浅析规范高校财会档案管理

浅析规范高校财会档案管理 【摘要】高校财会档案是学校会计活动的产物，是高校领导进行决策所需的重要资料，是记录学校经济活动的重要史据，是高校档案的重要组成局部。高校财会档案管理的现状。1.高校财会档案立卷整理、归档和移交。2.财会档案的查阅。3.财会档案的销毁。标准高校财会档案的措施。加强领导，广泛宣传，提高认识；设置专门机构，完善制度流程；提高人员素质，建立一支专业的财会档案队伍；加强信息化建设，增加资金投入。高校财会档案是各院校经济活动的记录，它以丰盛的原始数据和具有高价值的资料为使用者提供可靠的信息，为各院校制定规划和调查、取证以及进行决策，提供依据和材料。【关键词】财会档案；高校；经济活动；整理；销毁高校财会档案是高校在财务管理和会计活动中，直接形成的具有保留利用价值的文字材料、报表、凭证、帐簿等材料。各高校必须根据?中华人民共和国档案法、?中华人民共和国会计法、?会计档案管理方法、?高等学校档案管理方法等法律、法规，加强对财会档案的管理，切实把财会档案管好用好，发挥其应有的作用。一、高校财会档案的重要意义高校财会档案是学校会计活动的产物，是高校领导进行决策所需的重要资料，是记录学校经济活动的重要史据，是高校档案的重要组成局部。财会档案可以为高校提供经济资料，为制定经济决策提供参考。通过财会档案，还可以为解决经济纠纷，处理经济事务提供依据；是揭露责任事故、打击经济犯罪、判定领导干部贪污腐败的重要依据；还可以审核高校是否遵守财经纪律，存在弄虚作假、违法乱纪等行为。二、高校财会档案管理的现状一高校财会档案立卷整理、归档和移交在各高校，多数出现财会人员对会计专业技能非常熟练，也经常加入相关的专业培训和学习。但对档案的根本知识，尤其是对财会档案的标准化整理，了解的更是寥寥无几。多数学校在财会人员上岗前，没有邀请档案专业人员，对其传授财会档案管理的根本知识与操作技能。这就造成财会档案整理质量不高的原因，还会出现会计凭证装订后没有封皮、已封皮的凭证在封粘处没有会计人员盖章、签字的现象；以及会计凭证装订封皮处存在填写内容不全的情况；活页账簿的封面没有按统一规范进行填写；装订不整齐，有的账目凭证号和实际凭证编号不统一，有的排列、分类不按规定操作。还有就是有的高校出现会计凭证、会计账簿、会计报表以及财会文件、资料放置混乱，每月的会计报表寄存也没按规定进行分散寄存等等，使整理出的财会档案没有到达规范化、标准化，更谈不上科学合理化管理。财会档案整理不标准问题越来越突出。根据?会计档案管理方法要求，会计凭证一般每月装订一次，财会人员将各种记账凭证按时间顺序整理，每卷不超过200页，厚度2CM进行装订。会计凭证装订后，应在每本凭证封面上填写好凭证张数、凭证种类、保管期限等内容，必须做到高校会计主管人员和凭证装订人员在封面上盖章、签字。同时，应在凭证封面上编好卷号，并按卷号顺序入柜。要将凭证种类编号标在显露的位置，以便调阅。各种会计账簿，在年终办理年度结账后，除跨年度连续使用的账簿外，其他账簿都应按时整理立卷。财务会计报告的装订和编制的完成，要在报出、留存后按月装订成册，谨防丧失。现在还普遍存在会计人员在整理完成会计报表、会计凭证、会计账簿、工资清册等工作之后，忽略了对相对应的文件资料的整理、归档、收集，这便给以后信息的查阅带来了极大的不便。会计人员的在交接记录中，有关财会档案问题最容易被遗忘、忽略，这样造成了局部工作档案丧失和遗失。另外，虽然实行了财务软件系统，各个账目采用了软件系统自动生成各类目录，给财会档案的查阅带来了方便。但是目前大多数高校没有对财会档案的电子文档进行归档，造成了归档内容不齐全。根据?高等学校档案管理方法的规定，学校当年形成的财会档案，在年终后，可暂时由财务部门保管，期限为3年。在到期后的次年6月底前，由财会部门的专兼职档案员将应归档的财会档案编制移交目录，一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案部门办理移交手续。高校财会档案在移交时，原那么上不得拆封，应保持原卷册的封装。个别需要重新整理拆封的，为分清责任，应由学校的档案机构，会同财务部门共同拆封、整理。财会档案的电子文档保管还要注意防盗措施、采取防磁。二财会档案的查阅财会档案的查阅，一般高校都能做到查阅登记，但是短少必要的逐级审批报告制度，认为只要做到专职财会人员、档案人员同时到场便可进行查阅，没有做到相关领导的审核、批准；有的高校甚至对查阅者的身份、查阅的内容和时间没有限制，存在着随意性，在很大程度上降低了财务资料的保密性，甚至直接造成了财务机密的泄露。财会档案只为本学校使用，所保留的财会档案不得随意外借。高校财会档案的查阅要严格执行程序，如有特殊需要需经本校负责人批准，办理登记手续前方可提供查阅。本校内部人员查阅财会档案时，经学校负责人批准后，才能办理有关查阅手续；外部查阅财会档案时，应持有单位正式介绍信，经学校负责人批准后，方可办理查阅手续。查阅人应认真填写档案查阅登记簿，查阅人姓名、部门、数量、查阅内容和借阅及偿还日期等情况都必须填写分明。各高校应当建立健全财会档案查阅登记制度，以及严格查阅、复制和收回手续，确保财会档案的平安完整。三财会档案的销毁财会档案的销毁程序和手续均按财政部和国家档案局制发的规定及?会计档案保管期限表执行。根据财会档案的历史价值、使用价值，对保管期限满的案卷应及时组织鉴定，决定销毁。但目前各高校普遍存在的问题是：对保管期限已满、已失去保留价值的档案，也都按规定经有关部门鉴定并登记造册，报相关领导批准。销毁前的所有手续都已完成，但最后并未实现真正意义上的销毁，给各高校造成了大量的人力、财力、物力资源的浪费。财会档案的销毁是一项严肃的工作，各高校必须严格按照?会计法和?高等学校档案管理方法的规定进行。1.财会档案保管期满时，其中有未了结的债务、债权的原始凭证，应该独自寄存、另行立卷，并由档案部门保留到结清债权、债务时，方可进行销毁；高校在建校期间的会计档案，不得销毁。2.财会档案保管期满后，需要销毁的档案登记造册，由本校档案部门会同财务等相关部门，共同提出销毁意见、共同鉴定、严格审查，确定后进行销毁。3.对于应销毁而没有进行销毁的会计档案，要坚定执行销毁程序。在销毁档案前，加入销毁的相关人员，应按照财会档案销毁所列的工程，进行逐一核查，核对无误前方可销毁；各高校在销毁财会档案时，应派出由档案部门和财会部门共同组建的销毁小组进行监销；财会档案销毁后所有经办人员要在“销毁清册上签字、盖章，并注明“已销毁字样和销毁日期，以示负责。最后，由监销人员将销毁情况写出书面报告，报告要一式两份，一份报本校领导，另一份归入档案备查。三、标准高校财会档案的措施一加强领导重视、提高人员认识领导重视，是高校搞好财会档案管理工作的前提和关健。上级部门可对高校财会档案制度的健全、建立进行监督指导；也可对财会档案管理工作的完整性、全面性和及时性进行检查；并监察、催促高校要将财务档案管理工作，作为一项重要的任务来布置、去落实。学校分管领导、财务处长等各级领导应引起重视，加强对财会档案管理工作的领导。对于财会档案工作，学校各级领导应充沛认识到它的重要性，以及它所提供的证据和史料对学校制定开展方针、预算经费收支、核查经济问题、避免贪污腐败，所具有不可替代的重要作用。要通过举办培训、专题讲座，编写各种专题目录、宣传栏来加强财会档案知识的宣传。使学校的每位教职工树立档案意识，并认识到财会档案的重要性，以到达提高财会档案管理的目的。各高校的财会专业人员应经常学习、提高认识，熟知?会计档案管理方法的管理的规定。只有在以后的工作中，财会档案的重要性才能体现出来。也就是说，它有一定的滞后性。但财务专业人员应清醒的认识到，财会档案管理工作是一项严谨、细致的工作，是来不得半点马虎的，需要我们在日常管理高低功夫。财会档案的重要性，虽然在整理初期并没有显现出来，但是如果这时候粗心马虎，甚至不予重视、置之不理，就会出现档案形成后有缺失，造成内容不完整的问题，很可能就会补救不及时造成不可弥补的重大损失。所以财务人员在档案工作上一定要养成良好的习惯，做到事无巨细、细致耐心。在档案工作上，不能说感觉是重要的就认真对待，感觉不重要的就敷衍了事，要做到有忧患意识，把档案工作的每一环节都做实做细。各高校财务部门应配备一名专职档案人员，通过岗前业务培训，使其认识财会档案岗位的重要性，切实做好财会档案管理工作。二设置专门机构，完善制度流程设置财会档案管理机构是工作的需要，是进行财会档案管理工作的组织保证，也是将所在高校的财会档案有效集中起来保管，以保证财会档案的齐全、系统、有序。要标准高校财会档案，就必须实现财会档案管理规章制度的健全，明确责任，并制定出财会档案工作管理的目标。相关规章制度有?财会档案立卷归档管理制度、?高校财会档案工作人员职责、?高校财会档案保管制度、?高校财会档案查阅制度、?高校财会档案移交、销毁制度等。以这些规章制度来标准档案资料的整理、收集、归档和保留的各项工作程序，使财务档案管理工作流程化、制度化。 财会档案管理有严格的时间、内容、程序要求。在整理立卷过程中，要严格执行统一分类规范、统一档案形成、统一管理要求的“三统一要求。移交过程中要执行档案交接前，做好充沛的准备工作；移交时，要有合乎要求的监督人员进行专人监督、认真点收；交接后，要按相关要求完善办理的一切事宜。销毁程序要按照审批执行、造册登记，没有办结的事项要另行立卷的程序要求进行。并做到在销毁时，学校档案管理部门和财务部门要共同派人员进行监销，要做到避免泄密、彻底销毁。三提高人员素质，建立一支专业的财会档案队伍财会档案整理的第一责任人是学校的财会人员，而不是档案人员。财会档案案卷质量的上下，取决于财会人员对财会档案标准化整理的熟知程度。因此，要持证上岗，必须将财会档案管理及操作技能的培训、考核，纳入财会人员上岗前的一项制度。财会人员要从档案最根本的业务学起，逐步熟练掌握财会档案管理的根本技能和根本知识。只有从源头抓起，就能够做好财会档案的整理、归档、移交等标准工作。在选调档案工作人员上要把好上岗关，各高校要有方案、分步骤地招聘、吸收信息资源管理和计算机管理专业的研究生及以上学历的人员，从事高校档案工作。特别是高校档案部门的主要领导，要在具有大局意识、责任意识、效劳意识的优秀档案工作人员当选拔，加强与会计等职能部门的协调与合作。其次，在档案馆室配备财会档案管理岗位，以客观、公道的立场接收、管理和提供财会档案。加强学习培训，对于财会专业和档案管理的再教育，高校档案管理人员要定期加入。通过学习熟悉会计工作的根本流程、根本规律和要求，熟练掌握财会档案信息资源管理技能。四加强信息化建设，增加资金投入随着信息科学的开展电子化逐步取代了纸质化，财会档案信息化还可以通过软件系统的使用，将计算机操作和财务资料进行联网,满足财会是将声像档案同其他文件档案一同混存在文书柜中，没有任何防磁防光等声像档案所必须的保留条件。这种简陋保管条件下，一些声像档案寿命受损，如照片褪色变黄、底片曝光变质和光盘受潮无法读取，重要记录丧失。2.定期复检频率低声像档案材质的特殊性决定其损耗率超过纸质档案，如光盘每读取一次就磨损一次，录音带每查看一次就消一点儿磁，为了满足人们查阅，管理者需要定期对声像档案进行复检。但多数基层声像档案管理部门对定期复检声像资料没概念，采取放任自流的态度，不检查也不维护。二、加强水利声像档案管理的几点思考一大力宣传，增强声像档案管理意识加强声像档案管理首先要积极争取各级领导支持，加大声像档案宣传力度，改变水利单位重建设轻档案，重文字轻声像的传统思想，为声像档案管理营造出良好的工作气氛。在此根底上，通过多种鼓励伎俩促使各部门工作人员积极参与到素材收集、归档、整理和利用的具体管理工作中，让他们切实意识到声像档案方便、快捷、直观等好处，从而增强声像档案管理意识。二严格管理，制作规范化管理流程为解决归档不及时完整、文字表明混乱、定期复检频率低这些问题，有关部门要制定规范化管理流程，严格管理声像档案各个步骤。根据工作需要，对水利声像档案的收集范围、技术规范、归档时限和移交程序作出量化规定；明确声像档案日常管理、借阅程序；永久保留的声像档案定期复检，移交上级档案管理部门。完善管理和检查机制，确保声像档案管理工作落到实处。三加强培训，提高声像档案管理水平1.声像档案既有传统型文字档案的管理要求，又有声音和图像档案管理的特殊要求，水利部门应该加大对水利声像档案管理人员的业务培训，结合水利声像档案制作案例培养专兼职摄影和编辑技术人员。2.吸收引进优秀专业人员，提高系统内声像档案管理水平。四妥善保管，加大声像档案利用率声像档案载体多是由磁性材料和光学材料制成，为保障声像档案正常使用寿命，其寄存环境必须防日光和紫外线、防磁、防震，温度需控制在十四至二十四摄氏度，24小时内温度变化不超过百分之三，湿度变化不超过百分之五。声像档案管理的最终目的是为了使用，档案管理部门要抓住机会，利用声像档案制作专题画册、主题宣传片等多种宣传材料，更生动直观地宣传水利事业建设开展的成就，使全社会更深入了解水利项目，支持水利项目。实际操作中，水利声像档案管理目前还存在着种种问题，如因档案意识淡薄错过记录重大历史时间；因技术不达标影响档案制作；因保管不科学造成档案损坏等。但随着现代化水利项目的开展，声像档案一定会越来越广泛地应用于水利部门的各个领域，为水利研究和宣传工作立下汗马功绩。面向未来，我们必须要加大声像档案宣传力度，提高水利声像档案意识，掌握对声像档案特殊材质的管理办法，大大提高水利声像档案的利用率，为我国水利事业可持续开展提供更多动力。比方建立财会管理系统，学生缴费、业务来往帐等都进入程序，自动归档存入财会档案管理系统。对于各部门相关人员都有日志流程，并且按要求进行归档，如不及时归档将告警提示。对于主管部门的财务文件、上级的财务审批、部门的财务申请，同样进入财务管理系统进行流转。这样既节约了办公本钱，防止了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损；还有利于财会档案的专业管理以及档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。各高校在建设档案馆室时，为确保财会档案的平安，要按照“七防的要求进行建设。为进一步提高平安度，还可以在档案馆室内、外安装摄像头，进行电子监控。同时，各高校要在财务年度预算中，应合理安顿充足的财会档案管理经费，确保房屋、设备的日常维护、保养、更新换代。要按照专项经费管理方法，保证其专款专用，不得挪用、挤占，确保档案管理工作的协调可持续开展。四、总结高校财会档案是各院校经济活动的记录，它以丰盛的原始数据和具有高价值的资料为使用者提供可靠的信息，为各院校制定规划和调查、取证以及进行决策，提供依据和材料。财会档案对于总结经济工作，指导院校管理，查验经济财务问题，避免贪污舞弊，研究经济开展的方针战略都具有重要作用。确保财会档案的平安和完整，并加以充沛利用，是各高校必须引起重视的一项根底管理工作。我们要充沛认识财会档案的重要性，做好财会档案管理工作，为学校的开展做好坚有力的效劳保障。参考文献：1李跃琼.浅析如何加强学校会计档案管理.环球市场信息导报.2皋霜枫.高校财务会计档案管理探析.当代经济.3刘芳.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决方法.中国论文.4孙桂丽.完善财会档案管理工作应采取的措施.黑龙江史志.5姜晓慧.浅谈财务档案管理信息化建设.科技与企业.6程立.加强水利声像档案管理的思考J.中国水利，7邵丽晶，宿静.加强新时期水利水电声像档案管理工作的对策及倡议J.中国商界，8冯辉.水利项目电子文件的归档和管理J.河北水利，