企业档案考试串讲终极版本

企业档案管理终极版2013刘亚鑫 孔德靖 杨昊兰台工作室2013-12-28名词解释 简答 论述 材料分析名词解释：企业档案：企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。是企业有意识控制的凭证信息。企业档案工作：企业档案工作是指企业履行档案管理职责的行为和活动电子档案：电子档案是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件档案信息化：是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。企业内部控制*是指企业为了提高经营效率，充分有效地获取和使用各种资源，达到既定的管理目标，而在组织内部实施组织管理、计划管理和程序管理，促使各个经营环节充分发挥其相互制约、相互调节作用的一种先进管理手段。主要包括组织结构、职权、业务、财产、人员、审计等方面的控制。企业档案管理模式：是指企业实现总体档案资源有效整合和配置的实施方式。企业档案工作运行机制：是指在一定社会条件下，企业档案工作运行过程中各相关因素之间的相互关系及其运作模式。企业档案管理体制：企业档案管理体制是指企业档案工作管理机构设置和权限划分的制度，我国企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。三纳入：是指将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。四参加：是指企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。四同步：是指企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。企业史志：指企业档案部门依据企业档案信息撰写的具有史料性质的编研成果。可分为综合性史志和专门史志。综合性史志是就企业全部生产经营活动而编写；专门史志则是针对某项企业专业活动而编写。企业档案信息化：是指企业在信息化过程中为适应现代企业档案管理，运用信息技术对企业档案资源进行管理的工作方式和提升过程。企业档案信息的开发与利用：指的是企业档案部门，通过各种有效的方法揭示档案信息及其价值，使档案资源直接服务于企业的各项工作，满足各种利用需求的一项档案业务工作。简答+论述企业组织特性*P14企业的类型多样，但不同类型的企业之间也存在诸多共同点，这些共同点共同构成了企业的组织特性。1，合法性企业必须依法设立2，经济性企业是一个经济实体3，营利性企业的目标是追求利润最大化4，独立自主性企业独立核算、自主经营5，社会性企业满足社会需求、承担社会责任。企业档案管理实践的调查与分型按照企业工作的规范程度和企业管理者对企业档案工作重视与否，我们将企业档案工作情况分为三种类型。1、前沿型全员高度参与和知识化导向在前沿型企业中，企业管理层对档案工作非常重视，管理者对企业档案工作带来的效益往往有深刻的体会，并认为企业档案是企业重要的财富。在这种，全员高度参与和知识化导向为核心的“前沿型”的企业中，通过企业档案管理工作，能够搭建出信息与知识交流利用的内部环境，企业档案也会作为企业的一部分得到全面科学的管理。2、规范型实体管理规范且信息化并举在这一类型的企业中，企业管理层比较重视企业档案工作，在企业中设立专门的档案管理部门，配备有档案管理专业人员和先进的管理设备，建立健全了一套规范的档案管理制度，档案工作合理有效3、失控型意识差导致过程与资源失控。这一类型的企业管理者对企业档案持可有可无的态度，或者没有意识到企业档案管理、控制文件的必要性，其企业档案工作可能出在“全无”状态，无意识、制度、机构、人员、库房、设备、经费。企业档案管理存在的主要问题1、企业档案意识亟待强化其意识薄弱方面表现在 管理高层档案意识不强，部门和项目责任人的档案意识不强、企业档案人专业意识不强。2、企业档案管理需要进一步规范化。随着现代企业制度的建立，要求企业档案工作更加科学规范。在当前环境下实现档案的规范管理必然涉及企业档案工作中的法规规章、标准的制定问题。3、企业档案安全需要更强有力的保障。企业全面深入的参与国内外竞争的过程中，保证知识产权，经营管理等类型档案的安全有效，以及切实发挥企业档案信息的凭证作用，应引起企业的全面重视。4、企业档案的收集与归档范围亟待优化企业改革的神话与企业活动范围的扩展，企业产生的档案种类和数量激增，企业档案收集范围面临优化与改进。5、企业档案信息化与企业电子档案的管理迫在眉睫。档案信息化是企业信息化的重要组成部分，与企业信息化相似，都是一个持续发展，进步、转变和提升的过程。企业档案管理与企业内部控制的关系 意义1，企业档案管理关系到企业内容控制的目标2，企业档案管理是企业信息管理的基础3，企业内部控制本身需要企业档案维系其过程。企业档案工作与企业可持续发展：1、企业融资环境建设的需要企业与银行建立的企业档案结构中，体现着信任，实力和责任。2、产品信誉与后续服务产品制造型企业通过销售型企业建立相应的客户档案，从而为后续服务、产品创新和市场拓展提供信息支持。3、知识管理、科技创新与企业文化建设。对于高科技企业或创新开发性企业来说，档案无疑是其核心知识的主要载体，时期知识产权的重要凭证、持续创新的基础资源、核心竞争力的重要保证。4、档案信息化是企业信息化的基础建立档案信息化平台，科学管理电子文件，使企业信息化根基稳固。5、国际化环境与档案工作。在具有国家化形象或谋求国际合作业务的企业，档案管理成为企业管理基础和内在管理水平的标志，成为项目能否顺利进行和合作能否达成的重要细节。企业档案管理是企业管理层和部门的重要职责：（一）关于企业管理职责：1、企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。2、企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。3、企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。4、企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照档发字19986号文件的要求进行，其他企业可参照。5、企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。（二）关于企业部门责任1、企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。2、企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。3、专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。4、企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，企业档案工作者自身的职业素质：1、精细管理的实践者细致的品格倡导精细管理，如此可以降低成本，节约资源，规避风险，稳步发展。2、文献逻辑的建构者条理的习惯企业档案工作的意义就在于，通过专业的企业记录保存体系，实现实体的管控和逻辑架构，借以维护文件的联系，揭示和实现企业档案的价值。3、核心信息的守护者安全的意识企业档案管理实质上是对企业重要凭证信息和知识资源的控制和管理，是一个企业核心信息和知识资本的管理行为。4、文档管理的专业人文控的技术无论是以实物载体的保管为主要表现的传统档案管理方法还是以信息技术和文件信息内容为主要对象的现代档案管理方式，都离不开档案凭证性的维护、文件联系的维护和必要的文件价值判断与选择、文献逻辑的体现等等专业工作的重心。5、企业品牌的传播者文化的眼光。企业档案人，要能认识到档案管理实为企业的文化积累，档案利用、展览、编史修志等都是重要的企业文化行为。企业档案工作者的岗位责任：1、法律与制度责任法律与制度是保障企业经营管理的必要条件，在原则、文化、操作等层面规范着企业的日常生活和生产实践。2、管理与安全责任。企业档案管理必须确保实体与信息安全，维护档案工具价值（真实性、确定性、原始性等相关因素），为发挥档案信息价值（人事、财务、知识等相关作用）奠定基础。因此，企业档案人在安全意识、管理设施与系统在档案管理中的安全性保障，都是一项不可懈怠的岗位责任。3、监督与指导责任具有多样化经营、事务部管理、产管销分立等特点的集团公司，对于整个企业档案业务管理与监督指导工作有更高的要求。4、服务与绩效责任。档案利用服务的前期工作离不开档案收集整理，因此，为档案监管职能的绩效考核需要完整把握档案管理流程。企业档案工作的原则：1、机制灵活，自主选择2、安全保存，方便利用3、宣传引导，精简效能。企业档案部门的行政归口模式：1、企业直属部门企业档案部门作为企业直属机构是指在企业内部有一个相对独立的档案管理职能部门或机构，由企业相关领导分管。2、隶属于企业办公室是现实中最为常见的一种企业档案部门行政归口模式，一般称为企业档案室。3、隶属于综合信息办。隶属于综合信息办是企业档案室的另一种行政归口模式。企业档案的实体管理模式：1、集中式：企业档案部门对本单位档案实行集中统一管理。2、分级式：总分结合模式是指在企业内对档案实行分级分层管理。3、分散式：企业没有设置档案管理机构，档案分散于企业各部门或员工个人手中的一种管理模式。4、集中分散式：企业档案由档案部门和业务部门各保管一部分的管理模式。5、委托式：企业的档案采取委托国家档案馆，中介机构、档案服务公司的一种档案管理模式。6、苏州式：是指对于转制，撤销、关闭、破产企业的档案，采取由当地档案行政管理部门设立专门管理机构进行收集和管理的一种新型企业档案管理模式。分管领导的主要职责：1、贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准企业档案工作规章制度。2、将档案工作纳入企业整体发展规划，促进企业档案工作与企业其他工作同步发展，促成企业全员档案意识的形成。3、建立健全与企业规模相适应的企业档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。4、研究决定企业档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。档案部门的主要职责：1、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策、综合规划本企业档案工作、拟订企业档案工作规章制度，并负责贯彻落实。2、负责企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作。3、编研档案信息，开发档案信息资源。4、开展档案的宣传教育活动。企业档案部门对文件形成的指导与监督对象主要有三个：一、企业文件标准执行情况1、制图标准2、产品图样及设计文件标准3、公文行文标准4、特殊载体材料标准二、企业文件形成与积累过程1、以企业各项工作程序和规章制度为依据2、根据生产经营活动的性质和具体任务3、根据文件的形成特点4、抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节5、实行“三纳入”6、运用经济手段三、企业科技文件的编号、更改、复制与发放。科技文件是大多数企业的主体，科技文件的编号、更改、复制和发放都有一套严格的规定。文件积累的方式：1、文件形成者个人积累指由科技、生产、管理人员将个人在科技、生产、管理活动中形成的文件材料自行积累2、职能部门积累指由文件的形成或经办部门实行企业文件的统一积累，并由专人负责保管。3、档案部门（或办公部门）积累。指档案部门（或办公部门）积累，用于企业规模小、职能部门和人员较少，或文件使用范围较为广泛的情况。文件收集的措施：1、常规性接收：档案部门根据归档制度，系统、批量地从文件形成者或职能部门手中收集文件材料。2、及时性收集;及时性收集主要是对单位内散存文件的临时、突击性收集，他是对正常文件收集工作的一种补充3、重点跟踪改变传统坐等方式，加强与各部门沟通，重点跟踪收集企业重要环节和关键阶段产生的文件材料。文件材料归档原则：1、归档材料在企业活动中直接形成。2、归档材料在当前或一定时期内有依凭作用。3、归档文件对企业具有长远历史查考和文化价值。确定企业文件材料归档范围的主要方法：（添加）1、以我为主，研究和分析本企业各项活动的范围、内容和特点，了解并掌握在各项活动中所形成文件的种类和成分，初步确定在归档范围中应包括哪些方面的文件2、正确区分企业文件与企业一般资料之间的界限，避免将一般资料列入归档范围，同时，正确区分不同职能活动中形成的各类文件，将它们分别列入相应的归档范围3、对各类企业文件的保存利用价值进行深入分析，将具有现实和长远保存价值的企业文件列入归档范围，去除不需要归档的文件。一般不属于企业归档范围的文件材料有：满足了归档要求以后的重份文件或所述内容已有归档的文件。所谓重份，是指同一文件有几份或多份，包括一式多份的收文或复印件。没有参考价值的信封。除非信封有邮寄的直接记录和时代印记，有地址，或者重要信的信封则要归档。文件底稿以前的个稿本。包括文件写作过程中的提纲、草稿、废稿和一般文件的历次修改稿。事务性、临时性的文件没有查考价值的文件，如召开一般会议的通知，要求上报计划，总结、统计报表的公函，了解情况接洽业务的介绍信等。不属于本单位职能范围，各部门相互抄送的文件。参加非主管部门会议带回的无查考价值的会议材料。内容与本企业活动没有直接关系的文件。企业纸质档案的分类：分类是企业档案整理工作的核心内容，是管理企业档案的基本逻辑架构。企业档案分类即是对企业档案进行整理认识的过程，更是对企业档案业务管理各个环节进行系统优化的过程。一、制订档案分类方案企业档案分类方案，就是通过文字、数字、代号或图表的形式，形成本单位档案类别的划分排列及其纵横关系的体系，是对档案实体进行分类的依据性文件。1、分类方案编制的依据：企业档案管理人员根据企业档案整理工作的基本原则和分类要求，结合企业档案的客观构成，立足本企业档案业务的长远发展，编制科学的、切实可行的档案分类体系。2、分类原则：第一、企业档案分类类目的设置，必须贯彻分类原则的基本要求，以职能分工为统一划分标准。第二、企业档案分类类目之间应具有包容性，类与类之间必须能够反映出企业档案实体之间固有的内在联系或职能分工之间的相互联系。第三、企业档案的分类除了采用统一的职能分工准则划分外，还可以选用其他方法辅助分类。二、分类要求1、针对性:企业分类方案的制定要符合特定的企业性质和特点。2、相对稳定性：企业档案的分类方案关系到企业档案资源的实体结构和档案管理工作的全局3、可扩充性：企业档案的分类方案应该具有一定的可扩充性。三、分类方法1、类目设置：对于企业档案分类类目设置，其原则是：基本固定大类设置、放宽属类设置，类目设置要科学、简便、易行，先分一级类目，再分二级类目。一级类目：是企业档案分类的第一个层次二级类目：确定类目体系的关系层次中，在每一个大类中，根据企业档案的内容构成和形成特点，按照确定的分类标准和方法，设置各级相应的上位类和下位类，形成不同类别层次，构成一个完整的类目体系。2、类目标识及编号说明：类目标识即类目号，是表示档案类别的一组代号。类别号的编制是依据企业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或者数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的过程。实物档案的收集对象：包括各类荣誉称号、过期印章、证书、证明、锦旗、奖牌、奖杯、相册、图片、领导人和名人题词、题字及金属牌匾、产品样本、标本等实物。实物档案的整理：边著录 边分类 边整理边著录：面对杂乱无章地堆放在档案室的实物档案，根据实物特点，动态增加著录项，通过在事先设计的excel表格模板，对需要整理的实物档案初步著录，完成对档案情况的摸底，以决定后继的整理方法。实现实物档案特征的完整揭示。边分类：在著录的同时，将实物按三大类分开，然后按同类实物的著录顺序有序排放。边整理：通过excel的著录信息，由著录信息自动生成自定义分类号，打印出来贴在相应的实物位置，按类别年度 顺序将实物排列上架。企业档案信息利用的需求分析：一、对外拓展的档案需求1、满足企业市场拓展的需求：企业客观形象、真实具体的再现企业在各方面工作，真实记录企业建设各个时期发展的面貌和历程，它们是企业进行下一步开发、拓展的基础和信息资本。2、企业应对各种评估的需求应对各种针对资质、实力和信用的等级评估。获得社会认可的资质，从而提高社会认可度、知名度和美誉度。3、企业文化与对外宣传的需求企业的可持续发展需要“软实力”支持，企业文化建设重中之重。二、内部支持的档案需求1、高层决策与内部控制需求。2、基层管理与执行需求。3、员工心理与归宿需求。企业档案陈列室展厅布置：1、企业形象区2、企业历史区3、企业产业区4、社会责任区5、互动体验区。企业档案信息化原则：企业档案信息化应坚持与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则；为什么企业档案搞信息化，因为企业档案信息化内驱力：1、企业电子档案管理与利用需求：企业档案信息化是企业信息化的必然要求，是企业必须要做的事情，企业档案信息化只有成为企业自身需求主观性需求，即企业需要依赖电子档案为企业创造财富，才能对企业档案信息化形成强大的驱动力。2、企业档案管理工作者的职业使命需求：企业档案管理者职业使命能够促使自身在企业管理中，积极定位 谨遵使命 紧跟档案管理技术并将其用于推进企业档案信息化进程，为企业发展风险自我价值3、信息技术扩散的自发性需求：档案管理部门要在处理档案工作与企业对档案信息化的诉求矛盾中，做好角色定位。企业档案信息化建设内容：1、档案信息资源建设2、档案信息化基础设施建设3、档案管理应用系统建设4、档案信息化人才队伍建设5、档案信息化标准规范建设6、档案信息安全保障体系建设。企业数字档案馆：是依托企业高速宽带通信网络设施，利用数字化手段，对企业形成的档案信息资源进行收集、处理、实现企业资源自动化管理、存储和利用，充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。数字档案馆功能定位：1、能够实时采集企业各业务系统的信息，形成企业综合信息资源库2、能完成企业海量数据存储3、能进行企业档案信息的有效访问与查询4、能完成企业档案信息的发布与传递5、能完成企业电子档案的系统管理6、能实现企业电子档案的安全保护。企业档案信息化实施原则：1、以提升企业竞争力和提供企业效益为根本原则2、以促进有效管理为原则3、以发挥档案资产作用为原则。企业档案信息化实施条件：1、企业分管档案领导支持2、企业全员有管理创新的意识观念3、企业有档案信息化的内在需求4、企业有管理基础和技术基础5、企业档案管理部门有切实可行的档案信息化规划6、企业档案信息化有专门的部门和领导来组织管理。企业档案工作规范的背景与特点：背景：新形势（WTO要求的法规一致性、采用国际标准）、新条件（信息化建设）、新观念（信息作为生产要素、无形资产）的新要求，推动和规范企业档案工作进一步发展而制定。特点：1、管理创新2、观念创新3、经验基础4、信息化方向。企业档案工作规范的理念与原则：1、档案资源资产观2、组织制度领导先3、全员责任全覆盖4、过程方法重前端5、战略方向信息化6、系统管理全程兼。企业档案工作规范的目的与意义：目的：企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案工作水平直接反映出了企业的管理水平。企业档案工作规范的制定，是衔接企业档案管理规定与具体档案业务、技术标准的关键环节。既可以规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规范的开展，又能为档案行政管理部门提供业务指导依据，也符合国家标准化工作提出将企业建设成为标准化应用的主体的要求。意义：1、法律法规与企业档案工作间的桥梁2、体现管理创新趋势和与时俱进要求3、符合国际标准对企业档案管理要求4、为指导评价企业档案工作提供指南。企业档案工作规范的定位与作用：第一、为企业可持续发展提供保障。第二、促进企业档案工作的规范发展。第三、为档案部门业务指导提供标准。案例材料题实物档案案例思考：1，实物档案的收集保管要有制度保障2，实物档案来源渠道多、归口部门杂，加上很多实物成为部门和个人荣誉的一种象征，心理上并不愿意移交，因为造成实物档案归档不及时。实物档案载体异于纸质档案的轻便整齐，也是导致其归档不能与纸质同步的重要原因。3，实物档案保管工作比较复杂。4，企业文化建设离不开实物档案的支持。案例：企业档案工作者对企业史志的看法：1、企业史志对企业有着重要的精神与文化价值，可以产生一定的市场反响。2、说明档案的原汁原味是我们开发档案信息资源的重要用户心理因素。3、企业对企业史的重视固然是件好事，但更要看到企业编史修志的社会责任。案例：国有企业的档案管理方案：1、建设企业档案工作良好发展的制度环境2、理顺企业档案工作管理体制3、明确档案机构职责，提高档案工作效能4、运用现代技术和先进管理理念，提高档案工作层次。案例：民型企业的档案管理方案：1、配备档案工作人员，购置基本档案硬件设备2、建立基础的档案工作组织结构和制度体系3、确立属地管理体制，加强档案行政管理部门引导4、重点关注关系企业切身利益的档案。