合同管理系统的设计与实现文献综述

文献综述1 前言合同管理是企业管理中不可缺少的组成部分，完善的合同管理是企业健康运 作的一个重要标志。由于合同形式的多样性和履行过程的多变性，许多企业对此 很少有一个较好的办法来及时有效地实施合同的起草、修改、统计、监控等一系 列管理工作。一个合格的合同管理信息系统应该包括签署合同方资料档案、合同 资料档案的管理，合同付款处理、查询、汇总的管理，合同收款处理、查询、汇 总的管理，以及合同到期未付完款、到期未收完款的全面跟踪监管控制，并具有 严格的系统用户及分级权限控制，保证了企业合同数据的严格保密性。目前，很 多企业采用传统的人工管理方式结合电子表格来进行合同管理，这种管理方式存 在着诸多弊端，如：效率低、保密性差、电子表格容量小、关联性差、,不易于 查询、更新和维护等。2 合同管理及合同管理系统企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、 解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、 变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手 段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理系统，是建立在 信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制 与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。2.1 合同管理的现状及发展趋势合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。 不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款 内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要 掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。在国外，从二十世纪七十 年代初开始，随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对 合同管理的研究。在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在 八十年代，人们较多地研究合同事务管理；从八十年代中期以后，人们开始更多 地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来，合同管理已成为工程项目 管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用 推向新阶段。2.2 合同管理中存在的问题如果合同的管理操作完全靠人工进行跟踪管理，不仅工作量大，而且难度也 非常大，合同管理的工作一般由法律部门主管，业务部门兼管，而这两个部门对 财务状况无法完全掌握，很难对合同进行监督和检查。即使设立专门的部门，也 会大幅提高成本，不利于企业的长期发展，混合式的管理模式使得职员了解合同 的履行情况非常被动，这种人工管理方式远远不能满足现代化管理的需要。采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同， 因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度 执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：1）文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅 读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗 费很多时间。2）进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手 工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程 了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样 存在障碍。3）信息汇总困难：采用手工或 EXCEL 管理时，由于不同部门的数据格式不 统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于 领导的决策时间有一定的影响。4）缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预 测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥 资金运作。2.3 系统实现的功能本毕业设计要求能够设计并实现合同管理系统，主要由四大功能模块组成： 客户管理模块、项目管理模块、合同信息维护模块、合同执行控制模块，各模块 之间通过数据关系联系在一起，用户通过身份权限验证对该合同管理系统进行相 应的处理操作。本合同管理系统旨在简化企业现实运作中的合同管理活动，将其 电子化、信息化、网络化，使用户可以便捷地通过客户终端实现异地可操作，且 操作界面友好、灵活、实用、安全，可以对企业合同实现资料登记、内容修改、 删除、项目进程追踪、款项状况等功能操作。此系统便于数据的集中管理，方便 快捷地将合同管理功能统一化，辅助用户有效管理合同，同时满足管理人员及企 业对合同的管理要求，提高工作效率。系统设计过程中，首先要熟悉企业合同管理基本流程及功能，其次分析实现 系统的设计层次，并通过创建客户管理、项目管理、合同信息维护、合同执行控 制四大主要模块分区实现基于 BS 模式下的合同管理，前台使用 Macromedia Dreamweaver8 作为页面开发工具，后台数据库使用 Microsoft Access2007 进行编 写，通过ASP语言实现动态网页，满足企业需要。其中数据库的设计和客户端的ASP源代码编写是设计的重点和难点。合同 管理系统的基础就是数据库。所以对数据库的结构设计就显得格外重要。数据库 的设计工作主要包括建立管理系统的数据库，创建所需要的表。数据库应包含以 下几个表：用户信息表（Users）、客户信息表（Clients）、项目信息表（Projects）、 合同进展信息表（ContractProgressInfor）、合同信息表（Contract）。3 MIS 系统合同管理系统是一个典型的MIS系统。所谓MIS（管理信息系统-Management Information System） 系统，疋 一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行 信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。它是一门新兴的科学，其 主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通 过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的 数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决 策，不断提高企业的管理水平和经济效益。 MIS 系统通常用于系统决策，例如， 可以利用 MIS 系统找出目前迫切需要解决的问题，并将信息及时反馈给上层管 理人员，使他们了解当前工作发展的进展或不足。换句话说，MIS系统的最终目 的是使管理人员及时了解公司现状，把握将来的发展路径。一个完整的 MIS 应 包括：辅助决策系统（DSS）、工业控制系统（IPC）、办公自动化系统（0A）以 及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口。MIS 系统与传统的管理系统相比有以下优势：1、解决结构化问题。2、以高速度低成本完成数据的处理业务，追求系统处理问题的效率。3、实现一个相对稳定的、协调的工作环境。4、应用科学的、客观的处理方法，符合实际情况。本合同管理系统基于BS模式。传统的MIS系统的核心是CS （Client/Server客户端/服务器）架构，而基于 Internet 的 MIS 系统的核心是 BS （Browser/Server浏览器/服务器）架构。BS架构比起CS架构有着很大的优越性，传统的 MIS 系统依赖于专门的操作环境，这意味着操作者的活动空间受 到极大限制；而 BS 架构则不需要专门的操作环境，在任何地方，只要能上网， 就能够操作 MIS 系统。这也就给交互式信息的产生创造了先决条件。使得通过 互联网的信息传递更加的便捷。 B/S 结构是现在很先进的一种结构4。它的有许 多的优点，如支持跨平台管理，不论是什么平台，只要装有 web 浏览器即可； 分部无需安装和维护软件；可通过局域 /广域网实时监控和管理；支持 Internet 组网方式等。它具备了很好的移动性，确保不同的使用者都能以最佳的方式来使 用所需的系统，普通使用者只需要使用浏览器就可以在任何地方通过身份权限确 认后就可以进行相关操作。4 Access 数据库在办公软件Office套件中，最为广大用户熟悉的是Word和Excel，因为它 们功能强大且方便易用，更因为它们不仅可用于办公，还可用于个人写作和家庭 记帐理财等，同为Office套件中一部分的Access，虽然有着同样强大的功能, 但使用的人却相对少些，不像Word和Excel那样被人们所熟悉。目前系统设计者一般都会用 SQL Server 2000来实现数据库的设计和数据的管 理。但 Microsoft Access 是一个很复杂的程序,同时也是一个功能强大的数据 库软件。在当前数据库领域,已有越来越多的人开始采用Access。它是一个功能 强大的数据库管理系统和 MIS 系统开发工具, 具有界面友好、易学易用、开发 简单、接口灵活等特点。4.1 ACCESS 数据库的特点Access 是在 Windows 操作系统下, 面向对象的、采用事件驱动机制的新型 关系数据库管理系统。用户无需编写任何编码,仅通过简单直观的可视化操作就 可以完成大部分的数据管理任务。 Access 提供了表生成器、查询生成器、报表 设计器等许多便捷的可视化操作工具以及数据库向导、表向导、查询向导、窗体 向导、报表向导等众多向导 ,可以方便地构造功能完善的数据管理系统。另 外,Access还为数据库开发人员提供了 Visual Basic for Application（VBA）程 序设计语言，便于高级用户开发使用。Access可以通过ODBC与其它数据库（如 oracle、Sybase、FoxPro 等） 相连, 与 Office 的其它组件进行数据交换与共享。在Access中，用户可以使用Int ernet标准XML/XSL将数据快速发布到Web, 用户可以将Access报表、窗体、表或查询导出到XML文档中，该文档包含相关 的XSL文件供演示文稿使用。这使得用户可以通过支持HTML 4.0的Internet 浏览器查看在 Access 中创建的窗体和报表。 Access 吸收了 Foxpro 关系数据库 中最好的优点: 引入 Visual Basic fo rApp lication （简称 VBA ） 语言进行程 序设计。 Access 具有和 OfficeXP 中 Word、 Excel、 Powerpoint 相同的操作界 面和环境。使 Access 易学易用。4.2“存储过程”的应用Access 具有强大的查询功能，而且可以用 SQL 查询语句来实现查询。通过 查询,用户可以一次从一个表或若干表中同时获取数据 ,以及将多个表中的数据 综合在一起形成新表。但是如果数据库过于庞大就会影响数据调用速度，所以就 需要创建“存储过程”。我们已经熟悉在 ASP 中通过调用 SQL Server 存储过程来执行数据库操作， 不过大家是否知道，在桌面级数据库 Access 中，我们也能够创建并使用“存储 过程”？事实上，Access（2000及以上版本）中所谓“存储过程”，和SQL Server 中的 Stored Procedure 是不能比的。它只能算是 “Stored Procedure Lite, 不支持多条 SQL 语句，不支持逻辑语句等等，我也还不清楚它是不是预编译了。 不过，正如同 VBScript 实现的所谓“类”仅仅具有封装性，对于代码结构的“美 化”和程序重用性具有很大促进一样， Access 的“轻量存储过程”，对于规范， 小出错几率的数据库操作应该也有帮助，并且性能可能会有提高。 Access 中的 “查询”，就扮演了“存储过程”的角色。所以创建“存储过程”就是创建“查 询”。4.3 数据库使用规范1. 服务器上有关数据库的一切操作只能由服务器管理人员进行。2. 原则上每一个栏目只能建一个库，库名与各栏目的英文名称相一致，库中再 包含若干表。比较大的、重点的栏目可以考虑单独建库，库名与栏目的英文 名称相一致。3. 数据库、表、字段、索引、视图等一系列与数据库相关的名称必须全部使用 与内容相关的。英文单词命名，对于一个单词难以表达的，可以考虑用多个 单词加下划线（_）连接（不能超过四个单词）命名。4. 不再使用的数据库、表应删除，在删除之前必须备份（包括结构和内容）。 5 开发工具合同管理系统前台使用 Macromedia Dreamweaver8 作为页面开发工具，后台 数据库使用Microsoft Access 2007进行编写。通过使用ASP语言实现动态网页的 效果，达到对数据库的操作以完成使用者的要求。5.1Macromedia Dreamweaver8Dreamweaver8 自推出以来就深受广大网页设计者的青睐，与发展早期的版 本相比，Dreamweaver8包含了许多新增的功能，这些新增的功能改善了软件的 易用性，并使您无论处于设计环境还是编码环境都可以方便地制作页面。利用 Dreamweaver8 中的可视化编辑功能，可以方便快速地创建 Web 页面而 无需编写任何代码。可以查看所有站点元素或资源并将它们从易于使用的面板直 接拖到文档中。可以在 Dreamweaver Fireworks 或其他图形应用程序中创建和编 辑图像，然后将它们直接导入Dreamweaver8,从而优化开发工作流程。 Dreamweaver8还提供了其他工具，可以简化向Web页中添加Flash资源的过程。 Dreamweaver8 还提供了功能全面的编码环境，其中包括代码编辑工具（如代码、 标签完成、“编码”工具栏和代码折叠）；有关层叠样式表（CSS）、JavaScript、 ColdFusion标记语言（CFML）和其他语言的参考资料。Macromedia的可自由导 入导出 HTML 技术可导入手工编码的 HTML 文档而不会从新设置代码的格式， 可以随后用您首选的格式设置样式来重新设置代码的格式。Dreamweaver8提供了新的标准CSS标准面板，通过新的CSS面板可以集中 学习、了解和使用以可视化方式应用于页面的CSS样式。全部CSS功能已合并 到一个面板集合中，并已得到增强，可以更加轻松、更有效率地使用CSS样式。 使用新的界面可以更方便地看到应用于具体元素的样式层叠，从而能够轻松地确定在何处定义了属性。5.2ASPASP 是 Active Server Pages 的缩写，中文名称叫做“动态服务器页面”，服务 器是所有Web站点的核心，后缀名为.asp。ASP的含义从字面上说，ASP包含三 方面含义：(1)Active： ASP 使用了 Microsoft 的 ActiveX 技术。ActiveX (COM)技 术是现在 Microsoft 软件的重要基础。它采用封装对象，程序调用对象的技术， 简化编程，加强程序间合作。ASP本身封装了一些基本组件和常用组件，有很多 公司也开发了很多实用组件。只要你可以在服务器上安装这些组件，通过访问组 件，你就可以快速、简易地建立自己的 WEB 应用。( 2) Server： ASP 运行在服务器端。这样就不必担心浏览器是否支持 ASP 所使用的编程语言。ASP的编程语言可以是VBSCRIPT和JSCRIPT。VBSCRIPT 是VB的一个简集，会VB的人可以很方便的快速上手。然而Netscape浏览器不 支持客户端的VBSCRIPT，所以最好不要在客户端使用VBSCRIPT。而在服务器 端,则无需考虑浏览器的支持问题。Netscape浏览器也可以正常显示ASP页面。(3) Pages： ASP 返回标准的 HTML 页面，可以正常地在常用的浏览器中 显示。浏览者查看页面源文件时，看到的是 ASP 生成的 HTML 代码，而不是 ASP程序代码。这样就可以防止别人抄袭程序。ASP 内含于 IIS(Internet Information Server)中，是 Microsoft 开发的服务器 的脚本环境。通过ASP，可以结合HTML (Hyper Text Markup Language )、脚 本命令和组件来创建动态、交互且高效的Web服务器应用程序。ASP程序是以asp为扩展的文本文件，其控制部分是用VBScript和Jscript 等脚本语言来编写的。ASP的工作流程大致是：当浏览器从Web服务器上请 求asp文件时，服务器用ASP；ASP全部读取请求的文件，执行所以的服务 器端脚本，并将脚本输出与静态HTML代码进行合并；最终的HTML页面将 在 HTTP 响应中传送给浏览器。ASP程序是由文本、HTML标记和脚本组合而成的。在ASP程序中，脚本 通过分隔符与文本和HTML标记区分开来。ASP用分隔符和包括脚本命 令。由分隔符括起的命令称为主脚本命令，这些命令由主脚本语言进行处理。在 ASP分隔符和内，可以包括主脚本语言允许的任何语句、表达式和操作 符等。ASP实际上是将标准的HTML文件扩展了一些附加特征，也像标准的HTML 文件一样，包含HTML对象并且有一个浏览器解释并显示，任何可以放在HTML 中的东西一Java applets，闪烁字符串，客户端脚本，客户端ActiveX控制等。都 可以放在ASP中。因此，ASP有如下几个重要特征，使之具备很强的通用性：(1) ASP技术使用VBScript、JScript等简单易懂的脚本语言，结合HTML 代码，即可快速地完成动态的 Web 应用程序。(2) ASP无须编译，编写容易，由服务器的软件解释后直接执行。当执行 ASP 程序时，脚本程序将一整套命令发送给脚本解释器(即脚本引擎)，由脚本 解释器进行翻译并将其转换成服务器所能执行的命令。(3) 普通文本编辑器，如Windows的记事本，即可进行程序编辑。(4) 与浏览器无关，用户端只要使用可执行HTML码的浏览器，即可浏览 ASP所设计的网页内容。ASP所使用的脚本语言(VBScript、JScript)均可在 WEB 服务器端执行，用户端的浏览器不需要能够执行这些脚本语言。(5) ASP 能与任何 ActiceX Scripting 语言相容，除了可使用 VBScript 或 JScript 语言来设计外，还可通过 plug-in 的方式，使用由第三方所提供的其他脚 本语言，譬如Perl、PHP等。脚本引擎是处理脚本持续的COM (Component Object Model)组件。(6) ASP 的源程序不会被传到客户浏览器，因而可以避免所写的源程序被 他人剽窃或篡改，提高了程序的安全性。(7) 可使用服务器端的脚本来生成客户端的脚本对象导向(Object-oriented)。 ( 8) ActiveX Server Components(ActiveX 服务器组件)具有无限可扩充性。可以使用Visual Basic, Delphi, Java, Visual C+等各种编程语言来编写所需要的 ActiveX Server Component。6 总结本文献综述介绍了与本课题研究相关的合同管理系统的功能，数据库数据库 的实现及开发工具。并且诉述了在开发过程中的整体思路。7 参考资料1 Kwok, T.; Thao Nguyen; Linh Lam; Chieu, T.; IBM Res. Div.,Hawthorne e-Business Engineering, 2007. ICEBE 2007. IEEE International Conference on2刘紫玉，王巧玲，梁普选.基于B/S模式的机关办公自动化系统的实现.J计 算机应用研究， 2004,1(12) 林杰斌，刘明德.MIS管理信息系统.北京：清华大学出版社，20064李永，陈金仓，宋振宁.Dreamweaver8中文版范例导航北京：清华大学出 版社,2006(12):212222陆玉柱.Dreamweaver网页制作宝典.北京：电子工业出版社，2007.6 李丰年，张景松，彭俐例，李雁泽，多品种小批量型企业合同管理系统设计 与实现J.机械设计与制造，2008，(08)7 神龙工作室.Access数据库管理入门与提高.北京：人民邮电出版社，20078 王俊伟 . 等编著 Access 数据库系统应用与开发标准教程 北京：清华大学出版社 2009