总企业档案管理措施

总企业档案管理措施 总企业档案管理暂行要求第一章 总 则第一条 为加强企业档案管理，提升档案利用效率，依据中国档案法、中国档案法实施措施、企业档案管理要求，结合企业实际，制订本要求。第二章 档案管理第二条 企业档案实施集中和分级管理相结合的标准，档案室在总经理办公室领导下，负责全企业主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检验。第三条 档案室推行下列职责：（一）落实实施档案法等相关法律、法规和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、判定、销毁、移交等相关规章制度；（二）统筹计划并负责本企业档案的搜集、整理、保管、判定、统计和提供利用工作；（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导本企业所属机构的档案工作。第四条 各部门确定人员负责归档文件材料的搜集和整理，按多种档案归档时间定时交档案室集中管理。第五条 档案工作人员应该忠于职守，遵纪遵法，含有对应的档案专业知识和业务能力。第三章 档案的归档第六条 归档的范围是企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的含有保留价值的文件材料。一、本企业内部形成的文件材料；二、本企业所属单位和派出机构（包含境外机构）应报本企业的文件材料；三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；五、本企业参加的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；六、本单位实施、办理的外来文件材料。第七条 归档的时间:一、管理性文件材料通常应在办理完成后的第二年上半年归档。二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目判定、完工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。三、外购设备仪器或引进项目标文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。四、企业职员外出参与公务活动形成的文件材料应在活动结束后立即归档。五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应和纸质文件归档时间一致。七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后立即归档。第八条 下列文件材料应随时归档：一、变更、修改、补充的文件材料；二、企业内部机构变动和职员调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；三、企业产权变动过程中形成的文件材料；四、其它暂时活动中形成的文件材料。第四章 档案的判定第九条 每十二个月应对档案进行一次清理，从档案的内容、时间、可靠程度、名称等方面判别，确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见详细措施附表）。企业档案保管期限分永久、长久、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。第五章 档案的销毁第十条 档案销毁的详细工作由档案室管理室承接，对已失效的档案，认真判定，编制销毁清册，立卷归档，永久保留。第十一条 送交档案形成部门（分企业）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分企业）级责任人签字同意后，连同销毁档案的书面汇报送总经理签字同意。第十二条 销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。第六章 档案的保密安全第十三条 档案管理人员和借阅档案人员必需严格遵守国家保密法及企业各项保密制度，认真做好保密工作。档案管理人员，必需严格实施档案查阅借阅制度；推行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合要求的要求。第十四条 借出的档案材料务肯定期归还。借出使用期间，不许转借她人，不许带入公共场所。第十五条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按档案法要求严厉处理。第十六条 档案管理人员向借阅档案者提供、出含有关证实时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；包括企业机密的档案材料，必需经总经理同意后再作决定，严防泄密。第十七条 档案室严禁吸烟，禁止将易燃易爆物品和私人物品带入库房, 显著处要有安全防火设备。第十八条 非档案管理人员，未经同意不准进入。第十九条 档案人员下班必需对档案室进行检验，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。第七章 档案的利用第二十条 凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。第二十一条 案卷通常仅供在档案室阅看，利用档案人员必需爱惜档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。第二十二条 查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门责任人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门同意并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。第二十三条 本单位借阅档案应由本部门责任人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总企业主管领导或总经理、党委书记同意。第二十四条 借阅期限不得超出15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。第二十五条 借阅档案应严格推行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检验，并在借用登记给予注销。借阅者要爱惜档案，确保档案的完整性，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报主管领导。第二十六条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或主要项目标查阅，要做好利用效果的反馈工作。第八章 附则第二十七条 总企业制订的其它专题档案管理措施及保管期限，为本要求的补充。第二十八条 本要求从印发