电子公文格式及文行规则

电子公文知识培训 发文 综合组 公文是具有规范体例格式的公务文书，是各级机关实施领导、进行管理、处理公务、沟通联系的工具。公文质量的好坏关系机关各项管理工作能否正常高效运转，同时公文质量也代表部门、单位形象，是部门和单位综合水平、综合素质的反映。公文的重要特点是行文的规范化、制度化和标准化。公文的定义和作用国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法（1313个）：个）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要公文的种类 我公司在规定的13个公文种类中，最常用的主要有以下9个文种：请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要 按照行文方向，可分为：n上行文：请示、报告n平行文：函n下行文：通知、批复、通报、决定、会议纪要、意见公文的种类上行文：上行文：n报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。n请示。适用于向上级机关请求指示、批准。下行文：下行文：n通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。n决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。公文的种类上行文发文流程上行文发文流程 请示请示 报告报告 拟稿无单位、日期无单位、日期出错点击“其他出口”退回拟稿中止公文中国石油电子公文系统公文处理简易操作步骤部门登记（部门综合人员）1.在待处理公文中点击公文部门登记（部门综合人员）2.在收文办理意见中签署意见，点击启动流程部门登记（部门综合人员）3.在待处理公文中点击公文部门登记（部门综合人员）4.点击部门送办部门登记（部门综合人员）5.在待处理公文中再次点击公文，点击部门拟办，选择部门拟办人员部门登记（部门综合科长）6.在待处理公文中点击公文部门登记（部门综合科长）7.在部门拟办中签署意见，点击部门送办部门登记（部门综合人员）8.点击部门批办，选择批办人员，点击确定部门批办（部门领导）9.在待处理公文中点击公文，签署意见后在待处理公文中点击公文，签署意见后选择相应出口。（此时公文会再次回到综选择相应出口。（此时公文会再次回到综合人员合人员OA系统内，综合人员会按照部门系统内，综合人员会按照部门领导的批示进行公文流转）领导的批示进行公文流转）部门承办（各组负责人）10.在待处理公文中点击公文在待处理公文中点击公文部门承办（各组负责人）11.在机构承办中签署承办意见，点击部门送办在机构承办中签署承办意见，点击部门送办部门登记（部门综合人员）12.点击办结中国石油电子公文系统发文注意事项规范“请示”和“报告”的拟写1、不得将、不得将“请示请示”和和“报告报告”混用。混用。“请示请示”和和“报告报告”是两个不同的文种，是两个不同的文种，“请示请示”适用于向上级机关请求指示、批准和解决适用于向上级机关请求指示、批准和解决问题，上级机关必须给予办理和批复；问题，上级机关必须给予办理和批复；“报告报告”适用于向上级机关汇报工作、反适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问或交办事项、映情况、回复上级机关询问或交办事项、上报有关材料等，上级机关一般只阅不答上报有关材料等，上级机关一般只阅不答复。规范复。规范“请示请示”和和“报告报告”的拟写的拟写规范“请示”和“报告”的拟写2、“请示请示”应做到一文一事，即一件请示只应做到一文一事，即一件请示只反映一个主旨，同时要做到陈述请示的原反映一个主旨，同时要做到陈述请示的原因时理由充分，尽可能联系全局来说明请因时理由充分，尽可能联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性；另外，示事项的迫切性、重要性和必要性；另外，请示的事项要具体明确，同时还要提出本请示的事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，供上级机关批复时参考。的倾向性，供上级机关批复时参考。规范“请示”和“报告”的拟写3、“报告报告”中不应夹带请示事项。若中不应夹带请示事项。若“报告报告”中夹带请示的内容，因中夹带请示的内容，因“报告报告”文种可不文种可不批复，容易误事，请示就失去实际意义。批复，容易误事，请示就失去实际意义。“报告报告”中若涉及请示事项，应另行用中若涉及请示事项，应另行用“请示请示”行文，与行文，与“报告报告”严格分开。严格分开。规范“请示”和“报告”的拟写4、应规范上报公文的结束语。、应规范上报公文的结束语。“请示请示”的结的结束语可采用束语可采用“妥否，请批示。妥否，请批示。”应注意应注意“否否”后不用后不用“？”号，号，“示示”后不用后不用“！”号。号。“报告报告”的结束语可采用的结束语可采用“特特此报告。此报告。”而不使用而不使用“特此报告，请批特此报告，请批示。示。”结束语均另起段落，单占一行，与结束语均另起段落，单占一行，与正文之间不空行。正文之间不空行。主体文件格式要求 1、标题。文件标题应在红色反线下空行，用号小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。主体文件格式要求 2、主送机关。在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。主体文件格式要求 3、文件正文。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号小标宋，二级标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四级标题为3号仿宋体（可加粗处理），均居左前空2字排。主体文件格式要求 4、附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“.”，附件名称后不加标点符号。例如：附件：1 2