办公用品管理规定

办公用品管理规定第一章办公用品的购买第一条 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,都应由办 公用品管理员统一负责。第二条 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理室主任报告，确定订 购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也 一并向管理主任提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请,经企 划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式 相近的印刷制品.第三条 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则， 选择直接去商店购买或者订购的方式。第四条 在各部门申请的办公用品中 ,如果包含有需要订购的办公用品 ,则申请部门还必 须另填一份订购单,填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向 哪个商店订购等等.第五条 按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否.第六条 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收,核对品种、规格、数量与质量，确 保没有问题后,在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写 明到货日期、数量等等.第七条 收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字 盖章,做好登记，转交出纳室负责支付或结算。第八条 办公用品原则上由总公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各 部门在提出“办公用品购买申请书的前提下就近采购。在这种情况下,办公用品管理部门有 权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起音乐会监督检查部门保存，以作为日后使用情 况报告书的审核与检查依据。第二章 办公用品的申请、分发领用及报废处理第九条 各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用 用品台账登记.在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。第十条 接到各部门的申请书（两份）之后，有关人员要进行核对 ,并在申请受理册上做 好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，后再填写一份用品分发传票 给发送室.发送室进行核对后，把申请的全部用品备齐，分发给各部门.用品分发后做好登记, 写明分发日期、品名与数量等.一份申请书连同用品发出通知书,转交办公用品管理室记账存 档;另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门.第十一条 对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、 数量及报废的其他有关事项。第三章 办公用品的保管第十二条 所有入库办公用品,都必须一一填写台帐（卡片）。第十三条 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要采取防虫等 保全措施。第十四条 办公用品仓库一年盘点两次（6 月与 12 月）。盘点工作由管理室主任负责。 盘点要求做到帐物一致,如果不一致，必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致。第十五条 印刷制品与各种用纸的管理以照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行 记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。第十六条 必须对总公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷 制品做出调查。调查方式是，每月5 日对前一月领用量、使用量以及余量（未用量）做出统 计，向上报告.办公用品管理室对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各 部门领用台帐中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存.第四章对办公用品使用的监督与检查第十七条 对总公司和部门进行监督调查的内容包括：1、核对用品领用传票与用品台帐。2、核对用品申请书与实际使用情况。3、核对用品领用台帐与实际用品台帐.第十八条 核对收支传票与用品实物台帐。核对支付传票与送货单据。办公用品发放规定第一条 本公司为规范办公用品的发放工作，特制定本规定。第二条 公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第三条 各部门应指定专人管理办公用品.第四条 各部门应于每月 28 日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月 6 日前一闪性发放各部门所需办公用品。第五条 采购人员入库和发放应及时记帐，做到帐物相符。第六条 办公用品入库和发放应及时记帐，做到帐物相符。第七条 任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房 要做到类别清楚、码放整齐。第八条 应加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火。办公消耗品管理规定第一条 本公司为加强对办公消耗品的管理，特制定本规定.第二条 办公消耗品是指文具、纸张、帐本及其他印刷物品。第三条 办公消耗品一年的消耗限额为 X 万元，各部门及有关人员必须节约使用，避免 浪费。第四条 办公消耗品的购买与管理，由总务部负责，下设保管员处理领用事务。第五条 总各部必须把据消耗品在正常情况下每月的平均消耗量，以及各种消耗品的市 场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量满 足日常事各运营消耗品的基本要求。第六条 对于特殊场合所用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请,总务部据此 进行必要的调查后决定是否准予采购。如果一次采购价格总额超过 X 万元时，须经该部门 主管同意，必要时请示总裁。第七条 在各种帐票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必 须起草正式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，然后将这些材料送至总务部，并 附数量是否合适以及新格式的适用性与时效性等等。通过审核后，还必须就是否由本公司自 行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题,与申请部门作进一步协商。第八条 向总务部禽办公消耗品时,必须填写申请书，写明申请时间，使用场所（部门名 称）以及物品名称与数量。同时，申请者以及其部门主管必须加盖印章：或签字。另外，特 殊办公消耗品的申请，必须填写用途。第九条 局部使用或特殊用途的帐簿传票的订购与领用,统一由总务部调控与管理。使用 部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。第十条 总条部必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在 每月末进行统计，向总裁作出报告。文具用品管理制度第一条 为使办公文具用品管理规范化,特制定本制度.第二条 本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理员三种.1、消耗品:钢笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、 便条：纸、信纸、橡皮擦、夹子等.2、管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。3、管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期 戳、计算机、印泥等。第三条 文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如 圆珠笔、橡皮檫、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机 等。第四条 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间） 设订领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支）,并可随部门或人员的工作状况调整发放时 间。第五条 消耗品应限定人员使用，自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但纯消耗品（如 直线纸）不在此限。第六条 管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿、自购。第七条 文具的申请应于每月 25 日由各部门提出“文具用品申请单，交管理部统一采 购,并于次月一次发放,但管理性文具的申请不受上述时间限制.第八条 各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管,在文具领用时作登录 使用，并控制文具领用状况.第九条 文具严禁带回家私用。第十条 文具用品一般由管理部向文具批发商采购,其中必需品、采购不易或耗用量大的 物品，应酌量库存,管理部无法采购的特殊文具，可以经管理部同意并授权各部门自行采购.第十一条 新进人员到职时，由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用 卡；人员离职时，应将剩余文具一并交管理部.企业保密管理制度总则第一条 为保守公司秘密,维护公司权益，特制定本制度.第二条 公司秘密是关系公司权力利益,依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围 人员知悉的事项。第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或者职 员实行奖励。第六条 公司秘密包括下列事项。1、公司重大决策中的秘密事项.2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3、公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。4、公司财务预决算及各类财务报表、统计报表。5、公司所掌握的尚未入市场或尚未公开的各类信息。6、公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。7、其他经公司确定应该保密的事项。8、一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是重要的公司秘密 泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权 益和利益遭到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。第八条 公司密级的确定.1、公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级;2 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；3、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信 息为秘密级。第九条 发球公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级， 并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。第十条 发球公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘 抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行.采用电脑技术存储、处理、 传递的公司秘密由有关操作人员进行保密。第十一条 对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施。1、非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄。2、收发、传递和外出携带，由指定人员担任,并采取必要的安全措施。3、在设备完善的保险装置中保存.第十二条 发球公司秘密的设备或者重要商业信息，由公司指定专门部门负责,并采取相 应的保密措施。第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准. 第十四条 具有发球公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施。1、选择具备保密条件的会议场所。2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及秘密事项会议的人员予以指 定.3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。4、确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密，不准 通过其他方式传递公司秘密。第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措 施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即做出处理.第十七条 出现下列情况之一者，给予警告或经济处罚。1、泄露公司秘密，尚未告诉严重后果或经济损失的。2、违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的.3、已泄露公司秘密但采取补救措施的。第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失，情节严重的要追究法 律责任。1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的2、违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。3、利用职权强制他人违反保密规定的。附则第十九条 本制度规定的是指下列行为之一。1、使公司秘密被不应知悉者知悉的。2、使公司秘密超出了限定接触范围。而不能证明未被不应知悉者知悉的。员工保密行为准则第一条 总则。1、自觉遵守公司的各项保密管理规定。2、不打听与本职工作无关的公司信息3、不向与保密项目无关的人提及保密信息。4、自动向公司申报职务发明。5、不从事第二职业或利用公司商业秘密为个人牟利。第二条 文件印制1、绝秘、机密级文件由秘书、机要打字员或本人打印,不得交一般打字员打印。2、打印文件时废弃的文件要及时处理,不得留在打印机上.3、文件复印时废弃的文件要及时处理,不得留在复印机上。4、文件复印完毕,要将原件收回.5、密级文件的复印要提出书面申请，经相应级别的领导批准。申请单要保存.6、不私自拷贝工作范围之外的秘密文件到磁盘上。第三条 文件发放.1、绝密、机密级文件要专人传送,由收件人签收.2、传递绝密级文件要密封,或送到收件人本人.3、密级文件昼不要传真。特别需要时，要在密级文件传真前,电话通知接受人在传真机 旁 4 、等候，传直完毕，要电话确认。5、文件上网前，要进行密级审查.6、绝密文件不能上网；机密、秘密级文件上网要设置权限口令。7、不在网上传送绝密级文件;昼不在网上传送机密级文件。8、在互联网上发送与公司相关的技术文件或商务文件须经过审查.第四条 文件传阅。1、文件要确定传阅范围。保密文件要在限定的范围内传阅。2、含有商业秘密的文件,不要张贴在对外公开的公告栏上.3、密级文件的查阅和复印要经相应级别的领导审批,并予以登记。第五条 文件保存。1、保密文件 要与其他文件分开放置。2、保密文件要密存在保密文件柜中,保密文件柜上锁或设置有效密码，并定期更换密码。3、个人未处理完的密级文件要密存。4、非必要时，尽量不要将密级文件或磁盘拿出公司。5、密级文件或磁盘带出公司要经相关权限的领导审批,并配合安全管理人员检查.6、出差时,保密文件随身携带，不放酒店、不作为行李托运.7、归还公用便携机前要认真清理机内存放的保密文件。8、重要的文件要有备份,备份软盘要保存在保密文件柜中。9、存储在网上的资料要设密码。第六条 文件销毁。1、打印、复印密级文件形成的废纸要及时用碎纸机销毁。2、密级文件作废后,及时用碎纸机销毁。3、不重复使用写有重要内容的纸张。第七条 计算机与网络.1、个人计算机要设置开机密码和屏幕保护密码。必要时,要定期更换密码。2、计算机文件共享时，必须设置有效口令，口令应设为无规律的字符串。3、共享文件传送完毕后，应及时取消共享。4、保存好自己的NOTESIII文件，不和他人共用邮箱。5、软盘专用.非保密文件和保密文件不在同一软盘上备份。6、不通过 Email 发送涉及机密的内容；不发与本职工作无关的内容。 第八条 工作场所。1、做好“5S”工作，下班前要清理桌面上的文件，有保密内容的要密存。2、密级文件不能随便摆放或丢弃.3、有权制止未带卡的人员进入办公室。4、进入办公区域要将工卡佩戴在胸前。5、部门主管和秘书有责任监督、督促本部门人员遵守保密规定. 第九条 接听电话.1、公司内部电话，如机密内容，要问清对方的姓名、职务，并确认后再作决定。2、遇有不明身份的人来电话询问涉及公司秘密时，要根据当时的具体情况，婉言谢绝。3、问清对方住址、姓名、电话，做好记录后，再回拨电话答复。第十条 举行会议。1、机密的会议通知和含有机密内容的各种通知，不要发在Notes公告牌上，而要发给本 人或发到其邮箱中。2、在外举行会议，会前或会议期间，不向无关人员透露会议举行时间、地点、会议内 容.3、妥善保管发放的密级会议资料，不得随便放置、复印、转交他人。4、会后要清理会场.会议资料无论有无保留价值，都不可随地丢弃。 第十一条 对外交往。1、对陌生人的问询要提高警惕。明确什么该说，什么不该说。2、客户询问涉及公司秘密时，要礼貌谢绝.3、发现有泄密情况,要立即制止，及时汇报。第十二条 对外宣传。1、对外宣传（技术、商务）口径要与公司保持一致。宣传以公司公开的资料为主.2、宣传时，不要透露公司技术秘密。3、处于预研、立项阶段的项目，未经批准不公开宣传。4、在国内外刊物上发表文章，事先要经过审查。第十三条 合作交流。1、与合作商、供应商接触时,若涉及商业或技术秘密，应事先与之签订保密协议。2、合作商、供应商接待应在专门的接待室进行。在公司内活动时，要安排专人陪同。 接待完毕要及时填写接待记录。3、向客户发放涉及公司相同之处的文件或资料前，应向客户明确保密义务.4、对合作单位人员进行培训时，培训教材的内容应严格把关。5、只提供与合作有关的必要资料，提供秘密资料时需要经过审批。6、与合作方接触的人员和文档限定在一定的范围之内。7 合作方派人在公司工作时，还需与其个人签订保密协议。只身其提供与工作有关的资 料,接触秘密资料时要求登记。第十四条 客人接待.1、引导客户参观，要按照公司元宝的路线。2、客人在公司期间，要安排人员始终陪同。未经许可，不要交客人带进办公室或实验 室。3、未经许可，不要求技术人员向客户讲解有关技术问题。4、客人在办公区拍照、摄像，须经接待部门的一级部门以上领导批准.5、应聘人员进入办公区应有人陪同。第十五条 使用软件。1、正正版软件不得在公司内部使用.2、因工作需要使用新软件时，要进行统一的申购,并由管理工程部统一审批。3、由个人购买的自己使用的软件，不得存放在公司内部。员工着装管理办法第一条 为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司员工应按本规定 的要求着装.第二条 员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。第三条 男员工的着装要求：夏天穿衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖 扣；着西装时，要佩戴公司徽章；不得穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。第四条 女员工上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫，并一律穿肉色丝袜.第五条 女员工上班必须佩戴公司徽章；男员工穿西装时要求戴公司徽章.公司徽章应佩 戴在左胸前适当位置上。第六条 部门副经理以上的员工,办公室里一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务 洽谈时穿用。第七条 员工上班应注意将头发梳理整齐。男员工头发不过耳，不得留胡子；女员工上 班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。第八条 员工违反本规定的,除通报批评外，每次罚款50 元；一个月连续违章3 次以上 的，扣发当月奖金。第九条 各部门负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。员工一月累计违反本规 定人次超过3 人次或其属下员工总数20%的，该负责人亦应罚100 元。员工宿舍管理内容对员工的宿舍管理，主要有宿舍管理方法、宿舍设备物品管理、宿舍服务管理和宿舍安 全管理等几方面的内容。1、宿舍管理方法（1）由宿舍管理部门统一安排公司单身员工住宿 各宿舍要健全住宿登记制度，设置住 宿员工一览表，食宿管理人员要准确掌握住宿员工的自然情况和房间安排情况，杜绝私自调 换房间床位和留宿他人的现象.（2）完善住宿设施 应设置总服务台和楼层服务台，安装电话，设施适应需要的盥洗间、 茶炉间、理发室、电视室、阅览室、游艺室、小卖部、医务室、治保室等；房间采光、通风 条件要好，有防晒、防暑、取暖设施，有充足的空间；尽可能提供钢架床、蚊帐、被褥等卧 具，提供多用书架等家具和暖壶、茶杯、脸盆、提水桶等必要的用具.（3）制定单身员工食宿管理办法 明确规定人住单身员工宿舍的条件、迁入迁出应当履 行的手续、房间及行装卧具分配的标准和办法、住宿守则等，经上级管理部门批准后，可龙 船贴上墙，或人手一册,广泛宣传.（4）及时准确地填报单身员工住宿月报表 宿舍管理部门要及时做好统计分析，加快房 间周转，提高房间床位的利用率。2、宿舍设备物品管理（1）日用品管理：要科学使用设备，精心维护,及时检修，确保使用状况良好。对煤气 灶和电视机等物品,要单独建帐设卡,指定专人管理.（2）库房管理：加强库房管理，各类物品分类摆放整齐，做到无损失、霉烂,帐物相符.（3）卧具管理：给住宿员工配发卧具等物品，要做到及时准确、手续完备、帐物相符。3、宿舍服务管理（1）充分发挥人员和设施作用 充分发挥现有人员和服务设施的作用，组织好常规性的 服务活动，即让住宿人员在理发、洗澡、洗缝衣物、购买日用品、收发邮件、输暂住证件、 打电话、预订“三饭”（病号饭、员工生日饭、团聚饭）、看病及煎中药、接待返探亲友和客 人住宿十一个方面不出宿舍。（2）活跃单身员工的文化生活 电视室、阅览室、游艺室每天按规定的时间开放，电视 节目每天预告.每周举行小型文娱活动,四大节日（元旦、春节、劳动节、国庆节）举办大型 文体活动。（3）提供服务项目 调查某些单身员工的特殊需要，开办新的服务项目。例如给倒班的 员工提供叫班服务,为少数民族单身员工代购代做节日传统用（食）品，代员工接待客人或 传达客人留言，为单身员工提供生活咨询服务等.4、宿舍安全管理（1）定期进行安全教育 对宿舍的修理工、电工进行专业安全技术培训，经考核合格， 才能上岗操作;要制定安全责任制，明确规定住宿管理人员、服务人员、设备操作者的安全 责任和权利；要坚持安全检查制度，定期检查安全责任制落实情况和班组安全活动开展情况， 定期检查机电设备和建筑设施的安全状况，发现隐患，及时处理。（2）严格执行治安管理规章制度 要加强门卫管理，建立、健全暂住人口、会客登记制 度;传达员、服务人员要严格贯彻宿舍管理的各项制度，做好交接班记录；要与治安保卫部 门和员工所在部门配合，加强宿舍秩序管理,防止酗酒闹事、打架斗殴、赌博盗窃、嫖娼卖 淫等现象的发生。