给下属安排工作的方法

给下属安排工作的措施 许多管理者不具有对的委派工作给别人的能力。她们对工作的状况、下属的状况不完全理解，常常把工作分派给不合适的人去做，这样不仅挥霍时间和金钱，并且打击了下属的积极性。现代管理者的一种非常重要的职责就是要把工作委派给别人去做。那么如何做到有效的委派呢?一、选定工作1、原则上讲，你可以把任何一件其她人可以解决的工作委派给别人去做。2、认真考察要做的多种工作，保证自己理解这些工作都需要做些什么、有些什么特殊问题或复杂限度如何，在你没有完全理解这些状况和工作的预期成果之前，不要容易委派工作。3、当你对工作有了清晰的理解后来，还要使你的下属也理解。要向解决这件工作的下属阐明工作的性质和目的，要保证下属通过完毕工作获得新的知识或经验。4、把工作委派出去后来，还要拟定自己对工作的控制限度。如果一旦把工作委派出去，自己又无法控制和理解工作的进展状况，那就要亲自解决这件工作，而不要再把它委派出去了。牢记不要把“热土豆”式的工作委派出去。所谓“热土豆”式工作，是指那些处在最优先地位并规定你立即亲自解决的特殊工作。例如，你的上司非常感爱好和注重的某件具体工作就是“热土豆”式工作。这种工作要你亲自去做。此外，非常保密的工作也不要委派给别人去做。如果某项工作波及到只有你才应当理解的特殊信息，就不要委派出去。二、选定可以胜任工作的人对下属进行完整的评价。你可以花几天时间让每个下属用书面形式写出她们对自己职责的评论。规定每位工作人员诚实、坦率地告诉你，她们喜欢做什么工作，还能做些什么新工作，然后，你可以召开一种会议，让每个职工简介自己的见解，并请其她人予以评论。你还需要掌握两点：理解工作和职工完毕工作的速度。你要通过这种形式掌握职工对她自己的工作究竟理解多深。1、如果你发既有的职工对自己的工作理解很深，并且远远超过你本来的预料，这些人就有也许肩负重要工作任务的才干和智慧。2、理解职工完毕工作的速度。例如，你也许懂得一位秘书的打字速度是另一位秘书的两位，或者一种助手完毕同样困难的任务所用时间只是另一助手所用时间的一半。一旦你掌握了每个工作人员对其工作理解的限度和完毕工作的速度等状况后来，就可以估计出每个人可以解决什么样的工作，也就可以回到委派工作的分析上来，决定把工作委派给能达到目的规定的人。3、时间价值是一种很重要的因素。不要把次优先的工作分派给公司中具有很高时间价值观念的职工去做。不量才用人，既挥霍钱财，又影响职工的积极性。总之，只要认真根据职工对工作的理解、完毕工作的速度、时间价值观念和对她的培养价值这几条原则办事，就可以选择出可以胜任你要委派的工作的人。三、拟定委派工作的时间、条件和措施大多数管理者往往在最不好的时间里委派工作，她们上午上班后的第一件事便是委派工作。这样做也许以便管理者，但却有损于职工的积极性。下属带着一天做些什么的想法来到办公室，一上班却又接到新工作，她们被迫变化原定的日程安排，工作的优选顺序也要调节。这样做的成果便是时间的挥霍。委派工作的最佳时间是在下午。你要把委派工作作为一天里的最后一件事来做。这样，有助于下属为明天的工作作准备，为如何完毕明天的工作做具体安排。尚有一种好处，就是职工可以带着新任务回家睡觉，第二天一到办公室便集中精力解决工作。面对面地委派工作是最佳的一种委派措施。这样委派工作便于回答下属提出的问题。获得及时的信息反馈，充足运用面部感情和动作等形式强调工作的重要性。四、制定一种确切的委派筹划有了拟定的目的才干开始委派工作。“谁负责这项工作?为什么选某人做这项工作?完毕这项工作要花多长时间?预期成果是什么?完毕工作需要的材料在什么地方?下属如何向你报告工作进展？”委派工作之前，必须对上述问题有个明确的答案。你还要把筹划达到的目的写出来，给职工一份，自己留下一份备查。这样做可以使上下双方都理解工作的规定和特点，不留下错误理解工作规定的余地。五、委派工作1、在委派工作之前，需要把为什么选她完毕某项工作的因素讲清晰。核心是要强调积极的一面。向她指出，她的特殊才干是适合完毕此项工作的；还必须强调你对她的信任。同步，还要让下属懂得她对完毕工作任务所负的重要责任；让她懂得完毕工作任务对她目前和此后在组织中的地位会有直接影响。2、在解释工作的性质和目的时，要向下属讲出你所懂得的一切。不要由于没有讲完所掌握的信息，而给下属设下工作的陷阱。你要把所有的目的所有摆出来，还要把自己在这个工作领域的体验也告诉下属。让她们理解过去的某些事情是如何解决的，得到了某些什么成果等。如果也许，尽量列出事实、数量和具体目的。3、给下属规定一种完毕工作的期限。让她懂得，除非在最坏的环境条件下才干推迟完毕工作的期限。向她讲清晰，完毕工作的期限是如何定出来的，为什么说这个期限是合理的。此外，还要制定一种报告工作的程序，告诉她什么时间带着工作方面的信息向你报告工作；同步，你也要向她指出，要检查的工作的盼望成果是什么，使她明确规定。4、你要肯定地表达自己对下属的信任和对工作的爱好。象“这是一件重要工作，我确信你能做好它”这样的话，可以对下属发挥很大的鼓励作用。总之要记住，委派好工作，不仅能节省时间，还可以在职工中发明出一种畅快的工作氛围。六、检查下属的工作进展状况拟定一种评价委派出去的工作进展状况的筹划是很有技巧的事。检查太勤会挥霍时间；对委派出去的工作不闻不问，也会导致灾祸。对不同工作，检查筹划也有所不同。这重要取决于工作的难易限度、职工的能力及完毕工作需要时间的长短。如果某项工作难度很大并且是最优先的，就要时常检查进展状况，每一两天检查一次，保证工作成功而又不耗费太多时间，此类工作均有一种内在的工作进展阶段，一种阶段的结束又是另一种阶段的开始。这种阶段的停起时间也是检查和评价工作进展状况的最佳时间。当你把一件有困难的工作委派给一种经验较少的下属去做时，不管从必要性还是从完毕工作的愿望上来讲，多检查几次进展状况都是有益的。对这种状况，你可以把检查工作进展的次数定为其她下属的两倍。除了定期检查工作以外，还要竖起耳朵倾听下属的意见和报告工作进展的状况。要让下属懂得你对她的工作很关怀并乐意随时和她一道讨论工作中遇到的多种问题。一般地讲，你既然把某项工作交给了下属，就要相信她能胜任这项工作。因此，每周检查一次工作也就足够了，但要鼓励下属在有问题时随时来找你，此外还要让她们懂得你不鼓励不必要的打扰。评价工作进展的措施必须明确。规定下属向你报告工作是如何做的，尚有多少工作没有做完，让她告诉你工作中遇到的问题和她是如何解决这些问题的。最后，你要用坚定的口气向下属指明，必须完毕工作的期限和达到规定的行动方案，促使下属继续努力工作七、检查和评价委派工作系统当委派出去的工作完毕后来，你要在合适的时候对自己的委派工作系统进行评价，以求改善。可以组织一种小组，小组中的每个成员都可以评价和批评她们在完毕委派工作中的体现。最佳是规定人们用书面形式把意见写出来，然后召开一种短会对这些书面意见进行讨论。为了做好委派工作系统的评价工作，需要解决这样某些问题：工作与否按期完毕?工作的目的与否达到?下属与否发明出了完毕工作的新措施?她们与否从工作中学到了某些新东西或得到了某种益处？把这些问题作为评价委派系统工作状况的基本，邀请下属进行评论。实践证明，最精确的评价和最要害的批评往往来自下属。由于她们是任务的执行者，对评价委派工作系统要比管理者更有发言权。评价过程中的一种重要方面是要实行奖励。如何奖励一种工作做得好的助手?许多状况下，管理者“奖励”给下属的往往是更多更重要的工作由于事实证明她能干，为什么不让能干的人做更多更重要的工作呢?这种想法和做法从道理上讲无可非议，但事实上却有点滥用职权，如果一种有才干有责任心的下属觉得她工作成功的奖赏只是更多的工作承当，特别是当她所做的工作是其她人的两倍而报酬却没有相应增长时，她便很难受到增进。尊敬和赋予新的工作责任是对下属的奖励，但一味地加重工作负但则不在此列。虽然你从内心里觉得对下属的信赖是一种极大的奖赏和增进，也不行，比较好的措施是，向她们透露点个人的事情，如你与上司的问题。你对其她有关工作的的反对意见、批评和评论等。此类内部信息表白你对她的真正信任和尊敬，会鼓励她更有效地工作。