69附件齐鲁银行聊城分行档案管理办法

-精品word文档 值得下载 值得拥有-齐鲁银行聊城分行档案管理办法 为了加强我行档案管理工作，进一步提高档案管理水平，实现档案工作的规范化、制度化，有效地保护和利用档案，为本行各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法等文件和市档案局有关规定，结合我行实际，特制定本办法。 一、组织机构 档案工作是银行工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护本行历史真实面貌的一项重要工作。聊城分行档案工作由分行办公室统一负责，设立档案管理员。各支行、部门分别设立一名兼职档案管理员，负责本机构档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作，形成本行档案工作管理网络。 档案工作的职责范围：负责对全行文书档案、会计档案、声像档案、实物档案进行统一管理。 档案工作人员要认真学习贯彻执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法及有关文件，各负其责，做好工作，人员如有变动要及时办理交接手续。 二、岗位职责 (一) 专职档案员职责 l.负责对上级单位及本行形成的各种档案材料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用工作。保证应归档的文件材料齐全、完整及其书写、载体合乎规范，组卷合理，保管科学，方便查找，努力实现档案工作的标准化、规范化、科学化。 2.负责对本行各兼职档案员和对全行档案工作进行业务指导和监督检查。 3.要积极贯彻上级关于档案工作的方针、政策、规定，并制定和完善本行档案工作计划、制度、办法。 (二)兼职档案员职责 1.负责本机构文件的传阅、催办、保管，做到不丢失、不积压、及时处理及时退回。 2.凡是反映本机构的重要会议及活动的照片、底片、录音、录像、光盘等应及时移交办公室，并注明时间、地点、人物、姓名和活动内容。 3.负责本机构文件资料的装订保管，并接受专职档案员的业务指导。三、档案管理凡属本行在党政管理、经营管理和其他活动中直接形成的，对本行和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录都应列入归档的范围。归档时各机构填写档案交接登记表（附1）一式两份，一份交办公室、一份留存立卷部门，并按照档案类别填写相应档案登记表。(一)立卷归档制度 1.文书档案归档制度 (1)凡记述反映本行工作活动，具有保存价值的文件材料，需由档案人员及时整理、分类、组卷，于次年6月底前完成立卷归档。 (2)归档的各类文件材料，要齐全完整，按照文件材料自然形成的规律，保持文件之间的有机联系。根据其联系特征、保存价值等整理立卷，要能全面正确反映本行的重要工作情况，便于保管、利用。 (3)归档的文件材料，纸质优良、规格统一，字迹工整、清晰，装订整齐、牢固，符合有关规范和标准的要求。 (4）拟制、修改和签批的公文，书写、纸张及字迹必须符合归档要求。 (5)案卷标题字迹工整、语言简练，能概括卷内文件内容。(6)各部门需归档的案卷要编写文书档案登记表（附2），一式两份，一份交办公室、一份留存立卷部门。2.会计档案归档制度(1）本行形成的各种会计报表、外来部门检查的处理意见，在会计年度结束后由相关部门兼职档案员负责收集、整理、立卷。在相关部门保管一年后，于第三年的3月底之前向办公室移交。(2）已归档的会计档案要齐全完整，做到保持各种会计档案材料的自然形成规律和有机联系。纸张、字迹、装订等均应符合有关部门的规定。 (3)档案向办公室移交须办理移交手续，编制会计档案登记表（附3）一式两份，一份交办公室，一份留存会计部门备查。 3.声像档案归档制度 (1)归档范围：反映本行主要业务活动、工作成果、重大事件活动及其他有保存价值的声像材料；领导人或著名人物参加本行有关重大活动的声像材料；本行组织或参与的重要活动的声像材料；与其他载体档案有密切联系的声像材料及其他有保存价值的声像材料。 (2)声像材料形成后，经过整理及时移交办公室，不得由机构和个人保存。(3)声像档案归档时，形成机构要编制档案目录，一式二份，移交和接收机构各留一份。(4)声像档案归档时，形成机构需编制简要的文字说明。如：时间、地点、人物、事件的原因、经过、结果等六要素，并整理填写声像档案登记表（附4）。 (5)归档的声像档案材料应是原版、原件。 4.实物档案归档制度 (1)归档范围：市委、市政府及上级机关和上级管理部门表彰颁发的奖杯、奖旗、奖状、奖牌等；其他具有保存价值的实物。 (2)各种实物档案必须按实物档案归档范围及时送交办公室归档。(3)归档的各种实物，应填写实物档案登记表（附5），在归档前各部门要指定专人负责保存，要完整无损，以防丢失、失去历史考察作用。(4)归档的各种实物档案应交原件，不准交复印、复制件。移交时应办理移交登记手续。(二)档案保密制度 1.档案人员必须认真执行保密法，严格遵守保密守则和各项保密制度，切实加强本行档案材料的管理，做到不丢失、不损坏、不泄密。对违反保密规定的行为有权予以制止。 2.本行有关机构查阅与本机构业务有关的档案，需经本机构领导签字同意，方可查阅；其他档案，须经办公室主任批准。3.未经办公室主任批准，不得对秘级档案进行擅自摘抄、复制、传播和公开利用，严禁出卖档案。4.销毁档案资料时，要按有关规定实施，并由二人现场监督。销毁的文件目录应归档保存。5.违犯档案保密规定的，视情节轻重追究当事人的责任。（三）档案借阅制度 1.本行档案资料主要供本行领导和各机构查阅使用，查阅时填写档案借阅登记表（附6）。外单位借阅本行档案资料时，需经办公室主任批准。 2.借阅档案资料的人员，在保密、安全、方便的情况下，原则上在分行办公室查阅，确因工作需要带回各机构的，必须严格办理借阅登记手续，按时归还。 3.借阅的档案资料带回各机构，一般不得超过七天，如确需延长借阅时间，须经办公室主任批准，重新办理借阅手续。 4.借阅人必须爱护档案资料，不得随意拆卷、涂改和撕掉其中的张页，不准转借他人。如发现借阅的档案资料丢失或损坏，视情节提交行领导研究处理。5.为了掌握了解档案资料的利用效果，借阅人应主动向档案管理人员提供有关情况，协助做好档案资料利用信息反馈工作。（四）档案统计工作1.档案员应根据上级有关要求，做好日常档案业务统计工作，做到帐物相符，心中有数。2.每年年底将本行档案工作基本情况，如：库房、设备、人员、立卷、利用等整理统计，确保统计数据的真实完整。3.对于上级主管部门、档案行政管理部门下发的档案工作统计报表，要认真准确及时填写，经审查批准后上报，并留存一份归档，备日后查找。（五）档案保管、设备维护使用制度1.档案库房要按照分类方案科学、规范地排列档案。纸质档案按照档号顺序从左至右、从上至下垂直存放排列。照片、录像、录音、磁盘、光盘要分别装盒，垂直存放。2.档案库房应具备防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防虫鼠等安全措施，要定时做好库房内外温湿度监测记录，并有针对性采取调控措施。3.严格库房管理制度，库房内严禁吸烟，保持库房整洁。未经许可，非档案工作人员不得进入库房。4.档案专用微机要实行专人管理，非档案人员不得使用。各种软件未经检测或允许，不得装入机内运行，以免感染病毒，造成数据丢失。5.档案设备出现故障，档案员要立即向办公室主任汇报，及时维护处理，确保设备安全运行，维护记录要妥善保管。（六）档案鉴定销毁制度 1.根据“档案保管期限表”的规定，对库存档案进行定期或不定期的鉴定工作，准确制定档案的存毁。2.档案鉴定在分管行长和办公室主任具体领导下进行工作。 3.经鉴定需要销毁的档案资料造册登记，填写档案销毁登记表（附7），经领导和职能部门审定批准后方可销毁。 4.需销毁档案应由专业的档案销毁机构进行销毁，移交时在清册上注明销毁日期并签字盖章。销毁清册要及时归档，永久保存，保证不丢失、不漏销。四、档案归档范围和保管期限表凡是记述反映本行职能活动的具有长期和重要查考价值的各种文字、图表、声像、实物等材料，均应归档。(一)归档范围1、文书档案：各种收发文件、电传电报、专业总结、报告、计划、规章制度、内部情况通报、党政工会议记录、纪要、文字材料及全行重大活动、事件的文件、图表。2、会计档案：会计报告、审计报告、外来部门检查的处理意见等会计核算专业材料。3、声像档案：本行重要职能活动，有关领导接见、视察，重大事件的照片、底片、录音、录像、光盘等。4、实物档案：本行重要的奖杯、奖旗、奖状、奖牌等。 (二)不归档文件材料范围 1上级机关的文件材料 （1）上级机关任免、奖惩非本行工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料； （2）上级机关征求意见未定稿的文件； （3）上级机关发来供工作参考的抄件。2本行的文件材料（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)； （4）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的材料； （5）无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议或意见；（6）本行内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。3.同级机关和非隶属机关的文件材料（1）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；（2）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。4.分支机构的文件材料（1）送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；（2）越级抄送不需要办理的文件材料；（3）抄报备案的一般性文件材料。（三）档案保管期限表1.文书档案保管期限序号归 档 内 容保管期限1上级机关的文件材料1上级机关召开会议，有关本行的决定1方针政策性的决定永久2一般决定30年2上级机关颁发的，需要本行贯彻执行的文件1属于主管业务范围内的永久2属于业务范围内的30年3普发性的、非业务范围内的10年3本行的请示和上级机关批复、批示1方针政策性的或者业务范围内的永久2一般事务性的30年4上级机关对本行检查形成的检查意见、整改通知、行政处罚等文件以及本行相应整改处理产生的文件永久5党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本行工作时形成的题词、讲话等重要文件材料以及本行汇报材料永久2本行的文件材料1本行党委会的记录、纪要、讨论通过的文件材料永久2本行行长办公会、行务会的记录、纪要、讨论通过的文件材料永久3本行工作会议、专题会议文件材料1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久2典型材料、代表发言材料、交流讨论材料、简报30年4本行业务会议文件材料1审贷会涉及的客户资料、呈报表、调查资料、批复、表决表等文件资料永久2其他业务会议的记录、纪要、讨论通过的批复等文件30年5本行与其他联合召开会议的文件材料1本行主办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年2本行协办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年6本行承办国际、国家性的会议的文件材料1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)。上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排等10年7本行计划、规划、总结、统计、调研等方面的文件1年度以上的永久2重要业务活动的年度总结、重要专题的调研材料永久3年度的一般计划、规划、总结、统计、调研材料30年4年度以下的，半年的、季度的、一般专题的10年8本行在职能工作中产生的文件材料1本行制定的方针政策性、法规性、战略性、普发性业务文件永久2支行的请示、报告与本行的批复、批示重要的永久一般的30年3业务范围发文主营业务、重要业务的报告、管理办法、开展及营销政策永久重要业务阶段性促销政策、一般业务的报告、管理办法、开展及营销政策30年一般业务阶段性营销政策10年业务的暂行办法10年4审批项目类的审批、管理、验收（评估）重要的永久一般的30年9本行于其他单位签订的合同、协定、协议书等文件材料1重要的永久2年度及年度以上、一般的30年3年度以内、一般的10年10本行机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信的文件材料永久11本行人事任免、制度、规定、办法、奖惩等文件1人事任免文件材料永久2重要、普发的人事制度、规定文件永久3年度的支行、支行行长、综合柜员、客户经理等管理办法30年4先进单位、劳动模范、先进工作者等奖励县级（含）以上表彰、奖励的永久县级以下表彰、奖励的30年5对本行人员的处分材料受到警告（不含）以上处分的永久受到警告处分的30年12本行干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料永久13调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根等文件材料永久14本行党、团、工会工作形成的文件材料1工作报告、总结，换届选举结果、人大换届情况统计表永久2重要专项活动的报告、总结等永久3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久4情况反映、工作简报10年15纪检、检查工作中形成的综合性报告、调查资料1重要的永久2一般的30年16保卫部门的安全检查、调查记录10年17本行关于出国考察、友好往来、参加会议及外事活动形成的文件材料1发表的公报，签订的有历史意义和长远利用价值的协议、协定、备忘录、会议记录、纪要等永久2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录30年3来访的接待工作计划、方案重要的30年一般的10年18本行事务管理中形成的文件1房产、土地所有权和使用权的文件材料永久2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料重要的永久一般的10年3同级机关或者下级行的文件材料1同级机关发的需要本行贯彻执行的文件材料1属于本行主管业务的30年2属于非本行主管业务的10年2分支机构报送的文件材料1重要事项、业务类问题的永久2重大问题的专题报告30年3年度和年度以上的计划、总结、统计材料等10年4本行财产、物资、档案等的交接凭证1重要的永久2一般的30年2.会计档案保管期限序号归 档 内 容保管期限1年度财务报告，年终决算报告永久2外来部门检查的处理意见15年3.声像档案保管期限序号归 档 内 容保管期限1本行重大活动、职能活动和工作成果的照片、底片、录音、录像、光盘永久2省市领导人和上级行领导人来视察工作的照片、底片、录音、录像、光盘永久3各专业重大活动的照片、底片、录音、录像、光盘永久4本行组织或参与外单位重要活动的照片、底片、录音、录像、光盘永久4.实物档案保管期限序号归 档 内 容保管期限1市委、市政府及上级主管部门颁发的奖杯、奖状、奖旗、奖牌永久2获得各专业比赛的奖杯、奖状、奖旗、奖牌长期3企事业单位送的奖杯、奖状、奖旗、奖牌长期五、本办法自2014年4月4日起执行，由分行办公室负责解释。