备件经理DMS系统讲解概要课件

目目 录录第一章 采购管理采购管理 第一章第一章 采购管理采购管理 1.1 采购管理采购管理 点击进入点击进入“业务业务备件管理备件管理采购管理采购管理”界面，如下图所示：界面，如下图所示：采购管理选择厂家采购，第一次和厂家采购订单时，需进入备件管理采购管理选择厂家采购，第一次和厂家采购订单时，需进入备件管理-备件其它备件其它-供应商模块，维护供应商信息包括其它供应商信息也可在此供应商模块，维护供应商信息包括其它供应商信息也可在此进行维护。进行维护。点击点击“新开新开”按钮，在供应商信息窗口输入供应商号、供应商名称等按钮，在供应商信息窗口输入供应商号、供应商名称等相关信息，然后点击相关信息，然后点击“保存保存”按钮即可。按钮即可。返回厂家采购模块，在返回厂家采购模块，在“采购管理采购管理”界面中，单击界面中，单击“新建新建”按钮，按钮，选择供应商信息。选择供应商信息。进入订单新建进入订单新建/编辑窗口，编辑窗口，选择订单类型、提货方式，厂牌选择开瑞微车。选择订单类型、提货方式，厂牌选择开瑞微车。订单类型分为：常规订单（订单类型分为：常规订单（M）、紧急订单（）、紧急订单（E）、特殊订单（）、特殊订单（S）、火）、火急订单（急订单（V）在库存信息窗口，系统可根据备件编号、备件名称、适用车型、货位在库存信息窗口，系统可根据备件编号、备件名称、适用车型、货位号等条件来查找相关备件，点击号等条件来查找相关备件，点击“暂存订单暂存订单”按钮，会弹出一对话框提按钮，会弹出一对话框提示：示：“订单保存成功订单保存成功”，此时订单状态为，此时订单状态为“未确认未确认”，如果单击，如果单击“自动自动生成生成”按钮，系统会根据库存高低限自动生成一份订单。按钮，系统会根据库存高低限自动生成一份订单。备注：查找配件时需注意该配件最小包装量、库存报警等信息备注：查找配件时需注意该配件最小包装量、库存报警等信息配件号：模糊查询，只需输入该配件数字位即可查询配件号：模糊查询，只需输入该配件数字位即可查询名称：输入该配件英文首字母或通过该配件的专业术语来查找该配件名称：输入该配件英文首字母或通过该配件的专业术语来查找该配件 若在库存信息表找不到该配件，必须先通过若在库存信息表找不到该配件，必须先通过更新代码库更新代码库。然后进入备。然后进入备件目录库模块，点击件目录库模块，点击“批量转批量转”按钮把配件转入到服务站库存。按钮把配件转入到服务站库存。在在“订单详情订单详情”界面中，可查看已订备件明细若需修改备件，可通界面中，可查看已订备件明细若需修改备件，可通过鼠标右键修改和删除备件，需暂时保存该订单，点击过鼠标右键修改和删除备件，需暂时保存该订单，点击“暂存订单暂存订单”按按钮，该订单状态为钮，该订单状态为“未确认未确认”状态。状态。备注：也可通过点击备注：也可通过点击“缺件缺件”按钮，来调用前台登记缺件信息。按钮，来调用前台登记缺件信息。返回采购管理返回采购管理厂家采购模块，可查看该订单的状态为厂家采购模块，可查看该订单的状态为“未确认未确认”状状态，在态，在”未确认未确认”状态下，可对该订单明细进行修改状态下，可对该订单明细进行修改,鼠标双击打开，或鼠标双击打开，或选中该订单后，点击选中该订单后，点击“打开打开”按钮即可。按钮即可。服务站在每个月上传常规订单时有服务站在每个月上传常规订单时有订单日历订单日历时间限制，进入时间限制，进入“采购管采购管理理”“日历日历”模块，可查询。如下图：模块，可查询。如下图：输输 入订单月份，然后点击入订单月份，然后点击“检索检索”按钮，如下图：按钮，如下图：如服务站确认已订备件明细，也可统计此次订货金额，点击如服务站确认已订备件明细，也可统计此次订货金额，点击“确认确认订单订单”按钮，该订单状态自动变为按钮，该订单状态自动变为“已确认已确认”状态。状态。在在“已确认已确认”订单状态下，需对该订单进行修改，双击打开该订单订单状态下，需对该订单进行修改，双击打开该订单后，点击后，点击“审核拒绝审核拒绝”按钮，把该订单的状态返回为按钮，把该订单的状态返回为“未确认未确认”状态才状态才可进行修改。可进行修改。在在“采购管理采购管理”界面中，打开界面中，打开“订单详情订单详情”窗口，单击窗口，单击“审核通过审核通过”按钮，会弹出一对话框提示按钮，会弹出一对话框提示“订单审核已通过订单审核已通过”，则该订单的状态变成，则该订单的状态变成“已审核已审核”，如下图，如下图：订单状态在订单状态在“已审核已审核”状态下，点击状态下，点击“发送发送”按钮即可将订单直接发按钮即可将订单直接发送给奇瑞备件公司。送给奇瑞备件公司。在在“已审核已审核”订单状态下面，双击打开该订单，点击订单状态下面，双击打开该订单，点击“撤销审核撤销审核”按钮，该订单状态返回按钮，该订单状态返回“已确认已确认”状态，在状态，在“已确认已确认”订单状态下再对订单状态下再对该订单进行审核拒绝，返回该订单进行审核拒绝，返回“未确认未确认”状态，可对该订单进行修改。状态，可对该订单进行修改。订单发送成功后，点订单发送成功后，点“受理受理”按钮可查看该订单在厂家的受理情况。按钮可查看该订单在厂家的受理情况。选择选择“已发送已发送”的订单，点击的订单，点击“受理受理”按钮即可。按钮即可。备注：对状态为备注：对状态为“已发送已发送”状态的订单，服务站无法再次对其进行修改状态的订单，服务站无法再次对其进行修改。备件公司受理该订单状态分为已审核、已受理、已备料、已销售、已备件公司受理该订单状态分为已审核、已受理、已备料、已销售、已发运状态。（服务站可查看此订单厂家处理状态）发运状态。（服务站可查看此订单厂家处理状态）已审核：表示奇瑞备件公司财务已审核通过该订单，若审已审核：表示奇瑞备件公司财务已审核通过该订单，若审核未通过，表明该服务站在厂家备件往来账的账户资金不核未通过，表明该服务站在厂家备件往来账的账户资金不足，服务站需和厂家进行打款处理。足，服务站需和厂家进行打款处理。已受理：备件公司已开始受理服务站订单。已受理：备件公司已开始受理服务站订单。已备料：奇瑞备件公司仓库开始对服务站的订单进行备料。已备料：奇瑞备件公司仓库开始对服务站的订单进行备料。已销售：备件公司对其订单进行出库处理，安排物流商。已销售：备件公司对其订单进行出库处理，安排物流商。已发运：备件公司已安排物流发运这批备件。已发运：备件公司已安排物流发运这批备件。服务站若收到此批配件，在系统中此订单处理状态显示为服务站若收到此批配件，在系统中此订单处理状态显示为“已发运已发运”状态，需对该订单进行状态，需对该订单进行“到货到货”验收处理，在验收处理，在“已发运已发运”订单状态下，订单状态下，选中该订单后点击选中该订单后点击“到货到货”按钮。按钮。若对奇瑞备件公司总部库存不足的配件，该订单的订货数和厂家供货若对奇瑞备件公司总部库存不足的配件，该订单的订货数和厂家供货数不同，也可在检查说明处查询供货不足的原因。数不同，也可在检查说明处查询供货不足的原因。备注：系统入库是以供货数为标准而不是订货数和验收数。备注：系统入库是以供货数为标准而不是订货数和验收数。对对“总部新加件总部新加件”，服务站并未订购的配件，此时该订单明细窗口，服务站并未订购的配件，此时该订单明细窗口显示该配件的订货数为显示该配件的订货数为“0”，供货数为厂家供应该配件的数量，也可通，供货数为厂家供应该配件的数量，也可通过检查说明处来查询厂家备注的相关信息。如下图所示：过检查说明处来查询厂家备注的相关信息。如下图所示：点击点击“到货到货”按钮之后，服务站需对此次订单到货是否及时、订单是按钮之后，服务站需对此次订单到货是否及时、订单是否满意进行评价，点击否满意进行评价，点击“确定确定”按钮，该订单到货成功，总部订单为按钮，该订单到货成功，总部订单为“已验收已验收”状态。状态。订单在订单在“已到货已到货”状态下，若对状态下，若对“总部新加件总部新加件”的配件双击打开该订的配件双击打开该订单后，可在订货说明处查询此张订单有多少新加件。单后，可在订货说明处查询此张订单有多少新加件。当订单的状态为当订单的状态为“已到货已到货”时，在时，在“采购管理采购管理”界面中，单击界面中，单击“验收验收”按钮，如下图。按钮，如下图。进入订单入库界面，对某些配件品牌为空的，需重设品牌、选择供货进入订单入库界面，对某些配件品牌为空的，需重设品牌、选择供货价含税、款项结清需打上对钩，然后点击价含税、款项结清需打上对钩，然后点击“验收入库验收入库”按钮。按钮。点击点击“设置设置”按钮后，系统会自动提示按钮后，系统会自动提示“您确定要重设订单明细的您确定要重设订单明细的品牌为开瑞微车吗？品牌为开瑞微车吗？”，点击，点击“确定确定”按钮，品牌重设成功，如下图按钮，品牌重设成功，如下图 若收到备件，发现备件有质量上面的问题可通过在破损数一栏，输若收到备件，发现备件有质量上面的问题可通过在破损数一栏，输入具体破损数量，找到该备件后鼠标双击打开，输入破损数后，点击确入具体破损数量，找到该备件后鼠标双击打开，输入破损数后，点击确定按钮。定按钮。单击单击“验收入库验收入库”按钮，会弹出一对话框提示按钮，会弹出一对话框提示“订单已入库订单已入库”，此，此状态变成状态变成“已入库已入库”状态。状态。说明说明：如选择：如选择“款项是否已结清款项是否已结清”，可手动给该采购单标明为，可手动给该采购单标明为“结清结清”；如选择；如选择“入入库后生成补发订单库后生成补发订单”，系统会自动生成一张订单号以，系统会自动生成一张订单号以“P”开头的货损单。开头的货损单。在在“采购管理采购管理”界面中，单击界面中，单击“统计统计”按钮，即可看到统计出的采按钮，即可看到统计出的采购信息。购信息。统计结果也可以图表的形式显示，单击统计结果也可以图表的形式显示，单击“图表图表”按钮，在按钮，在“采购统采购统计图计图”界面中可以不同的显示方式显示不同统计方式的图表，如界面中可以不同的显示方式显示不同统计方式的图表，如“条条形形”、“线形线形”等。等。1.2 总部订单总部订单 对于总部制作的订单，服务站备件到货后，需进入采购管理对于总部制作的订单，服务站备件到货后，需进入采购管理-厂家采厂家采购购-总部订单模块，点击总部订单模块，点击“总部订单总部订单”按钮，如下图。按钮，如下图。备注：总部订单主要适用于新建站，厂家第一次强制配货给服务站的配件备注：总部订单主要适用于新建站，厂家第一次强制配货给服务站的配件 进入总部订单窗口，通过输入订单号，点击进入总部订单窗口，通过输入订单号，点击“检索检索”按钮即可检索该按钮即可检索该订单的订货明细，该订单状态为订单的订货明细，该订单状态为“已发运已发运”状态。如下图状态。如下图 服务站需服务站需 对此订单进行入库处理，点击对此订单进行入库处理，点击“生成生成”按钮，然后选择供应按钮，然后选择供应商信息，系统自动提示商信息，系统自动提示“您确定要将总部订单生成本地吗？您确定要将总部订单生成本地吗？”，点击，点击“确定确定”按钮，服务站评价此次订单到货及时和满意度评价。按钮，服务站评价此次订单到货及时和满意度评价。返回返回“采购管理采购管理”“厂家采购厂家采购”模块，在本地即可生成一张模块，在本地即可生成一张“已到已到货货”状态的订货单，需对此订单进行到货验收处理，成批入库所有备件。状态的订货单，需对此订单进行到货验收处理，成批入库所有备件。（接下来操作步骤和服务站制作订单到货验收操作步骤相同）（接下来操作步骤和服务站制作订单到货验收操作步骤相同）1.3 备件索赔备件索赔 服务站收到的备件若是厂家备件质量问题，服务站可和备件公服务站收到的备件若是厂家备件质量问题，服务站可和备件公司进行备件索赔处理，进入系统司进行备件索赔处理，进入系统-售后模块售后模块-备件业务备件业务-备件索赔申备件索赔申请单，如下图请单，如下图 点击点击“新单新单”按钮，进入备件索赔申请单窗口，如下图按钮，进入备件索赔申请单窗口，如下图 在申请内容处，填写收货日期、运输公司、运输单据号、销售清单号、在申请内容处，填写收货日期、运输公司、运输单据号、销售清单号、订单号、订单作业号、订单类型（订单号、订单作业号、订单类型（必须选择索赔必须选择索赔）、备件验收人、联系）、备件验收人、联系电话、备件经理、传真号、备注等信息。电话、备件经理、传真号、备注等信息。索赔零件清单，通过鼠标右键可以新增、修改、删除配件，点击索赔零件清单，通过鼠标右键可以新增、修改、删除配件，点击“新新增增”进入订货材料窗口。进入订货材料窗口。在该窗口通过材料号来查找配件，输入销售数量、实收数量、损坏数在该窗口通过材料号来查找配件，输入销售数量、实收数量、损坏数量、错订数量、选择损坏代码、索赔代码，然后点击量、错订数量、选择损坏代码、索赔代码，然后点击“保存保存”按钮即可。按钮即可。例：例：S22-2905010订购订购5个，破损一个。个，破损一个。销售数量：销售数量：5 实收数量：实收数量：5 损坏数量：损坏数量：1 错订数量：错订数量：0 如遇单件索赔的金额超过如遇单件索赔的金额超过100100元，必须和厂家上传三张照片，根据备元，必须和厂家上传三张照片，根据备件公司特殊要求某些备件也需上传照片，每张照片大小也必须控制在件公司特殊要求某些备件也需上传照片，每张照片大小也必须控制在30K-100K30K-100K之内。之内。填写完索赔零件清单和申请内容后，点击填写完索赔零件清单和申请内容后，点击“上传上传”按钮即可将该申请按钮即可将该申请单上传给备件公司，备件公司会对此申请单进行受理。单上传给备件公司，备件公司会对此申请单进行受理。1.4 外出采购外出采购 服务站对外出采购的配件需进行入库处理，进入服务站对外出采购的配件需进行入库处理，进入“采购管理采购管理外出采外出采购模块购模块”，如下图所示：，如下图所示：点击点击“新建新建”按钮，然后选择供应商信息，进入订单编辑窗口，在按钮，然后选择供应商信息，进入订单编辑窗口，在此窗口中可查看该订单的订购方式显示为此窗口中可查看该订单的订购方式显示为“外购外购”。根据备件编号、名称、车型、货位号、品牌等信息在备件库存信息根据备件编号、名称、车型、货位号、品牌等信息在备件库存信息表中去查找备件，若在库存信息表找不到该备件，可通过点击表中去查找备件，若在库存信息表找不到该备件，可通过点击“新配新配件件”按钮去输入新配件信息。按钮去输入新配件信息。点击点击“新配件新配件”按钮后，进入新配件窗口输入新配件号、配件名称、按钮后，进入新配件窗口输入新配件号、配件名称、选择品牌信息为哪个库，入库价、出库价、货位号等信息，然后点击选择品牌信息为哪个库，入库价、出库价、货位号等信息，然后点击“保存保存”按钮即可。按钮即可。找到所需入库的配件后，需对配件信息进行修改，可在已订配件窗找到所需入库的配件后，需对配件信息进行修改，可在已订配件窗口通过鼠标右键修改和删除配件，也可点击口通过鼠标右键修改和删除配件，也可点击“暂存订单暂存订单”按钮，暂时保按钮，暂时保存该订单信息，点击存该订单信息，点击“直接入库直接入库”按钮即可对备件进行入库处理。按钮即可对备件进行入库处理。进入直接入库窗口，如贵公司属于进入直接入库窗口，如贵公司属于“小规模纳税人小规模纳税人”则购入价以则购入价以“含含税价税价”入库，税率可不去选择，入库，税率可不去选择，“供货价含税供货价含税”打上对钩，点击打上对钩，点击“确定确定”按钮即可。按钮即可。备注：如贵公司为一般纳税人，购入价以备注：如贵公司为一般纳税人，购入价以“不含税价不含税价”入库，需选择税率入库，需选择税率“17%”，“供货价含税供货价含税”打上对钩打上对钩 入库完毕后该外购单的状态为入库完毕后该外购单的状态为”已入库已入库”状态，库存数量自动增加。状态，库存数量自动增加。对对“已入库已入库”的备件需进行退货处理，找到该入库单后点击的备件需进行退货处理，找到该入库单后点击“退货退货”按钮，如下图：按钮，如下图：在退货处理窗口，找到所需退货的配件，在本地退货数栏，通过鼠标在退货处理窗口，找到所需退货的配件，在本地退货数栏，通过鼠标双击，然后输入双击，然后输入“退货数退货数”，点击，点击“确定确定”按钮，如下图：按钮，如下图：点击点击“生成生成”按钮后，自动生成一张按钮后，自动生成一张T带头的退货入库单，对已入库带头的退货入库单，对已入库的配件进行退货操作。的配件进行退货操作。1.5 1.5 缺货查询缺货查询 对于厂家供货不足的配件，服务站可通过此模块进行查询。对于厂家供货不足的配件，服务站可通过此模块进行查询。进入采购管理进入采购管理缺货查询，根据采购日期、采购单号等条件，点击缺货查询，根据采购日期、采购单号等条件，点击“检索检索”按钮即可。按钮即可。