云会议操作手册.docx

云会议操作手册（v1.3版）目录1简要说明31.1兼容性说明31.2系统登录31.3用户类型41.4与会角色41.5登录后首页52系统管理62.1用户管理63会议管理73.1会议列表73.1.1未开会议73.1.2历史会议73.2创建会议83.3加入会议94个人信息115会议系统125.1界面分布125.2基本概念介绍125.2.1语音视频设置125.2.2设置146功能介绍166.1主持人功能及权限介绍166.1.1权限控制166.1.2同步功能176.1.3主持人模式视频轮循186.1.4主持人控制接收模式196.2演讲人功能及权限介绍196.2.1新建白板206.2.2文档共享216.2.3应用程序共享226.2.4桌面共享236.2.5投票236.2.6答疑246.2.7视频轮循256.3所有参会方都可具备的功能266.3.1文件传输266.3.2文字消息276.3.3分屏显示276.3.4会议录制286.3.5本地音视频设置286.3.6退出会议291 简要说明1.1 兼容性说明目前本系统web端支持在ie7-11，火狐浏览器上运行。第一次使用云会议需要下载安装会议客户端插件，若在线下载安装插件失败，用户可以手动下载安装插件：1.2 系统登录云会议系统为企业邮箱的扩展应用，该应用的开通需要企业邮箱机构用户向网易提交申请，由网易的系统管理员开通其业务权限。开通后用户可访问云会议站点(v.qiye.)进行登录，点击“使用网易企业邮箱登录云会议”，在企业邮箱第三方登录页面输入企业邮箱账号密码进行登录。云会议首页网易企业邮箱第三方登录页1.3 用户类型云会议系统用户可以分为三类： 超级管理员（admin用户，对应到企业邮箱的admin用户）：系统默认用户，用于管理本机构的云会议系统。 普通管理员：辅助站点管理员管理本机构的云会议系统，可由站点管理员设定。 企业邮箱普通用户：机构站点会议系统的普通成员，可以参与会议、创建会议。1.4 与会角色系统中存在着以下几种不同与会角色： 主持人：会议创建者默认为主持人（创建时也可以指定其他人为主持人），可以管理本场会议，会议当中可以将自身主持人角色转移给他人。 演讲人：会议最初主持人默认为演讲人，演讲人可以使用会议功能权限（详细见6.2），主持人也可以把演讲人权限转移给其他参会人。 与会者：会议参与者，在会议中可进行互动，但不能管理会议。云会议当中，“主持人”、“演讲人”、“与会者”三种角色可以转换。 一个会议中只有一个主持人和演讲人，“主持人”可以设置其他成员为“演讲人”，“主持人”的角色也可以转换给其他成员，所有的角色转换都需要由“主持人”操作完成。1.5 登录后首页企业邮箱用户登录系统后首页如下：登录后首页云会议系统可分为7大功能： 首页：今日会议，可以加入今日未结束的会议。 “快速加入会议”可以帮助用户通过会议号码、会议密码等信息快速加入会议。 系统管理：管理当前系统中存在的用户，可设置其用户类型、帐号状态等信息；管理云会议系统的各项系统参数设置信息。 会议列表：用于查询当前可以参加的会议及历史会议。 创建会议：用于创建会议。 个人信息：用于展示个人基本资料。 帮助中心：常见问题和下载中心，用于查看常见问题，下载系统资料（云会议操作手册）； 超级管理员、普通管理员：可用功能为 首页、系统管理、会议列表、创建会议、个人信息、帮助中心。 普通用户：可用功能为 首页、会议列表、创建会议、个人信息、帮助中心。2 系统管理2.1 用户管理超级管理员用户管理界面超级管理员使用本功能可修改本机构内成员用户的用户类型（普通管理员、普通用户）、用户状态信息（正常、禁用），也可删除用户，可批量设置创会权限和用户状态，系统设置（新建用户默认是否拥有创会权限）。 普通管理员用户管理界面普通管理员不能更改用户类型，不能删除同级管理员；可修改用户状态信息（正常、禁用），也可删除用户，可批量设置。3 会议管理3.1 会议列表3.1.1 未开会议用户在此功能中可以查看自己创建的会议或者受邀参加的会议列表详细信息。可以直接在此加入到会议当中，也可通过快速入会方式加入。用户登录后只能看到自己创建的会议或者被邀请的会议。如果会议是当前用户创建的，用户也可以在此处“修改”、“删除”会议，会议信息发生变更后需要将变更内容和变更对受邀请人产生的影响用邮件方式通知相关受邀请人。3.1.2 历史会议历史会议用户在此功能中可以查看以往的会议记录，包括受邀请了但是未参加的会议。3.2 创建会议 创建会议用户在此功能中可以创建会议，会议的默认主持人是创建人，但是用户也可以更改设置其他人为主持人。如果会议创建者设置了其它参会人员为会议的“主持人”，则自身与会角色为与会者，自身不需要被邀请即可加入会议。用户可以设置“邀请参会人”，会议创建完成后系统需要发送相关会议信息给受邀请人。在“邀请参会人”输入框手动输入联系人邮件地址，即可要求外部成员加入会议，这种方式邀请的人员默认为与会者；在通讯录中可以邀请人员设置“主持人”，必须是企业邮箱帐号用户才能设置为主持人，其他添加的邀请人默认为与会者，“主持人”为绿色字体着重标记出，有主持人标识。用户在设置“邀请参会人”时还可以从通讯录中选择自己要邀请的与会人，如下图：邀请参会人用户可以设置会议“其他未受邀请人可否参会”：1. 如果选“可以”则未被邀请的人拿到会议号码、密码也能参加会议，但未被邀请的人员会议列表中并不显示。只能通过快速入会方式登入，不需要检验其邮箱地址。2. 如果选“不可以”则只有被邀请的人可以参加会议，可以在会议列表中看到。快速入会时需要检验所填邮箱地址（登录页）、其登录身份对应的邮箱（登录后）是否在受邀请列表中。会议创建完成后会提示会议创建成功，并给出本次会议的号码。3.3 加入会议用户可以在会议列表中查看自己创建的会议或者受邀参加的会议列表详细信息。可以直接点击“加入”进入到会议当中，也可通过快速入会方式加入。若用户创建会议时，在“其他未受邀请人可否参会”中选择“可以”，则未被邀请的人拿到会议号码、密码在首页点击快速入会也可参加会议。加会时先检测本地客户端是否安装，若安装直接调起客户端进入会议，若未安装则跳出提示窗口,点击马上下载，下载会议客户端安装包进行安装。4 个人信息用户点击个人信息即可查看到个人资料信息5 会议系统5.1 界面分布5.2 基本概念介绍 5.2.1 语音视频设置 本地客户端左下角，本地音视频设置按钮，可在其中设置扬声器、麦克风、摄像头。点开之后如下图：步骤一 扬声器设置选择正确的扬声器或者耳机，点击播放声音，有声音，则正常。步骤二 麦克风设置选择正确的麦克风，当麦克风有音量输入，则会有绿色条文波动。当听到回音噪音时，沟选“噪声抑制、静音检查、回音消除”，点击“应用”。步骤三 网络摄像头设置选择正确的网络摄像机。如果是连接采集卡，则选择正确的端口和制式；若没有连接采集卡，则无需选择端口和制式。“云台参数设置”里的数据保持默认不变。“高级”中可调整视频采集编码属性设置“视频帧率”越大，画面越流畅。共享时，表示程序共享或者桌面共享时，视频的帧率大小。“输出大小”越大，画面越清楚，一般pc用352*288足够。如果画面有锯齿，勾选“逐行扫描”。“码流控制方式”，可根据本地的网速情况设置。按平均码流越大，或按固定质量越高，视频广播所占的网络带宽越大。一般默认按照平均码流128k/bps.5.2.2 设置在客户端界面右上角有操作-设置。如下图：保存设置：可设置保存路径，自动保存白板、程序或桌面共享时的标注等等。共享设置：即桌面共享或者程序共享时的设置，可设置接收程序共享或者桌面共享时自动全屏。另外，可对其他进行设置。6 功能介绍6.1 主持人功能及权限介绍主持人控制和安排整个会议。主持人有主持人特定的权限。6.1.1 权限控制主持人可以鼠标指向界面左方“参会方列表”中的某一参会方，鼠标右键，选择“权限控制”；或直接点击界面右上角“操作”“权限控制”。在“权限控制”面板中，主持人可以对某一参会方，或除自己之外的其他所有人的音视频等权限进行控制。如下图： 演讲人的权限默认是全部打开的，其他参会方的权限需要主持人授权，文字消息默认全部打开。文件上传即文件传输，给出权限之后，该参会方即可文件上传。文字消息，给出权限之后该参会方即可在文字消息框里输入文字。会议录制，给出权限之后，该参会即可录制文件，。除此之外，主持人还可以在“参会方列表”中控制参会方的音视频。情况如下：1、各分会场本地音视频处于广播状态时，主持人点击关闭分会场音视频， 再次点击，则开启分会场的音视频，使其处于广播状态。或者，主持人选中某参会方，鼠标右键停止广播视频、停止广播语音。2 、参会方音视频处于广播状态参会方自己主动关闭本地音视频，音视频处于关闭状态：此时，主持人点击分会场无效。需参会方主动打自己的音视频，主持人才可以控制该参会方音视频广播。6.1.2 同步功能同步功能，即开启了该功能后参会方的数据与布局保持与演讲人同步。该功能由主持人控制。在主持人界面，操作-同步，当选择“同步”后菜单中该项变为“取消同步”。如下图：主持人未选择同步，则其他与会者的操作菜单中同步选项位置显示“跟随会议”。参会方选择“跟随会议”后菜单变为“取消跟随会议”，界面保持与演讲人同步，不影响其他人，主持人若选择了同步，则与会者操作菜单中该项显示灰色不可操作，演讲人的操作菜单中没有“同步”选项，相应位置显示“跟随会议”灰色不可操作，转移演讲人后变为可操作。6.1.3 主持人模式视频轮循 主持人开启主持人模式的视频轮循，所有参会方的轮循界面和主持人保持一致。操作视频轮循主持人模式，界面如下图：界面功能介绍说明：a. 视频列表：显示有视频的所有与会者。b. 固定视频列表：可从“视频列表”中添加需要固定不轮循的视频。c. 轮循视频列表：参与轮循的所有视频，当勾选“其他所有视频”时,左边“视频列表”里所有的视频都会添加到“轮循视频列表”中。在与会者视频很多的情况下设置视频轮循可以方便您的设置。勾选“其他所有视频”时,新加入会议的视频也会参与正在进行的轮循中。d. 视频轮循数：在视频轮循的时候，显示的视频窗口数量。可在1-16中选择。轮循视频数量+固定视频数量不能超过16路；或者，轮循视频数量+固定视频数量不能超过最大允许的视频广播路数。e. 轮循时间间隔：在视频轮循的时候，每个视频可以显示的时间长度，它的最小时间是10秒，最大时间100秒。注：视频轮循和接收模式不可同时使用。主持人模式视频轮循只有主持人才能开启。当主持人选择了主持人轮循模式，与会者的个人轮循模式和自由控制状态被限制，所有与会者显示视频与主持人端保持一致。如果与会者已经设置了个人视频轮循，此时主持人开启主持人模式并结束时，该与会者的视频模式和主持人保持一致。主持人开始和停止轮循时，所有与会者文字消息框中，会出现“主持人开始了视频轮循，您的视频接收画面将会和主持人保持相同状态”“主持人视频轮循停止，您的视频接收画面恢复到自由接收状态”。6.1.4 主持人控制接收模式主持人开启主持人控制接收模式，主持人可以看到所有参会方的视频，参会方之间不能互相看到。具体操作：操作视频接收模式主持人控制接收。在参会方列表中，参会的摄像头显示会变黄色，如图：主持人可选中某参会视频，鼠标右键，视频广播给所有人，选择操作视频接收模式自动接收，则退出主持人控制接受模式。退出后，所有人的视频都处于禁止广播状态，由主持人控制是否广播。6.2 演讲人功能及权限介绍演讲人具有的功能权限有：新建白板、文档共享、程序共享、桌面共享、投票、答疑、文件传输、视频轮循、本地音视频设置。6.2.1 新建白板白板相当于教学中的黑板，投影幕布，当演讲人新建白板后所有与会者默认都可以在上面任意的书写图画，并且可以保存。下图是白板工具条。1. 更多：保存所有页、关闭所有白板页、插入图片2. 撤销：回到上一步操作3. 标注权授予：授予所有人标注的权利（由主持人控制）4. 新建白板5. 关闭当前白板页6. 翻页显示：向前或者向后翻页7. 选择缩放：25%、50%、75%、100%、125%、150%、175%、200%、300%、400%，自适应和宽度适应8. 实时缩放：实时缩放所共享的文档9. 选择：在文档标注和控制键切换10. 画笔：箭头指示、荧光笔11. 文字：有大、中、小三种选择12. 橡皮擦：有局部擦除、清屏选择13. 选择笔粗细：有五种选择14. 调色板：画笔和荧光笔颜色的选择15. 全屏：全屏显示或者退出全屏会议白板的功能是给客户提供一个更快速的互动平台来交流信息，协作项目，讲授知识。用户通过功能列表的“新建白板”或者菜单中的“操作-新建白板”可以添加白板；多个用户得到主持人授权后可以同步插入图片，在白板上画图，键入文本，使用箭头工具指示和强调某条信息，删除图片，使用橡皮擦去除画图痕迹和清除屏幕信息；还可以最大化白板界面，在各个白板间切换。6.2.2 文档共享a. 文档共享的工具条1. 保存：以NDP格式保存，要用睿通软件打开2. 撤销：回到上一步操作3. 标注权授予：授予所有人标注的权利（由主持人控制）4. 翻页显示：向前或者向后翻页5. 选择缩放：25%、50%、75%、100%、125%、150%、175%、200%、300%、400%，自适应和宽度适应6. 实时缩放：实时缩放所共享的文档7. 旋转：每次旋转往顺时针方向转90度8. 选择：在文档标注和控制键切换9. 画笔：箭头指示、荧光笔10. 文字：有大、中、小三种选择11. 橡皮擦：有局部擦除、清屏选择12. 选择笔粗细：有五种选择13. 调色板：画笔和荧光笔颜色的选择14. 全屏：全屏显示或者退出全屏b. 演讲人通过功能列表的“文档共享”或者菜单中的“操作-文档共享”，共享文档给所有与会者。文档共享支持的格式有：*.doc*; *.ppt* ; *.pdf; *；*.xls，*.txt的共享。c. 用户可以共享5个文档，并且在各个共享文档间进行切换。d. 所有参会者在得到主持人授予的标注权后就能对共享文档进行操作。任何用户对文档的操作都在其他与会者处同步显示。e. 文档共享支持PPT动画显示。f. 保存方式为NDF格式，点工具条上保存按钮即按设置的保存路径保存，需要再次开启会议后用文档共享打开NDF格式文件。g. 文档共享界面如下图：6.2.3 应用程序共享a. 程序共享的工具条1. 程序控制：选择所要共享的程序2. 控制：把控制权交出去 3. 撤销：回到上一步操作4. 标注权授予：授予所有人标注的权利（由主持人控制）5. 选择：在文档标注和控制键切换6. 画笔：箭头指示、荧光笔7. 文字：有大、中、小三种选择8. 橡皮擦：有局部擦除、清屏选择9. 选择笔粗细：有五种选择10. 调色板：画笔和荧光笔颜色的选择11. 全屏：退出全屏b. 演讲人可以通过程序共享功能把自己电脑上已开启的任一程序共享给所有参会方。操作：单击界面上的“程序共享”或者菜单中的“操作-程序共享”。用户可以一次共享多个程序，通过按钮进行切换共享的程序。程序共享出去后，与会者在得到主持人授予的标注权或者演讲人授予的控制权后就能对共享程序进行操作，包括直接控制对方的程序，实现异机操作。6.2.4 桌面共享a. 桌面共享的工具条如下图：1. 控制：把控制权交出去 2. 撤销：回到上一步操作3. 标注权授予：授予所有人标注的权利（由主持人控制）4. 选择：在文档标注和控制键切换5. 画笔：箭头指示、荧光笔6. 文字：有大、中、小三种选择7. 橡皮擦：有局部擦除、清屏选择8. 选择笔粗细：有五种选择9. 调色板：画笔和荧光笔颜色的选择10. 全屏：退出全屏b. 演讲人通过功能列表的“桌面共享”或者菜单中的“操作-桌面共享”，共享桌面给所有与会者。演讲人在电脑桌面上所作的任何操作都同步共享给与会者看到。与会者得到主持人授予的标注权或者演讲人授予控制权后就能对共享桌面进行操作，包括直接控制对方的桌面，实现异机操作。6.2.5 投票投票主要应用于演讲人在召开会议或者课程当中，通过会议投票的方式征求，收集大家的意见或者进行某种决策。演讲人点击功能列表的“投票”或者菜单中的“操作-投票”，系统弹出如下图。系统对每个投票选项都提供两种投票方式：记名投票和不记名投票。演讲人填写主题信息，设置投票项（每个投票选项包含投票项最多可达8个），每个投票选项都可以设置成单选或者多选格式。6.2.6 答疑答疑功能提供了一个自由式的提问，解答的互动平台。参与方可以在此页面进行提问，也可以针对某个问题发表自己的见解。演讲人点击功能列表的“答疑”或者菜单中的“操作-答疑”，系统弹出答疑界面。参与方点击提问，出现如下图：输入问题内容，点击“确定”按钮，一条提问信息被提交，同步共享给所有参与方，所有参与方可以针对该提问进行回答等。6.2.7 视频轮循 “操作”菜单下面的“视频轮循”选项下存在子选项：“个人模式”、“主持人模式”和“停止轮循”。在主持人“取消同步”的状态下，演讲人和一般与会者可以进行个人模式的视频轮询。演讲人点击 操作视频轮循个人模式，界面如下图：界面功能介绍说明：a. 视频列表：显示有视频的所有与会者。b. 固定视频列表：可从“视频列表”中添加需要固定不轮循的视频。c. 轮循视频列表：参与轮循的所有视频，当勾选“其他所有视频”时左边“视频列表”里所有的视频都会添加到“轮循视频列表”中。在与会者视频很多的情况下设置视频轮循可以方便您的设置。d. 视频轮循数：在视频轮循的时候，显示的视频窗口数量，可在1-16中选择。e. 轮循视频数量+固定视频数量不能超过16路；f. 或者，轮循视频数量+固定视频数量不能超过最大允许的视频广播路数。g. 轮询时间间隔：在视频轮循的时候，每个视频可以显示的时间长度，它的最小时间是10秒，最大时间100秒。6.3 所有参会方都可具备的功能6.3.1 文件传输文件传输功能支持多方上传和下载文件，支持所有文件格式，文件大小控制在80MB内。演讲人的文件传输功能由主持人给予。主持人可以在“权限控制”中操作。演讲人获得文件传输功能后，点击或者“操作-文件传输”如下界面：A、 新增：点击“新增”出现“新增文件”，再点击“选择上传文件”选择您所需要共享的文件，添加“描述”，点击“确定”完成一个文件的上传，同样的方法您可以继续添加文件。 B、 下载：在文件传输列表中的操作栏下您可以看到图标，点击该图标时出现文件下载对话框，点击“保存”按钮，选择正确的保存路径即可成功下载文件。C、 删除：在文件传输列表中的操作栏下您还可以看到这样的图标，点击该图标可对文件进行删除操作。D、 翻页：文件列表每列显示20个文件，当上传的文件大于20个时，您可以点击列表右方的翻页功能按钮进行翻页查看。6.3.2 文字消息通过文字消息功能，可以允许各个与会者在系统中，通过文字的形式，与单个或者所有的与会者进行实时的讨论。与会者点击“发送给”下拉列表选择交流对象，然后在消息输入框输入文字消息，点击发送按钮，文字消息被发送到交流对象的消息区。注意：若“发送给”某参会方，则发送的消息只有发送者和接收者看到，其他人看不到。与会者可以复制其他资料中的文字，点击鼠标右键，选择“粘贴”把文字粘贴进消息输入框，也可以设置文字的字体。选中编辑的文字，鼠标右击，字体，对发送的文字进行编辑。6.3.3 分屏显示用户点击界面左下方的分屏按钮进入分屏模式。共有2分屏、4分屏、6分屏、9分屏、16分屏五种分屏模式。再次点击分屏按钮,则退出分屏模式。 会议分屏模式的选择按钮，如下图：6.3.4 会议录制主持人在“权限控制”中，给予参会方“会议录制”的权限，则参会方可点击“文件-开始会议录制”将整个会议录制下来。录制的内容包括广播出来的音视频、文字消息、白板、文档共享，程序共享，桌面共享等操作。录制文件的格式为*.asf格式，asf是截屏录制格式，任意播放器均可播放。6.3.5 本地音视频设置会场的音视频开放由主持人控制，在主持人给出权限的前提下参会方可开关本地的音视频。表示：音视频处于关闭状态，参会方点击、，打开本地的音、视频。表示：音视频处于广播状态，参会方点击、，则关闭本地音、视频。表示本地音视频设置按钮，点开之后如下图：具体设置可参考“5.2.1语音视频设置”章节。6.3.6 退出会议用户点击“文件”中的“退出”，可以退出客户端。若主持人点击“退出”，弹出提示框，选择“结束会议”则关闭并退出会议，选择“退出会议”则退出但不关闭会议，选择“取消”则保留在会议界面；详见下图 其他人退出会议，提示框为确定退出会议或者取消。