办公事务管理试题库

办公室事务管理试题库( 填空题 30 道、 选择题 115 道、判断题 185、名词解释 10 道、问答题 10 道共计： 350 道 )填空题 :1、办公室的管理内容是社会组织内部事务的整体，并不是一个特定的专业领域或一个特定的组织职能。2、职能式组织的特点： 组织内除直线主管外还相应地设立一些组织机构，分担某些职能管理的业务。3、委员会式组织结构中， 权责不是由一个领导掌握， 而是由一群人联合掌握。4、组织的内设机构分为领导机构、 职能机构、辅助机构三种类型。5、办公室的基本功能从社会组织的整体看，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位。6、从社会组织的结构看， 办公室是社会组织内部承上启下的联络部，处于中介地位。7、从社会组织的外部看， 办公室是社会组织通向社会的门面，处于窗口地位。8、办公室功能有很强的综合性、程序性、终局性，它在组织尤其是企业中发挥着不可替代的作用。9、 办公室的管理过程并不是杂乱无章或在不同领导风格的作用下无所适从的，而是一个有着相对稳定的活动程序的过程。10、办公室的管理行为主要不是面对社会公共事务或其他社会组织，而是面对本组织的内部活动。11、Y 轴是办公室功能运作的内容， x 轴是实现办公室管理的方式，z 轴是实现办公室管理的物质基础。12、办公室的性质有从属性、 补充性、管理性三个方面的基本特征。13、办公室的职能有计划、组织、协调、控制四个方面。14、办公室提供服务的类型将在某种程度上由组织的各种情况而定，如它的职能、规模、所有权和计划等。15、相对于一个组织首要的关注点，办公室始终处于一种次要地位，它的职责是从属性的。16、由于办公室工作对一个组织首要的职能是从属性的，因此它的职能也就具有了补充性。17、办公室另一个重要的作用是它的管理职能。实际上，对于一个社会组织而言，办公室是其实施内部管理的唯一机构。18、人文环境包括文化、教育、人际关系等因素。19、自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。20、按照由近及远的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。21、我们在实际中往往采用开放式和封闭式布局相结合的方式，来灵活地规划办公布局，以克服两类办公布局的特点。22、为了维护好安全的工作环境，我们要掌握基本的法律知识，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己的合法劳动权益。23、直线式组织的特点：组织中各种职务按垂直系统直线排列。24、上岗前要学习了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。25、发现工作场所有异常情况或者险情，应该立即准确地向主管报告。26、要能识别工作场所存在的隐患，并主动在职权范围内排除。27、企业的法人代表必须是安全生产的第一责任人。28、企业的各级领导者要向企业员工的安全负责。29、办公区建筑必须坚固安全，门窗开启灵活，能锁，室内有基本装修。30、办公区布局要通风， 保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室吸烟，需要时可以在工作区外设立吸烟区。选择题 :31、直线式组织的特点：（ A）A. 按垂直系统直线排列B. 按纵向系统排列32、办公室的基本功能从社会组织的整体看，办公室是管理工作的中心，处于 (A)A. 枢纽地位 B. 领导地位 C.从属地位33、从社会组织的结构看， 办公室是社会组织内部承上启下的联络部，处于 (B)A. 领导地位 B. 中介地位 C.枢纽地位34、从社会组织的外部看， 办公室是社会组织通向社会的门面，处于(C)A. 领导地位 B. 中介地位 C.窗口地位。35、办公室功能有很强的 (ABC)它在组织尤其是企业中发挥着不可替代的作用。A. 综合性 B. 程序性 C.终局性 D.结局性36、办公室的管理内容是社会组织(A) ，并不是一个特定的专业领域或一个特定的组织职能。A. 内部事务的整体B. 组织机购的整体37、办公室的管理过程并不是杂乱无章或在不同领导风格的作用下无所适从的，而是一个有着(B) 的活动程序的过程。A. 相对固定 B. 相对稳定 C.杂乱无章38、办公室的管理行为主要不是面对社会公共事务或其他社会组织，而是面对 (B) 的内部活动。A. 其它组织 B. 本组织 C.公共事务39、Y 轴是办公室功能运作的内容， x 轴是实现办公室管理的方式，z 轴是实现办公室管理的(B)A. 人力基础 B. 物质基础 C.能力基础40、办公室的性质有从属性、补充性(C) 三个方面的基本特征。A. 领导性 B. 总结性 C.管理性41、办公室的职能有计划、组织、协调(C) 四个方面。A. 监督 B. 监察 C.控制42、相对于一个组织首要的关注点，办公室始终处于一种次要地位，它的职责是 (A) 的。A. 从属性 B. 领导性 C.综合性43、由于办公室工作对一个组织首要的职能是从属性的，因此它的职能也就具有了 (A)A. 补充性 B. 从属性 C.领导性44、办公室另一个重要的作用是它的(A) 。实际上，对于一个社会组织而言，办公室是其实施内部管理的唯一机构。A. 管理职能 B. 沟通职能 C.领导职能45、人文环境包括文化、教育(C) 等因素。A. 能力 B. 素质 C.人际关系46、办公室的布局分为开放式布局(B)A. 敞开式布局 B. 封闭式布局 C.规划式布局47、我们在实际中往往采用 (A) 封闭式布局相结合的方式，来灵活地规划办公布局，以克服两类办公布局的特点。A. 开放式 B. 敞开式 C.规划式48、为了维护好安全的工作环境，我们要掌握基本的法律知识，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己的合法(B)A. 人身安全 B. 劳动权益 C.人民权利49、上岗前要学习了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织的(C) ，并自觉地遵守执行。A. 劳动合同 B. 文件规定 C.规章制度50、发现工作场所有 (A) 或者险情，应该立即准确地向主管报告。A. 异常情况 B. 特殊情况 C.意外情况51、一切没有严格执行国家劳动安全卫生规程和标准的企业都是(A)A. 违法企业 B. 违章企业 C.合法企业52、一切存在安全欠帐的行为都是(A)A. 违法行为 B. 合法行为 C.个人行为53、一切不具备安全生产条件的企业都是(B)A. 违法企业 B. 非法企业 C.合法企业54、安全生产管理责任制是企业中最基本的一项安全制度，它是企业安全生产、劳动保护管理制度的(B)A. 中心 B. 核心 C.职能55、企业要把安全生产工作纳入企业经济可持续发展的战略目标，要有计划地增加 (C) 的投入。A. 生产方面 B. 工作方面 C.安全方面56、要能识别工作场所存在的隐患，并主动在职权范围内(C)A. 工作 B. 铲除 C.排除57、企业的法人代表必须是 (B) 的第一责任人。A. 事故责任 B. 安全生产 C.生产方面58、企业的各级领导者要向企业员工的(A) 负责。A. 安全 B. 工作 C.学习59、办公区建筑必须 (A) ，门窗开启灵活，能锁，室内有基本装修。A. 坚固安全 B. 干净整洁 C.干净卫生60、办公区布局要通风， 保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室 (A) ，需要时可以在工作区外设立吸烟区。A. 吸烟 B. 打牌 C.干私活61、办公室噪音要低，可利用屏风、地毯、设备隔音罩减少(A)A. 噪音 B. 污染 C.声音62、办公家具要满足工作所需并符合健康、(B) 要求。A. 工作 B. 安全 C.63、办公设备的（ A）要符合要求，操作指南和注意事项要展示清楚。A. 安装、操作 B. 安放、操作 C.格局、操作64、办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备以及必要的 (B) 。A. 设备装置 B. 报警装置 C.工程设备65、办公室提供的饮水要符合(B) 要求。A. 工作、安全 B. 健康、安全 C.生产、安全66、要建立相应的 (C.) ，包括人员进出规定、保密规定等。A. 章程和制度 B. 现章和制度 C.规章和制度67、一旦发生紧急情况，秘书人员首先要（A），然后针对不同的情况分别处理。A. 保持冷静 B. 保持清静 C.保持安静68、接听电话要及时，语音要标准，语意简明，不用电话闲聊，也不用电话谈及 (B) 的内容。A. 保密 B. 秘密 C.机密69、通话时要态度温和，表述(B) ，注意措辞，努力创造一种相互信任和尊重的气氛。A. 明白 B. 清楚 C.过程70、如果对方打错电话，不要责备对方，知情时还应(A) 对方正确的号码。A. 告诉 B. 告知 C.告示71、接到抱怨和投诉的电话时，要有涵养，不要与对方争执，并表示尽快 (C) 。A. 办理 B. 处置 C.处理72、在公共场合打手机，说话声不要(B) ，以免影响他人或泄露公务与秘密。A. 太小 B. 太大 C.清楚73、在商业活动中，时间就是(C) ，但是滥用电话是商界一个严重的问题。A. 生命 B. 工作 C.金钱74、在会议进行中，应该 (A) 你的手机或设定成震动、会议模式。A. 关闭 B. 打开 C.关机75、在电影院、音乐会等公共场所也是应该注意使用电话时要与(A)相适应。A. 周围的环境B. 周围的人C.周围的事情76、在特定场合（如课堂、会场、收音机上、加油站等）要机。(C) 手A. 打开B. 关机C.关闭77、 秘书打电话在听到对方呼叫后应该先 (B) 自我介绍，然后请对方转叫受话人。A. 被动 B. 主动 C.激动78、拨通电话后，应该先报出(B) 的姓名和公司，然后说出想和何人通话。A. 别人 B. 自己 C.大家79、对于必须在电话中讨论的问题，还应该(C) 何时去电话对于对方而言更为方便。A. 考虑明白 B. 调整明白 C.考虑清楚80、如果对方一时听不清，或者对通知内容的某些方面提出疑问，秘书应该给予 (B) 的解答。A. 信心 B. 耐心 C.决心81、告别前应该先提出 (C) 的请求，在征求对方同意的前提下结束通话，并且有礼貌地告别。A. 再见 B. 告别 C.结束通话82、秘书对打出的电话都应该(A) ，并要根据通知内容的变动程度及时进行补充整理，以备日后查考。A. 记录在案 B. 记录在册 C.记录清楚83、秘书应该在 (A) 铃响之后迅速摘机，最好不要超过三声铃响再摘机接听。A. 第一声 B. 第二声 C.第三声84、用印的原则是首先填写用印申请单，由各用印部门负责人审查签字，经机关 (B) 批准后方可用印。A. 负责人 B. 领导人 C.责任人85、要严格履行 (B) 手续，建立详细的用印登记本。A. 记录 B. 登记 C.签字86、领导人个人名章，需经其本人或(A) 签字同意后方可加盖。A. 委托授权人 B. 委托他人 C.委托别人87、一般事务性的公文、介绍信、便函、可用机关(C) 印章。A. 单位 B. 公司 C.办公室88、部门印章使用范围，只限于(C) 业务之间的查询、解答、催办、介绍和一般性的事务联系，一般情况下不得对外。A. 部门之间 B. 公司内部 C.上下对口89、销毁印章方法有两种：一种是自行销毁，另一种是送回(B) 炉销毁。A. 集中销毁 B. 刻章部门90、销毁印章时都必须报单位负责人批准。销毁的废旧印章都要留下(C) 保存起来，以备日后查考。A. 模具 B. 印迹 C.印模91、办公室内常用的办公用品和易耗品主要有以下几类纸薄；笔尺；装订用品；归档用品；办公设备专用(A) 。A. 易耗品 B. 能耗品 C.消耗品92、调协库存的根本目的，是要保证在需要的时间，需要的地点，为需要的物料提供需要的(B) 。A. 质量 B. 数量 C.数目93、办公用品的选购可以根据最大库存量(B) 进行选购。A. 质量 B. 最小库存量 C. 能量94、办公用品的订购，除了亲自前往，也可以通过(A) 传真订购，以节省人力、提高效率。A. 电话 B. 电视 C.通信95、掌握办公设备和办公用品的(A) 库存监督是秘书的职责和应具备的能力。A. 库存记录 B. 存货量 C. 库存量96、秘书可以根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔，并采用各种 (A) 行为。A. 库存监督 B. 库存记录 C.库存量97、在商务活动中，获得办公设备使用权有两种主要方式：(A)A. 购买或租用 B. 出租用98、为特定部门选择设备也是秘书工作人员的(B) 之一A. 工作范围 B. 必备技能 C.工作范畴99、问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业和(A) 的机会。A. 减少错误 B. 增加错误 C.加大错误100、 懂得 (A) ，不让额外的要求扰乱自己的工作进度。A. 拒绝别人 B. 拒绝他人 C.拒绝101、 拒绝的 (A) 是非常重要的沟通能力。A. 技巧 B. 方法 C.方式102、 主动提醒老板排定 (B) ，可大幅减轻工作负担。A. 优胜级 B. 优先级 C.优选级103、 报告时要有自己的 (B) ，只需少量的信息即可让老板感到满意。A. 观念 B. 观点 C.想法104、 演示文稿时增加互动的机会，可(A) 演示内容与报告时间。A. 缩短 B. 增加 C.增长105、 有效过滤邮件，让自己的注意力集中在(A) 的信息上。A. 最重要 B. 最主要 C.最真实106、 邮件内容尽量 (B) ，节省写信的时间并增加对方响应的机会。A.长 B. 精简 C.短107、 专注 (C) 而不是绩效评价，才能真正有好的表现。A. 学习 B. 工作 C.工作本身108、 时间管理，既是一门科学，也是一门(C) 。A. 工作 B. 学问 C.艺术109、 一天的日程安排，按 (A) 先后记载，秘书要有敏锐的分清主次的判断力，将重要工作安排在一天中最佳时间内。A. 时间 B. 顺序 C.长短110、 长期规划器可以是手工的，也可以是(A) 的。A. 电子 B. 手动 C.电动111、 (B) 规划器通常是以挂图的形式出现。A. 电动 B. 手工 C.电子112、 对工作的 (B) 是工作高效和有效的关键因素之一。A. 认真努力 B. 认真计划 C.认真完成113、 (A) 是秘书人员要掌握的重要组织技能之一。A. 组织会议 B. 工作认真 C.工作积极114、 一位经验丰富的秘书，替上司(A) 的时间极为妥善，从不必让上司花脑筋去想。A. 安排约会 B. 安排工作 C.安排生活115、 接不接受对方的邀请，主要看上司在(C) 是否安排得过来。A. 工作上 B. 空闲上 C.时间上116、 在办公室管理系统中，信息是实行(C) 和决策的基本要素。A. 工作内容 B. 学习内容 C.科学管理117、 参与政务，管理事务， (B) 是办公室部门的主要职能。A. 做好工作 B. 搞好服务 C.管理工作118、 信息是实行现代化管理的前提，科学决策需要及时准确的(C)A. 信条 B. 信用 C.信息。119、 开展 (B) ，即是转变职能，转变作风的需要，也是参与政务发挥参谋助手作用的重要途径。A. 活动 B. 信息工作 C.事业120、 信息收集与反馈的目的在于运用，然而信息的(A) 要经过加工处理之后才能提高它的价值。A. 运用 B. 运动 C.运行121、 信息处理过程有下述几个特征：（1）目的性（ 2）及时性（ 3）准确性（ 4）(B) 。A. 精确性 B. 综合性 C.精良性122、 信息的综合有两种情况： 一是对信息员提供的各种原始信息进行综合处理，二是对相关的（C）进行综合概括。A. 文字材料 B. 文件材料 C.书面材料123、 什么是反馈？通俗的说法是“把(B) 反送回来”A. 工作 B. 信息 C.文件124、 信息的筛选是信息处理的(A) 。A. 首要环节 B. 工作环节 C.次要环节125、 信息的筛选工作包括：登记、分类和(B) 三个环节。A. 挑选 B. 筛选 C.挑捡126、 贮存的方法有书面贮存，专用像贮存和(C) 贮存。A. 文件 B. 文字 C.计算机127、 信息工作是一个系统工程，要有一套科学的(B)A. 规章 B. 规章制度 C.制度128、 信息工作制度主要有 (B) 制度，工作值班制度， 设备使用制度，考核评比制度等。A. 信息收集 B. 信息报送 C.信息发送129、 (A) 档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案。A. 历史 B. 文字 C.文件130、 存档，就是将推动现时效用但对日后工作具有(B) 的文件归存为档案，按一定的顺序排列并进行妥善保管，以备利用查考。A. 利用价值 B. 参考价值 C.工作价值131、 (A) 档案是指行政管理档案，即在社会在行政管理活动中由各种行政性或政治性公文转化而成的档案。A. 文书 B. 文字 C.文件132、 (B) 档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。A. 技术 B. 科技 C.文书133、 (A) 档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。A. 专门 B. 文字 C.文件134、 所谓档案收集工作，是指将分散在单位内部的有(B) 的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。A. 利用价值 B. 保存价值 C.存档价值135、 管理文件：一般在形成的(B) 内向档案部门移交归档。A.B. 第二年上半年C.136、 会计文件：会计年度终了后， 会计文件暂由企业财务会计部门保管 (A) ，期满后移交给档案部门保管。A. 一年 B. 二年 C.三年137、 人事文件：人事文件一般应在办理完毕后的（A）或半年月内向档案部门归档。A.10 天 B.20 C.30138、 (C) 是档案实体的核心，对整个档案管理工作具有重要的基础意义。A. 文件 B. 文字 C.整理139、 档案分类的内容包括：选择分类方法、(B) 分类方案、档案的归类和案卷排列等。A. 定制 B. 制定 C.定于140、 档案的 (C) ，是把真正有保存价值的档案保留下来，同时也是提高档案管理效益的科学措施。A. 存档 B. 文字 C.鉴定工作141、 档案的价值是由档案自身和(B) 两方面的因素决定的。A. 档案文件 B. 档案用户 C.档案内容142、 档案利用服务是联系这两个因素的纽带，因而也是实现(A) 的基本途径。A档案价值 B. 档案作用 C.档案存在143、 大事记就是按时间顺序，简要地记载一定历史时期发生的(B)的一种参考资料。A. 大事情 B. 重大事件 C. 事情144、 会议简介是简明扼要地记述(A) 的一种文字材料。A. 会议基本情况 B. 会议 C.内容145、 科技简报是连续地报道 (B) 的活页式编研成品。A. 档案信息 B. 科技档案信息 C.文件档案判断 题:146、 社会及企业组织一般可以分为直线式组织、职能式组织、 直线参谋式组织、直线职能参谋式组织、委员会式组织、矩阵式组织。（）147、 直线式组织的特点：组织中各种职务按垂直系统直线排列。（）148、 职能式组织的特点： 组织内除直线主管外还相应地设立一些组织机构，分担某些职能管理的业务。（）149、 直线参谋式组织的特点： 设置了两套系统： 一套是按命令统一原则组织的指挥系统；另一套是按规范化原则组织的管理职能系统。（）150、 直线参谋式组织它是在坚持直线指挥的前提下，为了充分发挥职能部门的作用，直线主管在某些特殊的任务上授予某些职能部门一定的权威。（）151、 委员会式组织结构中， 权责不是由一个领导掌握， 而是由一群人联合掌握。（）152、 矩阵式组织有时也叫项目组织， 它把垂直的权利关系及水平的或交叉的工作关系结合起来，用于处理有关复杂的工作项目或质量的问题。（）153、 组织的内设机构分为领导机构、 职能机构、辅助机构三种类型。（）154、 办公室的基本功能从社会组织的整体看，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位。（）155、 从社会组织的结构看， 办公室是社会组织内部承上启下的联络部，处于中介地位。（）156、 从社会组织的外部看， 办公室是社会组织通向社会的门面，处于窗口地位。（）157、 办公室功能有很强的综合性、程序性、终局性，它在组织尤其是企业中发挥着不可替代的作用。（）158、 办公室的管理内容是社会组织内部事务的整体，并不是一个特定的专业领域或一个特定的组织职能。（）159、 办公室的管理过程并不是杂乱无章或在不同领导风格的作用下无所适从的，而是一个有着相对稳定的活动程序的过程。（）160、 办公室的管理行为主要不是面对社会公共事务或其他社会组织，而是面对本组织的内部活动。（）161、 Y 轴是办公室功能运作的内容， x 轴是实现办公室管理的方式，z 轴是实现办公室管理的物质基础。（）162、 办公室的性质有从属性、 补充性、管理性三个方面的基本特征。（）163、 办公室的职能有计划、组织、协调、控制四个方面。（）164、 办公室提供服务的类型将在某种程度上由组织的各种情况而定，如它的职能、规模、所有权和计划等。（）165、 相对于一个组织首要的关注点，办公室始终处于一种次要地位，它的职责是从属性的。（）166、 由于办公室工作对一个组织首要的职能是从属性的，因此它的职能也就具有了补充性。（）167、 办公室另一个重要的作用是它的管理职能。实际上，对于一个社会组织而言，办公室是其实施内部管理的唯一机构。（）168、 人文环境包括文化、教育、人际关系等因素。（）169、 自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。（）170、 按照由近及远的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。（）171、 办公室的布局分为开放式布局、封闭式办公布局。（）172、 我们在实际中往往采用开放式和封闭式布局相结合的方式，来灵活地规划办公布局，以克服两类办公布局的特点。（）173、 为了维护好安全的工作环境，我们要掌握基本的法律知识，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己的合法劳动权益。（）174、 上岗前要学习了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。（）175、 发现工作场所有异常情况或者险情，应该立即准确地向主管报告。（）176、 我们应该掌握有关企业安全生产的法规，明确自己在安全生产管理中的责任，自觉维护企业员工的安全与健康，安全生产必须实施规范管理。（）177、 一切没有严格执行国家劳动安全卫生规程和标准的企业都是违法企业。（）178、 一切存在安全欠帐的行为都是违法行为。（）179、 一切不具备安全生产条件的企业都是非法企业。（）180、 安全生产管理责任制是企业中最基本的一项安全制度，它是企业安全生产、劳动保护管理制度的核心。（）181、 安全生产是企业运营的基本保障，保护劳动者在工作中的安全与健康是企业领导义不容辞的责任，也是现代文明的基本内容。（）182、 企业要把安全生产工作纳入企业经济可持续发展的战略目标，要有计划地增加安全方面的投入。（）183、 要能识别工作场所存在的隐患，并主动在职权范围内排除。（）184、 企业的法人代表必须是安全生产的第一责任人。（）185、 企业的各级领导者要向企业员工的安全负责。（）186、 办公区建筑必须坚固安全，门窗开启灵活，能锁，室内有基本装修。（）187、 办公室内光线应该充足， 局部照明要达到要求， 且灯光不闪烁，直射的窗户应该安装挡板或者窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的直射。（）188、 办公区布局要通风， 保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室吸烟，需要时可以在工作区外设立吸烟区。（）189、 办公室噪音要低，可利用屏风、地毯、设备隔音罩减少噪音。（）190、 办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。（）191、 办公设备的安装、 操作要符合要求， 操作指南和注意事项要展示清楚。（）192、 办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备以及必要的报警装置。（）193、 办公室提供的饮水要符合健康、安全要求。（）194、 要建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。（）195、 在办公室工作中， 维护工作环境很重要的一个方面就是要做好信息安全工作，信息保密是所有员工的重要职责之一，是保证国家、组织利益的基本要求。（）196、 秘书在保密工作中要注意文件保密、会议保密、科技保密三个方面。（）197、 信息安全工作根据信息载体的不同主要可以分为三类，即口头信息安全保密、纸片信息安全保密和电子信息的安全保密。（）198、 作为一个合格的秘书， 还要能够应对办公区内可能发生的一些紧急情况，并能够充分利用各种条件管理突发情况，尽可能减轻紧急情况的后果的严重程度。（）199、 一旦发生紧急情况， 秘书人员首先要保持冷静，然后针对不同的情况分别处理。（）200、 所有的事故、 火灾或者其他紧急情况都要报告和记录。即使事故的结果没有发生伤害或者破坏，也应该报告和记录。（）201、 事故应该立即报告给上级或者安全主管，具体要求填写 事故情况记录表和工伤情况报告表，证人和事故涉及的人员有可能也需要完成工伤记录。（）202、 事故情况记录表通常记录下面的信息：事故日期；事故地点；事故涉及人员；事故的证明；事故过程的概述和填写事故记录表的人员签字。（）203、 公室人员接打电话时， 要坚持清楚准确； 简短高效；安全保密；提高警惕；文明礼貌的原则。（）204、 通话清楚准确原则的具体要求是陈述和表达的内容应该清楚准确，不能含糊笼统，模棱两可；口齿要清楚，发音要准确；理解要清楚准确，不要不懂装懂或者满足于一知半解；电话记录要记录清楚，字迹工正。（）205、 接听电话要及时，语音要标准，语意简明，不用电话闲聊，也不用电话谈及秘密的内容。（）206、 凡涉及秘密事项的， 一律使用保密电话； 如果对方在普通电话中问及秘密事项，应该拒绝，如果只涉及单位内部的不宜公开的事项，可使用普通电话，但必须注意周围环境是否安全，有没有不该了解情况的人在场。（）207、 秘书通话的过程也是对外交往的过程，秘书应该在语言和行为两个方面做到文明礼貌，树立组织对外交往的良好形象。（）208、 通话时要态度温和，表述清楚，注意措辞，努力创造一种相互信任和尊重的气氛。（）209、 如果对方打错电话， 不要责备对方， 知情时还应告诉对方正确的号码。（）210、 接到抱怨和投诉的电话时，要有涵养，不要与对方争执，并表示尽快处理。（）211、 不要在打电话时叼着香烟或嚼口香糖，对方如果听出来会觉得你很没有礼貌。（）212、 接打电话时语调要平稳、 安详，不可时而细语时而又高声大叫，更不能徒然提高声调。（）213、 如果你因某种原因不得不放下听筒时，应该轻轻地放下， 但不要把听筒朝上放置，否则对方有可能听到办公室里其他人的谈话。（）214、 在公共场合打手机， 说话声不要太大， 以免影响他人或泄露公务与秘密。（）215、 通话时，嘴巴与送话器的距离应该保持在二十公分左右，因为太近则音量太大，而且呼吸的气流也会影响说话的声音，太远则会使对方听不清楚。（）216、 在商业活动中， 时间就是金钱， 但是滥用电话是商界一个严重的问题。（）217、 在会议进行中，应该关闭你的手机或设定成震动、会议模式。（）218、 在电影院、音乐会等公共场所也是应该注意使用电话时要与周围的环境相适应。（）219、 在特定场合（如课堂、会场、收音机上、加油站等）要关闭手机。（）220、 秘书打电话在听到对方呼叫后应该先主动自我介绍，然后请对方转叫受话人。（）221、 拨通电话后， 应该先报出自己的姓名和公司，然后说出想和何人通话。（）222、 在确认对方是自己所要通话的对象以后，秘书应该将通话的内容准确、完整、清楚、简洁地告诉对方。（）223、 对于必须在电话中讨论的问题， 还应该考虑清楚何时去电话对于对方而言更为方便。（）224、 如果估计到这次通话时间较长， 应该在通知开始的时候就询问对方此时是否方便长谈。（）225、 如果对方一时听不清，或者对通知内容的某些方面提出疑问，秘书应该给予耐心的解答。（）226、 在通知内容陈述完毕后， 应向对方询问是否已经听清楚，并委婉地要求对方讲解一下内容，在讲解的过程中发现问题应该及时纠正。（）227、 告别前应该先提出结束通话的请求，在征求对方同意的前提下结束通话，并且有礼貌地告别。（）228、 秘书对打出的电话都应该记录在案，并要根据通知内容的变动程度及时进行补充整理，以备日后查考。（）229、 秘书应该在第一声铃响之后迅速摘机，最好不要超过三声铃响再摘机接听。（）230、 由于通话时首先说话的是被叫方，因此，补叫方应当首先主动自报家门，以便主叫方直接判断电话拨打是否准确。（）231、 接电话的语调应该清晰而愉快， 因为接电话能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。（）232、 如果主叫方也作了自我介绍，则可进行正式通知。 但如果主叫方没有作自我介绍，秘书就应当用礼貌的方式了解对方的单位及主叫人的姓名和工作单位地址。（）233、 作为一位称职、 优秀的秘书一定要具备机智圆滑、随机应变的能力，要准确判断通知人的目的和意图。（）234、 对于在电话中听到的各种各样事项，秘书必须像对待任何来往信件一样，严守机密，认真严肃对待。（）235、 当同时有两个电话时， 要从容应付。这时可先拿起第一个电话，事情若不能很快解决的话，则请对方快点说事情或表示会尽快回电给他，然后再接第二个电话。（）236、 复述来电内容便于主叫方检查其陈述的内容是否准确、完整以及与被叫方的理解是否一致， 同时也有助于被叫方加强记忆。（）237、 主叫方提出结束通话的请求后， 被叫方的秘书应该表时自己的态度。（）238、 接听人等到对方先挂电话才可挂断，应贯彻“谁打电话谁先挂断”的原则。（）239、 在接打电话， 尤其是接听电话过程中， 如何记录和处理对方留言，是非常重要的，一般说来要做到以下两点：第一，精确记录。第二，及时办理。（）240、 为提高工作效率，还可以把留言分成如下几类： 上级来的电话、公司其他人员来的电话、其他公司来的电话、客户来的电话、私人电话、公司电话。（）241、 印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。（）242、 用印的原则是首先填写用印申请单，由各用印部门负责人审查签字，经机关领导人批准后方可用印。（）243、 在盖印前，必须检查有无机关或单位领导人批准用印后的签字，对用印的文件内容与出示证明用途应认真阅览，不要不看内容就盲目签字，以免出现差错。（）244、 盖印要端正、清晰。（）245、 要严格履行登记手续，建立详细的用印登记本。（）246、 领导人个人名章， 需经其本人或委托授权人签字同意后方可加盖。（）247、 一般事务性的公文、 介绍信、便函、可用机关办公室印章。（）248、 部门印章使用范围，只限于上下对口业务之间的查询、解答、催办、介绍和一般性的事务联系，一般情况下不得对外。（）249、 机关原印章停用或封存后， 应对所涉及的下属单位、 部门的印章进行清理、检查，并将检查结果报告同级领导人或上级机关，视具体情况及时处理。（）250、 机构变动或其他原因而停止使用印章时，应严格按上级规定将印章及时上交颁发机关封存，或按上级机关批示在领导或四个以上人员的监督下销毁处理。（）251、 销毁印章方法有两种： 一种是自行销毁， 另一种是送刻章部门回炉销毁。（）252、 销毁印章时都必须报单位负责人批准。销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查考。（）253、 机关使用的介绍信一般分为党委介绍信、行政介绍信、 专用介绍信。（）254、 制定严格的印信管理制度， 对于保证印信在实际工作中的规范作用，保障单位或者公司的合法利益和工作的正常运行，都具有非常重要的意义。（）255、 值班是指各类企事业单位， 在一段时间内， 由专人担负处理全部工作的方式和制度。作为办公室的一项重要事务。值班工作具有明显的岗位责任作用。（）256、 值班工作的特点是（ 1）连续性（ 2）应急性。（）257、 值班工作的主要内容：（ 1）记好值班电话记录。（ 2）记好值班接待记录。（ 3）记好值班日志。（ 4）做好信息传递。（）。258、 建立完善的值班管理制度包括（ 1）信息处理制度（ 2）岗位责任制度（ 3）安全、保密制度。（ 4）交接班制度（ 5）请假制度。（）259、 值班表常用在下列地方： （1）值班室（ 2）平日需要有人值班的办公室（ 3）节假日值班办公室（ 4）为某项任务的值班办公室。（）260、 办公室内常用的办公用品和易耗品主要有以下几类纸薄；笔尺；装订用品；归档用品；办公设备专用易耗品。（）261、 办公室常见的办公设备有： 复印机；打印机；传真机；计算机；电话机。（）262、 用品申领表包括下列内容： 申领表编号、申领部门、物品名称、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、领取批准人签字和日期；（）263、 库存控制又称仓库管理， 是对制造业或服务业生产、经营全过程的各种物品、产成品以及其他资源进行管理和控制，使其储备保持在经济原理的水平上。（）264、 库存的形态主要包括：原材料、辅助材料，在制品，产成品和外购件等四大类。（）265、 调协库存的根本目的，是要保证在需要的时间，需要的地点，为需要的物料提供需要的数量。（）266、 库存管理可以在保证企业生产、经营需求的前提下， 使库存量经常保持在合理的水平上，通过掌握库存量动态，适时，适量提出订货，避免超储或缺货，增加库存空间占用，降低库存总费用，控制库存资金占用，加速资金运转。（）267、 最大库存量是防止物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最小量，它能使资金不被过多的浪费在库存物品上，能节约宝贵的库存空间。（）268、 最小库存存量是防止物品全部消耗完而保存的该项物品的最大数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。（）269、 库存成本包括物料成本、订货成本、作业更换成本、生产准备成本、库存保管成本、缺货成本。（）270、 在收到货物以后， 能够熟练、准确地办理办公设备和办公用品的进货程序，保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对、衔接好办公设备和耗材采购，进货，发货和使用的中间环节，建立一套办公用品和耗材的管理程序。（）271、 一个库存目录应该包含以下信息：库存目录系列序号， 财产描述；财产消耗、供应商名称、接收日期、存放位置。（）272、 办公用品的选购可以根据最大库存量和最小库存量进行选购。（）273、 办公用品的订购，除了亲自前往，也可以通过电话或传真订购，以节省人力、提高效率。（）274、 掌握办公设备和办公用品的库存记录与库存监督是秘书的职责和应具备的能力。（）275、 秘书可以根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔，并采用各种库存监督行为。（）276、 在商务活动中， 获得办公设备使用权有两种主要方式：购买或租用。（）277、 为特定部门选择设备也是秘书工作人员的必备技能之一。（）278、 问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业和减少错误的机会。（）279、 懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度。（）280、 拒绝的技巧是非常重要的沟通能力。（）281、 主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担。（）282、 报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意。（）283、 演示文稿时增加互动的机会，可缩短演示内容与报告时间。（）284、 有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上。 （）285、 邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会。（）286、 当没有沟通的可能时，不要浪费时间去寻求改变。（）287、 只要取得信任，不需要反复沟通，同样可争取到你要的资源。（）288、 专注工作本身而不是绩效评价，才能真正有好的表现。（）289、 时间管理，既是一门科学，也是一门艺术。（）290、 面对时间，我们的任务是：花点时间工作，那是成功的代价；花点时间思考，那是力量的来源；花点时间读书，那是智慧的基础。（）291、 面对时间，我们的态度是：花点时间游玩，那是青春常驻的秘诀；花点时间与人交往，那是通往幸福之路；花点时间去周围看看，人生苦短只能只顾自己；花点时间欢笑，那是灵魂的音乐！（）292、 日程安排的形式有年计划表、月计划表、周计划表、日程表。（）293、 重大的商务活动， 一般都在一年计划表或一季计划表中及时地做妥善安排，由高级管理人员商讨研究后，定下重大活动项目，交秘书制作完成。（）294、 月计划表和周计划表制作步骤相同。下一个月的计划表一定要在本月内制作完成。（）295、 一天的日程安排， 按时间先后记载， 秘书要有敏锐的分清主次的判断力，将重要工作安排在一天中最佳时间内。（）296、 一份清清楚楚的商务旅行行程、工作计划表主要包括六项内