仪器设备管理办法

一、目的对全公司检测仪器设备进行有效的控制与管理，以保证检测结果的准确可靠。二、范围适用于仪器设备的购置、验收、建档、使用、维护、标识、修理、报废等项管理。三、职责3.1技术负责人负责仪器设备的申购、维修、停用、降级的审批，总经理负责仪器设备申购、报废的批准；3.2各检测科室负责本室仪器设备购置申请、使用、日常维护以及仪器设备操作使用、维护规程的编写；3.3质量控制科负责仪器设备的采购、验收、标识管理；3.4 综合管理科负责仪器设备档案的管理。四、程序4.1购置4.1.1 检测科室需购置仪器设备，应填仪器设备采购申请表，科室负责人签署意见后，交技术负责人审批、报总经理批准。4.1.2 批准后的仪器设备采购申请表交综合管理科采购，并同时将购置合同归档。4.2验收4.2.1 仪器设备购入后应经调试、验收合格，计量器具经计量检定合格后方能投入使用，由仪器设备管理员会同检测科室验收，仪器使用人在仪器设备档案的仪器启用验收记录中填写验收记录。验收内容包括：(1)检查包装是否完好无损，整机完整性与外观检查，检查主机、附件与合同及装箱单是否一致，使用说明书等技术资料是否齐全。(2)根据合同规定的技术要求和相应的标准、规程、使用说明书等对仪器设备的性能及技术指标进行质量验收。4.2.2 验收后处理(1)验收合格的仪器设备按本程序4.3条款建档。 (2)验收不合格的仪器设备由综合管理科与供方进一步协商处理。4.3建档4.3.1 仪器设备管理员负责仪器设备统一编号并登记。4.3.2 各检测科室协助仪器设备管理员做好仪器设备档案资料的整理收集工作，包括：申购表，购置合同及购置调研报告，出厂合格证，使用说明书，仪器设备使用、操作规程或自校规范，维护方法，校准、检定证书或自校记录，比对报告，期间核查记录，功能检查记录，使用维护记录，维护计划，自校仪器量值溯源图以及仪器设备档案中包含的所有信息。4.3.3 综合管理科负责仪器设备档案管理，确保仪器设备档案的完整性。4.4使用4.4.1 仪器设备放置地点应满足标准、技术规范和使用说明书要求的环境条件，注意电源电压、温湿度、电磁干扰、有害气体、噪声与振动等因素，不应存在危及仪器设备及其辅助设施安全使用的外界因素。4.4.2 仪器设备应办理领用手续，明确保管人和放置地点，保管人或放置地点有变化时应及时通知仪器设备管理员，在仪器设备档案中记录。4.4.3 凡对检测结果准确度和有效性有影响的测量仪器设备在投入使用前必须经过检定或校准。4.4.4 当使用说明书不够详细、不足以指导操作，或会对检测工作带来危害时，由仪器设备使用科室负责编写仪器设备作业指导书，科室负责人审核后，交技术负责人批准。仪器设备作业指导书的主要内容为：(1)设备开机前要求：包括环境条件要求和配件安装、接线等要求。(2)接通电源开机后要求：包括开机步骤，预热时间、有关数据显示要求、状态记录等。(3)仪器设备状态检查及自校操作要求：包括仪器设备零位、满量程调整及检查，与标准样品的比对及数据记录等。(4)正常测试时的具体操作步骤。(5)测试结束后仪器设备的操作要求：包括仪器设备及配件的复位，相关数字指示、显示复零要求等。(6)设备使用完毕后操作要求：包括关闭水、气、电源的顺序，电源插头的连接及必要的后处理等。(7)仪器设备操作过程中的注意事项。(8)操作过程中出现故障的处理。必要时，仪器设备使用操作规程应包括维护和期间核查要求的内容。4.4.5 操作特殊类型仪器设备及大型仪器设备人员应由总经理授权，仪器使用者应经过技术培训，熟悉使用说明书或仪器设备操作规程的内容，防止操作不当造成人员和设备事故。4.4.6 使用仪器前，必须检查其是否在合格或准用有效期内，并检查环境条件是否符合使用要求，使用后应在仪器设备使用维护记录表中作好登记。仪器设备使用维护记录表用完后应交质量控制科存档。4.4.7 凡发生仪器设备损坏或出现异常情况时，应立即停止使用，贴上“停用”标志，必要时进行有效隔离。相关检测科室应核查由于上述缺陷对以前所进行检测工作的影响，并应执行不符合检测工作的控制程序。4.4.8 外单位借用仪器应经总经理批准，仪器设备保管人员应做好借用前和归还时的功能检查工作，必要时按期间核查程序进行核查，并做好记录。4.4.9 必要时应进行仪器设备期间核查，以保持其校准状态的可信度，详见期间核查程序。4.4.10因工作需要需运输仪器设备时(如外出采样、现场检测、送检、外借等情况)，在运输前后均应检查其功能，运输途中进行保护性包装，运输工具要合适，做到防震、防尘、防雨、防潮。搬动时应轻拿轻放，有放置位置提示要求的，按位置提求要求摆放，无放置位置要求的，按正常使用状态摆放。4.5 维护4.5.1 根据仪器设备性能和说明书要求，在仪器设备使用操作规程中明确维护要求和维护方法。4.5.2 仪器设备使用人员应对所使用的各类仪器设备做好日常维护保养，注意防震、防虫、防潮，使用后及时清理、保持整洁，保管好所有的附件和工具。 4.5.3 仪器设备较长时间不用时，也应定期维护，并按说明书要求定期通电，检查其功能是否正常。4.6标识管理4.6.1 本公司控制下的所有仪器设备应有校准状态标识，根据下述状态，分别贴上相应标识：(1)合格证（绿色）(a)经计量检定、校准或比对证明性能指标符合要求者；(b)不必检定/校准，经检查功能正常者（如计算机、打印机、冰箱、电磁加热搅拌器、超声波清洗机、真空泵、振荡器等）。(2)准用证（黄色）(a)经检定、校准或检验，证明其性能指标在一定量限、功能内符合使用要求的仪器设备，且写明限用范围；(b)降级使用的仪器设备。(3)停用证（红色）(a)损坏的仪器设备；(b)计量检定/校准/比对不合格的仪器设备；(c)超过检定周期的仪器设备；(d)暂不使用的仪器设备。4.6.2 每台仪器设备应有明显的标识表明其状态，由仪器设备管理员根据有效证书负责填写相应标识及其内容后交仪器设备使用科室粘贴。4.7停用4.7.1 经使用科室负责人同意、报技术负责人批准、综合管理科备案，可对暂不使用的仪器设备贴上“停用”标识。4.7.2 停用后重新启用的仪器设备应向技术负责人申报，经检定合格并贴上合格标识后方可使用。4.8修理 4.8.1 经检定/校准/比对不合格或检测过程中发现有问题的仪器设备，由使用科室填写仪器设备维修记录表。4.8.2 修复的仪器必须经过检定/校准或检验，证明满足要求后方可投入使用。4.7.3 修理情况需登入仪器设备档案。4.9报废4.9.1 对因故无法满足检测要求并无法修复的仪器设备，可申请报废。由使用科室在填写仪器设备报废审批表，经科室负责人同意、报技术负责人审批、总经理批准。报废的仪器设备由质量控制科组织处理。4.9.2 报废后的仪器设备档案仍由综合管理科保存。