(03)ADG103档案管理规定

万达商业WANDA COMMERCE档案管理规定工作指引: ADG103A发布日期: 2003/08/01生效日期: 2003/08/151 档案范围 1) 五证在项目建设过程中，“五证”原件暂由各地项目公司行政部保管，总公司行政部保留原件的复印件。要求各地项目公司每取得一个原件，立即将复印件交总公司行政部备案，待项目全面结束后，原件移交集团财务部保存。监督部门：总公司行政部；实施部门：项目公司行政部。2) 产权证项目竣工移交后，项目公司办理的商业（购物）广场产权证原件应交集团财务部保存，项目公司行政部及商业总公司行政部保存复印件。监督部门：总公司行政部；实施部门：项目公司行政部。3) 立项文件项目立项、审批、批准等全套原件需建立档案。监督部门：总公司行政部；实施部门：项目公司行政部。4) 工程联系单及变更联络单工程联系单及变更联络单的原件要建立档案、统一管理。监督部门：总公司规划部；实施部门：项目公司工程部。5) 技术资料工程实施阶段所有相关技术资料建立档案，包括：地质勘探、竖向高程测量、市政配套、相关技术会议纪要及备忘资料。监督部门：总公司项目部；实施部门：项目公司工程部。6) 图纸项目批准后全套工程设计图纸，包括规划、红线等所有图纸建立档案，要有专人负责保管。监督部门：总公司规划部；实施部门：项目公司工程部。7) 投标资料大型设备招投标资料建立档案。监督部门：总公司行政部；实施部门：总公司项目部。8) 验收档案工程验收档案资料必须按照国家建设部统一规范进行存档，完整无缺.。监督部门：总公司项目部；实施部门：项目公司工程部。9) 业户档案建立销售业户档案，从业户第一次来访、回访直至成交，打折优惠、重要谈判等均需有记录，并有客户签字确认。监督部门：总公司销售中心；实施部门：项目公司营销部。10) 文件传递、借阅a) 除商品房买卖合同外，其他所有合同原件由总公司行政部保存，其他部门留存复印件。b) 文件借阅、复印必须进行登记，行政部根据文件密级，要求借阅或复印人经过部门经理、主管副总签字方可借出；c) 对于绝密级文件，如重要商务合同等，必须经过总经理审批。d) 借阅档案只限在档案室查阅，不能带出。确需带出者，须经过行政部经理、行政主管副总的批准。e) 借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在档案上圈点、划线和涂抹。监督部门：总公司行政部，实施部门：公司各部门、项目公司行政部。监督部门：总公司行政部；实施部门：公司各部门、项目公司行政部。2 档案管理基本要求2.1 档案形式所有档案必须分别以案卷材料形式和电子文档形式进行存档，各公司设专人保管案卷材料，指派专人将重要文件制作成电子文档并负责保管。2.2 各地项目公司总经理需对档案管理工作负责，各相关部门责成专人负责，并将名单上报总公司行政部备案。在项目完成时，由各项目总经理对档案管理进行检查，确保完整无缺后，书面批准报告报商业总公司备案，以上将列入总经理业绩考核指标之一。2.3 项目公司在接到总公司准予撤销的正式批准文件后，所有档案将移交给总公司相应部门，总监督部门为总公司行政部。3 档案的收集 凡商业管理公司各部门处理完毕、有归档要求的文件、资料及其他材料均要归档保存。其中：a) 行政部档案室负责公司行政档案、人事档案日常整理保管，具体工作由档案管理员执行；b) 各业务部门日常业务由各业务部门整理保管；c) 各业务部门业务项目最终归档交行政部归档保存；d) 财务部财务档案由财务部视情况决定是否由行政部归档保存；e) 每年在规定时间由档案管理员协同各部门做好档案收集工作；收集之前，档案管理员不定期对各部门进行调查、了解和掌握。f) 各部门文件的收进按确定的顺序进行，由档案管理员统一安排；g) 文件进入行政部档案室时，由移交部门填写文件明细一式两分，交接双方签字后，各留一份备查，卷内文件目录、卷本备考表及文件一并交给档案室（卷内文件目录、卷末备考表由档案室统一发放）；h) 行政部档案室针对卷内文件目录和卷末备考表核实文件，核实无误后归档。4 档案整理 档案的整理是对零乱的和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列，之系统化。具体步骤是：a) 分类b) 立卷c) 案卷排列d) 编制案卷目录e) 编制档号 其中a)、b)两项的工作在各部门及所属公司内部进行，c)e)项在档案室进行。5 档案鉴定 文件的鉴定工作由商业管理公司行政部档案员牵头，协同各部门共同进行。根据重要程度将文件分成重要文件和一般性文件两种。保密文件属重要文件。6 检索利用从目录汇总表或计算机系统中以编码、收文号、发文号、关键字等三个方面入手，查询所需文件；a) 根据文件所编档号在目录柜中查找所需文件；b) 填写借阅登记表；c) 原件借出后，做好督促、催还、验收工作。7 剔除和销毁7.1 为避免文件积压，需定时按规程进行文件的剔除和销毁工作。7.2 商业管理公司各部门及所属公司文件的剔除，在送交档按室前进行，具体情况自行掌握。7.3 档案室文件的剔除需按照文件保存期限执行。期满需销毁的档案，报请行政部经理并主管领导批准。对批注和销毁的文件，要填写档案销毁清册。剔除的文件不可立即销毁，需集中起来统一保管一段时间后，确无人查询的，方可销毁。销毁工作必须由行政部两人以上共同执行。第 5 页 共 5 页