领导能力与管理效率

关于成为杰出的关于成为杰出的管理人管理人什么是你必须知道的什么是你必须知道的一件事一件事？先分享一个的概念：先分享一个的概念：马克斯马克斯巴金汉巴金汉The One Thing You Need to Know关于成为杰出的关于成为杰出的管理人管理人什么是你必须知道的什么是你必须知道的一件事一件事？v协助属下迈向成功v帮助属下解决问题v规范团体纪律，并要求遵守v订下考核标准，严格执行v对下属信心喊话，鼓舞团队士气？你的成功你的成功来自来自你员工的成功你员工的成功他们失败，你也就失败了。他们失败，你也就失败了。They Fail,You Fail.组织好员工与团队组织好员工与团队关键关键-1-1员工及团队不只是管理幅度的延伸，员工及团队不只是管理幅度的延伸，也是工作成效的延伸。也是工作成效的延伸。你的团队有多少人？你的团队有多少人？1+1 2 加乘的效果还是1+1 2 递减的效果扮演好教练的角色扮演好教练的角色关键关键-2-2如果协助属下迈向成功是如果协助属下迈向成功是管理者管理者最重要的工作之最重要的工作之一，那么，员工的一，那么，员工的各项各项表现表现，包括其个人能力，包括其个人能力的的成长，以及他如何在团队中所扮演好他的角色，成长，以及他如何在团队中所扮演好他的角色，都是主管的责任都是主管的责任。人因（因（Why）道（道（How）术（术（What）人本教练模式人本教练模式有什么样的信念，就会有什么样的心态，从而有相对应的行动和成果，信念和心态决定了我们的方向和状态，也决定了宽度和成果。下属在面对主管时，下属在面对主管时，通常有以下应对方式：通常有以下应对方式：等待被告知等待被告知询问该怎麽做询问该怎麽做提出建议，采取双方都同意的作法提出建议，采取双方都同意的作法直接采取行动，同时立即告知直接采取行动，同时立即告知自行采取行动，定期向上报告自行采取行动，定期向上报告有有 效效 授授 权权关键关键-3-3如何有效的授权？如何有效的授权？决定你要授权的工作事项决定你要授权的工作事项 明确告知你希望的结果明确告知你希望的结果 定义清楚员工的职责与权限定义清楚员工的职责与权限 建立后续追踪进度建立后续追踪进度 避免收回工作避免收回工作执行长成长杂志(CEO Refresher)提供了以下的建议：管理者的工作性质管理者的工作性质关于成为杰出的关于成为杰出的管理人管理人什么是你必须知道的什么是你必须知道的一件事一件事？v协助属下迈向成功v帮助属下解决问题v规范团体纪律，并要求遵守v订下考核标准，严格执行v对下属信心喊话，鼓舞团队士气？关于成为卓越的关于成为卓越的领导人领导人什么是你必须知道的什么是你必须知道的一件事一件事？v必须有面对问题的勇气v必须有凡事乐观的心态v必须凡事保持谦卑的态度v必须对未来执着v为人必须正直？管理管理和和领导领导的差别？的差别？管管 理理 领领 导导“领导人的工作只有一个，就是带领着员工走向更好的未来。领导人的工作只有一个，就是带领着员工走向更好的未来。如果领导人能找到方法让员工对于未来有信心，才算是成功如果领导人能找到方法让员工对于未来有信心，才算是成功的领导人。的领导人。”人们对于未实现的未来总是有所质疑、有些焦虑，领导人的挑战就在于如何去除员工心中的迟疑。有效化解人们心中的疑虑，唯一的方法就是明确。“当一切变得明确，员工才会相信你的判断、你的决策，相信自己做得到。”马可思巴金汉（Marcus Buckingham）说：好的领导只有一点：好的领导只有一点：明确（明确（clarityclarity）了解你为谁服务，才能决定你要用什么方了解你为谁服务，才能决定你要用什么方法，提供什么商品来服务。法，提供什么商品来服务。所以接下来你要问：你的团队有什么能力所以接下来你要问：你的团队有什么能力去执行？去执行？用什麽方法去执行？用什麽方法去执行？要明确知道要明确知道你为谁服务你为谁服务？要明确知道要明确知道你为什么会赢你为什么会赢？竞争对手如此之多，为何我们可以击败他竞争对手如此之多，为何我们可以击败他们？外在条件这么不好，我们又凭着什么们？外在条件这么不好，我们又凭着什么条件可以胜出？条件可以胜出？团队的核心竞争力也需要定位，团队的核心竞争力也需要定位，不可能要求百分之百效率不可能要求百分之百效率的同时，又要求高度的创意，的同时，又要求高度的创意，事情总要有一定的优先级事情总要有一定的优先级。要明确知道要明确知道最重要的核心绩效指标为何最重要的核心绩效指标为何？你对员工的期望如何？你怎么评量员工，你对员工的期望如何？你怎么评量员工，员工就会怎么表现。员工就会怎么表现。明确的要求员工明确的要求员工:“:“我希望你最优先做到哪我希望你最优先做到哪一点一点”；而不只是告诉他而不只是告诉他:“:“我希望你能我希望你能做到做到A A、B B、C C、D D、E E、.”.”找出别人没有发现的事实找出别人没有发现的事实 多数人都知道如何改善眼前的结果，但是多数人都知道如何改善眼前的结果，但是很少人能看见未被揭露的部份。很少人能看见未被揭露的部份。一个人的职务越高，越需要具备这种能力，一个人的职务越高，越需要具备这种能力，可以看出别人没有发现的事实。可以看出别人没有发现的事实。九种九种基本领导能力基本领导能力创新创新思惟思惟积极积极沟通沟通团队团队建设建设有效有效授权授权贯彻贯彻执行执行资源资源整合整合制定制定策略策略设定设定目标目标发掘发掘愿景愿景领导领导有效的管理者所必须具备的思想有效的管理者所必须具备的思想重视对重视对外界的贡献外界的贡献善于作出善于作出有效的决策有效的决策集中精力于集中精力于少数重要的领域少数重要的领域善于善于利用长处利用长处知道时间用知道时间用在了什么地方在了什么地方有效管理有效管理管理者必须面对的现实管理者必须面对的现实F 时间往往属于别人，而不是自己时间往往属于别人，而不是自己F 被迫忙于被迫忙于“日常运作日常运作”F 本身处于一个本身处于一个“组织组织”之中，受到组织之中，受到组织的局限的局限来做个小测试来做个小测试下面有一些问题下面有一些问题请依据自己的情况分别回答请依据自己的情况分别回答自己记录下每一题的分数自己记录下每一题的分数总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q1要做的事，要负的责任要做的事，要负的责任多到令人喘不过气。多到令人喘不过气。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q2觉得自己非常忙碌，而且觉得自己非常忙碌，而且没有耐心。没有耐心。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q3越接近最后的期限，工作越努力。越接近最后的期限，工作越努力。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q4来自领导（或是客户、合作方）的来自领导（或是客户、合作方）的要求多到让我感到很大的压力。要求多到让我感到很大的压力。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q5常常有处理不完的常常有处理不完的e-mail，或是回不完的或是回不完的MSN（或（或QQ）对话，）对话，几乎成为早上上班的第一件事。几乎成为早上上班的第一件事。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q6得面临不断发生的工作重点改变得面临不断发生的工作重点改变或是组织变动。或是组织变动。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q7我不喜欢将原本属於我的责任我不喜欢将原本属於我的责任移交给别人。移交给别人。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q8我觉得我很难保持机动与弹性，我觉得我很难保持机动与弹性，也无法专注在真正重要的事情上。也无法专注在真正重要的事情上。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q9太过焦虑与担忧，太过焦虑与担忧，因此浪费了不少的时间。因此浪费了不少的时间。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q10只要会是影响到我自己和同事的互动，只要会是影响到我自己和同事的互动，我就很难做出决定或要求。我就很难做出决定或要求。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q11开会或是会面时常迟到。开会或是会面时常迟到。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q12花太多时间处理不太重要、或是紧急花太多时间处理不太重要、或是紧急的事，而没有时间处理真正重要的事。的事，而没有时间处理真正重要的事。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q13我习惯拖延事情，直到时间过了我习惯拖延事情，直到时间过了或是不再重要了，就不需要处理。或是不再重要了，就不需要处理。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q14我睡得很不安稳，早上起床仍觉得我睡得很不安稳，早上起床仍觉得很疲惫。很疲惫。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q15对我来说，要规划每天的工作时间表对我来说，要规划每天的工作时间表是很难、也很少做到的事。是很难、也很少做到的事。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q16我没有清楚的方向，我没有清楚的方向，也不知道自己的目标是什麽。也不知道自己的目标是什麽。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q17我觉得我对工作的期望我觉得我对工作的期望还有我在工作上的成就与表现，还有我在工作上的成就与表现，和领导所认知的不一样。和领导所认知的不一样。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q18当我手边一个项目在进行时，我只有当我手边一个项目在进行时，我只有一个预定完成的时间，而不是把它切一个预定完成的时间，而不是把它切割成好几个小项目，分别列出进度。割成好几个小项目，分别列出进度。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q19只要牵涉到别的部门或其他同事，只要牵涉到别的部门或其他同事，就很难按照我理想的进度进行。就很难按照我理想的进度进行。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分Q20主管常常来来询问我的工作进度。主管常常来来询问我的工作进度。总是如此总是如此.5分分常常如此常常如此.4分分有时候如此有时候如此.3分分很少如此很少如此.2分分从来没有从来没有.1分分计计 分分1-30分分恭喜你，你的时间管理做得不错恭喜你，你的时间管理做得不错31-50分分对於时间管理，你已经有了基础的对於时间管理，你已经有了基础的认识，或一些自己的方法，但还有认识，或一些自己的方法，但还有进步改善的空间进步改善的空间51-100分分 你仍不知该如何有效管理自己的时你仍不知该如何有效管理自己的时间，因此是在一种没有效率的状态，间，因此是在一种没有效率的状态，应该尝试改变应该尝试改变你的时间管理你的时间管理 出了什么问题出了什么问题?时间管理的误区时间管理的误区时间管理不是要把所有事情做完，时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效运用时间而是更有效运用时间再怎么管理也没有用，就是有这么多做不完的事情。再怎么管理也没有用，就是有这么多做不完的事情。如何把这麽多事情塞进行程表当中？如何把这麽多事情塞进行程表当中？时间管理的目的，除了要决定时间管理的目的，除了要决定 你该做些什么事情你该做些什么事情之外，也是在决定之外，也是在决定 什么事情不应该做什么事情不应该做你不可能做所有的事情，所以你不可能做所有的事情，所以：必须做出判断，订定优先级，必须做出判断，订定优先级，在最恰当的时间做最重要的事，其余的就必须割舍在最恰当的时间做最重要的事，其余的就必须割舍用用减法思考减法思考代替代替加法思考加法思考误区误区-1-1时间管理不是时间管理不是完全的掌控完全的掌控，而是而是降低变动性降低变动性什麽是时间管理？什麽是时间管理？“可以自己控制，固定在什麽时间完成什麽事情可以自己控制，固定在什麽时间完成什麽事情。”永远都有意外的状况发生，但这并不重要永远都有意外的状况发生，但这并不重要时间管理的真正意义在於：时间管理的真正意义在於：尽可能的降低变动性尽可能的降低变动性没有事先的规划，很容易让工作失去焦点，只注意到眼没有事先的规划，很容易让工作失去焦点，只注意到眼前紧急的事，忘了去处理真正重要的事前紧急的事，忘了去处理真正重要的事透过事先的规划透过事先的规划作为一种作为一种提醒与指引提醒与指引误区误区-2-2你的时间管理你的时间管理 出了什么问题出了什么问题?陷阱陷阱1 1.无法管理外在的变数和要求无法管理外在的变数和要求 你自己可以掌控的部分变少时，你自己可以掌控的部分变少时，在规划自己的时间运用就必须保有更高的弹性在规划自己的时间运用就必须保有更高的弹性 在规划一天的工作时，至少要保留部分的缓冲时间在规划一天的工作时，至少要保留部分的缓冲时间很多人面临的困扰是：很多人面临的困扰是：太多来自外界的干扰，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事随时得放下手边的工作去做别的事你有没有想过管理工作的本质是什麽？你有没有想过管理工作的本质是什麽？管理的工作有很大的一部份需要和别人互动，管理的工作有很大的一部份需要和别人互动，外界的干扰本就是你工作的一部份外界的干扰本就是你工作的一部份从自我可掌控的部分开始陷阱陷阱2 2.时间的配置不对时间的配置不对紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事请排出正确的行事优先级请排出正确的行事优先级?ABCD紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓正确的行事优先级正确的行事优先级紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事紧急状况流程的重大疏失员工产生肢体冲突计划之研拟公关之促进问题之调查专业能力的提升人员招聘及培训健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约某些领导交办的急事有些交际应酬有些文件之处理MSN和QQ的某些应答处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷不合理的时间配置不合理的时间配置I.45%处理危机II.5%IV.15%II.35%有些事，拖延後果只会更糟而已有些事，拖延後果只会更糟而已 除了第四项以外除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st2 nd不重要的事3 rd4 th陷阱陷阱3 3.做事方法需要调整做事方法需要调整多加利用可用的资源多加利用可用的资源完成任何一件事情，有许多方法，重点在於你能否找出最快速的方法 如果不懂就要问清楚 学会与大家讨论寻求众人的帮助 从别人的经验值里面去学习我们常常运用自己所熟悉的或是直觉想到的方法做事，但事实上，这并非是最有效率的方式不要毫不考虑的就直接去做了不要毫不考虑的就直接去做了厘清不同性质的工作厘清不同性质的工作将工作分类清楚：将工作分类清楚：需要高度专注力的工作，例如撰写报告、拟定计划等需要高度专注力的工作，例如撰写报告、拟定计划等 开会、处理文书作业、拜访客户、电话联系开会、处理文书作业、拜访客户、电话联系 较不需专注度的工作，如：整理资料、封装信封、行政作业较不需专注度的工作，如：整理资料、封装信封、行政作业美国密西根大学心理学及神经学科学家研究发现：人的大脑只有在持续不间断地处理一件事情时，才能发挥最人的大脑只有在持续不间断地处理一件事情时，才能发挥最佳功能。佳功能。实验心理期刊进行过类似的研究：如果你每次必须花费如果你每次必须花费1515分钟适应与熟悉新的工作项目，分钟适应与熟悉新的工作项目，当你一天转换了当你一天转换了1010次，花在适应新工作的时间总计有次，花在适应新工作的时间总计有140140分钟分钟转换不同的工作项目，转换不同的工作项目，大脑必须花费时间去适应与熟悉大脑必须花费时间去适应与熟悉排定优先顺序排定优先顺序A级：级：“必须必须”要做的事要做的事非常重要，必须立即完成，没有完成会有很大的影响B级：级：“应该应该”要做的事要做的事很重要，但是可以有较多的缓冲时间C级：级：“可以可以”做的事做的事如果还有时间，可以排入的工作Delegate 分派工作分派工作重新检视以上清单，找出哪些工作可以分派给适当的人去执行Eliminate 删除删除排不上时间，又找不到人可以帮忙处理的，就直接删除其他需要调整的工作习惯其他需要调整的工作习惯 不懂得拒绝不懂得拒绝 不知道利用其他人的资源不知道利用其他人的资源 没有准备没有准备没有想法没有想法 不会把握零碎的时间不会把握零碎的时间留些时间给自己留些时间给自己！尽管工作再忙，都应该留给自己一尽管工作再忙，都应该留给自己一点时间，在不受打扰的情况下，专点时间，在不受打扰的情况下，专心思考一些问题心思考一些问题回顾今天的内容回顾今天的内容:管理管理协助下属成功协助下属成功 领导领导必须对未来执著，保持明确必须对未来执著，保持明确 时间管理时间管理正确的时间配置与优先顺序正确的时间配置与优先顺序最后的最后的忠告忠告 思考的角度要更高思考的角度要更高 姿态要更低姿态要更低站在更高层思考问题站在更高层思考问题 也许你曾抱怨主管的决定，也许你曾抱怨主管的决定，但如果以主管的角色看事情，但如果以主管的角色看事情，就会发现他们已经尽力在有就会发现他们已经尽力在有限的事实中做出最好的决定。限的事实中做出最好的决定。当你遇到问题或是面临决策当你遇到问题或是面临决策时，应该站在更高的位置去时，应该站在更高的位置去思考，就会有不同的想法。思考，就会有不同的想法。职位越高越要谦虚职位越高越要谦虚不要忘记你是谁不要忘记你是谁！共共 勉勉 之之。谢谢 谢谢 大大 家家