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做一个合格的职业人,2009年8月27日,2,内容,电子邮件 会议礼仪 有效沟通 时间管理 PPT小技巧,3,电子邮件,电子邮件的主题 电子邮件要有主题，主题不宜过长，概括出邮件的重要内容，当内容与上封邮件相关但有所变动时，可以增加标识。 无标题或标题过长都是不专业的表现 收件人(To) 电子邮件的收件人是与邮件内容直接相关的人。不要随便发群发邮件。在发邮件之前弄清楚谁是与此有关的人。否则浪费大家的时间，又得不到真正相关人员的有效回复。 抄送人(CC) 电子邮件的抄送人是与邮件非直接相关，但需要了解此信息的人。 回复 电子邮件的及时回复是对别人工作的基本尊重，同时节省每个人的时间,4,会议礼仪,会议邀请 会议应当提前计划，并使用Out Look的Calendar功能发出会议邀请 会议主题要明确，有详细的会议议程和相应负责人 会议进行中的基本要求 按时参加会议，不迟到（迟到是浪费别人的时间） 会议中将手机调到震动，尽量避免接听电话，紧急电话在会议室外接听 会议中不讨论与会议无关的话题,5,I.关于沟通 II.沟通技巧 III.如何对待困难的沟通 IV.怎样报告,有效沟通,6,为了设定的目标，将信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程。,I. 沟通的定义,7,沟通,I. 沟通的种类,语言,非语言,口头,书面,声音语气,肢体语言,身体动作,你在说什么,你是怎么说的,你的身体语言,7,38,55,8,I. 口头语言,语调高、低；大、小 语速快、慢；长、短 话束轻、重；紧、松 口语术语、习惯用语,9,I. 文字语言,更清晰、更具有说服力 书写力求简洁、明了目的清晰 突出主题、围绕中心 表达什么？如何最简短的描诉？,10,I. 身体语言,通过身体语言改进沟通效果 镜面映现法 让对方看到熟悉的自己！ 目光：远观、近看、广视、注视； 表情：热情、好奇、兴趣 手势：快有力；慢柔和 姿势：站、立、行、走,11, 决定信息发送的方法 e-mail/电话/面谈/信函/会议, 何时发送信息 时间是否恰当, 确定信息内容 简洁/强调重点/熟悉的语言,How?,When?,What?,I. 有效的信息发送, 谁该接受信息？ 先获得接受者的注意 接受者的观念/需要/情绪, 何处发送信息？ 地点是否合适 不被干扰,Who?,Where?,12,I. 沟通六要素,我们做每一件事都在沟通 发出信息的方式总会影响接收信息的方式 真正的沟通是信息的被接收 开始传递信息的方式决定了我们沟通的结果 双向沟通:我们既要收集信息又要分发信息 沟通是一种交谊舞,13,II. 有效沟通技巧,有意识使用身体语言 小心使用术语 坦白承认自己的感觉 使用开放型的问题 耐心倾听 找出异议 找出反对异议的根源 建设性地反对,14,III. 沟通的障碍及改善,1）缺乏信息或知识 2）没有倾听 3）没有完全理解问题和询问不当 4）只顾按自己预先设计的思路发展 5）不理解他人的需要 6）没有经过慎重思考就得出结论 7）失去耐心 8）时间太短,15,看看你能否辨认出照片中人物的感情或情绪,16,合作-赢家对赢家 强迫-赢家对输家 让步-输家对赢家 妥协-没有赢家和输家 回避-输家对输家,III. 对待冲突的五种方法,17,傲慢无礼：评价安慰、扮演或标榜为心理学家、讽刺挖苦、过分或不恰当的询问 发号施令：命令、威胁、多余的劝告 回避：模棱两可、保留信息、转移注意力,III. 沟通中的致命过失,18,自尊和自信降低 沮丧和敌对 部门之间矛盾 失去创造力 失去团队精神 错误无效,III. 无效沟通造成的负面影响,19,III. 给予正确的信息,你的声音是一种乐器 为了清晰而强调 运用语言、语调、音量和语速达到最好的沟通效果 用第一人称直截了当的表达自己的意思 选用中性、明确、具体、好记、有活力的词汇 多用“请求”,不用命令 在没有说明原因之前不要说你喜欢什么或不喜欢什么,20,III. 收集正确信息,倾听：是你能给予对方的重要礼物 方式：用一只耳朵听；表情呆滞地听；感谢式倾听；积极倾听。 何时运用：为了获得更多的信息 ，发生冲突时、为了支持某人、在情绪化的配合 技巧：解释、反射感觉、反馈意思、综合处理、大胆设想,21,III. 反馈,提出反馈意见要具体 仅仅表达行为，不要添加解释或标签。 提供富有建设性的反馈意见 反馈意见要有现实性,22,报告的 原则,口头报告的原则,书面报告的原则,先说结论,简洁、正确,事实与主观的感想、臆测需区别,不要遗漏重点,遣词用语要简单易懂,标题清楚,尽量用图表、数字说明,报告顺序要合逻辑,利用添附资料说明,IV. 有效的报告原则,23,时间管理,24,你知道吗？,在这个社会上，你如果没有自己的目标就是在帮别人达到目标，只有3的顶尖管理者才有明确的目标。 2小时的工作，我们常常花8小时做完，还疲劳的要命。 人一生35年寿命花在会议上，上班有25时间开会，但5070会议时间浪费了。 据统计，父母和子女每天只有30秒，夫妻间只有4分钟用来沟通。 只有 5 的人准时。 ,25,为什么要时间管理？,管理时间就是管理人生，管理生命。 可以提高自我工作效率，然后加薪升职 最重要的是，只有这样才能省出更多时间来与家人和朋友共享欢乐，做自己想做的事情,26,时间失控的原因,缺乏计划 缺乏组织 用人不当 缺乏控制,27,1. 缺乏计划,主管身负重任,很多时候都会同时有多项任务须要完成，而这些任务又各有不同的困难和完成的期限，主管惟有见步行步，而不能事先全盘计划如何完成各项任务，渐渐发现时不我予，其中一二项的时限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找寻额外资源去完成，这种处理方法虚耗资源和时间；,28,2. 缺乏组织,主管很多时候须要将工作分配给属下员工处理，或与其他部门配合，假如在分配工作时，没有把员工组织起来，又没有与其他部门取得默契，则员工在执行工作上可能会出错，或彼此产生误会，或因缺乏器材或原料而导致无法完成工作等情况，令主管须花时间去纠正；,29,3. 用人不当,主管分配工作给各员工时，对他们的情况不甚了解，例如没有考虑员工的工作能力、工作量及组员间的合作性等，忽略这些因素，可能令员工无法顺利如期完成任务，这时主管就要亲自解决或重新分配工作，因而浪费主管和员工的时间；,30,4. 缺乏控制,每项任务都有完成的时限和要求的标准，若主管在分配工作后，没有跟进员工的进度及成效，很可能在限期完结前两三天才发现限期将至，而恐怕工作不能如期完成，导致要花费很多时间急谋对策，或者是在工作完成后，须要从头再做，平白浪费不少时间。,31,时间控制的四大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 法宝二：关注第二象限的四象限原则 法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 法宝四：执着于流程优化的精简原则,32,法宝一：以SMART为导向的目标原则,目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：具体的（Specific）：目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的员工”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的公司最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。 可衡量的（Measurable）：目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的公司最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标出勤、业务量、绩效等。 可达到的（Attainable）：有两层意思：一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。 一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧，但同时得注意：太容易达到的目标也会让人失去斗志。 相关的（Relevant）：指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。 基于时间的（Time-based）：指目标必须确定完成的日期。不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程牌”，以便进行工作进度的监控。,33,法宝二：关注第二象限的四象限原则,根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类,B 重要而不紧迫,A 重要又紧迫,D 既不重要 也不紧迫,C 紧迫而不重要,价 值（重要）,紧迫,34,法宝二：关注第二象限的四象限原则,“重要又紧迫”的事件，例如：处理危机、完成有期限压力的工作等； “重要而不紧迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲； “紧迫而不重要”的事件，例如：不速之客、某些电话、会议、信件； “既不重要也不紧迫”的事件，更直接的来说是“浪费时间”的事件，例如：阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。,35,法宝二：关注第二象限的四象限原则,C的收缩和D的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。 大多数新员工在进厂的初期，是一个关注于第一象限事件的人。那时候感觉很糟，天天加班，而且工作质量也不尽如人意。若转换了关注的方向，可以发现整个感觉都会改变，这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少，而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好，人也更有自信了。,36,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则,专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。 时间管理法则“韵律原则” 一、保持自己的韵律：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等； 二、与别人的韵律相协调：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。,37,法宝四：执着于流程优化的精简原则,“崔西定律”：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。,38,时间管理的二十一项原则,39,1.目标,假如有100万； 假如只能活6个月； 假如知道不会失败；,你会为自己确立什么目标？,40,触目惊心,只有3的顶尖管理者才有明确的目标。 把目标写下来，让他们常常激励自己 个人和家庭的目标； 事业目标； 自我成长的目标； ,无目标的生活你想要这样吗？,41,2. 事先规划好的行动,其实在这个社会上，你不是在达到自己的目标就是在帮别人达到目标。,针对目标写下达到目标所需的所有行动并组织好，形成行动方案。 这和学历和智力等等都无关。,这个是你？,还是这些是你？,42,3. 用清单明确目标,成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天在于完成工作清单上的每一个项目。 没有清单就像没有方向盘的车,每天晚上为自己列出第二天的工作清单！,43,4. 设定优先次序 5. 培养专注力,先做重要的、最有价值的工作 做事时要不停问自己这是不是最重要的 一口气将工作完成（反复来回做是一口气做完花费时间的5倍）。 不要试图将不重要的事情做得完美。 全心全力做最有价值的事情，做完后更有成就感。,44,6. 时间期限与奖励,人做事期待结果，反应结果或逻辑结果。受到奖励更有动力。,把自己像训练小动物一样地训练，完成一个动作得到正面的结果就给自己积极的奖励，比如吃一块自己喜欢的巧克力或者饼干，吸支烟。给自己更多心理暗示，鼓励自己更好地按期完成预定目标。,帕金森定律：如果没有期限，往往2小时的工作量却用8小时完成，自己也更疲劳。 所以要给自己设定时间期限，称为强迫机制。,45,7. 工时记录,职位越重要，越可能以分钟作为时间的基本单位。 首先要知道自己的时间用到哪里去了。记录自己做每件事的时间，并问自己这样利用时间能不能达成我的目标呢？ 如果不是把时间用在最重要的事情上，就要调整。,46,时间价值表,47,8.故意拖延的现象,大家都经常拖延事情。 正面的拖延是尽量避免做不重要的事情，负面的拖延则是尽量避免做重要的事情。 怎样避免负面的拖延呢？ 培养紧急意识，告诉自己事情早晚要做，不如立刻去做！ 学会分解，把复杂事情像切腊肠一样分成许多简单步骤组合，然后立刻去做每一步。 设定优先顺序和迅速完成事情的能力是获得晋升重要原因之一。,48,9. 授权,把自己值钱的时间解放出来，不重要的事情给别人去做。 关键：明确。要让被授权人有明确的指示。 要注意：挑选合适的人；明确期望结果以及完成时间； 及时查询对方的工作进度，不要想当然认为对方能完成，所有出错的状况都是由错误的假设产生的。,49,10. 文山会海,人一生35年寿命花在会议上，上班有25时间开会。 5070会议时间浪费了。 注意：能不开会就不开会，如果一定要开，则一定要有议程，就像工作清单，然后按照优先级处理。自己的部分结束后就离席。会议准时开始准时结束。,但是,50,11. 干扰事件,电话和不速访客。经常有人和你聊个没完没了，耽误大量时间。 解决方案：让助手代理，暂时不接电话，事后再回复；拔掉电话插头，或者用答录机，找借口摆脱不速访客。 说两句就问对方，有什么可以为您效劳的？过一会他就觉得你很忙，自己不好意思就不闲扯了。,51,12. 关键成果领域,确认关键成果领域 方法一：反复问自己公司为什么雇用我。 方法二：列出工作清单并把工作分成细节，排列优先级，找出核心工作。,80的成绩，来源于20的关键成果领域,52,13. 分批作业14. 利用零碎的时间,分批作业：学习曲线标明，反复做类似工作效率更高。 每天在固定时间一齐回复电话和邮件等等。注意：同一时间只作相同的事情。 利用零碎时间：上下班交通时可以用来给客户打电话发短信沟通。将要阅读的杂志报纸等资料撕下来放在身上随时看,53,15. 连续的工时,重要的工作需要连续的工时来处理（6090分钟）。 成功的人都用连续的时间来工作，23个小时可以把一天的工作完成大半。 一个人不能同时做行政性工作和创造性的工作，所以要把它们分开做。,54,16. 整洁,不要把脑力和时间花费在找东西的琐事上。 整洁的环境使工作效率可提高2040。 TRAF系统。 T：丢弃。不用的扔到垃圾桶里。 R：转手。无关的资料转手给别人。 A：行动。用暗匣保存起来然后采取行动。 F：存档。作为日后参考用。 其实对我们的电脑文件、QQ、MSN、邮件地址都适用。 文件编辑完立刻储存，东西用完就立刻放回去！,55,17. 电话,记住大部分人在浪费时间，不在乎自己的时间和别人的时间。 准备好议程，直接切入主题。 接电话时要做笔记，做得好的人有很大竞争优势。,电话是一种商业工具。说要说的话，说完就挂。 利用空闲时间，可以掌握主动权的时间来打电话。,56,18. 准时,只有 5 的人准时。 要拥有自己的准时特质，准时给人自信、可靠，可信，比较聪明，难得的人才等等感觉。 不准时的原因：不知道准时的重要性。 龙巴比时间：提前15分钟到现场。不要让部属等你。,57,19. 简化工作,改革都是简单化，找寻更好更简单的方法，改进工作流程。 技巧： 1、做久一点。 2、做快一点。 3、不要做太多的事情，而是做重要的事情。 4、做自己拿手的事情。（老总的特质） 5、尽量少犯错。 6、一起来做，发挥团队合作的力量。,58,20. 不,学会说不。 对和自己人生目标无关的说不。 经常说，练习说。 别人不看重自己的时间也不看重你的时间。 拖延是最残忍的拒绝。最强而有力的，保证自己节约时间,59,21. 为什么要时间管理again,在使用时间管理时不要忘了它的目的，要不断问自己为什么要做时间管理。 其最重要的目的是要不断提高改善自己的生活品质。 人际关系是衡量生活最重要的因素，要花时间在建立人际关系上，如家人，朋友。 不要忘了家庭，父母和子女每天只有30秒时间，夫妻间4分钟沟通。,60,1.有用的东西定位放置;,2.带着建议开会带着任务离开;,3.每个电话都当做一个国际长途;,4.把自己的计划当成老板的计划;,5.当天的事情当天完成;,十大节约时间的原则,61,6.丢弃无用的东西要快狠;,7.事后处理不如事前预防;,8.通过别人把自己的事情做好;,9.万事以最小的投入达到效果;,10.采取积极的人生观。,十大节约时间的原则,62,总结,时间是世界上最充分的资源,每个人都拥有24小时的一天,然而时间又是世界上最稀缺的资源，每个人只能拥有24小时的一天。 高效的职业人士有一个共同特点,他们都是管理时间的高手,而低效率的工作人员则无一例外地都不擅于管理时间。 我们追求成功，我们追求卓越，我们需要时间管理。,63,PPT小技巧,64,怎样让自己的PPT更吸引人？,保持简单 限制要点与文本数量 限制过渡与动画 使用高质量的图片 应用适当的图表 使用好色彩 选择适当的字体 应用视频或音频,65,限制要点与文本数量,文字过多让人昏昏欲睡,针对性强,重点突出,66,应用适当的图表,圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出最重要的块,曲线图：用于说明趋势。,