详谈加强内部控制管理 提高采购管理水平

详谈加强内部控制管理 进步采购管理程度 摘要:内部控制管理作为企业自律和自我约束的一种管理手段和技术,已在企业管理工作中得到了广泛的应用,并且发挥着越来越重要的作用。本文从认识、制度、程序、执行四个层面,对如何通过建立和加强企业内部控制管理工作,来进步物资采购工作的管理程度进展了阐述,并着重对采购工作的内部控制管理程序进展了说明,以供大家研讨。 关键词:物资采购;管理;控制 内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了进步经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产平安完好、促进法律法规有效遵循、躲避消费经营风险,由企业管理层及其员工共同施行的一个管理过程。而物资采购环节又是企业施行内部控制管理工作的重点,因为采购直接关系到消费的质量,关系到企业的本钱和利润,是企业实现低本钱,高效益的重要环节。那么,如何才能通过加强内部控制管理工作的有效施行,来进步采购工作的管理程度呢? 笔者认为,要通过加强内部控制管理工作的有效施行,来进步采购工作的管理程度要遵循四个方面的详细要求,即:正确认识是前提、制度保障是根底、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,才能真正到达通过加强内部控制管理来进步企业采购管理程度的目的。 一、正确认识,是加强内部控制管理,进步采购管理程度的前提。 从企业管理层到详细的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和获得成效的前提。lOCAlHoST管理层要着眼于企业的科学开展,擅长从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从效劳于采购工作的内部控制管理要求。也就是说,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求;企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善现代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理程度的需要。 二、制度保障,是加强内部控制管理,进步采购管理程度的根底。 建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足进步采购管理程度的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理程度的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来标准和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理程度的进步、确保资金的平安完好、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目的等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理程度的客观要求;建立完善的内部控制制度,可以使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的标准运转。 三、程序合理,是加强内部控制管理,进步采购管理程度的重点。 内部控制管理工作其本质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是进步采购管理程度的重点。包括采购方案方案的编制审定、供给商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。 (一)采购方案、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业消费经营需要,提出物资采购的申请,仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购方案,经财务管理部门审核后报采购主管指导审定。采购部门根据采购方案编制采购方案,采购方案应明确采购的原那么、采购的渠道、供给商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核,是否明确采购物资的详细数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定是否符合权限。 (二)供给商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,可以使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营本钱降低,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性会谈采购或询价采购等方式确定供给商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的是否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式,应集中采购的是否有违规自行采购的现象,相关审定是否符合权限。 (三)合同签订与管理环节。这一环节可以躲避采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,进步合同管理工作的标准化,降低合同签订风险;通过资质信誉管理,建立供给商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,进步合同审批效率,标准业务流程;通过合同履行管理,加强经营过程的控制才能,提升公司精细管理程度;通过合同统计分析管理,进步公司经营决策自我分析才能。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进展审核,签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。 (四)物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进展检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门根据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。 (五)采购付款与往来核对环节。财会部门应根据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用方案、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相 【1】【2】关指导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全,暂估入账是否及时合理;检查采购款支付的根据是否齐全,与合同约定是否相符,相关审批是否符合权限。 (六)分析与考核环节。在“分析环节上,企业采购部门应会同有关部门定期对方案准确率、保证供给率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进展分析,并向企业有关会议报告;在“考核环节上,企业应建立与采购相关的考核方法,定期对采购管理情况进展考核 四、执行有效,是加强内部控制管理,进步采购管理程度的关键。 在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的根底上,是否可以有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监视管理渠道,来保证内部控制管理工作的施行,企业纪检监察、审计等监视管理部门要实在发挥监视的职能作用,对采购业务要由事后监视向事前、事中的监视进展转变,并要充分发挥职工群众监视的作用,催促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承当的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进展责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处分来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务程度和对内部控制管理制度的履行意识。 综上所述,通过加强内部控制管理,来进步采购管理程度,是企业改革与开展的要求,是企业提升综合市场竞争才能的要求,需要我们在工作理论中科学运用,不断完善和提升。 参考资料 1、?中小企业内部控制? 上海三联书店楼德华 傅黎瑛/编著 2、?企业内部控制管理操作手册?中国财政经济出版社 【1】【2】