SGS员工假期管理系统操作手册.doc

SGS员工假期管理系统操作手册（员工版）SGS人力资源部2013年5月一、 系统登陆1、 内网登陆：确定计算机与SGS内部网络正常连接的情况下，启动IE，在公司主页（:81/）点击“HR Vacation Management System”或直接输入HRVMS网址，可直接进入SGS假期管理系统登陆页面，如下图所示：2、 外网登陆：在公司外部，确定计算机与互联网正常连接的情况下，启动IE，输入网址：, 点击“HR Vacation Management System”，可直接进入SGS假期管理系统登陆页面，如下图所示：工号：工号为您的员工编号（不区分大小写），如：XM1234或xm1234密码：初始密码为您的员工编号（不区分大小写），如：XM1234或xm12343、 输入工号和密码后，点击“登陆”进入假期管理系统页面，为保证您的账户安全，首次登陆系统时会强制要求您立即更改密码，如下图所示，请更改密码（密码为6-24位数字或字符），然后点击“保存“，即可正常使用系统了： 4、 系统帐户被锁：若密码输入错误3次，账户将会被锁，24小时后系统自动解锁。如您急需登陆系统，请联系您所在分公司HR帮忙解锁。5、 忘记密码：如果您忘记登陆密码，可联系您所在分公司HR帮忙重置密码，即将您的密码重置为初始密码。二、 操作页面 （一）进入操作页面后，首页的右上角，分别有您的名字、修改密码、退出及帮助等功能 键，如下图所示： （二）各操作模块介绍在界面左边的导航栏，点击可进入相应的模块界面。1、我的休假：1.1查询/在线申请：这里可以查询您当年及历史假期情况。1.1.1剩余假期汇总：点击“查询/在线申请”，进入“剩余假期汇总”界面（如下图所示），在此页面上可以看到您当年度可享受的各类假期的天数和剩余天数、上一年度剩余假期的天数以及截止目前所有假期的剩余总天数。点击“2013”左边的箭头，分别可以看到当年度之前的假期情况。 点击“在线申请休假”，可以进入如下界面选择休假类型，填写休假的开始和结束日期，系统会根据起始日期自动计算休假天数，填写完休假事由后点击“提交”，即可向您的主管提交此休假申请，若您还未确定此休假申请，可以先保存为草稿或者取消该休假申请： 如果您申请的休假天数是0.5天，需将系统自动生成的休假天数“1.0”手动改为“0.5”，同时出现下面界面，您需根据实际休假情况选择“上午”或“下午”，点击“确定”即可： 注意事项：病假、产假需将假单打印出来，并附上相关资料提交HR审核。1.1.2休假明细：提交假单成功后，系统会自动转入“休假明细”界面，这里可以看到您当年度所有休假的明细。点击“2013”左边的箭头键，可以看到往年的休假明细。 状态栏：显示您的休假申请是否被批准。 操作栏： 编辑：如果您的假单状态是“草稿”，您可以在这里编辑假单。如果是已提交的假单，则无法再编辑。 在线提交：如果您的假单状态是“草稿”，您可以在这里提交该休假申请。 撤销申请：如果您的假单状态是“等待审批”，可以在此处撤销申请;如果假单状态是“已完成”，则无法撤销，如确实需要撤销已被批准的假单，请联系您所在分公司HR。 打印：病假及产假等请从此处打印休假单，附上相关证明资料提交至HR审核。1.2休假规则：这里可以了解您的休假规则。 2、我的周末加班 2.1查询/在线申报：点击“查询/在线申报”进入周末加班查询申请页面，如下图所示，这里可以查询您当年度所有的加班明细。 点击“在线申报周末加班”可进行周末加班申请，填写加班日期及加班起止时间后，系统会自动计算您的可轮休天数（2-4小时轮休0.5天，4小时以上轮休1天），填写加班事由（必填项）后，点击“提交”，即完成此加班申请。您也可以将此申请保存为为草稿或取消加班申请。 2.2加班申报轮休假规则：此处可查询您加班申报的适用规则。 3、我的审批人-查询/申请更新：这里可查询并申请变更您的休假和加班一级审批人。3.1休假审批人：可以查询您当前的休假一级审批人，还可查询您的休假一级审批人变更申请的审批状态及历史变更记录。当此条记录未被批准时您可以撤销申报，如果该记录已被批准的申请需要撤销，请联系您所在分公司HR帮忙取消。 如果您的休假一级审批人变更，可以点击“申请更新”，申请变更您的休假一级审批人。 您输入“新一级审批人工号”后，系统会自动填入“新一级审批人姓名”及“新一级审批人邮箱”等信息，然后再填写“生效日期”后，就可以提交该申请，提交后经您当前的一级审批人及当地分公司HR批准后即生效。 3.2加班审批人：具体操作同“休假审批人”。注意事项：1、提交该变更申请后，请记得将您已经批准的、变更一级审批人的书面申请（或邮件也可以）交至当地分公司HR，以便HR凭此批准您的变更申请。2、若您的休假或加班一级审批人有变更，请及时申请更新，以免耽误您的假单和加班单的审批。3、根据授权，您的休假审批人与加班审批人可能是同一人，也可能是不同人，如果您的休假与加班审批人同时变更，请记得在休假审批人和加班审批人二处同时申请变更。4、其他设置4.1个人信息设置： 4.1.1邮箱地址和手机号码如需添加或变更，请点击“申请修改”，填写您的邮箱地址及手机号码，该申请将会发送至当地分公司HR，HR与您确认无误后会在系统更新您的联系信息。为了保证及时准确地收到邮件，推荐优先使用公司邮箱。4.1.2邮件提醒：4.1.2.1您在系统申请休假或申报周末加班，申请成功及审批结束时，系统会自动发邮件到您的邮箱，通知您审批的情况。4.1.2.2此处不选择则没有邮件提醒功能。4.1.3短信提醒：4.1.3.1您发送短信至系统申请休假，申请成功（或失败）及审批结束时，系统会自动发邮件通知您审批的情况。若您在系统中未登记邮箱或没选择邮件提醒功能，则会以短信通知您审批的情况;若您在系统中也未登记手机号码或没选择短信提醒功能，则收不到系统的通知信息。4.1.3.2当地分公司HR在系统后台导入您的休假或周末加班数据时，系统会自动发送邮件通知您审批的情况。若您在系统中未登记邮箱或没选择邮件提醒功能，则会以短信通知您审批的情况;若您在系统中也未登记手机号码或没选择短信提醒功能，则收不到系统的通知信息。4.1.3.3此处不选择则没有短信提醒功能。 4.2修改密码：此处可以修改您的登陆密码，密码为6-24位数字或字符 5、短信查询及申请：休假系统支持短信申请休假/周末加班，及查询当年度剩余假期天 数，但如果在个人信息设置中没有登记手机号码，则无法使用该功能短信发送的号码： 5.1短信查询假期余额：可以查询您目前的可用假期天数 发送短信内容：CX 发送到号码：5.2短信申请休假：只能用于申请国定年假、轮休假、公司年假及病假，其他假别只能在 线申请5.2.1申请国定年假、轮休假、公司年假发送的短信内容：A#休假开始日期#休假结束日期#休假天数#1or2,1代表休上午，2代表休下午，休全天此项不用写5.2.2申请病假发送的短信内容：S#休假开始日期#休假结束日期#休假天数#1or2,1代表休上午，2代表休下午，休全天此项不用写 发送到号码：例1：申请2013.6.28 全天的休假：A#1例2：申请2013.6.27 上午的休假：A#0.5#1例3：申请2013.6.27 下午的休假：A#0.5#2例4：申请2013.6.26 全天的病假：S#1 5.3查询短信格式5.3.1查询申请国定年假、轮休假、公司年假的短信格式 发送短信：0 发送到号码：5.3.2查询申请病假的短信格式 发送短信：1 发送到号码：注意事项：1、短信只能提前或当天申请休假，例：今天不能申请昨天的休假。2、以上的英文不区分大小写。3、请在英文状态下编辑短信。4、请将发送号码及短信内容保存到个人的手机上，方便使用。5、发送的短信按正常短信资费计算：有短信套餐的按套餐资费计算，没有短信套餐的按0.1元/条收费。