《国家行政机关公文处理办法》讲座.ppt

1,一、公文概述,（一）公文含义 （二）公文特点,2,（一）公文含义,1.公文定义：公文 (包括电报，下同)及公务文书，是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 含义 ：作者的法定性； 法定的权威性； 效用的现实性； 体式和处理程序的规范性。,3,（二）公文特点,1政治性。 2实事求是。 3精简、准确。 4及时、高效。 5安全、保密。,4,二、公文的分类,（一）分类 1.从公文的来源上分 分为收来文件（收文）；对外文件（发文）；内部文件。 2.从行文方向分 分为上行文；下行文和平行文（不相隶属文件） 3.从机密程度分 分为公布文件；内部文件；保密文件。 4.从公文办理时限分 分为平件；急件；特急件。,5,（二） 常用公文种类,常用公文种类包括 1、命令（令） 2、决定 3、公告4、通告 5、通知 6、通报 7、议案 8、报告、 9、请示10、批复 11、意见12、函 13、会议纪要,6,1、命令（令）,适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员 。 （1）类型 公布令、 行政令、 嘉奖令、 惩戒令、 撤销令、 特赦令、 （2）特点： 内容重要 权威性强 强制性大,7,2、决定,适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （1）类型 法规政策性决定 重要事项和重大行动的决定奖惩性决定 （2）特点 严肃性、 明确性、 说理性,8,3、公告,适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 。 （1）类型 重大事件公告 法定公告 单位重要事项公告 （2）特点 内容重要 对象广泛 制发机关级别高,9,4、通告,适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （1）类型 制约性通告 周知性通告 （2）特点 法规性 周知性 实务性 行业性,10,5、通知,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 。 （1）类型 批示性通知。 指示性通知。 法规性通知。 政策性通知。 贯彻性通知。 颁布性通知。 任免通知。 会议通知。 一般性通知。 （2）特点 知照性。通知的主要功能在于知照。 广泛性。通知的广泛性表现在多方面。 时效性。通知有一定的时效要求。,11,6、通报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况 。 （1）类型 表彰性通报。 批评性通报。 情况通报。 （2）特点 告知性 教育性 政策性,12,7、议案,适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 。 （1）类型 法律、法规案 重要事项案 机构改革、变动案 人事任免案 批准条约案 国民经济发展计划案，财政预算案 （2）特点 制作主体的法定性内容的特定性 适时性 必要性和可行性,13,8、报告,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 。 （1）类型 工作报告 情况报告 建议报告 答复报告 报送报告 （2）特点 单向性 陈述性 事后性 即“事前请示，事后报告” 。,14,9、请示,适用于向上级机关请求指示、批准 。 （1）类型 请求指示的请示。 请求批准的请示。 请求批转的请示。 （2）特点请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。应一事一请示。一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。,15,10、批复,适用于答复下级机关的请示事项 。 （1）类型 审批性批复 指示性批复 （2）特点行文的被动性针对性集中性和明确性政策性和依据性,16,11、意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （1）类型 规划性意见 实施意见 具体工作意见 （2）特点 指导性 针对性 原则性,17,12、函,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 。 （1）类型 商洽事宜函， 通知事宜函， 催办事宜函， 邀请函、 请示答复事宜函， 转办函， 催办函， 报送材料函。 （2）特点 适用范围广泛 行文方向具有多向性 一般较短小，内容单一，,18,13、会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项 。 （1）类型 办公会议纪要 专项会议纪要 （2）特点 纪实性 概括性 指导性,19,（三）机关其他常用文书,1、规章制度类文书 2、计划类文书 3、总结类文书 4、简报类文书 5、合同类文书 6、记录类文书 7、讲话类文书,20,三、公文格式与稿本,（一）公文格式 包括公文的构成要素； 公文的排版形式； 公文的印装要求。,21,1、公文的构成要素,公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分 。 眉首包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人； 主体包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件 ； 版记包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 。,22,（1）眉首,置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。 公文分数序号：即将同一文稿印刷若干份时每 份公文的顺序编号。置于版心左上角第一行，用阿拉伯数字。 秘密等级和保密期限：密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。置于版心右上角第一行，两字之间空一字。,23,紧急程度：是对公文送达和处理的时限要求。 标注“特急”、“急件”；紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行，两字之间空一字。公文同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级定格标识在版心右上角第一行，紧急程度定格标识在版心右上角第二行。,24,发文机关标识：发文机关标识表明公文的作者，他是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头，通常称“文头”。居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。,25,发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行，居中排布。 签发人：签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。,26,（2）公文主体部分,置于公文首页红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。 公文标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、公文主题和文种组成。除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于红色反线下空两行。,27,主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关。标识在标题下空一行，左侧顶格标识，回行时仍顶格。 公文正文：公文正文表述公文的具体内容。通常分导语、主体和结束语。在主送机关下一行，自然段空格，数字、年份不回行。,28,附件：附属在公文正件之后，用以说明、补充正件的图表、目录、名单等文件材料。在正文之后注明附件顺序、名称，在正文下空一行左空两行。 成文时间：指公文生效的时间。以领导人签发的日期为准。标识在正文之下，右空4字。,29,公文生效标识：是证明公文效力的表现形式。一是发文机关印章；二是签署。正式公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均应加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。不得采用“此页无正文”的办法。,30,附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项等。居左空两字加圆括号标注在成文时间下一行。,31,（3）公文版记部分,置于公文主题词以下的各要素统称为版记。 主题词：是揭示公文内容，提高公文检索速度的规范化名词或名词性词组。居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空一字。 抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。在主题词下一行，左空一字，标识“抄送”，后标全角冒号。,32,印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印机关，在抄送机关之下，占一行位置，印发机关左空一字，印发时间右空一字，用阿拉伯数字。,33,2、公文的排版形式,是指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。 公文用纸幅面尺寸：采用国际标准A4型纸，210MM*297MM,公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37MM，公文用纸订口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含页码） 公文书写形式：从左至右横排、横写。其标识第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“1.） 第四层为（1）,34,字体字号：发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度、主题词用3号黑体字；主题词的词目用3号小标宋体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。,35,3、公文的印装要求,双面印刷， 页码套正， 两面误差不得超过2MM， 左侧装订。,36,（二）稿本,公文稿本是指公文的文稿和文本。文稿是指公文在撰制过程中形成的各种文字稿。 草稿：在定稿之前形成的文稿统称草稿。 定稿：是经领导人签发或会议讨论通过的最后稿本。,37,公文文本是指公文定稿后根据需要形成的各种本子。 正本:公文正式文本。 副本：公文正本的复制本或正本的复份。 存本：留存备查的文本。 修订本：对已发出规范类文件重新修改和补充的文本 试行本、暂行本：,38,四行文规则,行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。 第一，加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件准确、快捷地到达目的地； 第二，使机关之间相互行文有法可依、有规可循，以维护正常的行文秩序，防止行文紊乱； 第三，加强对文件数量的控制，精简公文，简化手续，以提高机关行政管理的效率。,39,（一）行文原则,行文应当确有必要，注重效用。 正确选择主送机关与抄送机关 坚持“党政分开”的原则,40,（二）行文方向,1、明确隶属关系和职权范围。 2、严格遵守限制条件。 3、按照划定的范围行文。 4、掌握联合行文的要求。,41,（三）行文要求,1、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 2、对上行文的体式要从严把关。,42,五、公文处理,公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 要求：实事求是； 必须准确； 必须及时； 必须安全。,43,（一）发文办理,发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括： 草拟审核签发复核缮印-用印登记分发等程序。,44,1、草拟公文,要认真学习与研究有关的政策法规 要认真领会机关领导的意图。 要正确使用文种 引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。,45,2、公文审核,公文送负责人签发前，需经办公厅（室）进行审核。,46,3、公文签发,以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发； 以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间 部门不应将代拟稿直接送本级机关负责人签批。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原则上不予受理签发。,47,4、公文复核、缮印,公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。 公文缮印是对已经签发的公文定稿进行印制。,48,5、发文的用印,机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。,49,6、 登记、分送,登记是对一切发出公文进行的记录。 分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。,50,（二）收文办理,收文办理是指对收到公文的办理过程，包括 签收登记审核拟办批办承办催办注办等,51,1、签收、登记,签收是收文办理的开始，因此，要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位的，封皮编号是否与记载相符；信件有无破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明的文题、编号、数量是否符合要求；文件是否完全完整，如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章；阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，注意有无缺页.对于不符合要求的要及时退回。,52,2、审核,审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。,53,3、拟办 、批办,拟办是指秘书人员对来文应由那位领导审批，那一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导同志批办时参考的工作程序。 批办是机关领导人对送批的公文所做的批示处理意见。,54,4、承办 、注办,承办是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作，是文件处理工作中的关键环节，也是具体解决问题的阶段。 注办是经办人员在公文处理单上对承办情况和结果的简要说明。,55,5、催办,为了加快文件处理速度，提高机关工作效率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。催办工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担，也可以配备专职的催办人员。,56,六、公文管理,公文管理的基本原则： 坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全,57,（一）公文管理的基本要求,1、统一接收。 2、建章立制，科学管理。 3、加强协调，多方配合。 4、严格保密，确保安全。,58,（二）公文管理的基本职责,1、翻印 2、公开发布 3、复印 4、撤销 5、废止 6、清退 7、销毁 8、保密,59,七、公文归档,机关在工作活动中产生的文件，处理完毕后，由文件办理人员整理，定期向档案室移交集中保存，称为归档。,60,（一）归档范围,凡是列入公文整理范围的文件，都需要归档。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,61,（二）归档时间,办理完毕的文件经过整理后，一般应在第二年上半年向本单位档案部门移交归档。,62,（三）归档要求,1、完整齐全； 2、符合要求； 3、归档来源； 4、必须是办理完毕的文件； 5、必须有保存价值； 6、以件为单位进行整理。,63,(四)归档整理,（一）分类 分类要素：时间、机构（问题）、保管期限 分类方法 年度机构（问题）保管期限分类法 例：2006年 办公室 永久 定期（30年 10年） 综合处 永久 定期（30年 10年） 业务一处 永久 定期（30年 10年） 业务二处 永久 定期（30年 10年）,64,保管期限年度机构（问题）分类法 例：2006年 永久 2006 办公室 综合处 业务一处 业务二处 定期（30年）办公室 综合处 业务一处 业务二处 定期（10年）办公室 综合处 业务一处 业务二处,65,（二）文件排列 在分类方案的基础上，按照时间结合事由的方法进行排列。 （三）文件编号 对排列文件进行的具体编码。主要使用归档章,66,（四）文件编目 编制归档文件目录。 名称：归档文件目录 格式：,67,（五）装订 以件为单位进行拆钉、装订。 （六）装盒 封面：立档单位名称 盒脊项目：全宗号、分类、保管期限、起止张页号、盒号,