基建档案管理办法及归档范围

基建档案管理办法及归档范围一、基建档案管理办法为了提高我院基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据国家档案局、国家计委发布的有关法律、法规与黑龙江畜牧兽医职业学院档案管理办法，特制定本办法。第一章 基本原则第一条基建档案是指在学院范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。第二条基建档案是我院基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理，建立以综合档案室为中心，基建、维修、房产等部门为基础的基建档案管理网络，保证学院基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第三条基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收，基建材料归档以后，档案部门出具归档合格证明，财务部门方可作财务结算。第二章 基建文件材料的形成与归档第四条基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建、维修、房产等部门的重要任务，这些部门应有一名领导分工负责此项工作，并确定一名专职或兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。基建部门负责人是基建文件材料形成、积累和立卷归档的当然负责人，列入岗位职责范围，并把是否按质按时归档作为检查和考核本职工作的重要内容之一。第五条在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于学院所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。第六条档案人员应经常到有关部门深入了解基建文件材料积累情况，并进行业务指导。基建项目竣工验收时必须有综合档案室人员参加。第七条基建文件材料的归档范围，主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体归档范围见附件。第八条基建文件材料归档要求一、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。二、凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。三、具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。四、归档份数：竣工图一般归档不少于一套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。五、归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；管理性文件材料在每年六月底前归档。六、组卷方法：1.卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。2.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。3.卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以作为单元，在每件文件材料的右上方加盖有单位名称，档号、件号的戳记章，并逐一填写。4.填写卷内目录和备考表。5.填写保管期限。草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。第九条基建文件材料的归档程序一、有关部门兼职(或专职)档案员和工程项目负责人应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。二、综合性管理文件材料由兼职(或专职)档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由基建部门负责人主持立卷归档的制度，即在工程项目竣工时，由项目负责人按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，等项目验收后，交兼职档案员和部门负责人检查验收签字后，向综合档案室移交，并办理好移交手续。第三章 基建档案的管理和开发利用第十条基建档案由院综合档案室统一管理，学院综合档案室应按照高校实体分类和档号编制方案进行分类编号、编目、排架、妥善保管。第十一条属于学院基建项目的基建档案一般都属于永久保存。后勤服务中心和综合档案室应定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。第十二条为保证峻工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。第十三条基建档案主要供本校利用，如外校需查阅，须经学院办公室和分管基建的负责人批准方可查阅。第十四条建立多种检索工具和参考资料，编制并公布基建档案目录，积极开发基建档案信息资料，积极为基建工作服务，为保护我院产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。第十五条基建档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者，除通报全校外，将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。二、基本建设档案归档范围(一)综合1. 上级有关基建工作的文件2. 基建工作规章制度3. 基建工作计划、总结4. 基建工作总体规划5. 基建工作年度 (季度) 总结、统计报表6. 基建工程财务预、决算7. 全校性总体规划、设计总平面图8. 水、电、气管道分布图9. 地质勘探、地形测量材料(二)基建项目1. 项目建议书及上级批复2. 可行性研究报告3. 项目评估4. 环境预测、调查报告5. 设计任务书及计划任务书6. 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明7. 建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录8. 水文、气象、地震等其它设计基础材料9. 初步设计10. 技术设计11. 施工图设计12. 技术秘密材料、专利文件13. 设计计算书14. 关键技术实验15. 总体规划设计16. 设计评价、鉴定及审批17. 征地批准文件及拆迁、补偿协议书18. 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件19. 施工执照20. 水、电、气、暖供应协议书21. 产权证书基本建设处档案归档范围和保管期限序号归 档 内 容保管期限一、综 合 （分类号JJ11）1上级主管部门关于基建工作的通知、规定、条例等文件长期2本校有关基建工作给上级的请示、报告及批复(1)总体规划、重点基建项目永久(2)一般基建项目长期3基建工作的总结（年度、季度）、统计报表永久4本校基建工作的计划、报告、简报、会议纪要长期5全校各种管线工程（地上、地下）分布图及有关材料永久6全校地质勘探、地形测量材料及图纸、校园建设规划、设计总平面图永久7基建财会综合材料（入财会类）（1）决算报表、总账簿永久（2）会计凭证短期8本校房屋扩建、改建、重建、拆迁等问题给校领导的请示、报告及批复长期9征地总平面图、计划、申请报告及用地面积核准文件等批准文件材料永久10征地补偿协议书、补偿费用标准、补偿凭证及付款凭证永久11基建中形成的其他有价值的材料（包括其中照片等声像材料）长期12部门工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料长期二、基建工程项目 （分类号JJ12）(一) 工程建设准备阶段13项目建议书（项目申请报告）及批复永久14可行性研究报告及批复、方案论证永久15设计任务书（计划任务书）及批复永久16环保三同时、消防、卫生防疫、防火等审核送审单、通知单永久17工程地质、水文勘察报告及图表；重要土、岩样及说明永久18地址选择报告及批准文件永久19本工程征用土地批准文件及红线图、折迁、补偿协议书等永久20有关调整基建投资的请示、批复永久(二) 工程建设设计阶段21设计委托合同永久22设计方案、初步设计、扩初设计、技术设计、校审记录、技术会审纪要、工程概算及有关材料永久23工程项目招标、投标的有关文件长期24承包合同、协议书及租赁文件永久25技术秘密材料、专利文件永久26设计计算书，关键技术实验长期28总体规划设计永久29设计评价、鉴定及审批长期三、工程施工阶段1、土建施工文件30建筑许可证（建筑工程执照）永久31开工申请、开工报告、工程测量定位记录、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期32施工设计或施工方案、施工计划、施工技术、安全措施、施工工艺长期33原材料(钢、砖、水泥等)质保书及构件出厂证明、质量鉴定、半成品及预制构件合格证长期34建筑材料实验报告，金属焊接试验报告长期35设计变更、工程更改联系单(通知书)永久36砼(混凝土)施工日记永久37土建施工定位测量、地质勘察、验槽及地基处理记录或桩基施工记录永久38土、岩试验报告、砼(混凝土)、砂浆抗压、密封性试验报告永久39基础工程验收记录（如打桩、灌注桩施工记录）、结构中间验收记录永久40隐蔽工程验收、技术复核记录永久41工程施工日记及测试沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久42分项、分部单位工程质量抽样检查、综合评定材料长期2、设备及管线安装施工文件43开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期44设计变更、工程更改联系单(通知书)及材料、零部件、设备代用审批材料(含材料质量保证书、合格证)长期45焊接工程检查验收记录长期46隐蔽工程验收记录长期47强度、密闭性试验报告长期48设备调试、试验记录长期49施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期3、 电气、仪表安装施工文件50开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期51设计变更、工程更改联系单及材料、零部件、设备代用审批材料永久52调试、测试、整定记录，隐蔽工程验收记录长期53施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告长期四、竣工验收阶段54项目竣工验收报告(记录)永久55全部竣工图纸（包括工程底图）永久56项目质量评审材料永久57竣工验收会议纪要、决议文件及工程现场声像材料永久59工程预算、决算材料永久五、工程建设中其他档案材料60合资、捐赠工程合同、协议永久61上级、海关等有关方面的批复文件永久62重要的来往信函及洽谈会议纪要、意向书及其它文字凭证材料长期基本建设类档案归档范围和保管期限表JJll综合1.上级有关基建工作的文件 长期2.基建工作规章制度 长期3.基建工作计划、总结、简报 长期4.基建工作总体规划 、设计总平面图 永久5.基建工作年度 (季度) 总结、统计报表 永久6.基建工程财务预、决算 长期7.全校性总体规划、设计总平面图 永久8.水、电、气管道分布图 永久9.地质勘探、地形测量材料 永久JJl2基建项目1.项目建议书及上级批复 永久2.可行性研究报告 永久3.项目评估 永久4.环境预测、调查报告 永久5.设计任务书及计划任务书 永久6.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永久7.地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久8.水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久9.初步设计 长期10.技术设计 永久11.施工图设计 短期12.技术秘密材料、专利文件 永久13.设计计算书 长期14.关键技术实验 永久15.总体规划设计 永久16.设计评价、鉴定及审批 长期17.征地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久18.承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久19.施工执照 永久20.水、电、气、暖供应协议书 永久21.产权证书 永久JJl3基建施工1.土地施工文件（1）开工报告、工程技术要求 短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、安全措施、工艺 长期（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定、实验报告 长期（4）设计变更、更改洽商、材料仿用核定审批 长期 （5）工程记录、测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久（6）交工验收及记录证明 长期（7）竣工报告及竣工验收报告 永久 2设备及管线安装（1）设计变更 短期（2）设计变更、设备代用审批、工程更改洽商单、材料零部件 长期（3）焊接实验记录、强度、密度性实验记录 长期（4）施工安装记录、安装质量检评定、事故处理报告 长期（5）系统调试、实验报告 长期（6）管线清洗、通水、消毒记录 短期（7）交工验收记录证明、工程质量评定 长期（8）竣工报告、竣工实验报告 永久 3电器、仪表安装施工（1）开工报告、工程技术要求 短期（2）施工安装记录、质量检查评定、事故处理 短期（3）操作、连动实验，工程质量评定，竣工验收报告 长期JJl4竣工验收1.竣工验收报 永久2全部竣工图纸、质量评审材料 永久3竣工验收会议决议材料 永久4工程现场声像材料 永久JJl5基建财务1工程概算、预算、决算 永久2主要材料消耗、器材管理 短期3交付使用的固定资产 永久