外贸流程图及函电基本用语

外贸流程图及外贸信函基本用语黄牛外贸跟单的流程1客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，proforma Invoice 给客户做正式报价。 3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。 4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14 准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 14.2FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15交单： 15.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。enquiry询盘 Offer 报盘 商务谈判礼貌原则 A.建立贸易关系 1.我们愿与贵公司建立商务关系。 2.我们希望与您建立业务往来。 3.我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。 例句： 1.We are willing to establish trade relations with your company. 2.Please allow us to express our hope of opening an account with you. 我公司专业生产/销售XXXXLED 3.This corporation is specialized in handing the import and export business in electronic products and wishes to enter into business relations with you. 神华集团龙头企业，拳头产品白象方便面 B.自我推荐 1.请容我们自我介绍，我们是首屈一指的贸易公司。 2.本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。 3.我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。 例句： 1.Let us introduce ourselves as a leading trading firm in 2.Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige. 3.Our products are of very good quality and our firm is always regarded by our customers as the most reliable one. C.推销产品 出售个人信息/模拟号码 1.我们从获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。 2.我们新研制的已推出上市，特此奉告。 3.我们盼望能成为贵公司的供应商。 4.我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。 5.相认您对本公司新出品的会感兴趣。 例句： 1.Your name has been given byand we like to inquire whether you are interested in these lines. 。 2.We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed. 3.We are pleased to get in touch with you for the supply of. Supplier社会责任感国家免检产品 4.You will be interested to hear that we have just marketed our new product. 5.You will be interested in our new product. D.索取资料 吸水拖把工业设计社会学 1.我们对贵方的新产品甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。 2.我们从纽约时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。 2.We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms.Items 3.获知贵公司有已上市，希望能赐寄完整的详细资料。3.We hear that you have puton the market and should be glad to have full details. Marketing Chief Director区域经理大中华区（Marketing Chief DirectorFor China Mainland, including Hong Kong, Macao, Taiwan. ）大中国区承蒙XXXXX 4.如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。 4.We should appreciate full particulars of your newly developed product. 5.如蒙赐寄有关的样品（SAMPLES）和价目表，我们将甚为感激。 例句： 1.We are interested in your new productand shall be pleased to have a catalog and price list. 5.We should be obliged if you would send us patterns (or samples)and price lists of your. E.寄发资料 Brochure“有理/有利/有节” 1.很高兴寄你一邮包，内装 1.We are pleased to send you by parcel post a package containing 2.欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。2.We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information 3.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。 3.We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.会展英语您你们 4.为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和 一些样品资料，供您参考。 4.In order to give you some idea of various qualities of handicrafts we carry, we have pleasure in forwarding you by airmail one catalogue and a few sample books for your perusal. 硬实力，软实力长城电脑大使Ambassador企业文化 例句： 2.We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products. 3.We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises. 4.In order to give you some idea of various qualities of handicrafts we carry, we have pleasure in forwarding you by airmail one catalogue and a few sample books for your perusal. F.附寄资料 1.随函附上本公司新出品的样品，请查收。1.You will find enclosed with this letter a sample of new.（please check it out） 2.随函附上购货合同第号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。 2.Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.，which we trust will be found in order. Kindly sign and return one copy for our file.P.S 附言/备注附件enclosureIn triplicatePlace an order with sb. 3.我们很高兴地附上询价单第号，请贵方报离岸价格。 4.我们确认向贵方购买,随函附上订单确认书供参照。 4.We confirm having purchased from you .A confirmation order is enclosed for your reference. Ref. 例句： 1.You will find enclosed with this letter a sample of new. 2.Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.，which we trust will be found in order.Kindly sign and return one copy for our file. 3.We have pleasure in enclosing our file. 4.We confirm having purchased from you .A confirmation order is enclosed for your reference. G.请求做代理商 1.我们深盼与英国公司接洽，希望成为其销售代理商之一。 1.We are anxious to contact some British firms with a view to acting as their selling agents. 采购代理 purchasing agents 2.如蒙考虑担任销售你们代理商，我们将十分高兴。 例句： 1.We are anxious to contact some British firms with a view to acting as their selling angents. 2.We should be glad if you would consider our application to act as agents for the sale of your. H.请求报价 1.兹函请提供的报价。 2.请将定期供应之报价赐知。 3.请将下列货品的最低价格赐知。 例句： 1.We are writing to invite quotations for the supply of. 2.Please let us have a quotation for the regular supply for. 3.Kindly quote us your lowest prices for the goods listed below. I.询价 1.随函寄上询价单一份。 2.如果贵方对感兴趣，请告具体询价。 3.一收到贵方具体询价单，我方马上航空邮上样品册并报价。 例句： 1.We are enclosing here with an inquiry sheet. 2.If you are interested in our,please let us know with a specific inquiry. 3.Quotations and sample books will be airmailed to you upon receipt of your specific inquiry. J.价格 1.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。 2.我们很抱歉地通知你方价格无竞争力，若贵方能降低价格，使我方可接受的话，我们仍对交易感兴趣。 2.Were sorry to inform you that your price has been found uncompetitive, but were still interested in doing business if you can bring down your price to a level acceptable.例句： 1.We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources,and ask you to reduce your price to meet the competition.