已经成熟，领域信息系统与OAS之间的分离和集成成之间的分离和集成成为了一个关注热点。为了一个关注热点。第一节第一节 办公自动化概述办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程（四）办公自动化系统的演变过程 知识型知识型OAS阶段。阶段。在这一阶段，在这一阶段，OAS以知识管理为指以知识管理为指导思想，以协同工作为工作方式，以门户为技术手段，整导思想，以协同工作为工作方式，以门户为技术手段，整合组织内的信息和资源，支持员工的创造性工作。从技术合组织内的信息和资源，支持员工的创造性工作。从技术层次来看，该阶段重视以信息技术、层次来看，该阶段重视以信息技术、Internet网络技术为网络技术为基础的门户技术、协同技术、知识管理技术和数据挖掘技基础的门户技术、协同技术、知识管理技术和数据挖掘技术管理领域的深入应用。从管理层次来看，该阶段更加注术管理领域的深入应用。从管理层次来看，该阶段更加注重组织的学习功能，更加关注解决诸如如何向专家学习、重组织的学习功能，更加关注解决诸如如何向专家学习、如何积累获取更多的知识等问题。从本质上来看，只有到如何积累获取更多的知识等问题。从本质上来看，只有到了知识型了知识型OAS阶段，组织中管理人员的日程沟通、工作协阶段，组织中管理人员的日程沟通、工作协同、行为控制、信息和知识共享等工作才能得到真正的实同、行为控制、信息和知识共享等工作才能得到真正的实现，组织中员工也才可以从工作中不断学习和提高，组织现，组织中员工也才可以从工作中不断学习和提高，组织的整体素质、创新能力和竞争能力才能有效地实现。的整体素质、创新能力和竞争能力才能有效地实现。第二节第二节 OAS的基本功能的基本功能（一）（一）OAS基本功能架构基本功能架构OAS的功能的功能日常业务功能日常业务功能信息知识功能信息知识功能辅助功能辅助功能个个人人办办公公电电邮邮管管理理办办公公助助手手公公文文流流转转会会议议管管理理信信息息系系统统门门户户文文档档管管理理目目录录管管理理信信息息发发布布和和管管理理电电子子刊刊物物知知识识中中心心电电子子论论坛坛学学习习园园地地下下载载中中心心常常用用语语管管理理个个性性化化设设置置热热点点链链接接其其他他功功能能第二节第二节 OAS的基本功能的基本功能（二）日常业务功能（二）日常业务功能 日常业务功能是指组织中非主导的辅助业务，但是也是组日常业务功能是指组织中非主导的辅助业务，但是也是组织中每天不可缺少的业务。可把日常业务功能分为织中每天不可缺少的业务。可把日常业务功能分为6大类大类：个人办公个人办公 电邮管理电邮管理 办公助手办公助手 公文流转公文流转 会议管理会议管理 信息门户信息门户第二节第二节 OAS的基本功能的基本功能（三）信息知识功能（三）信息知识功能 OAS中的信息知识功能体现出组织的学习特征、知识特征中的信息知识功能体现出组织的学习特征、知识特征和文化特征，是组织中的信息和知识资源进行全面管理的和文化特征，是组织中的信息和知识资源进行全面管理的手段，也是体现组织核心能力的一个重要因素。手段，也是体现组织核心能力的一个重要因素。文档管理文档管理 信息发布和管理信息发布和管理 电子刊物电子刊物 知识中心知识中心 电子论坛电子论坛 学习园地学习园地 下载中心下载中心 服务管理服务管理第二节第二节 OAS的基本功能的基本功能（四）辅助功能（四）辅助功能 辅助功能主要是指辅助组织中的工作人员更好地使用辅助功能主要是指辅助组织中的工作人员更好地使用OAS和更好地工作的功能，这些功能主要包括：和更好地工作的功能，这些功能主要包括：常用语管理常用语管理 个性化设置个性化设置 热点链接热点链接 其他功能其他功能网络协同办公的初始界面系统初始界面,列出今天所有相关的通知、邮件、任务、工作流.即时通讯面板显示所有机构用户，同时显示用户的考勤情况。网络协同办公的内部邮件 邮件收件箱，类似Outlook的操作方式。网络协同办公的群发功能邮件/内部消息都支持群发功能，你可以把一封邮件或一条信息一次性快速地发给一个部门或几个部门，甚至是整个集团,消息会自动在计算机右下脚弹出。网络协同办公的消息平台 底层拥有强大的消息平台，新邮件/新短信/新通知/新工作流/新工作任务/请假申请等都会在第一时间以消息的形式发送到您的电脑。网络协同办公的多级部门模式 支持任意多级的部门，可以满足大集团/分公司模式需要，也支持系统初始化时人员帐号的Excel 文件导入。网络协同办公的组织结构图 内置的组织结构图,便于领导快速的查询部门和员工的实时状态。网络协同办公的考勤/工作日志 记录考勤，工作日志，工时，请假记录等信息。网络协同办公的考勤/工作日志 考勤的图表统计网络协同办公的工时统计 工时统计模块可以以图形的模式统计一个时间段内各个项目花费的工时情况网络协同办公的工作任务 工作任务管理，可以管理和监控员工的工作任务情况和进度。网络协同办公的工作动态 工作动态把员工的登录日志，工作日志，工作任务，工作流集中到一个模块查询，方便领导对下属的工作监控。网络协同办公的个人资料库 独创网络版本的个人资料管理,可以管理个人的任何资料/文档,有强大的全文搜索功能,同时设置共享区，方便员工之间的资料交流。网络协同办公的网络硬盘 网络硬盘，可以上传和下载文件，也可以共享给同事。网络协同办公的文档中心 文档中心可以支持任意多级目录，可以设置目录的查看和管理权限。网络协同办公的项目管理 项目管理和工作任务紧密结合，高效的管理和监督项目的进展情况。网络协同办公的人事档案管理 管理员工的人事档案。网络协同办公的车辆管理 车辆管理记录车辆的基本信息、用车申请和审批。网络协同办公的客户管理 客户管理支持多级分组，支持Excel导入，支持群发手机短信和邮件功能。网络协同办公的物品管理可以管理办公用品、各种设备、工器具等。网络协同办公工作流图形监控网络协同办公工作流图形监控 每个工作流内置图形监控功能，可以快速查看到各个流程环节的单据处理情况。网络协同办公工作流的待办工作 系统会列出所有要处理的待办工作,双击就可以进行处理工作流的工作处理(Word模式)处理工作流时简单快捷，只要填写工作流定义好的数据项，再提交到下一员工处理。网络协同办公工作流的表单打印 工作流的打印所见即所得，无需再开发报表打印模块。网络协同办公工作流的流程定义工作流的流程的定义灵活方便,可以定义固化的流程也可以定义成自由流程,每个流程可以实现表单的会签和操作不同数据项的定义网络协同办公Word文档电子印章 word文档中可以插入单位的电子印章,系统提供专门制作印章的工具网络协同办公Word文档文字套红Word文档全屏批注签名网络协同办公的即时消息 类似MSN的即时消息，支持贴图和表情和多人同时交流的功能。穿透内网和支持目录的文件传输文件传输支持目录的传输，支持任意网络结构，如总部和分公司不在一个局域网，总部的A可以通过网络办公系统把文件快速地发给分公司的B，同时一次可以发送多个文件或多个目录。网络协同办公的广播和内部短信 广播和内部短信可以迅速的把消息发送给一个部门或几个部门或者整个公司。网络协同办公的手机短信系统内置的手机短信网关可以快速的发送手机短信，支持群发。也可以通过手机短信查询办公系统内部的信息，真正实现手机短信的双向通讯。网络协同办公的手机短信手机短信可以发送 人名:+内容，到企业的短信号，可以自动转化成内部短信，发送1到企业的短信号可以查询自己的最新邮件，发送2到企业的短信号可以查询自己的代办工作，同时也可以定制企业自己的手机短信查询要求，如查询物资库存，查询工作任务等等，真正实现随时随地的无线办公。网络协同办公远程管理可以远程查看员工机器的计算机信息，安装软件，系统进程，远程屏幕，还支持远程关机功能，可以实现领导对员工的实时监控管理。