政采部工作流程及员工岗位职责

政府采购部工作流程与员工岗位职责一、工作流程（一）项目参与1、浏览政府采购及招标公司网站（包括央采、省采、市采、区采、招标公司等采购项目信息）。每天浏览至少四次，浏览时间为9：00、12：00、14：00、17：00。网站浏览分配表政府采购网站及招投标公司一览表浏览方式为：两人一组，配合工作。2、整理采购项目信息。根据采购项目信息来源，完善项目信息一览表，对采购项目进行登记、整理、筛选，并对采购项目的参与结果进行确认、填写项目参与结果。项目参与结果分为：不参与，并简单注明原因；参与，并注明参与人，标注该项目信息颜色；暂不确定的项目可先标注颜色待定。3、整理项目进度表。对需要参与的项目填写项目进度表，登记详细项目信息，做好项目进度记录，需要注意的是要在项目进度表中看到项目的进度。此项工作一直伴随该项目的整个过程。4、询价与报价。了解产品并进行询价，对询价情况（具体公司、联系人、联系方式，参数满足情况，参数偏移、供货时间、价格等）做出详细的记录，同一种产品货比三家，并登记货源名单。根据询价情况进行综合考虑，确定最终报价及供货周期。如果参数存在偏移，报价时要在备注中详细说明。5、购买标书。根据采购方式的不同，积极参与政府采购，及时进行报名、购买标书、缴纳投标保证金，获取招标文件，并登记购买标书保证金明细。6、标书制作。仔细阅读招标文件，严格按照招标文件要求及标书制作流程制作标书，标书制作完成后至少两人进行检查。7、投标。投标前仔细阅读标书，了解产品情况、售后服务及公司响应要求，按照招标文件要求按时参加投标。（二）项目中标1、制作合同。收到采购中心中标确认电话后，记录采购单位联系人电话，整理好报价分项明细后向采购中心项目负责人发送邮件，由项目负责人制作合同。2、联系采购人。联系采购单位项目负责人，说明中标情况和特别澄清内容，记录单位地址、设备使用人、送货地址，约定签订合同及送货时间，留下个人的联系方式，并登记客户联系人信息表。3、签订合同。和采购单位项目负责人约定合同签订时间，根据要求全部盖上骑缝章，双方代理人盖章签字。4、合同送审。将双方盖章签字完毕的合同一式五份送至采购中心监督部进行审核，审核完毕后，按合同要求送至各方。合同文本扫描件留存政采部合同，货款支付及履约保证金支付情况登记政采项目信息（款项），并跟踪状态，及时整理。5、备货。对产品进行第二轮询价，综合价格、是否现货、合作信任度等多种因素，最终确定采购公司，并根据采购人要求的送货时间进行采购，并办理入库手续。6、送货。根据合同明细分项，组织所有产品，办理出库手续。送货前对产品的型号和包装详细比对检查，按照采购单位要求的时间、地点送达，与采购人同时开箱验收，根据采购人要求对产品进行安装调试，并尽力解决采购单位提出的合理要求。采购人对产品的质量运行情况无异议后，填写货物质量验收报告。7、合同发票。所有货物供货完成，开具发票并送至采购单位联系人，同时说明货物售后质保承诺。8、资金支付提交。此项工作由采购单位完成。货物安装调试完毕，经审核后的合同和货物发票移交完毕后，在采购内网上提交验收报告，进入资金支付管理页面，选中对应的采购项目生成支付申请，填写付款方式后，向财政局政府采购管理处送审。9、资金到账。自支付申请送审至政府采购管理处并通过初审、复审、终审三个环节后，打印拨款单送到银行，合同资金一般7个工作日内汇入公司账号。10、关注资金到账情况。与采购单位保持密切联系，及时做好回访工作。二、员工岗位职责（一）部门经理1、负责本部门全面管理工作。2、根据工作要求，负责制定本部门工作流程及员工岗位职责，并经公司审批同意后负责督促落实。3、有计划地组织开展各类培训，提高员工专业技术水平及综合素质。4、组织拓展业务及市场调研。5、完成公司制定的年度政府采购任务。6、制定、完善本部门考核办法及奖惩细则。（二）商务人员1、协助部门经理做好部门日常管理工作。2、协助部门业务人员进行产品询价、投招标报名、缴纳投标保证金等政府采购相关工作。3、负责制作标书及询价文件。4、负责办理产品的入、出库手续。5、负责政采款项的登记，及时通知业务人员办理合同金额回款，与财务保持信息一致。6、负责本部门的休假、调休安排，并做好记录。（三）业务人员1、负责政府采购全面业务。2、浏览政府采购及招标公司网站，筛选项目信息，做好登记工作。3、积极参与政府采购，及时进行招投标报名、购买标书、缴纳投标保证金，获取招标文件。4、进行产品询价、报价，根据政府采购招标文件，制作标书。5、严格按照政府招标要求参与投标。6、负责中标项目的全面工作，联系采购单位、签订合同、供货、合同款、履约保证金等。7、负责客户关系，做好老客户的回访维护工作，扩展新客户。