采购系统流程与组织整合方案

机密文件，注意保管上海永冠商商业设备备有限公公司采购系统流流程及组组织整合合方案上海斯隆企企业管理理咨询有有限公司司2003年年3月内容提纲第一部分 采购购系统业业务流程程整合1 采购系统业业务流程程整合的的总体思思路2 采购系统业业务流程程整合图图解2.1 采购系统总总流程2.1.1 采购系统总总流程图图2.1.2 采购系统总总流程图图说明2.2 原材料物资资采购流流程2.2.1 原材料物资资采购流流程图2.2.2 原材料物资资采购流流程图说说明2.3 塑粉药水采采购流程程2.3.1 塑粉药水采采购流程程图2.3.2 塑粉药水采采购流程程图说明明2.4 商标条手提提篮采购购流程2.4.1 商标条手提提篮采购购流程图图2.4.2 商标条手提提篮采购购流程图图说明2.5 外购毛胚件件采购流流程2.5.1 外购毛胚件件采购流流程图2.5.2 外购毛胚件件采购流流程图说说明2.6 五金件采购购流程2.6.1 五金件采购购流程图图2.6.2 五金件采购购流程图图说明2.7 办公用品采采购流程程2.7.1 办公用品采采购流程程图2.7.2 办公用品采采购流程程图说明明2.8 设备采购流流程2.8.1 设备采购流流程图2.8.2 设备采购流流程图说说明2.9 请付款流程程2.9.1 请付款流程程图2.9.2 请付款流程程图说明明2.10 供应商评审审流程2.11 供应商考核核流程2.12 供应商建档档流程2.13 供应商档案案维护流流程第二部分 采购购系统组组织结构构整合3 采购系统组组织结构构整合的的总体思路4 采购系统组组织结构构整合图图解4.1 采购系统组组织结构构图4.2 采购系统组组织结构构图说明明5 采购系统各各部门功功能定位位与定岗岗定编6 采购系统岗岗位描述述第一部分 采购购系统业业务流程程整合1 采购系统业业务流程程整合的的总体思思路1.1 从整个公司司全局最最优的角角度来设设计和优优化，考考虑到仓仓库与采采购部门门的密切切联系，将将仓库纳纳入采购购系统的的范围。采采购系统统的业务务流程从从采购需需求的提提出一直直到采购购物资的的入库。消除部门间的本位主义，达到流程整合的“公司利益最大化”效果。 1.2 变“灰色流流程”、“惯例流流程”为“规范流流程”，增强强业务流流程的规规范性，减减少随意意性，实实现各项项采购业业务的规规范化运运作。1.3 加强流程的的可操作作性，变变“模糊流流程”为“明确流流程”。 明确确相关部部门、岗岗位在业业务流程程中关键键节点上上的职责责，引入入必要的的监控环环节，保保证流程程的贯彻彻执行。1.4 以现有业务务流程为为基础，对采购系统业务流程进行系统化改造，通过整合及加强关键节点上的控制，达到流程优化。1.5 针对采购系系统业务务流程中现存的的问题，考考虑到永永冠公司司采购工工作的实实际情况况，在采采购流程程中增加加采购调调度这一一环节，负负责全面面掌握各各项物资资的库存存情况，负负责各项项物资的的申购工工作。1.6 业务流程的的整合借借鉴外资资同类型型企业的的先进设设计思想想和设计计方法，结结合永冠冠公司的的实际情情况，适适当超前前设计，以以适应永永冠公司司快速发发展的需需要。2 采购系统业业务流程程整合图图解图例说明：2.1 采购系统总总流程2.1.1 采购系统总总流程图图2.1.2 采购系统总总流程图图说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 1生产计划划制定流流程。生生产计划划部根据据订单制制定各项项生产、配配货计划划。针对对各项物物资需求求，采购购部进行行采购。2. 2-1设备备采购付付款流程程。3. 2-2原材材料采购购流程。根根据生产产计划由由采购部部测算原原材料需需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。4. 2-3塑粉粉药水采采购流程程。根据据生产计计划由采采购部测测算塑粉粉药水需需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。5. 2-4商标标条、手手提篮采采购流程程。根据据生产计计划部测测算的商商标条、手手提篮需需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。6. 2-5外购购毛胚件件采购流流程。根根据生产产计划部部制定的的外购毛毛胚件需需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。7. 2-6五金金件采购购流程。根根据生产产计划部部测算的的五金件件需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。8. 2-7办公公用品采采购流程程。根据据总经办办提出的的办公用用品需求求，进行行相应的的采购、质质检、入入库。9. 3供应商管管理流程程。对于于各项物物资的采采购，都都会涉及及到对供供应商的的评审、选选择等，其其中有些些物资的的采购还还会选择择几家较较为固定定的供应应商进行行长期合合作。必必须加强强对供应应商的管管理，包包括：创创建、维维护、评评审等。10. 4 品质管管理流程程。采购购的各项项材料物物资，入入库之前前都必须须进行质质量检验验。11. 5请付款流流程。对对于长期期合作供供应商，根根据物资资采购入入库和对对方发票票开具情情况通知知财务进进行付款款。12. 6财务银行行付款流流程。对对金额较较大的采采购支出出，一般般采取银银行付款款的方式式。13. 7财务零用用金报支支流程。对对金额较较少的采采购支出出，可采采取先现现金采购购，后报报销的方方式。2.2 原材料采购购流程2.2.1 原材料采购购流程图图2.2.2 原材料采购购流程图图说明（1） 原材料采购购流程说说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 生产计划部部根据订订单制定定生产计计划。订单，生产产计划2. 采购部根据据生产计计划，测测算原材材料需求求量，填填制原材材料物资资需求清清单，内内容包括括品种、规规格、数数量、到到货日期期等。根据生产计计划，原原材料数数量与产产品数量量之间的的勾稽关关系，产产生原材材料物资资需求清清单3. 采购副总审审核测算算数据的的准确性性。过渡阶段可可由生产产副总审审核4. 原材料仓库库保管员员定时向向采购调调度报原原材料的的库存情情况。电脑中的原原材料库库存数量量5. 采购调度根根据生产产计划测测算产品品生产对对原材料料的需求求数量，结结合原材材料物资资库存情情况和需需求清单单，填制制原材料料物资申申购单。产生原材料料物资申申购单6. 主要原材料料的采购购，可以以通过对对供应商商的评审审，由采采购副总总同总经经理协商商，由总总经理确确定几家家定点供供应商（总总经理可可以授权权采购副副总审核核确定）并并建立长长期密切切的合作作关系。日日常采购购时则根根据质量量、价格格等因素素在已定定的供应应商范围围内选择择。参考合格供供应商名名单、长长期合同同7. 对于选定的的供应商商不能提提供的某某些品种种、规格格的原材材料，向向非定点点供应商商询价、比比价、议议价。8. 填制原材料料物资采采购单，内内容包括括：品种种、数量量、金额额、交货货期等。产生原材料料物资采采购单9. 根据金额大大小，由由相应的的授权采采购主管管进行审审批。10. 采购员与供供应商落落实采购购，跟踪踪采购物物资的进进展，督督促物资资及时入入库。必必要时包包括协调调安排车车辆运输输。11. 质检部对采采购的原原材料物物资质量量进行检检验。根据相关检检验标准准12. 质检员或仓仓库保管管员验收收发现不不合格的的原材料料物资，立立即通知知采购员员，并由由采购员员对其进进行处理理。一般般情况下下，与供供应商协协商处理理方法：折价、退退货、补补货等。特特殊情况况下，更更换供应应商，并并重新采采购。13. 原材料仓库库保管员员对采购购物资的的品种、规规格、数数量进行行核对。根据采购调调度提供供的原材材料物资资申购清清单14. 验收合格，仓仓库保管管员在送送货单上上签字，物物资入库库并办理理登记手手续，将将入库信信息输入入电脑。电脑实时反反映库存存信息15. 采购调度实实时掌握握原材料料仓库的的收、发发、存动动态。（2） 原材料采购购流程调调整前后后的比较较分析 流程调整之之一：调调整原辅辅材料需需求确定定的流程程。原流流程为：原辅材材料仓库库根据制制造部门门开料组组要求的的需求量量，结合合库存情情况填制制原材料料申购单单报生产产副总审审批，继继而由采采购部门门组织采采购。调调整后的的流程：由生产产计划部部根据订订单制定定出相应应的生产产计划，由由采购部部采购调调度根据据生产计计划测算算出原辅辅材料需需求量报报采购副副总审批批（过渡渡阶段可可由生产产副总审审批），由由采购调调度结合合库存情情况编制制申购单单。通过过调整，可可以更为为科学地地确定原原辅材料料的需求求量，不不仅有利利于成本本控制，而而且使生生产系统统和采购购系统的的流程边边界的界界定更为为合理，同同时加快快了需求求信息迅迅速转化化为采购购信息的的进程。 流程调整之之二：增增加采购购调度这这个岗位位节点，由由采购调调度作为为生产部部门、采采购部门门和原材材料仓库库的接口口，科学学地界定定采购流流程的边边界，加加强了采采购需求求的监控控，降低低成本，还还进一步步疏通了了采购信信息的流流通渠道道。对于于新增的的采购调调度岗位位，要求求其不仅仅能够根根据生产产计划测测算出各各类原材材料的需需求量，而而且还要要全面掌掌握原材材料物资资的库存存信息，根根据原材材料需求求信息及及各项物物资的安安全储备备量，编编制申购购单。2.3 塑粉药水采采购流程程2.3.1 塑粉药水采采购流程程图2.3.2 塑粉药水采采购流程程图说明明（1） 塑粉药水采采购流程程说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 生产计划部部根据订订单制定定制造二二部生产产计划。订单，生产产计划2. 采购部根据据生产计计划测算算喷涂工工序对塑塑粉药水水的需求求数量，填填制塑粉粉药水需需求清单单，内容容包括品品种、规规格、数数量、到到货日期期等。根据生产计计划，所所需塑粉粉药水数数量与产产品数量量之间的的勾稽关关系，产产生塑粉粉药水需需求清单单3. 采购副总审审核测算算数据的的准确性性。过渡阶段可可由生产产副总审审批4. 外协外购仓仓库保管管员定时时向采购购调度报报塑粉药药水的库库存情况况。根据塑粉药药水收、发发、存日日记帐5. 采购调度结结合塑粉粉药水库库存情况况和需求求清单，填填制塑粉粉药水申申购单。产生塑粉药药水申购购单6. 通过对供应应商的评评审，由由采购副副总同总总经理协协商，由由总经理理确定塑塑粉药水水定点供供应商（总总经理可可以授权权采购副副总审核核确定）并并建立长长期密切切的合作作关系。参考与供应应商的长长期合同同7. 填制塑粉药药水采购购单，内内容包括括：品种种、数量量、金额额、交货货期等。产生塑粉药药水采购购单8. 根据金额大大小，由由相应的的授权采采购主管管进行审审批。9. 采购员与供供应商落落实采购购，跟踪踪采购物物资的进进展，督督促物资资及时入入库。必必要时包包括协调调安排车车辆运输输。10. 质检部对采采购的塑塑粉药水水质量进进行检验验。根据相关检检验标准准11. 质检员或仓仓库保管管员验收收发现不不合格的的塑粉药药水，立立即通知知采购员员，并由由采购员员对其进进行处理理。一般般情况下下，与供供应商协协商处理理方法：折价、退退货、补补货等。特特殊情况况下，更更换供应应商，并并重新采采购。12. 外协外购仓仓库保管管员对采采购物资资的品种种、规格格、数量量进行核核对。根据采购调调度提供供的塑粉粉药水申申购清单单13. 验收合格，仓仓库保管管员在送送货单上上签字，物物资入库库并办理理登记手手续。登记收、发发、存日日记帐14. 采购调度实实时掌握握外协外外购仓库库的收、发发、存动动态。（2） 塑粉药水采采购流程程调整前前后比较较分析 流程调整之之一：调调整塑粉粉药水需需求确定定的流程程。原流流程为：外协外外购仓库库保管员员在库存存降到一一定程度度时向制制造二部部经理汇汇报，制制造二部部经理大大致估算算塑粉药药水的需需求量，协协助外协协外购仓仓库保管管员填制制塑粉药药水申购购单。调调整后的的流程：由生产产计划部部根据订订单数量量制定制制造二部部的生产产计划，由由采购部部采购调调度测算算相应的的塑粉药药水需求求量，并并经采购购副总审审批后（过过渡阶段段可由生生产副总总审批），由由采购调调度结合合库存数数量填制制塑粉药药水申购购单。通通过调整整，可以以更为科科学地确确定塑粉粉药水的的需求量量，不仅仅有利于于成本控控制，而而且使生生产系统统和采购购系统的的流程边边界的界界定更为为合理，同同时加快快了需求求信息迅迅速转化化为采购购信息的的进程。 流程调整之之二：增增加采购购调度这这个岗位位节点，由由采购调调度作为为生产部部门、采采购部门门和外协协外购仓仓库的接接口，科科学地界界定采购购流程的的边界，加加强了采采购需求求的监控控，还进进一步疏疏通了采采购信息息的流通通渠道。对对于新增增的采购购调度岗岗位，要要求其不不仅能够够根据生生产计划划测算出出各类塑塑粉、药药水的需需求量，而而且还要要全面掌掌握塑粉粉、药水水的库存存信息，根根据需求求信息及及各项物物资的安安全储备备量，编编制申购购单。 流程调整之之三：调调整采购购实施环环节。原原流程为为：公司司与定点点供应商商签订长长期合同同，日常常采购时时由外协协外购仓仓库保管管员将申申购单直直接发给给供应商商，实施施采购。调调整后的的流程为为：采购购调度填填制申购购单后，由由采购员员填制采采购单并并经相应应授权的的采购主主管审批批后向供供应商采采购。通通过调整整，虽然然表面上上看环节节是增多多了，但但考虑到到实际操操作中这这部分的的工作量量并不是是很大，处处理时间间较短，并并不会影影响到流流程的执执行；相相反，有有助于加加强采购购系统对对塑粉药药水采购购的控制制，降低低浪费，控控制成本本。 流程调整之之四：增增加了质质检环节节。至于于实际操操作中，质质检工作作如何进进行可根根据实际际情况进进行调整整确定。2.4 商标条手提提篮采购购流程2.4.1 商标条手提提篮采购购流程图图2.4.2 商标条手提提篮采购购流程图图说明（1） 商标条手提提篮采购购流程说说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 生产计划部部根据订订单测算算所需商商标条、手手提篮等等的需要要，填制制外协外外购配货货单。根据订单，产产生外协协外购配配货单2. 采购调度相相应地填填制外协协外购申申购单。产生外协外外购申购购单3. 生产副总对对申购数数量、品品种等进进行审核核。4. 通过对供应应商的评评审，由由采购副副总同总总经理协协商，由由总经理理确定商商标条、手手提篮等等的定点点供应商商（总经经理可以以授权采采购副总总审核确确定）并并建立长长期密切切的合作作关系，可可以及时时地供货货。参考与供应应商的长长期合同同5. 采购调度直直接与供供应商落落实采购购，跟踪踪采购物物资的进进展，督督促物资资及时入入库。6. 定点供应商商备货，接接到采购购通知后后立即送送货。7. 质检部对采采购的商商标条、手手提篮等等的质量量进行检检验。根据相关检检验标准准8. 外协外购仓仓库保管管员对采采购物资资的品种种、规格格、数量量进行核核对。根据采购调调度提供供的商标标条、手手提篮申申购清单单9. 质检员或仓仓库保管管员验收收发现不不合格的的，立即即通知采采购调度度，并由由采购调调度对其其进行处处理。一一般情况况下，与与供应商商协商处处理方法法：折价价、退货货、补货货等。特特殊情况况下，更更换供应应商，并并重新采采购。10. 验收合格，仓仓库保管管员在送送货单上上签字，物物资入库库并办理理登记手手续。登记收、发发、存日日记帐11. 采购调度实实时掌握握外协外外购仓库库的收、发发、存动动态。（2） 商标条手提提篮采购购流程调调整前后后比较分分析 调整之一：申购人人员发生生调整。原原流程为为：生产产计划部部根据订订单制定定外协外外购配货货单，由由仓库保保管员据据此填制制外协外外购申购购单。调调整后流流程为：生产计计划部根根据订单单制定外外协外购购配货单单，由采采购调度度据此填填制外协协外购申申购单。通通过调整整，由采采购调度度统一填填制申购购单，负负责申购购工作，增增强了采采购调度度对采购购物资的的总体掌掌握。同同时，更更清晰地地界定了了采购调调度、仓仓库保管管员、生生产计划划部门的的职责。 调整之二：增加了了生产副副总审核核这一环环节，使使得申购购的数量量更为科科学、准准确，同同时也加加强了对对申购的的控制。 调整之三：采购执执行人员员的调整整。原流流程为：外协外外购仓库库保管员员填制申申购单后后交材料料会计执执行采购购。调整整后的流流程为：由采购购调度根根据生产产副总审审核后的的申购单单执行采采购。通通过调整整，减少少了不必必要涉及及的人员员和环节节，流程程更为顺顺畅，加加快了需需求信息息转化为为采购信信息的进进程，提提高了流流程的效效率。2.5 外购毛胚件件采购流流程2.5.1 外购毛胚件件采购流流程图2.5.2 外购毛胚件件采购流流程图说说明（1） 外购毛胚件件采购流流程说明明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 生产计划部部根据订订单，测测算外购购毛胚件件需求，填填制外购购毛胚件件申购单单。根据订单，产产生外购购毛胚件件申购单单2. 生产副总对对申购数数量、品品种等进进行审核核。3. 通过对供应应商的评评审，由由采购副副总、生生产副总总、总经经理协商商，由总总经理确确定外购购毛胚件件的定点点供应商商（总经经理可以以授权采采购副总总审核确确定）并并建立长长期密切切的合作作关系。日日常由生生产计划划部与供供应商联联系采购购。参考与供应应商的长长期合同同4. 实际向供应应商采购购的外购购毛胚件件清单向向采购调调度备案案5. 生产计划部部直接与与供应商商落实采采购，跟跟踪采购购物资的的进展，督督促物资资及时入入库。这这主要是是考虑生生产部门门对于外外购毛胚胚件的质质量情况况比较熟熟悉，而而且外购购毛胚件件配套供供应商在在崇明，由由生产计计划部直直接进行行采购有有利于提提高效率率。6. 定点供应商商备货，接接到采购购通知立立即安排排生产及及送货。7. 质检部对采采购的外外购毛胚胚件的质质量进行行检验。根据相关检检验标准准8. 制造车间中中转仓库库保管员员对采购购物资的的品种、规规格、数数量进行行核对。根据生产计计划部提提供的外外购毛胚胚件采购购清单9. 质检员或仓仓库保管管员验收收发现不不合格的的，立即即通知生生产计划划部，并并由生产产计划部部对其进进行处理理。一般般情况下下，与供供应商协协商处理理方法：折价、退退货、补补货等。特特殊情况况下，更更换供应应商，并并重新采采购。10. 验收合格，仓仓库保管管员在送送货单上上签字，物物资入库库并办理理登记手手续，入入库物资资信息输输入电脑脑。11. 采购调度实实时掌握握外购毛毛胚件的的入库情情况。（2） 外购毛胚件件采购流流程调整整前后比比较分析析 调整之一：增加生生产副总总对外购购毛胚件件申购单单的审核核环节。通通过调整整，强化化了对外外购毛胚胚件申购购的审核核，使得得申购单单外购毛毛胚件数数量更为为合理，一一方面有有助于防防止过多多的外购购，造成成生产能能力的浪浪费；另另一方面面有助于于防止自自身的生生产任务务过重，造造成不能能按时完完成订单单的生产产，影响响交付。 调整之二：增加采采购调度度环节。通通过调整整，生产产计划部部向定点点供应商商下发的的实际外外购毛胚胚件采购购清单需需报采购购调度备备案；并并且，采采购调度度还实时时掌握其其入库情情况，使使得采购购调度能能通盘掌掌握公司司各项材材料物资资采购的的情况。也也有利于于后续的的付款工工作。2.6 五金件采购购流程2.6.1 五金件采购购流程图图2.6.2 五金件采购购流程图图说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 生产计划部部根据订订单制定定生产计计划，并并相应地地测算五五金件配配套产品品的需求求数量。根据订单测测算2. 生产计划部部填制五五金件配配货单，内内容包括括品种、规规格、数数量、到到货日期期等。产生五金件件需求清清单3. 生产计划部部负责人人审核测测算数据据的准确确性。4. 五金仓库保保管员定定时向采采购调度度报五金金件的库库存情况况。电脑中的五五金库存存数量5. 采购调度结结合五金金件库存存情况和和需求清清单，填填制五金金件申购购单。产生五金件件申购单单6. 采购员向供供应商询询价、比比价、议议价，确确定供应应商及价价格。7. 填制五金件件采购单单，内容容包括：品种、数数量、金金额、交交货期等等。产生五金件件采购单单8. 根据金额大大小，由由相应的的授权采采购主管管进行审审批。9. 采购员至财财务处借借款或开开具支票票以进行行采购付付款。10. 采购员付款款，与供供应商落落实采购购，跟踪踪采购物物资的进进展，督督促物资资及时入入库。必必要时包包括协调调安排车车辆运输输。11. 质检部对采采购的五五金件质质量进行行检验。根据相关检检验标准准12. 质检员或仓仓库保管管员验收收发现不不合格的的五金件件，立即即通知采采购员，并并由采购购员对其其进行处处理。一一般情况况下，与与供应商商协商处处理方法法：折价价、退货货、补货货等。特特殊情况况下，更更换供应应商，并并重新采采购。13. 五金仓库保保管员对对采购物物资的品品种、规规格、数数量进行行核对。根据采购调调度提供供的五金金件申购购清单14. 验收合格，仓仓库保管管员在送送货单上上签字，物物资入库库并办理理登记手手续，将将入库信信息输入入电脑。电脑实时反反映库存存信息15. 采购调度实实时掌握握五金仓仓库的收收、发、存存动态。16. 采购员凭发发票、入入库证明明、经审审批的采采购单至至财务处处进行报报销。2.7 办公用品采采购流程程2.7.1 办公用品采采购流程程图2.7.2 办公用品采采购流程程图说明明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 总经办办公公用品保保管员提提出采购购需求。2. 填制办公用用品申购购单。产生办公用用品申购购单3. 由总经办主主任或相相应授权权人员进进行审核核批准。4. 采购员向供供应商询询价、比比价、议议价，确确定供应应商及价价格。5. 填制办公用用品采购购单，内内容包括括：品种种、数量量、金额额、交货货期等。产生办公用用品采购购单6. 根据金额大大小，由由相应的的授权采采购主管管进行审审批。7. 采购员至财财务借款款或开具具支票以以进行采采购付款款。8. 采购员付款款，与供供应商落落实采购购，跟踪踪采购物物资的进进展，督督促物资资及时入入库。9. 质检部对采采购的办办公用品品质量进进行检验验。根据相关检检验标准准10. 质检员或办办公用品品保管员员验收发发现不合合格的办办公用品品，立即即通知采采购员，并并由采购购员对其其进行处处理。一一般情况况下，与与供应商商协商处处理方法法：折价价、退货货、补货货等。特特殊情况况下，更更换供应应商，并并重新采采购。11. 办公用品保保管员对对采购物物资的品品种、规规格、数数量进行行核对。12. 验收合格，仓仓库保管管员在送送货单上上签字，物物资入库库并办理理登记手手续。13. 采购员凭发发票、入入库证明明、经审审批的采采购单至至财务进进行报销销。2.8 设备采购流流程2.8.1 设备采购流流程图2.8.2 设备采购流流程图说说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 设备需求单单位提出出采购申申请。生产设备申申购单2. 相关具有决决策权限限人员对对采购申申请进行行讨论，协协商解决决方案，对对采购申申请进行行审核确确认。3. 由设备采购购涉及的的相关人人员，如如：设备备部、技技术部、设设备使用用部门与与采购部部门一同同进行供供应商评评审。这这里主要要是考虑虑到设备备采购的的技术含含量较高高，采购购部门难难以独立立完成，因因此，需需其它部部门配合合进行。生产供应商商评审表表4. 与供应商进进行谈判判，确定定合同的的各项条条款，包包括：技技术指标标、性能能、价格格、交货货期、服服务、付付款方式式及条件件等，最最终签订订合同。生产合同5. 财务部按合合同约定定及执行行情况进进行付款款。6. 执行合同，进进行设备备的安装装、调试试、验收收工作。生产各种设设备及技技术文档档2.9 采购请付款款流程2.9.1 采购请付款款流程图图2.9.2 采购请付款款流程图图说明（1） 采购请付款款流程说说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 采购调度掌掌握各定定点供应应商的物物资采购购入库信信息，每每月或定定期统计计定点供供应商入入料明细细。根据各项物物资入库库信息，产产生入料料明细2. 采购员根据据入料明明细，填填写定点点供应商商的对帐帐单。产生对帐单单3. 相应授权的的采购主主管人员员对此对对帐单进进行审核核。4. 审核确认的的对帐单单发供应应商进行行核对。5. 对于供应商商审核确确认的对对帐单，相相应授权权的采购购主管人人员根据据合同约约定的付付款日期期和其它它情况，进进行审核核是否或或何时付付款。6. 在某些情况况下，如如采购物物资使用用过程中中发现问问题，相相应授权权的采购购主管应应与供应应商协商商，寻求求解决方方案。7. 如款项已到到期，且且符合付付款条件件，相应应授权的的采购主主管应在在付款凭凭证上签签字，通通知财务务可以付付款。付款凭证8. 供应商开出出发票，交交财务。发票9. 采购调度或或仓库保保管员提提供物资资入库信信息，供供财务核核对。有有些物资资入库信信息可在在内部网网络上提提供。物资入库信信息10. 财务部在发发票、付付款通知知和物资资入库信信息的基基础上，对对付款进进行财务务上的审审核。审审核通过过，进行行付款。（2） 采购请付款款流程调调整前后后比较分分析 流程调整之之一：采采购请付付款流程程的适用用范围。由由于公司司对一些些重要的的原辅材材料物资资、外购购毛胚件件、外协协产品等等都与定定点供应应商建立立了长期期合作关关系，一一般情况况下，日日常采购购时并不不立即付付款，而而是定期期结算货货款。针针对这一一情况，此此处的采采购请付付款流程程明确了了对于这这些定点点供应商商如何提提请财务务进行付付款。 流程调整之之二：对对采购请请付款流流程进行行了适当当规范。原原流程中中，主要要由采购购副总负负责审核核供应商商的付款款请求，通通知财务务进行付付款。调调整后的的流程中中，对付付款审核核的条件件进行了了相应的的明确，较较之以前前更为规规范。 流程调整之之三：增增加了请请付款流流程的主主动性。原原流程中中，先由由供应商商提出付付款请求求，我方方再进行行相应的的核对，缺缺乏对采采购物资资统计工工作及付付款的整整体掌握握。调整整后的流流程，采采购调度度定期统统计采购购物资入入库明细细，此外外，采购购部门还还定期与与定点供供应商进进行核对对，有利利于掌握握采购数数量和金金额的整整体情况况，加强强成本控控制。2.10 供应商评审审流程(流程编编号：永永冠采0010；流程名名称：设设备采购购流程)执行单位流程图作业说明及及表单技术/品保填写确认书 结束评估 Y N Y确定价格重复打样结果 Y Y询议价打样 N N是否符合公司需求是否批准新供应商开发采购采购/品管管/技术术采购/品管管/技术术采购/品管管/技术术采购/品管管/技术术采购采购供应商档案创建流程结束评估Nl 新供应商信信息搜集集及部分分供应商商初次拜拜访。l 由采购、品品保、技技术共同同执行填填写新新供应商商评审表表l 由权责主管管进行审审批l 进行初步报报价及打打样作业业。l 供应商样品品必须经经过品保保及技术术确定签签字填写写材料料确认书书通过过签定，方方可建立立档案系系统，未未通过则则确定是是否需要要重新打打样确认认。2.11 供应商考核核流程(流程编编号：永永冠采0011；流程名名称：设设备采购购流程)执行单位流程图作业说明及及表单取消供应商资格 原辅材料/外协/外购采购流程根据采购订单收货后 N Y Y N连续3个月是否有改善通知财务付款依据针对品质、交期进行辅导 N Y进行考核厂商是否合格采购采购/品保保采购/品管管/财务务采购供应商评审流程l 采购针对当当月入库库货物交交货期进进行考核核，品保保针对当当月入料料品质进进行考核核，填写写月供供应商考考核表l 品保专人将将考核结结果发布布至相应应供货商商，同时时转财务务做兑帐帐条件之之依据。l 经考核后由由品保部部门主导导进行供供应商辅辅导，连连续3个个月仍无无有效改改善，则则取消此此供应商商资格。l 斟选新供应应商或将将订单转转发至其其他合格格供应商商。2.12 供应商档案案创建流流程(流流程编号号：永冠冠采012；流程名名称：设设备采购购流程)执行单位流程图作业说明及及表单 Y N是否一次性供应商主管审批填写供应商主挡申请单供应商评估流程业务需要采购部采购/品保保/技术术采购采购主管采购建立档案系统归档 Yl 新产品新材材料的需需求，更更换供应应商的需需求，其其他需求求。l 采购、技术术、品保保共同执执行填写写供应应商评核核表经经上述三三个部门门主管签签核后进进行初步步报价及及打样作作业。样样品必须须经过品品保及技技术确定定签字填填写材材料确认认书。l 采购经办人人员填写写供应应商档案案申请表表l 新的供应商商档案创创建必须须呈采购购副总签签核。l 建入系统归归档。2.13 供应商档案案维护流流程(流流程编号号：永冠冠采013；流程名名称：设设备采购购流程)执行单位流程图作业说明及及表单填写变更表单 Y供应商信息更改采购主管审核 N采购采购采购主管采购/财务务财务财务流程系统维护通知财务l 供应商信息息更改，例例如帐号号、税号号、名称称变更。l 采购经办人人员填写写供应应商信息息修改申申请表l 是否含财务务数据、通通知财务务。l 采购做系统统维护并并通知财财务。第二部分 采购购系统组组织结构构整合3 采购系统组组织结构构整合的的总体思思路3.1 组织架构的的整合主主要基于于业务流流程的整整合设计计，应明明确各业业务功能能的负责责部门和和辅助实实施部门门。3.2 组织架构的的整合应应该确保保各职位位责权利利一致，能能够在出出现差错错时责任任追究到到部门、职职位。3.3 组织架构的的整合应应该确保保采购系系统内部部各职位位之间的的权责利利范围、工工作范围围的平衡衡。3.4 组织架构的的整合应应充分体体现体系系的开放放性和可可调整性性、适应应企业长长期发展展并考虑虑当前的的可操作作性，为为未来的的调整预预留空间间。3.5 进一步完善善采购系系统内部部的及时时登记、定定时分析析的职能能，加强强成本控控制。3.6 加强采购系系统统一一调度功功能。3.7 完善采购部部的功能能，加强强采购部部的组织织力量，使使高层人人员能从从日常的的采购工工作中解解放出来来，对采采购部的的重大事事项（如如：供应应商管理理等方面面）投入入更多的的精力。3.8 进一步加强强采购系系统内部部对材料料仓库的的控制管管理，将将材料仓仓库纳入入采购系系统的管管辖范围围。4 采购系统组组织结构构整合图图解4.1 采购系统组组织结构构图4.2 采购系统组组织结构构图说明明4.2.1 将原材料仓仓库、五五金仓库库、外协协外购仓仓库统一一纳入采采购系统统。将各各仓库的的物资管管理，库库存水平平的控制制等纳入入采购系系统的考考核范围围。通过过调整，有有利于完完善采购购系统的的职能，加加强对采采购物资资的控制制和管理理。实际际操作中中，考虑虑到地域域上的问问题，可可将各材材料仓库库的日常常管理委委托行政政副总代代管。4.2.2 增加采购调调度岗位位，由采采购调度度作为生生产部门门、采购购部门和和材料仓仓库的接接口，全全面掌握握原材料料物资的的需求信信息和库库存信息息，根据据原材料料需求信信息及各各项物资资的安全全储备量量，编制制申购单单，进行行申购工工作。通通过调整整，能加加强对采采购需求求的监控控，完善善采购部部门的职职能，有有利于消消除浪费费、降低低成本，疏疏通采购购信息的的流通渠渠道。4.2.3 增加采购主主管岗位位。由采采购主管管协助采采购部经经理进行行采购部部门日常常管理工工作，加加强对供供应商的的管理，加加强对采采购物资资和仓库库的管理理。通过过增设采采购主管管岗位，有有利于增增强采购购部的组组织力量量，把采采购部经经理及采采购副总总从日常常的采购购工作中中解放出出来，协协助其进进行一些些重要的的工作。5 采购系统各各部门功功能定位位与定岗岗定编采购系统设设有部级级部门11个，为为采购部部，处室室（或班班组）55个，岗岗位5个个，人员员编制111人，详详见下表表：部门名称功能定位内部机构名名称定岗主要职能定编采购部负责各项物物资的申申购、采采购、入入库、管管理工作作办公室部门经理全面负责采采购部工工作1采购主管协助部门经经理工作作，供应应商管理理，物资资采购管管理，仓仓库管理理1采购调度负责生产、采采购、仓仓库的联联系和协协调，编编制材料料申购单单1采购员执行具体采采购任务务3上海仓库仓库管理员员物资的暂时时存放、保保管1原材料仓库库仓库管理员员原材料的入入库保管管领用1外协外购仓仓库仓库管理员员外购产品的的入库保保管领用用1五金仓库仓库管理员员五金件的入入库保管管领用2合 计5个/11人