芜湖物流园财务管理要求与核算流程

芜湖综合物流园财务管理要求与核算流程实施时间2010-07-01编制高山审核李少平审批卢立新文件管理部门财务部应知人员职应会人员芜湖总部各部门、物 中心职等7以上人员文件编号MS-CW-39修改次数A总页数9版本号2010文件使用部门财务部、物流园只等7以上员工如流园项目组、综合物流园、芜湖1.0 目的：对芜湖物流园财务管理要求和核算流程进行规范明确。2.0 会计核算主体及核算范围:2.1 会计主体一：芜湖安得物流股份有限公司（以下简称“芜湖安得”）2.1.1 主要核算东区综合物流园所发生的除停车场业务以外的所有业务；2.1.2 ERP 中单独设置利润中心核算，名称为“芜湖东区物流园”，非独立核算单位；2.2 会计主体二：芜湖安得物流园管理有限公司（以下简称“物流园管理公司”）2.2.1 主要核算物流园内停车场业务（专指停车费收入，下同）；2.2.2 ERP 系统中单独开设“芜湖安得物流园管理公司”账套进行会计核算，独立核算单位2.3 芜湖东区综合物流园另行开发使用单独的业务系统（以下简称“物流园管理系统”），其 相关的业务收入、成本费用等等数据与 ALIS 系统对接；2.4 已注册的“芜湖安得物流园管理有限公司”与物流园管理公司账套对应，为东区综合物 流园业务运作的政府资质许可管理单位，物流园管理公司所使用的场地为芜湖安得免费提 供（即不单独计量物流园管理公司停车场场地的成本）。2.5“芜湖物流园管理公司”只核算园区内的停车费收入，营运成本为东区物流园全部人员 的工资及相关费用。其他如物流服务费、信息使用费、装卸搬运费等均在芜湖安得物流 股份有限公司核算。2.6 “芜湖物流园管理公司” 在开发区地税局领取相应的停车费发票（定额版本发票），每 月的税务申报按停车费产生的收入为计税基数申报纳税。2.7 业务、系统与财务的图表关系：物流园管理公 司业务系统1 rALIS系统11财务ERP系 统1111非停车费业务1东区物流园（视1芜湖安得一东11F11同一中心单位）1 A区物流园帐套111停车费业务1物流园管理公司帐套（独立）111- 2 -3.0 关键术语定义3.1 停车费：指在东区物流园区内专门为车主提供运输工具临时停靠和相关配套服务的场 所（以下简称“停车场”）而收取的服务费用；3.2 信息中介、信息部：指在停车场地内，为车主提供联络和信息服务的专门机构（包含 法人机构在物流园内的分支机构或者提供信息服务的个体工商户等等）；。3.3 专线：在物流园内从事某一确定运输线路的物流经营者。3.4 车主：含运输工具持有人、经营者及驾驶司机等；3.5 特许经营：指在物流园区范围内为经营者或司机等相关人员提供的专门服务项目（如 开辟专门位置进行对外宣传等等）。4.0 财务管理组织架构、岗位设置与人员配置4.1 设置财务经理一名、出纳一名，收银员多名（根据业务需要）。4.2 财务经理：负责园区内与财务管理相关的工作事项，包括收入的计量、成本费用的核算 资金管理、税务管理、财务报表出具、出纳（收银员）的管理等。4.3出纳：负责园区内与资金有关的收付事项，含IC卡充值收到的现金、POS机收款（自助 圈存机）、与银行的往来对账管理等。5.0 财务核算管理5.1 营业收入管理5.1.1 原则上所有销售不允许赊销，门面、房租等合同销售要求按半年、月、季或年预收；5.1.2 当月营业收入当月确认与计量：停车费等按次或营业周期不足一个月的营业项目，其 计量的营业收入，在交易或者服务提供完成的当日计量与确认当期营业收入；按月（以 下简称一个标准营业周期）计量营业收入的（包括所有预收的款项），在预收月份和合 同履行相应月份分别按月计量至对应营业周期的营业收入（月初预估、月末自动 /人工 确认模式）。5.1.3ALIS 系统中在产品类型中增设“物流园服务收入”，下设二级明细类型：“门面租金”、 “信息服务”、“三产房租”、“物流信息使用费”、“装卸费”、“广告费”、“停车费”等；5.1.4ERP中定义的营业收入是指物流园内所发生的仓储管理服务、信息服务（包含为信息部 和中介提供的系列不便于计量的物流服务项目）、信息使用费、装卸费、特许服务和其 他等收入，在ERP中归集到仓储服务收入或装卸服务收入，具体科目及明细设置如下： 芜湖安得帐套：营业收入仓储管理服务收入（核算门面租金）- 2 -（核算专线和信息服务） （核算特许服务） （核算其他收入） 芜湖安得帐套：营业收入装卸收入（核算装卸搬运服务） 物流园管理公司帐套：营业收入停车费收入（核算停车收入）5.1.5 物流园管理公司的系统中收入维护与计量： 、有合同计量的营业收入计量与确认：由财务经理指定专门人员负责在物流园管理公 司系统中按合同进行维护，经财务经理审查后确定合同生效，同时，系统自动按营业周期产 生预估收入，并在营业周期结束或者结账日在系统中自动/人工确认营业收入； 、有固定场所但无合同的营业收入计量与确认：物流园管理公司系统按固定场所先行 定义服务类型（如：信息使用费）及服务费用计费标准，由系统在交易产生时自动产生订单 和对应的预估收入，交易完成后，根据系统计量的计费金额和出纳实际收取的款项同时计量 和确认营业收入。 、不固定发生且无合同的营业收入计量与确认：交易发生时（如：车辆进场取IC卡 时），系统自动产生订单（系统默认为最低限额计费标准的计费周期）和预估营业收入，交 易完成时（车辆离开停车场时IC卡自动计量）系统自动确认营业收入，IC卡扣费完成视同 交易结束，同时确认营业收入。 、其他服务费用，如水电费等按代扣代缴处理，不另单独开票计量营业收入，但每月25 日和月末日系统自动通过 IC 卡扣缴，系统自动产生计费收据交费用承担人；单次的装卸 费用等，在每次交易形成前，先使用 IC 卡系统确认方式产生一张订单，作业完成后，由相 关人员确认收费金额，通过 IC 卡自动扣缴方式形成预估收入和确认营业收入； 、发票开具时点：合同业务（计费周期结束时自动形成发票清单和打印发票）非合同 业务（交易结束时系统自动形成发票清单，人工辅助确定是否提供发票，电脑打印或者定额 发票均可）。 、每月月末时，所有系统订单的营业收入进行再核查与确认（通常指需要人工辅助的 预估收入和确认营业收入和系统自动确认营业收入的订单的自动校验），然后物流园管理系 统自动形成营业收入和收款一览表，营业收入与销售回款相互校验。收入数据实时传输到 ALIS 系统中对应的收入类型。5.1.6 ERP 中维护与操作流程- 2 -、按ALIS中形成的开票申请，通过接口程序向ERP系统传入相应的主营业务收入;、税务申报按ERP中产生的主营业务收入为计税基数，不以实际开具的发票为计税基 数，营业税税率按仓储服务业的税率 5%（装卸服务税率 3%）计算。5.2 营业成本管理5.2.1 物流园管理公司系统中对物流园的成本按成本类型实际发生归集;5.2.2物流园管理公司ERP中主营业务成本：停车场直接人员工资、人员费用发生按每月实际发生额先在营运费用中归集，月底一次性转入主营业务成本;5.2.3 水电费等通过代收代付方式核算，不列入营业收入、营业成本核算，通过其他应付款挂往来核算。5.3 税务管理 5.3.1税务管理由物流园财务经理负责日常管理，财务部税务会计统一申报;5.3.2税种与发票：主要为营业税及其附加，其次为印花税。税目、税率和发票种类： 物流园管理公司：停车费发票：定额发票或手写发票（芜湖市服务业统一发票，税率 5%）。芜湖安得物流股份有限公司：物流服务、信息使用（仓储服务发票，税率为 5%）、其 他（服务业统一发票，税率 5%）;装卸搬运费：装卸服务发票（税率 3%）。5.3.3 发票领用存管理：按公司发票管理办法实施。5.4 期间费用管理5.4.1 物流园管理机构发生的费用（除营销推广和财务费用外的费 用）全部按所属会计期计 入当期管理费用5.4.2营销人员工资、营销推广等发生的费用列入营销费用5.4.3流动资金利息支出、日常结算成本（小额存款利息抵减成本） 和无法资本化的借款利 息全部计入财务费用。5.5 营业利润核算：利润总额=主营业务收入-主营业务成本-主营业务税金及附加-销售费 用-管理费用-财务费用+营业外收入-营业外支出。6.0 资产日常管理6.1物流园内资产在物流园管理公司系统中进行登记，并在ERP的资产模块中进行核算与管理;6.2资产核算管理和日常管理按公司相关制度执行。- 2 -7.0 现金管理7.1现金（指所有款项，广义的现金定义，下同）管理工具A：智能IC卡7.1.1通过引入智能IC卡，实现园区内所有消费一卡通；7.1.2 此卡需要具备信息读写与存贮的基本功能；7.1.3 取消透支功能；7.1.4智能IC卡与门禁系统、充值和各种消费类支付的专门设备管理系统、自助圈存机（POS 系统）与ALIS3互联互通，保障园区内安得所有收费项目不使用现金进行结算；7.2现金管理工具B：自助圈存机（POS机收款）7.2.1自助圈存机为POS机与IC卡读写一体机，付款人持续银联卡和IC卡，可以自助完成 付款操作；7.2.2 POS机收款主要是用于向智能IC卡充值；7.2.3 所有银联卡均可使用自助圈存机完成付款操作而不依赖收银员付款。7.3智能IC卡充值7.3.1模式一（现金充值）：现金交出纳，完成向IC卡充值；7.3.2模式二（自助圈存机自助充值）：使用银联卡通过圈存机向IC卡充值；（自助设备） 7.4现金管理控制：7.4.1特别事项：除临时性异常款项支付及IC卡退款可用现金支付外，其他所有对外付款， 均通过银行转账方式支付。需用现金支付款项的项目需报财务部备案（限额外）。7.4.2 IC 卡充值有现金充值和自助设备充值两种方式；租金、保证金使用 POS 机刷卡、银行 转账两种方式（POS机与物流园管理公司系统直连），水电费等采取IC卡定期自动扣缴 方式（固定商户IC卡与公司系统单独绑定或者使用数字式电表先充值IC卡再使用余额 为零时自动停电）。7.4.3 物流园管理公司系统设立出纳现金日记账， IC 卡现金充值时，系统现金日记账自动登 记借方， IC 卡现金退款时，系统现金日记账自动登记贷方。7.4.4POS 机收款的，需要商户在 POS 机回执联上签署姓名及商户名。该回执联需按日序时 装订存档，财务部不定期抽查。7.4.5车辆出场时须先充值再刷卡才能通过门禁系统，否则，需要办理IC卡充值后方可放行。 IC卡需要收取工本费（根据IC卡制作成本确定），IC卡默认按标准工本费自动扣缴， 退回时系统取消原来的默认状态。- 2 -7.4.6 收银员每日上岗前在出纳处借支与业务流量相当的停车退款金额，用于支付停车结算 需要退还司机的款项；7.4.7 收银员每日下午四点与出纳核缴当日收到的现金，由出纳交存银行指定账户，下班时 在出纳处结清当日支出流水账，做好交接记录，该交接记录需要财务经理签字审核。 收银员不得留存现金。7.4.8 财务经理应每日应检查出纳现金管理情况，并做好检查记录；7.4.9 每月底，出纳编制现金余额调节表，财务经理审核后提请财务部资金管理核准；7.4.10 注：对于第一次充值的 IC 卡，系统自动提示需要收取工本费 XX 元，并在充值完成 后自动扣缴此工本费。实际现金收款金额与系统日记账登记均为包含工本费的金额。8.0 内部牵制与相互稽核机制8.1 保安与收银员在一起办公，对于车辆违规入场、逃避缴费出场等情况进行相互稽核， 遇到违规情况应向上级汇报；8.2 保安对于园区内的门面租赁以及三产房租等的实际使用情况做现场检查，发现异常情 况及时向财务经理或物流园负责人汇报，财务经理（物流园负责人）应当建立反馈机 制。8.3 门面租金、三产房租、信息使用费、广告费、装卸费等所有收入在物流园管理公司系 统中设置应收金额，实际收款金额由财务经理每月稽核，核对系统应收款金额与实际 收款金额，并检查系统应收金额是否完整反映。8.4 停车费收入由保安与收银员相互稽核，收银员与出纳交接款项由财务经理审核签字确认8.5 所有园区的应收账款与收入接受财务部的稽核，出纳与财务经理接受财务部的督促检查8.6 整个物流园区设置视频监控录像，并安排专职人员查看监控，在园区大门进出口、门 面场所、停车场、财务办公室等地的视频监控应实时查看。8.7 视频监控情况应每月进行通报，对违规违法情况进行处罚。9.0 关键控制点设置9.1 关键控制点一：合同管理（修正收费标准人为少计费、合同期限人为调整少计费、应计 费项目不计费等等）9.1.1 合同客户事先签订合同；9.1.2 刷卡稽核合同履行程度：合同客户必须使用安得物流园信息系统，并且每天要求使用 IC 卡刷卡登录表示固定场地商户是否在履行合同，同时稽核收费系统计量是否完整计- 2 -量；9.1.3 物流园系统自动稽核：每天下午四点产生合同客户运行情况，同时产生营运日志（物 流园负责人和财务负责人及审计负责人）；9.1.4 现场稽核：根据物流园系统稽查情况与现场实际营运情况相互稽核，确保不少计营业 收入。9.1.5 总部稽查：物流园管理骨干及财务部根据审计与稽核专题进行专门稽查。9.2关键控制点二：门禁与IC卡管理（特别是一辆车多次取IC卡、IC卡故意毁坏、IC卡计 费与结算无限期、利用IC卡工具修改卡上信息等等）9.2.1门禁系统现场有保安值班和现场录像，确保服务对象均有IC卡并且不会出现多次取卡, 并且保安有义务针对现场录像进行分析与判断（每日提交录像稽查报告给物流园管理 者）；9.2.2合同客户使用IC卡刷卡进入物流园系统，表示其按正常履行合同；9.2.3车辆进入物流园必须在进门时自动/人工取IC卡，如果同一机器在30秒内产生二张以 上 IC 卡，系统自动启动报警提醒保安人员；9.2.4物流园管理系统具备按约定条件自动稽核异常IC卡：同一取卡机出现二张最短时间不 超过10秒的IC卡或其他约定条件、IC卡活动期限超过二天48小时或者更长、约定 日期系统自动扣缴前的提示与预警、IC卡状态查询（是否计费执行中、离开园区、在 园区、固定商户状态正常等等的稽查与报告。），每天在保安交接班日志中进行交接 与稽查结果报告机制。9.3 关键控制点三：现金收款管理（针对：水电费等长期不充值导致自动扣缴不成功、信息 使用费无法扣缴与收取等等）9.3.1水电费等代收项目每月25日由系统稽查IC卡充值余额情况，并预扣缴一次，系统自 动将扣缴情况手机短信发送到商户负责人手机上，如果扣缴不成功，则发送短信催收 通知；每月月末日上午10点再扣缴一次，同时短信通知扣缴情况与催收。9.3.2信息查询等建议使用IC卡作为用户属性进入系统，同时计量信息查询量，并凭此进行 计费与身份稽查，保障计费正常与离开场地时保障扣款成功，否则，通过录像、现场 稽查等措施保障收款正常；9.4 关键控制点四：场地内交易不报告（主要针对场地内装卸搬运作业、设备使用、无偿使 用场地内资源或者无偿超期使用等等交易事项不报告导致收入管理存在重大漏洞）- 2 -9.4.1 配置现场巡逻人员，对园区内的交易活动进行监督与稽查，针对愿意违规人员进行从 重经济处罚甚至清理出园区；9.4.2提供免租期或者短时间无偿使用的公司资源，全部要求通过IC卡刷卡记录方式进行监控与管理，一旦发现超期使用的公司资源，根据现场巡逻人员的稽查结果进行处罚；9.4.3 公司及物流园专职或者兼职稽核人员每周/不定期要求有稽查报告，避免不作为或者作 为不当的稽查与处理。10.0 罚则10.1 对门面租金、三产租金、信息使用费、停车费等应收金额故意不收或少收的，视情节轻 重给予相关人 100-2000 元的罚款，性质特别严重的予以辞退、开除。10.2对截留、挪用、贪污公司款项的，视情节轻重给予相关人1000-10000元的罚款、辞退、 开除等处分，情节特别严重的移交司法机关处理。10.3 其他违反公司制度规定的人与事，按照公司责任损失赔偿与处罚管理办法追究。11.0 关联文件：无12.0 质量记录 无- 2 -