商务信函商务英语

商务英语写作辅导资料十一主 题：对Unit 11商务信函(Business Letters)知识点的补充学习时间：2013年6月10日6月16日内 容：商务信函的内容1. Essentials of a Good Business Letter一封好的商业信函必须具备以下要素：1) Clear thinking（思路清晰）2) Exactness of expressions（表述准确）3) Terseness, combined with courtesy（简洁得体）2. The Formats of a Business Letter（重点掌握）典型的商务信函包括三部分：开头部分、正文部分和结尾部分。1) 开头部分：(1) 信头(Letterhead)是指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时打印的。收信人一看信头就知道信函来自何方，何时发出，便于回信。Edwards and Mason Insurance Agency66 Martin Lane East Chicago IL 60010Telephone: 01-588-5758 Fax: 01-588-6763Email:(2) Your ref: LE/x; Our ref: BL/RPEdwards and Mason Insurance Agency66 Martin Lane East Chicago IL 60010Telephone: 01-588-5758 Fax: 01-588-6763Email: Your ref: LE/N116 Our ref: HCD/RP212一般的商务信函都有编号，便于查询，也有信函不加编号。信函编号置于信头之下，稍靠右上角。(3) 日期(Date)英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。年份应完全写出。正式信函中的月份一般要用英语的全称，如January, February等。月份在非正式信函中可以缩写，如一月Jan.。信函日期有两种：英式的按日、月、年次序书写，如：12th December, 2001；美式的按月、日、年次序书写，如：November 21, 2001(4) 收信人地址(Inside Address)写在信的左上角，从信纸的左边的顶格写起，低于写信人的地址和发信的日期一、两行。致某公司某人的信内地址写法如下：收信人姓名头衔机构的名称街道号码及名称城市名、州名称及邮编所在的国家名称例如：Ms. Susan C. LeeDirectorCreswell Inc.400 Fortune StreetPhoenix Arizona 82044U.S.A. 2) 正文部分：(1) 称呼(Salutation)：指对收信人的称呼用语，自成一行，写于低于信内地址的一、两行的位置。它是正文的开头，起着礼貌的问候作用。一般而言，在称呼后用姓氏，如：Dear Mr. Richard, Dear Doctor Smith, etc. 写给姓名未知的人时用Dear Sir/Madam，或者Gentlemen/Ladies(2) Body of the letter：此部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分：简要说明：开头：写此信的背景。细节：举出具体的事实和数字。对应：所期望的行动。3) 结尾部分：(1) 结束客套语(Complimentary close)：通常，书信的正文结束的客套语应与开头相对应。如英文的开头称呼是Dear Sir（敬启者）不称呼对方的姓名，则结尾的客套语应是Yours faithfully（拜上）(2) 签名(Signature)：无论是亲手书写还是由秘书打印的书信，发信人均在信函的结尾的落款处签字。正式的信函若无签字不仅会严重的失礼，而且失去法律的效力。私人信函无本人签字则失礼。(3) 抄送(cc)：有抄送对象则写，若无，则不必写这项。抄送通常置于落款的左下端。(4) 附件(Enclosure or Encl.)：有则写，若无，则不必写这项。附件置于抄送的下方。(5) 再启(Postscript, or P.S.)：如果信写好后正要寄发时，突然得到某种相关的信息，或想起一件重要的事需要在信中提及，那么，则在信的底端写上附言或再启。商务信函的格式（重点掌握）商务信函有不同的类型的格式，其中常用的格式有两种：缩进式和齐头式。后一种是现代商函中都采用的格式。现分别介绍如下：1. 缩进式(Indented format)：在此格式中，日期和结束的敬语从纸张的中间写起；每一段开始缩进四至五个空格。例如：White Bros. Inc. 1234 Broadway Road Evanston, Illinois 77334 U.S.A. Tel: 01-456-789 Fax: 01-765-78912th December, 2009Mr. Robert WhiteBolton Stores Ltd.13 Lake LaneNorthbrook, Illinois 55566U.S.A.Dear Mr. White,There is absolutely no excuse for my not meeting with you last Monday or at least not getting word for you. .I am eager to talk to you . Yours sincerely, Mark White Sales Manager2. 齐头式(Full / Block format)：这种格式现在使用的范围十分广泛，因为它快捷、效率高，而且能反映进行的商业活动的积极方式。由于能节省打字的时间，信件的所有内容都从左边开始。例如：White Bros. Inc.1234 Broadway RoadEvanston, Illinois 77334U.S.A.Tel: 01-456-789Fax: 01-765-78912th December, 2009Mr. Robert WhiteBolton Stores Ltd.13 Lake LaneNorthbrook, Illinois 55566U.S.A.Dear Mr. White,There is absolutely no excuse for my not meeting with you last Monday or at least not getting word for you. .I am eager to talk to you .Yours sincerely, Mark WhiteSales Manager练习题：Bank of China hopes to enter into business relationship with New York Bank. Both sides have decided to meet in Hot Spring Hotel. But now the manager of business department of Bank of China cant go for it because of unexpected accidents. Please write a formal business letter to explain this to the delegate from New York Bank and cancel it. 答案：Bank of China1234 Strawberry RoadShanghai 77334ChinaTel: 021-456-789Fax: 021-765-78912th December, 2009Mr. Robert WhiteNew York Bank13 Lake LaneNew York 55566U.S.A.Dear Mr. White,Thank you for your attention and interest in our collaboration.There is absolutely no excuse for my not meeting with you next Monday. The appointment was written on my calendar but somehow unexpected accidents occupy me now. I am very sorry that this meeting will be cancelled. Please forgive me.I am eager to talk to you and will call on 15th January, 2010 to see if we can arrange a meeting. I will not let you down.Yours sincerely, Chen LiManager