英语应用文写作

英语应用文写作目录第一章 书信第一节 书信概论第二节 英文书信格式第三节 私人书信第四节 商务书信第二章 通知 启事 便条第一节 通知便条类第二节 启事类第三章 广告第一节 广告媒介第二节 怎样写英文广告第四章 名片与卡片第一节 请柬第二节 贺卡第三节 便条第四节 留言英语应用文写作书 信一、书信概论 书信作为信息的使者、感情的纽带、友谊的桥梁，在日常生活和社会交往中有着不可忽视的作用。一封得体的书信，不仅可以传递信息、沟通思想，有助于人们促进交流，增进了解和加深友谊，而且还有助于人们开展社会交际，节省时间，减少冒犯与不便。随着对外交流的进一步发展与扩大，英文各类信函的运用范围越来越大。但究竟如何拟就这些信函，这里边学问很大。它不光要求写信人掌握书信的格式和行文准则，还要求他们勇于实践并根据具体情况对这些格式和准则加以灵活运用。（一）英文书信结构（The Structure of an English Letter）正规的英文书信一般由6个部分组成：信头、封内地址、称呼、正文、结尾礼词和签名。 1. 信头（Heading）信头包括写信人的地址和写信日期。书写信头的目的在于让收信人一看便知该信来自何处、何日写就，便于收信人复信时参考。1）信头写法（The Layout of Heading）分平头式和缩行式两种。信头一般写在信笺的右上角。先写写信人地址，后写日期。日期与写信人地址之间可空一行。a. 平头式，每行靠左对齐，行末无标点。例如：3903 W .-43 AvenueBonnyville, AlbertaCanada, T9N 2k1August 8,1999b. 缩行式，每行向右缩进1-3个字母。行末用逗号，最后一行用句号。但现代英语中，已倾向于行末不用标点符号。例如： Admission Office Anhui University No. 1,Longhe Road Hefei, Anhui Province 230039 P. R. of China January 21,19992）日期书写（Date Line）日期一般位于写信人的地址下方。即写在信笺的右下角。若书信格式是完全平头式，则写在左上角。常见的日期写法有：a. 8th March, 1999或8 March ,1999(英式)March 8th,1999或 March 8,1999(美式)日期写法宜遵从以下规则：a. 年份必须完全写明，不可用99代替1999；b. 年份需用英文拼出或采用公认的简写，即January (Jan. ), February (Feb.),March (Mar.) ,April (Apr.)，May, June, July, August (Aug.), September (Sep.), October (Oct.), November (Nov.), December (Dec.);c. 日期可用序数词（Ordinal Numbers）。例如：1st, 2nd, 3rd, 4th, 也可用基数词（Cardinal Numbers）。例如：1， 2， 3，4，。但美式书信大多采用后者；d. 在年份与月日之间必须用逗号隔开；e. 日期不可全部采用如7.12.1999或7/12/1999的阿拉伯数字书写，否则回引起误解。因为英美在这方面的习惯用法不同。按美国人的习惯，上述日期为1999年12月7日，而按英国习惯则是1999年7月12日；写信人的名称、地址，信中可省略写信者的地址，只需写明写信日期。 2. 封内地址（Inside Address） 封内地址是指收信人地址。除了发信者使用窗口信封（Window Envelope）以外，一般封内地址靠信笺左边顶格写在写信日期的下方。收信人地址与写信日期之间，一般空一二格。封内地址通常包括对收信人的礼节性称呼以及收信人的姓名、头衔和地址。例如:1） July 7,2000 Dr. Peter MackayeDeputy Director ofThe International Education ServiceWashington State University Seattle , W A 96732USA2) July 7,2000 Prof. James Brown, Ph. D. President of London Education College London , England ,E. C. 43) February 2, 2000 Mr. Wang Zhao Ming Head of Hefei Chemicals Factory Hefei ,Anhui Province 230056 P. R. of China4) Mr. Michener c/o The Chair of Law Department Anhui University Hefei, P. R. of China 230039如果收信人是某单位，一般不写个人名字，而写该单位负责人的职务名称。例如：The Manager, The Director, The Chairman等。封内地址既可采用平头式也可采用缩行式。在同一封信中，封内地址的书写格式应与写信人地址的书写格式一致。私人书信一般比较随便，不是很正规，因此有时也可不写封内地址。3. 称呼（Salutation）称呼是指写信人对收信人的称呼，通常低于封内地址两行，从两边顶格写起并自成一行。称呼后面需加标点，英国人习惯于用逗号，而美国人则习惯于用冒号。在非正式的社交信中，常用逗号。称呼中的每个词的开头一个字母必须大写。写信者一般根据与收信人的关系程度以及书信的类别，选用称呼用语。如在社交书信中，普通朋友之间，美国人用My Dear,而知己朋友之间则用Dear。与美国人相反，普通朋友之间，英国人用Dear,知己朋友之间，则用My Dear。有时只写收信人的姓，若对方是一位陌生人，则应用全名。情书中，可用“My Dearest”或“Dearest”。一般公务书信中，很少用My Dear，而是根据对方的职务，职称，头衔来选用称呼。例如：Prof.(教授)，President(校长)，Director(主任，处长)，Dr.(博士)等。商业书信中，除了在业务往来比较熟悉的朋友之间可以用Mr., Mrs.或Miss称呼外，一般来说，英国人常用Dear Sir(s)Sir(s)不能单独使用，必须与Dear或My Dear一起使用，Dear Madam(Madam后面不能加s),美国和加拿大常用Dear Gentlemen或Gentlemen(Gentlemen不能用单数)。如果信是写给某单位的，可直接写上负责人的职务名称。例如：The Manager, The President等。如果不知道收信人的姓名，则用Dear Madam(用于对女子的称呼)，Dear Sirs或Dear Mesdames。Mr.(Mister)用在人名前，Esq.(Esquire)用在人名后，并用逗号与姓名隔开。两者不能同时使用。例如：Mr. Wang Xiaowei; Zhang Haihua, Esp.。常见的收信人的称呼（汉英对照）如下：收信人 称呼先生（男人） Mr./Esq.夫人（以婚） Mrs.小姐（未婚） Miss夫人，小姐统称 Ms夫妇俩人 Mr. and Mrs.两位或两位以上男子 Messrs两位或两位以上女子（已婚） Mesdames两位或两位以上小姐（未婚） Misses常见的头衔（汉英对照）如下；教授 Professor博士 Doctor(Dr., Ph.D.)医学博士 Medical Doctor(M.D.)总统或校长 President主席或董事长 Chairman副主席或副董事长 Vice Chairman副总统或副校长 Vice President首相 Prime Minister 总理 Premier省长或州长 Governor市长 Mayor参议员 Senator大使 Ambassador秘书长 Secretary General一秘 First Secretary二秘 Second Secretary院长 Director, Dean副院长 Vice Director系主任 Dean, Head, Chairman馆长 Chief Librarian, Curator阁下 Excellency神父 Father其中的“阁下”一词的称呼法如下：直接称阁下,用Your Excellency；间接称阁下，用His(Her) Excellency。此外，在市长、议员、大使、法官等姓名前可加上Honorable,在牧师姓名前可加Reverend。4. 正文（The Body of the Letter） 信的正文是书信的主体，用来表达写信人的思想。信的正文，一般要根据写信者所要表达的中心思想分段，以使得书信的正文层次清晰，观点明了。各类书信，在正文写法上大体一致，只是语气及用词方面略有差异。通常私人书信，语气亲切，用词较随便，而社交、商务书信，则要求语气婉转，措辞得当。但在现代交际当中，美国人的社交书信（也包括商务书信）的正文已日趋简短、通俗，并带有会话语气。如果信的正文很长，需两张或数张联页，从第二页开始，最好选用不带信端的信笺，在上端注明页码、收信人名称以及写信日期。例如： 1）Page 2 The Admission Office, August 9,19992)Mr.Hu Jiaoguo -2- March 8,1999 3）Page 2 Prof. J.W .Laughton May 6,19994)Dr.J.W.L. July 14,1999 Page 2(or:P,2) 书信正文的第一句或第一段，通常被称为起首语（The Opening Sentence(s)）。一般来说，英文书信没有固定的起首语。但人们习惯用一些客套写法来作为书信正文的起语，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使得对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可以用开头语作不要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。常用的起首语有：1） Thank you for your letter dated Oct.23, 1999.2） Many thanks for your letter of Sep.4, 1999.3） A thousand thanks for your kind letter of June.6, 1999.4） Your kind letter of November 24th arrived this morning.5） Your letter which arrived today gave me great comfort.6） In reply to your letter dated 6th July, I want to say7） Thank you very much for your letter of August 1 and the gift you sent me on Christmas Eve.8） What a treat to receive your kind letter of Mary 5th !9） It is always a thrill to see your nice handwriting.10) First of all I must thank you for your kind assistant and high attention to me.11) With great delight I learn from your letter of this Sunday that 12) I was so glad to receive your letter of March 23rd.13) I am writing to ask about the conference to be held in Beijing next year.14) I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.15) I wish to apply for teaching position you are offering.16) I am too excited and delighted at your good news.17) I am very obliged to you for your warm congratulations.正文结束前，通常需采用结束语(The Closing Sentence), 以告知对方信的正文部分已经写完。常用的结束语有：1） Awaiting your good news.2） Looking forward to your early reply.3） Hoping to hear from you soon.4） We await your good news.5） I hope to hear from you very soon.6） We look forward to your reply at your earliest convenience.7） I look forward to our next meeting there in Los Angeles.8） Your early reply will be highly appreciated.9） Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.10) The help you give me is sincerely valued.11) I hope everything will be well with you.12) Please let us know if you want more information.13) I hope you always enjoy yourself.14) I wish you every success in the coming year.15) Please remember me to your family.16) With best regards to your family.17) All the best.18) With love and good wishes.在第1）句中，当采用分词短语时，句末用逗号。逗号后面有时还加上we are 或we remain。例如：1） Awaiting your good news, we are.2） Hoping to receive your early reply, we remain.但在现代英语书信中，大多采用完整的句子形式。5. 结尾礼词（Complimentary Close）英文书信中的结尾礼词相当于中文书信子中的“敬上”、“谨上”、“此致敬礼”、“敬启”等。结尾礼词的第一个字母须大写。如果结尾礼词含有两个或两个以上的单词，从第二个单词开始，所有字母一律小写。礼词后面须加逗号。结尾礼词的位置通常在书信正文的右下方偏重一至三行处书写。若采用平头式书信格式，结尾礼词应从正文下方一至三行处顶格写起。常用结尾礼词一般写法如下：1) 社交书信常用： Yours sincerely,(英式；英国人习惯将Yours放在前面) Yours truly, Yours faithfully, Sincerely yours. (美式；美国人习惯将yours放在后面)2) 公函常用： Yours respectfully,(英式) Respectfully yours,(美式)3) 私人书信常用：Sincerely，Sincerely yours,Very sincerely yours,Yours very sincerely,Yours ever,Yours as ever,Yours affectionately,Love,With love from,Yours own,All my love,Your loving son (daughter, cousin, etc.),Your ever son,Your affectionate (or loving) father (mother, sister),6. 签名（Signature） 写信人的签名通常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人或亲友写信，签名一般须写出全名。签名常常很潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须用打字机打出全名。例如： 1） Yours faithfully, (签名) Wu HongqingManaging Director 2）Sincerely yours, (签名) Wu HongqingManaging Director写信人如果是女性，并且与收信人素不相识，一般在所打印的署名前用括号注上Miss, Mrs. 或Ms.字样，以方便对方回信时选用称呼。例如：Sincerely yours, (签名) (Miss) Maria Mackaye若是代理署名，一般应在所代理的单位名称前用上“Per Pro”、“Per”、“P.P.”(拉丁文per procurationem的缩写)、“For”、“By”字样，以示带签。所代理的单位名称的各词首字母须用大写字母打出。例如： Yours truly, Per Pro( or: P.P. )Yuanfu chemicals Co.Ltd. (签名) Margaret Bush Secretary另外，不要讲结尾礼词和署名部分单独另写一张纸，否则有失礼貌。至少将正文中的最后三行挪至下页。因此，写作过程中，写信人应注意整篇信函的布局。例如：-2- We guess you will take a very nice trip that seems pretty important to you. Hope it is true. We look forward to seeing you soon. Sincerely,(签名) Michael Smith New York 7. 其他事项（Miscellaneous）书信结构除了上述的6大部分以外，有时因实际需要，还包括以下部分： 1) 附件（Enclosure）书信中的附件，是指随信所附的单位介绍、个人简历、产品说明书，商品目录、宣传册等材料。附件应标注在签名下方左下角。一般顶格写起，与签名部分至少空一行。通常采用Encl.或Enc.（即英语Enclosure的缩写）。附件2件以及2件以上，须注明数目。例如： Enclosure：Catalogue Encl: Personal Data Enc: Invoices 32) 再启（Postscript）在信写完之后，突然想起还需增加一些信息，可在信末即署名下方左边一二行处加上P.S.(英文Postscript的缩写，类似于汉语中的“又及”、“再启”、“又启”、“附言”)，接着写上补充部分。在再启之后，若仍需补充信息，可在再启的正下方标注P.P.S(即Post Postscript)，然后增补所要说的话。一般情况下，最好避免使用附言，尤其是郑重地信函。3) 抄送（Carbon Copy Notation） 写信人如果需要将所写信件抄送有关单位或个人，可在信笺的最下端左边写上C.C.或c.c.（英文Carbon Copy的缩写）字样，接着写上所需要抄送的单位或个人的名称。例如： a. C.C.: Anhui Provincial Foreign Affair Office President Wu Hang, Song Jing College Mr. Chen Hongmei b. c.c.:Zhao Youming, General Manager of Changjiang Co.Ltd. Mr. Hao Changchun Miss Zhang Ying4) 事由（Subject Line or Caption） 事由位于称呼下面两行处，信笺的中间部位。若书信格式采用平头式，则从左边顶格写起。事由需简要，使人一看便知该信的基本内容或目的。事由下面一般画一横线。例如： Your Application for Teaching Position Re：Your Application for Teaching Position 5) 经办人姓名（Attention Line）写信人有时希望所发信笺能够被迅速递交给经办人或经办部门办理，可在信封内底至下一行和称呼上一行加上经办人姓名。例如：a. Manual Tools SectionWuhu Machinery Company No.167,Huashan RoadWuhu, Anhui ProvinceP.R.of China Attn: Mr.Hong Shenglinb. Manual Tools SectionWuhu Machinery Company No.167,Huashan RoadWuhu,Anhui ProvinceP.R.of China Attention of Mr.Hong Shenglin c. Wuhu Machinery Company No.167,Huashan RoadWuhu, Anhui ProvinceP.R.of China Attention of Manual Tools SectionMr. Hong Shenglin, Please二、英文书信格式（The Style of an English Letter）英文书信格式与汉语书信格式不尽相同，或者说完全不同。英文书信格式大体可以分为以下3种：1. 平头式（Block Form）平头式，又被称作“封闭式”、“齐头式”、“并列式”等。这种格式要求信头、收信人地址、日期、称谓、正文（包括每段起始局）、结尾礼词、署名等各部分均需上下对齐。这种形式便于打字，因此多用于商务书信。美国人以及加拿大人习惯采用此种格式。例如：Box 1999Prince Albert, Sk.Canada S6V 6K1 March 18,1999 Foreign Affairs OfficeAnhui UniversityNo.1,Longhe Rd.Hefei,Anhui Province 230039Peoples Republic of China Dear Sirs, I would like to apply for any positions teaching English as a second language that become Available in the fall semester of 1999.I am a professional artist and have taught at the university level. the last five years I worked as director of a public art gallery. Chinese art is special interest to me, and I took an introductory class in Far Eastern Arts before completing my Masters degree. I would welcome the opportunity to improve my knowledge of Chinese art and culture in your university. If no positions are available teaching English as a second language, I could contribute by teaching courses in the recent history of Western art. My cross-cultural experience includes participation in the 1999 Thapong International Artists Workshop in Botswana, Africa, an experience I enjoyed very much. I enclosed my curriculum vitae, which indicates my teaching experience and my work with people of various backgrounds. I believe that my work skills and personal interest in art and culture of China would help me adapt to working in your university. I would be able to come to China in September of 1999.Thank you for your consideration. Sincerely,(签名)Adrian Vinsh, M.A. Encl: curriculum vitae2. 缩行式（Indented Form）缩行式，亦称“缩进式”、“斜列式”等。这种形式要求信头和收信人地址均较上行缩进一些，一般缩进23个英文字母，成倒阶梯形状。正文每段开始，一般缩进5个英文字母。段与段之间通常采用双行距。日期写在信笺的右上端，位于信头下一行，封内地之上一行。缩行式使用起来不够方便，因而此种形式在现代英文书信中相对少见。例如：Nanchang, Jiangxi Prov.P.R.of ChinaAugust 31,2000 Director International ProgramsColumbia University New York,NY,10027 USA Dear Mr. Markham, Thank you for your letter of August 14,1999.I am faxing along with this letter a copy of a short course schedule which you need badly. It does not appear that President Chen Gong and I will be able to go to your university this fall. I regret that I will only be able to see you if our grant is funded. I think it is probably a good idea for Miss Wang Ling to write to the admission office if she intends to study at Washington University. Please give my best regards to Professor Li,et.al. Yours faithfully, (签名) Jiang Ming Encl：a short course schedule3. 混合式（Modified Form）混合式又被称为“折衷式”或“改良式”，它是上述两种形式的混合应用。这种形式的信头、封内地址、日期以及结束敬语的书写位置大致与缩行式相似，只是不采用字母缩进的方式。例如： Dept.of Chemistry Southeast China University Nanjing, Jiangsu P.R.of China November 17,1999DirectorInternational ProgramsSan Diego UniversitySan Diego, CA 92282-0930USA Dear Professor Wang, Per your request, enclosed is the first page of the 104 form for Linda Launius Who wants to China to study. The original is being mailed today. I hope this will help her to process her passport and to arrive at JXU for the beginning of the Fall semester, Thank you for your attention and assistance.If there is any further information you require, please let us know. Sincerely yours, (签名) 以上三种格式，目前主要以平头式与混合式较为流行。（三）信封格式（Superscription） 信封格式是指写信人的姓名地址、收信人的姓名地址以及信封上所须附注的说明等在信封上的位置及排列顺序。 写信人的姓名地址通常写在信封左上角，有时将其写在信封背面中上方。公函和业务函的信封左上角一般已印好写信人的地址。收信人的姓名地址位于信封中央或稍后，上方较下方略为多空一些。行末最好不用标点。平头式或缩行式均可采用，目前大多采用平头式。无论何种形式均需与信笺上的姓名地址一致。例如： 1平头式Zhao Min StampDepartment of Chemistry Anhui UniversityHefei,P.R.of China Dr.W.J.Smith Head,Dept.of Education Maryland State University Maryland,MD 21810 USA2缩行式 StampZhao Min Department of Chemistry Anhui University 230039 Hefei,P.R.of China Dr.W.J.Smith Head,Dept.of Education Maryland State University Maryland,MD 21810 USA信封格式，英美两国略有不同。例如：3英国式 BY AIR MAILStampProf.John Wise Chairman,Dept,of Biology Wancouver Education College 100,St.Greenhill Ave. Vancouver 24 Canada London Economics School 56,W