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,主讲： 刘世伟 Liu Shiwei,前 程无 限,远 程教 育,English 2) 告知，也就是传递信息；3）提出要求；4）记录在案; 5) 说服对方。 其中，第一条是总括性的，不管具体目的是什么，都要做到这一条。下一步是确定中心思想。中心思想就是主题或是最重要的想法。支持信息包括能帮助对方理解并对他们有好处的，对中心思想进行解释、加强或提供根据的重要事实。要确保对方有为对你的意图做出反应所需要的全部信息。在对信息内容作调整的时候，设身处地为对方着想。,商务交际英语（1),English 已确定中心思想; 已确定支持信息; 已根据收信对象进行调整。组织：使用了合适的顺序（直接或间接）。 编辑：该备忘录只有一个中心思想；主题行简短、明了；备忘录主体独成一体；如果备忘录包含较多的数量信息，已使用了表格或视觉辅助手段；如果备忘录超过一页，已经使用了小标题；如果备忘录包含某过程的步骤或是一个清单，已使用了顺序号；已经进行校对，或是让一位同事帮助校对，改正拼写和其他错误。,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Chapter 4,上页,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,备忘录和电子邮件的方便有时候导致它们被滥用。电子邮件的书写往往过于急促，考虑不够仔细，内容、选词造句、校对都比较马虎，有时甚至使用粗鲁的语言。为避免此类问题，书写电子邮件备忘录也要和平常写信一样仔细。 有关会议的交际文件包括会议通知、会议议程和会议记录。 （不是本章重点）,Chapter 5,上页,第五章的题目是：Writing Letters to Your Clients and Customers （给客户和顾客的信函）。这一章的主要内容是： 1）选择信函中各部分的次序和格式； 2）书写含有中性和积极信息的信函； 3）书写含有负面信息的信函。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Chapter 5,上页,这一章的要点包括：商务信函比备忘录来得正式。它向组织外的人士传达书面信息，它也被用来对组织内的雇员传达正式的书面信息。如果信函的中心思想是中性的信息或积极的信息，应当采用直接方式。假如信函的中心思想含有负面的信息，那就应当采用间接的方式。信函的标准组成部分包括：日期，收信人地址，称呼语，信函主体，结尾敬语，签名，和查询用的打字人姓名首字母。可选择的部分包括：具体收信人姓名，事由，签字部分的公司名称，附件，抄送，附笔，和第二页信头。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Chapter 5,上页,信函的格式 （Business Letter Formats）。商务信函的基本格式有：齐头式，改良齐头式，和简化齐头式。选择应基于收信人的喜好。齐头式是各行都从左边界开始，段落开始时也不缩进。改良齐头式除日期、结尾敬语和签名从页中开始之外，其他都从左边界开始。段落通常用双倍行距表示，因此也不缩进。简化齐头式省去称呼语和结尾敬语。常常使用邮件合并功能按格式信书写。,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Chapter 5,上页,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,信封的写法：信封上的姓名、职务、和地址必须与封内地址相同。如信写给公司而附有具体收信人姓名，把这一项写在公司名称下面一行。地址全用大写字母，省去标点，注明邮编。 计划含有中性或积极信息的信函有四个步骤：1）确定目的；2）确定中心思想；3）确定支持信息；4）根据收信人的情况对内容做出调整。,Chapter 5,上页,含有中性或积极信息信函的核对清单：计划阶段：我是不是已经确定了写作的目的？我是不是已经确定了中心思想？我是不是已经确定了支持信息？我是不是已经根据收信人的背景和需要对中心思想和支持信息做了调整？写作阶段：我是不是在第一段的头两句中阐明主题？我是不是已经提供为对方满足我的要求所需要的所有支持信息？我是不是把支持信息放在主题之后？结尾是不是友好、礼貌，带有人情味？编辑阶段：语言是不是清楚、简明，口气是不是恰当？格式、语法、标点、和拼写是不是正确？第一段和最后一段是不是不超过四行？其他各段是不是不超过八行？,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Chapter 5,上页,含有负面信息信函应使用间接顺序，即先给出细节或理由，使收信人对负面信息有所准备。间接顺序是：中性开头，给出负面消息的原由，表述或隐含负面信息，以积极的口气结尾，如有可能，提供另外一种选择 既带有正面信息又带有负面信息的信函的构思阶段与其他信函相同，只是你需要传达两个信息，而不是一个。在组织这类信函时，使用带有负面信函的方式，但使用正面信息作为中性的开始。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Chapter 5,上页,有关含有负面信息信函的核对清单：构思阶段：我是不是已经确定了写作的目的？我是不是已经确定了中心思想？我是不是已经确定了支持信息？我是不是已经根据收信人的背景和需要对中心思想和支持信息做了调整？ 写作阶段：开始部分是不是是中性的，是不是介绍了主题？支持信息部分是不是集中于收信人能接受的负面信息的一两个理由？是不是使用了积极语言来传达负面信息？在传达负面信息时，是不是使用了 “if” 从句或被动语态？在传达负面信息时，是不是告诉了收信人能够做什么，而不是不能够做什么？结尾是不是礼貌，有帮助？结尾是不是在可能时，提供了另一种选择，不必抱歉，不要重复负面信息？ 编辑阶段：语言是不是清楚、简明，口气是不是恰当？格式、语法、标点、和拼写是不是正确？,商务交际英语（1),Chapter 6,上页,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,第六章的题目是：Writing Reports: A Complex Process Made Easy （商务报告的写作：深入浅出的说明）。这一章的内容包含三个部分： 1）商务报告的构思； 2）非正式商务报告的撰写； 3）正式商务报告的撰写。,Chapter 6,上页,第六章的要点包括：报告是就某一特定情况或问题提供事实供某一特定人群考虑的文件。报告也是使经理人能够决策或解决问题的商务工具。报告可以根据文体、目的和格式进行分类。商务报告按文体可以分为正式和非正式两种。商务报告按目的可以分为信息和分析两类。商务报告构思的步骤是：1) 确定问题；2）确定调研领域；3）确定范围；4）制订调研计划；5）确定初步提纲；6）收集资料；7）分析数据，得出结论，提出建议。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Chapter 6,上页,信息性报告的提纲可以按时间排序；按重要性排序；按逻辑顺序；分类排序；或按地区排序。分析性报告的提纲有两种：一是使用假设；另一种是使用几种可选择的方案。 提纲格式可分为题目式和讨论式。题目式比较简单，只有字数很少的标题；讨论式则充分一些，分大小标题，这写起来稍微复杂一些，但更有帮助。如果报告是常规性的，或是你期待得到积极的回应，那就最好使用直接顺序。假如你预计会得到消极的回应，那就最好使用间接顺序。,商务交际英语（1）,English & Communication for College,Chapter 6,上页,非正式报告通常采用比较带有人情味的风格，使用第一和第二人称。如果问题比较严重，也可采用比较不带人情味的风格，使用第三人称，显得比较客观。在报告中，过去的事情用过去时，还在进行中的事情用现在时。不要在同一段落里混用时态，以免使读者误解。非正式报告的格式可以像信函，备忘录或是手稿。采用哪种格式取决于阅读者以及报告的长短。不管采用哪种格式，非正式报告有三个主要成分：开头（引言）； 正文（调研结果和支持性细节）；结尾。,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Chapter 6,上页,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,正式报告比非正式报告更长、更复杂，因此需要更好的准备与构思。 正式报告同样也有直接顺序和间接顺序之分，正式的信息类报告多采用直接顺序，可能得到积极回应的正式分析类报告也多采用直接顺序。假如你的正式分析类报告可能会得到负面的反应，或者是你需要说服阅读人接受你的中心思想，那就最好采用间接顺序。正式报告必须显得客观、不偏不倚、够专业水平。正式报告人情味少，不用第一和第二人称，注意力集中于事实，而不在人身上。,Chapter 6,上页,正式报告的组成部分有开始部分，本文和后续部分。标题页包括报告的标题，为谁（或哪家公司）而写，写作人姓名，和提交日期。这在内部报告中可以作为封面。如是对外报告，则用硬纸或塑料作封面，印上报告标题、写作人的姓名和时间。摘要是报告的一个提要，在报告很长的时候，它可以帮助读者迅速掌握其要点。其顺序应与报告本文相一致。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Contact Me,Tel: 0731-82822679 Mobile: 13574870811 QQ: 945952030 Email: Add: 湖南省长沙市青园路168号 湖南电大文法部 Post Code: 410004,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Thank you for your attention!,谢 谢 大 家！,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,
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