跟单流程以及注意事项

跟单流程以及注意事项（试用）1 生产指令单要求：（1） 基本要求：生产指令单请用统一格式，字体清晰写清楚详细资料，例如订单单号，出货日期，产品型号，数量，AC线，DC线，铭板标签，包装，唛头，运输方式，是否要代收货款等，但如果是出样板或者小数量的批发，一般采用现有的中性包装。（2） 单波段要注意事项：A,产品有部分可以做仿原的外壳的，现在在报价表上面的是一般中性的出货的外壳，如有特殊需要，提前说明白，因为仿原的生产周期价格完全不一样。B,单波段的AC线有新的生产工艺，以前出的AC线全部都是1.2m长的，现在开始，欧规3pin梅花尾，美规3pin梅花尾的有新的规格，1.2m长的不再生产，现在出的是1.5m的和1.8m的，没特殊注明，全部用1.5m长的，如有特殊需要，特殊注明。其它的例如美规2pin一字尾等的，不变，还是1.2m长。（3） 多功能要注意事项：A,生产要素比较多，可以很多都是做OEM的东西，这个在下生产指令单的同时，请付上一份图文并茂的详细的生产要求。（4） 生产过程中，跟单生产部协助业务进行产品的相关资料的确认，业务需要配合。（5） 产品生产出来后，跟单部请业务对产品进行验货，签名确认后，跟单部才可以出货。注意：跟单部收到生产指令单，要确认有生产指令单打样版本和电子版本，并在电脑建立相应的文档，跟单部在收到生产指令单的同时，要认真仔细的阅读生产出货要求，如有任何疑问，要统计出来，向业务或者生产部问清楚，做到每一步落实清楚。2 运费确认：在接到生产指令单或寄样申请单之后，（1）了解到货物数量，箱数，体积，重量，确定是体积重还是实重，到哪里，用什么方式，海运、空运还是快递，是否是偏远的地方。（2）向货代或快递公司问价，抽取出其中比较合理的（注：价钱有优势，信誉有保证，付款方式合理等）（3）反馈给财务，进行确认。（4）确认后告诉业务。注意：在问价的过程中，请记住一点我们占主导地位，不需要详细回答货代的问题。注意：这个运费一定要在财务确认后才能发布。3 收货，一般大货都是司机送货过来：（1）提前问清楚司机什么时间出发，大概多久能到，车牌号码多少。跟司机说清楚地址，联系方式，要让司机在快到到目的地提前来个电话，以便我们做出相应的安排。（2）接货，货到了要求司机卸货到指定的地方。（3）简单清点记录，具体数量对不对，产品包装，要求符合不符合，拍照。注意：接到送货通知后，提前了解是哪个单的货，数量，什么方式出货，了解到货是要立刻出还是要放几天的，这样好安排货具体要卸在什么地方。4. 验货： （1）验货前必要材料：生产指令单或样品申请单，相机，剪刀，胶布，大头笔，易碎贴等。 （2）验货前（在收到生产指令单的时候）就要完全熟悉货物生产的要求（3）按照生产指令单要求，检验货物是否符合生产指令单的要求，填写跟单登记表格。登记好货物的相关信息，数量，箱数，体积，外箱大小，产品标签是中性还是原装，是否有贴易碎标，AC线DC线是怎样的，长度多少？外箱是否完整？如有不符合，在生产指令单工整的登记好，出图文并茂的验货报告，反馈到生产部。（4）拍照：先整体后细分，又外而内 而我们的产品主要分单波段与多功能这两大类型的产品，拍照的重点如下： 整体产品图片 （盒装） 易碎标 标签 产品外包装白色标签 铭板标签单波段 头（欧规，美规等） AC线 尾（梅花尾，一字尾等） DC接头 拍照的重点 整体产品图片（彩盒或吸塑） 易碎标 标签 铭板标签多功能 头（欧规，美规等） AC线 尾（梅花尾，一字尾等） 标配接头 DC接头 选配接头1.无论是单波段还是多功能，铭板标签上的数据一定核对清楚。例如：单波段，18.5V 3.5A：多功能，ALU-120A3E等等。2.核对AC线的梅花尾，一字尾等是否与产品本身相符合。3.所有照片确保清晰（5）确定OK之后，一定要叫业务员来检查，当场签名（姓名，日期等），代表业务已签字确认无误，等下下一步通知安排出货。注意：验货需要根据不同的生产要求，做出应对，随机应变。拍照注意整体和细节的拍照，要知道哪里是出货的重点。另外，每一个步骤，改确认签名的全部按照流程完成，一步都不能缺少。并在收到生产指令单时建立的文档把需要的东西填写清楚。4. 出货：必备工具：电称，拖车。（1）国际快递：A，我们付款，一般找货运代理。接到业务员的出货通知，提前找财务验证签名，后与货代沟通，确定货代什么时间段过来取货。同时我们也可以着手准备好各种材料(快递单，放行条，invoice等)，等待货代上门取货，双方交材料，当着双方的面称重量B，客户指定快递到付，一般直接找相关的正式机构，例如DHL，UPS等等注意：1.国际快递单上门的地址不一定与生产指令单的一致，但是必须得跟Invoice上的一致。 2.有些事如果有疑问的话确认的就得找货代确认，不要因为某些货代比较熟悉就可以掉以轻心。例如:货物总重量。（2）海运（无论指定的还是我们去联系的）：A，我们向货代索取订舱单(Booking)的模板，然后我们要根据货物的情况做一份BookingInvoice发给货代，并问货代相关的费用是多少，即报关费，资料费，手续费等等。B，待货代审核好会发放一份入仓单，收到入仓单的时候，核对好上面的截仓日期，并根据入仓单上面的要求，做出相关安排，例如入外运仓，要根据预约号去预约入仓时间才能入仓。C，需要我们进行报关的订单，收到入仓单后，把入仓单交给报关员进行制作报关资料，并安排递交报关资料到仓库进行报关（一般报关资料要提前送入仓库或者同时送入仓库）。D，货物准备好了，确认可以出货，提前预约司机送货到对应的仓库，另外一般需要打印3份入仓单交给司机一并带到仓库进行入仓。等待货物OK后约司机来取货，将入仓单上面注明要司机一齐带到仓库入仓的资料交给司机，并确认好司机的联系方式，车牌号码等，装车情况进行拍照，司机送货一段时间后，与司机进行联系确认货物是否入仓。最后司机拿回仓库回单交给跟单部。E，货物入仓后，货代会根据仓库提供的资料做一份入仓核实单回传给跟单部确认，跟单部根据入仓核实单会做一份补料发回给货代，以此确认这批货的相关资料。F，货代根据我们提供的货物补料，确认无误后，出一份提单副本跟对账单（invoice），跟单部收到提单副本，要把资料交给业务一并确认，确认无误，告诉货代无误，并确认开船时间。G，开船后，跟财务确认跟货代的对账付款情况，付款，并要求货代把提单寄到指定的地址。F，收到提单后，跟客户确认，把提单寄给客户注意：1.司机的运费分两种情况，一是下一次补上一次的运费；二是司机在送货入仓后会返回来向我们索取运费。 2.约司机送货入仓时间最好订在早上十点之前，所以一般都会在前一天就开始约好司机。3.我们跟货代的沟通方式主要是以邮件为主。4.有的货代的工作效率比较低，所以要经常打电话去催问情况。5.一般从货物入仓到开船最初周期7天，海上行驶时间基本在20天40天左右。提前预约司机送货注意事项：A，了解货物的体积数量等基本资料。B，确定用多大的车，就联系不同的司机我们现有常联系的司机有：4个立方的车：8个立方的车：10个立方的车：C，出货拍下装车情况（3）空运：空运的流程跟海运差不多，需要注意的是空运一般出提单的电子文档。 （4）国内普通快递：根据不同的地方，叫不同的快递，快递单号能在快递的网站进行查询，跟踪好货物的情况，一般国内的快递都是在15天内一定到。特别注意：无论用任何方式出任何货物，都要注意细节，跟踪好货物运输情况，货物一天未到客户手上，都不能掉以轻心。5. 整理资料：a. 在生产指令单或样品申请单签上出货人的姓名，出货日期，货代公司，单号，转单号，基本货物信息b. 填写跟单登记表c. 在电脑建一个文件夹，文件夹中包括：生产指令单，出货相片，出货信息，装箱单等等。d. 再拿到最后的转单号之后确认客户签收了就可以上交生产指令单或样品申请单。6后续跟踪：货物发出去不代表工作已经结束了，事后要跟踪货物的状况，直到确定货到了客户的手里才算结束。文件整理要求：