中原石油分公司用户卡管理办法

中原石油分公司中国石化加油卡（IC卡）管理办法第一章 总则 第一条 中国石化加油卡管理工作的基本任务是对公司属各经营单位发卡网点及接受用户卡的加油站的IC卡系统进行管理和维护。 第二条 IC卡销售、持卡消费等相关数据的采集必须保证与财务核算同期一致。第二章 组织机构第三条 中国石化加油卡管理机构为零售管理部。零售管理部设IC卡管理员及IC卡统计人员；财务核算部设IC卡核算岗；公司属各经营单位相应设专（兼）职IC卡管理人员，并报公司零售管理部备案，各经营单位不得随意更换；各加油站相应设立专（兼）职IC卡信息统计管理岗；各发卡点设专（兼）职管理人员、发卡营业员、专（兼）职帐务员、专（兼）职IC卡卡片管理员和专（兼）职发票管理员。第四条 零售管理部IC卡管理人员职责：1、负责公司所属发卡网点和卡加油站的系统维护。2、负责申领、下发用户卡、员工卡、维修卡、验泵卡。3、负责处理发卡网点和卡加油站IC卡系统出现各类异常情况。4、定期将所收挂失卡、坏卡、失效卡上交上级公司IC卡保管部门。5、如实填写卡片回收登记表（内容包括：回收卡片的类型、卡号、数量、卡状态），并在卡片登记簿上手工记录。根据以上信息进行卡片回收操作。操作完成后，将卡片回收登记表交由卡片上交人签字确认，将回收卡片妥善保管。卡片回收表一式两联，上交单位与回收单位各留一联备查。6、为领用到新的员工卡、验泵卡、维修卡充值，然后分配给加油站。7、指导各发卡网点和接收用户卡的加油站开展各种有效的营销活动。8、发卡点及卡站设备发生故障时负责与省公司联系，由省公司协调相关技术人员到场解决。未经许可，不得擅自请外单位人员维修。电脑网络线及电脑终端，不准擅自拉动、插拔、改动。如确需改动，需经上级信息部门同意。9、负责建立发卡点运行设备的报废处理制度。对已达到使用年限或老化的运行设备、部件向上级信息部门申请报废，对已报废的设备要进行相应的处理。10、负责组织公司IC卡相关管理人员的培训。第五条 零售管理部IC卡统计人员职责：1、根据本公司实际情况创建新的油价版本，或在省公司下发的油价版本规定范围内调整并下发油价。下发油价操作由双人确认无误，并确保加油站能在油价生效时间之前正常通讯。2、每日将系统查询到的油站报表与加油站手工报送的报表进行核对，如果出现数据不一致应及时与油站联系，了解油站班结日结情况，属于系统故障及时向IC卡管理中心提交故障单。3、每日通过零管系统的帐务平衡检查功能校验所属油站IC卡加油明细与报表的一致性，并做记录。如果出现不一致情形应及时查明原因，上报省公司零管部门。属于人为原因应督促油站按时正确完成操作，以确保油站上传数据的完整性。4、定期对所属油站所上报的商品盘点信息中成品油损溢情况进行核销。5、负责IC卡系统中公司、油站、员工等信息档案资料的维护、管理，若有变更及时在IC卡系统中进行更新。6、每月对公司属各单位IC卡销售及持卡消费情况进行考核，并将奖惩意见上报公司总经理办公室。7、为公司相关管理部门及时准确地提供各类IC卡信息报表。第六条 IC卡核算岗位职责一、负责每日检查所属发卡网点和加油站报表，监控IC卡资金帐户使用情况。二、审核发卡网点提供的报表单据，正确核算发卡网点各项业务。三、监督管理所属发卡网点的发票单据的使用和保管。四、负责监控公司的IC卡记帐用户加油与还款情况，对于已过还款日仍未还款的应记入应收帐款，配合相关部门督促追讨。第七条 公司属各经营单位IC卡管理人员职责：1、根据零售管理部统一部署，指导各发卡网点和接受用户卡的加油站开展各种营销活动。2、每日督促各发卡网点和接收用户卡的加油站及时准确地上报IC卡数据。3、负责本单位零售站点IC卡设备的日常维护工作。个别站点系统无法正常上报时，与当地运维人员联系或直接与零售管理部IC卡办公室联系。第八条 加油站IC卡信息统计管理岗职责1、负责本站的IC卡信息统计上报工作。2、督促各班组做好班结、日结工作。3、负责核对IC卡管控数据和手工报表数据，发现差异及时查找、分析原因，及时上报公司零售管理部，并填写IC卡数据差异汇总表。第九条 发卡网点负责人岗位职责1、全面协调发卡网点各岗位工作。2、接受客户投诉，协调解决客户异议。3、负责向营业员提供加油IC卡开户、发卡、挂失、换卡、清户等相关业务内容的咨询，并负责将工作中发现的问题向有关部门反映。4、负责发卡网点设备登记，及发卡网点设备安全管理、日常维护、故障报修等。做好发卡点运行设备的日常监测、检查和记录，及时掌握设备的运行状况。建立运行设备档案，详细记录设备的基本情况(包括生产商、型号、安装日期、故障现象、故障分析、维修过程、处理结果等)。5、组织发卡点开展多种有效的营销活动。第十条 发卡网点营业员岗位职责1、负责受理开户、发卡、挂失、换卡、清户等业务。2、严格按照开票规程填开发票。3、负责本人经手的现金、单据的安全存放。4、营业终了，按时进行操作员班结，并核对本日所经手的现金、单据，按规定移交帐务员。5、负责向客户提供加油IC卡开户、发卡、挂失、换卡、清户等相关内容的咨询。第十一条 发卡网点帐务员岗位职责1、营业终了，按时进行网点日结操作，负责审核柜员交来的现金、单据、发票，并与日结报表核对，登记网点日结帐。2、负责将网点营业现金收入缴存银行。3、负责保管网点留存的各种帐簿、凭证、单据。4、负责将财务记账所需的单据、报表按时送交公司财务部门。第十二条 发卡网点IC卡卡片管理员岗位职责1、根据网点卡片库存及使用情况及时向公司零管部门申请领用IC卡片，卡片领回时负责登记卡片登记簿。2、负责卡片安全存放，详细登记IC卡片使用情况。3、负责将需要上交的未售出的IC卡上交回公司零管部门，并登记卡片登记簿。第十三条 发卡网点发票管理员岗位职责1、根据网点发票库存及使用情况及时向公司财务部门申请领用所需发票、收据。2、建立发票登记制度，负责在登记簿上详细记录发票领用、填开、库存、上交情况。第三章 IC卡管理第十四条 IC卡领用1、公司零售管理部IC卡管理员根据各发卡点IC卡销售情况，并考虑用户卡到期更换、坏卡更换、新卡用户、基本库存等多方面因素，编制合理的领用计划，上报省零售中心。待零售中心审批后，负责到省零售中心领取。领取回来的卡片登记入帐，并放保险柜保存，保险柜钥匙与密码IC卡管理员与IC卡统计员分开保管。2、发卡网点以一个月或更长的时间作为一个领用周期，向所在的上级公司加油IC卡保管部门提出加油IC卡领用申请，说明申请领用卡片类型、数量。各发卡网点卡管员前往公司IC卡保管部门领卡时须双方经办人在卡片领用报表上签字确认，双方各执一份。第十五条 IC卡保管1、各发卡网点的发卡员、库存保管员及帐务管理员的名单应报管理中心备案，发生变动时应及时上报公司IC卡保管部门。2、预制卡、回收卡片要由不同的人员分别掌管，卡片管理帐簿由发卡网点负责人保管。3、发卡网点每日营业结束后，必须将未售的加油IC卡入库保管。对库存的加油IC卡应按旬盘点，并与登记簿的有关数据相互核对，做到帐实相符，并接受财务部门抽查。发现问题应及时向有关部门报告，确保企业财产不受损失。4、卡加油站的验泵卡、维修卡必须由专人保管，卡片与密码分开保管。第十六条 IC卡上交发卡网点应定期将回收卡上交零售管理部IC卡管理办公室，上交时间为每月110号。发卡网点应该填写回收卡上交单，注明回收卡的总数量、品种、每一张回收卡片的编码及回收原因。双方要根据上交单的内容对回收卡片进行清点，并且在“回收卡上交单”上签字确认。回收卡上交单一式二份， 双方各执一份。第五章 资料上报第十六条 资料上报内容：1、接收用户卡的加油站：每日对数据上报情况进行检查汇总后，通讯上传加油站的购进、销售、库存。2、发卡网点：上报发卡点销售情况日报表。第十七条 资料上报办法： 1、 加油站及发卡网点数据通讯时间为每日上午10：00前。（实际反映为前一天早8：00上报日早8：00，24小时销售情况），周六、周日正常通讯。出现通讯或其他异常情况与当地中软公司运行维护人员联系，保证在24小时内进行正常通讯。2、若本加油站和发卡网点无法正常上报及时通知公司零售管理部IC卡办公室人员，该站在当日12：00开始拒绝接受IC卡，直至通讯成功为止。连续两天不能通讯的写清楚原因书面传真至零售管理部。第六章 奖惩第十八条 处罚1、各加油站及发卡网点严格按中石油分公司规定的时间上报IC卡数据，每漏报一次对加油站信息统计员罚款50元（节假日未上报的双倍处罚）。2、员工卡损坏需领取的，非人为原因损坏的除外，每张员工卡为50元，交卡的同时领取新的员工卡。3、由于数据通讯不及时造成的黑卡销售，损失由加油站自行承担。第十九条 奖励1、加油站接受社会卡的加油站或发卡网点连续三个月及时上报数据且无差错的，给予经营网点IC卡信息管理员或发卡点营业员100元的奖励。2、发卡点每充值10000元，给予发卡点营业员0.8元提成奖。第七章 附则第二十条 本办法自2008年1月1日开始执行，由零售管理部IC卡办公室负责解释。10